在回顧過去的同時，我們也能找到未來的方向。怎樣才能將復(fù)雜的問題簡潔明了地總結(jié)出來，讓讀者更易于理解呢？以下是我們?yōu)榇蠹宜鸭淼囊恍﹥?yōu)秀范文，希望能夠給大家提供一些寫作的參考。
公司文件管理制度編碼篇一
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3正文
3.1文件資料的收集
3.1.1收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1上級來文
（2）上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導的講話稿等；
（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；
（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；
（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；
（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；
（8）公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；
（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；
（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；
（20）各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同時收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5有領(lǐng)導重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2立卷歸檔
3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進行分門別類。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；
3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4歸檔
3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。
3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3檔案保管
3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
3.4檔案借閱
3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6底圖一般不予外借。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。
3.6檔案統(tǒng)計
3.6.1銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。
3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。
3.6.4統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。
3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7檔案保密
3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度編碼篇二
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4。
5、工作程序和管理辦法。
5.1文件的產(chǎn)生。
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.2文件、資料的類別。
5.2.1受控文件。
a)內(nèi)業(yè)資料;。
b)圖紙資料;。
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;。
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;。
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;。
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件。
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:。
a)內(nèi)行文、外行文:1。
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2。
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3。
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4。
e)行業(yè)標準性文件:5。
f)照片、錄像帶:6。
g)電腦貯存:7。
5.3文件、資料目錄的索引號。
x-x.x-xx。
同號柜序列號。
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放。
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還。
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定。
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失。
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新。
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀。
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格。
公司文件管理制度編碼篇三
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的.檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度編碼篇四
對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
適用于公司各部門。
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負責所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。
3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護。
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應(yīng)對施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的方針。
4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時,應(yīng)盡可能移走,確實無法移走時,應(yīng)采取保護措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的.搬運重物,須設(shè)專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應(yīng)使用機械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應(yīng)督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向?qū)徟藚R報工作結(jié)果。
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度編碼篇五
第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導親啓文件，廠領(lǐng)導啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度編碼篇六
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容。
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的.文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度編碼篇七
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)其他有關(guān)重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打??；
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關(guān)來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度編碼篇八
及時糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動的實施。
3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進、糾正和預(yù)防措施的實施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進驗證實施效果。
3.3部門相關(guān)主管負責落實糾正和預(yù)防措施的實施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的`部門主辦以上管理人員負責組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預(yù)防措施的責任。
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術(shù)或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的評估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門各存一份。
4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.11對出現(xiàn)的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負責監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時指定責任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門所采取的預(yù)防措施、實施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預(yù)防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》
公司文件管理制度編碼篇九
一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。
二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。
三、本公司員工應(yīng)團結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。
四、本公司員工應(yīng)遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。
五、本公司員工對內(nèi)應(yīng)認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應(yīng)嚴守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。
六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應(yīng)態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。
八、本公司員工應(yīng)遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。
九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。
十、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。
公司文件管理制度編碼篇十
第一條為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應(yīng)指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章文書檔案立卷歸檔方法。
第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。
第七條各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：
（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三）承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié)歸檔范圍。
第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第十條公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。
第十二條公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條信訪工作資料。
第十四條公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條公司重要設(shè)備檔案、財會檔案材料。
第三節(jié)平時歸卷。
第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十二條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié)立卷。
第二十四條立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十七條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第三十條卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十三條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
公司文件管理制度編碼篇十一
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6.1文件編號：公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
公司文件管理制度編碼篇十二
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?BR> 四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領(lǐng)導指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項,用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?BR> 2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應(yīng)當生動活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
公司文件管理制度編碼篇十三
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工。
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求。
1.技術(shù)文件的種類。
（1）技術(shù)類文件。
由技術(shù)部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。
（2）管理類文件。
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記。
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用。
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批。
（1）當某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫《設(shè)計更改單》。
《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設(shè)計、工藝負責人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的xx與批準。
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標記）。
公司文件管理制度編碼篇十四
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6 設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7 工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
公司文件管理制度編碼篇十五
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責。
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的'管理。
3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責。
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義。
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）。
5.工作程序。
5.1.1文件屬性分類。
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。
（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2文件階層分類。
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
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公司文件管理制度編碼篇十六
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等。
3、公司的請示與上級批復(fù)文件。
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告。
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料。
6、公司制定的章程、制度等文件材料。
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度編碼篇一
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3正文
3.1文件資料的收集
3.1.1收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1上級來文
（2）上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導的講話稿等；
（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；
（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；
（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；
（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；
（8）公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；
（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；
（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；
（20）各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同時收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5有領(lǐng)導重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2立卷歸檔
3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進行分門別類。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；
3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4歸檔
3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。
3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3檔案保管
3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
3.4檔案借閱
3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6底圖一般不予外借。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。
3.6檔案統(tǒng)計
3.6.1銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。
3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。
3.6.4統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。
3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7檔案保密
3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度編碼篇二
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4。
5、工作程序和管理辦法。
5.1文件的產(chǎn)生。
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.2文件、資料的類別。
5.2.1受控文件。
a)內(nèi)業(yè)資料;。
b)圖紙資料;。
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;。
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;。
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;。
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件。
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:。
a)內(nèi)行文、外行文:1。
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2。
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3。
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4。
e)行業(yè)標準性文件:5。
f)照片、錄像帶:6。
g)電腦貯存:7。
5.3文件、資料目錄的索引號。
x-x.x-xx。
同號柜序列號。
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放。
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還。
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定。
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失。
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新。
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀。
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格。
公司文件管理制度編碼篇三
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的.檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度編碼篇四
對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
適用于公司各部門。
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負責所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。
3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護。
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應(yīng)對施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的方針。
4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時,應(yīng)盡可能移走,確實無法移走時,應(yīng)采取保護措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的.搬運重物,須設(shè)專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應(yīng)使用機械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應(yīng)督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向?qū)徟藚R報工作結(jié)果。
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度編碼篇五
第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導親啓文件，廠領(lǐng)導啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度編碼篇六
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容。
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的.文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度編碼篇七
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)其他有關(guān)重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打??；
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關(guān)來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度編碼篇八
及時糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動的實施。
3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進、糾正和預(yù)防措施的實施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進驗證實施效果。
3.3部門相關(guān)主管負責落實糾正和預(yù)防措施的實施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的`部門主辦以上管理人員負責組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預(yù)防措施的責任。
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術(shù)或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的評估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門各存一份。
4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.11對出現(xiàn)的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負責監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時指定責任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門所采取的預(yù)防措施、實施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預(yù)防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》
公司文件管理制度編碼篇九
一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。
二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。
三、本公司員工應(yīng)團結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。
四、本公司員工應(yīng)遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。
五、本公司員工對內(nèi)應(yīng)認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應(yīng)嚴守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。
六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應(yīng)態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。
八、本公司員工應(yīng)遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。
九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。
十、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。
公司文件管理制度編碼篇十
第一條為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應(yīng)指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章文書檔案立卷歸檔方法。
第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。
第七條各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：
（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三）承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié)歸檔范圍。
第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第十條公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。
第十二條公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條信訪工作資料。
第十四條公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條公司重要設(shè)備檔案、財會檔案材料。
第三節(jié)平時歸卷。
第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十二條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié)立卷。
第二十四條立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十七條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第三十條卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十三條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
公司文件管理制度編碼篇十一
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6.1文件編號：公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
公司文件管理制度編碼篇十二
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?BR> 四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領(lǐng)導指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項,用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?BR> 2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應(yīng)當生動活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
公司文件管理制度編碼篇十三
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工。
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求。
1.技術(shù)文件的種類。
（1）技術(shù)類文件。
由技術(shù)部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。
（2）管理類文件。
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記。
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用。
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批。
（1）當某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫《設(shè)計更改單》。
《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設(shè)計、工藝負責人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的xx與批準。
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標記）。
公司文件管理制度編碼篇十四
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6 設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7 工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
公司文件管理制度編碼篇十五
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責。
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的'管理。
3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責。
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義。
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）。
5.工作程序。
5.1.1文件屬性分類。
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。
（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2文件階層分類。
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
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公司文件管理制度編碼篇十六
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等。
3、公司的請示與上級批復(fù)文件。
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告。
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料。
6、公司制定的章程、制度等文件材料。
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。