通過總結(jié)，我們可以更好地反思自己的行為和決策是否符合初衷。在寫總結(jié)時，我們可以引用一些權(quán)威的資料和數(shù)據(jù)，增強(qiáng)總結(jié)的可信度和說服力。總結(jié)是一種重要的寫作技巧，值得我們花時間去學(xué)習(xí)和掌握。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇一
我國有很多不同規(guī)模的醫(yī)院，這些醫(yī)院管理的規(guī)范化程度不同，很多醫(yī)院在內(nèi)部管理方面都存在著較為嚴(yán)重的問題，有些甚至是從未得到徹底解決的痼疾。本文主要探討醫(yī)院檔案管理，以下就對當(dāng)前我國一些醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面存在的難點問題進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要方面，并在一定程度上體現(xiàn)著醫(yī)院總體管理水平的高低，檔案管理中的問題也反映著醫(yī)院各方面管理的普遍問題，表現(xiàn)在以下幾點：首先是醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)。工作人員缺乏科學(xué)的管理意識，難以全身心的投入到工作中，工作質(zhì)量和工作效率也都會受到很大的影響。例如檔案管理工作人員在收集整理檔案時，如果沒有一個正確的意識和態(tài)度，就會將所有檔案馬虎歸類后草草了事，甚至錯置檔案，導(dǎo)致查閱工作的延誤與耽擱；醫(yī)療設(shè)備檔案屬于動態(tài)檔案，需要花費大量的精力和時間進(jìn)行管理，而工作人員容易忽略這一點；在管理有些醫(yī)療設(shè)備檔案時需要注重設(shè)備論證、設(shè)備驗收、設(shè)備說明書等方面的管理，而工作人員往往注重醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的管理。由此可以看出，管理意識對于醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要性，它直接影響到整個管理工作的'質(zhì)量。
（二）定期管理醫(yī)療設(shè)備檔案時間長。
相較于醫(yī)院其他檔案資料，醫(yī)療設(shè)備檔案需要記錄的內(nèi)容較多，并且用時較長，相當(dāng)于是一臺醫(yī)療設(shè)備的戶口本。所以說，醫(yī)療設(shè)備檔案具有周期長，記錄內(nèi)容全面、使用方面等特點。對其進(jìn)行管理也有一定的周期性。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從申報就開始運行，中間購置、使用、維護(hù)、計量、降級、報廢等每個環(huán)節(jié)都需進(jìn)行詳細(xì)、全面的記錄，完成單項設(shè)備管理全過程比檔案管理所用的時間還要長，并更容易受到不同因素的影響，導(dǎo)致管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。
（三）缺乏現(xiàn)代管理手段。
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，醫(yī)院也在不斷引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，來達(dá)到有效治療的目的，相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也需要有所改善，適合管理不同類型的醫(yī)療設(shè)備檔案。盡管在很多醫(yī)院已經(jīng)應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段進(jìn)行管理，但是管理上不夠正規(guī)，很多管理手段未能真正的發(fā)揮作用。還有很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理還停留在手工收集、檢索階段。
二、解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點問題的對策。
針對當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備及檔案管理中出現(xiàn)的問題，可以采取以下措施予以解決：
（一）提高管理人員的管理觀念。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量直接決定著醫(yī)院醫(yī)療工作能否正常的開展。因此，提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識至關(guān)重要。在日常工作中，有效解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點，才是提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點所在，第一步就是要不斷提高管理人員的科學(xué)管理意識，需要經(jīng)過長期的培訓(xùn)和鍛煉，循序漸進(jìn)的增強(qiáng)管理人員意識，做好科學(xué)管理醫(yī)院檔案的宣傳工作，讓每一位工作人員都了解到推行醫(yī)療設(shè)備檔案科學(xué)管理工作的重要性，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員能夠全身心地投入到在日常管理工作中，極大提高工作質(zhì)量和工作效率，并以此為契機(jī)，全面推進(jìn)醫(yī)院的綜合管理進(jìn)程，并能將此理念應(yīng)用到臨床工作中來。
（二）完善管理制度。
一個健全的管理制度不僅能夠為患者提供比較完善的服務(wù)，還能夠彰顯醫(yī)院文化特色。要明確各級管理和使用人員的責(zé)任，建立崗位責(zé)任制；確定各科室工作管理的目標(biāo)和崗位職責(zé)；管理工作人員必須依據(jù)管理制度，解決醫(yī)療設(shè)備檔案中的管理問題并遵循相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。制度健全的程度也是醫(yī)院綜合實力的體現(xiàn)，在制度的完善上，要發(fā)揮各科室的協(xié)調(diào)功能，在相互監(jiān)督中推動制度的不斷完善與進(jìn)步。
（三）采用現(xiàn)代管理模式。
醫(yī)院管理中要采取與時俱進(jìn)的管理模式，這是提高醫(yī)院現(xiàn)代化、正規(guī)化的內(nèi)在要求。通過應(yīng)用現(xiàn)代管理模式取代以往的人工管理方式，不僅僅提高了醫(yī)院管理整體水平，同時也能夠樹立醫(yī)院的良好形象。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，采用符合醫(yī)院實際需求的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確登記和查詢醫(yī)療設(shè)備采購信息、出入庫信息等。此外，網(wǎng)絡(luò)信息管理可以促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理、維修管理、財務(wù)管理等管理方面的發(fā)展，進(jìn)一步的完善和拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理的空間，提高管理效率。所以，只有通過應(yīng)用現(xiàn)代的管理模式，才能促使醫(yī)院的發(fā)展緊隨時代的步伐。
（四）落實管理責(zé)任。
管理責(zé)任落實不到位致使管理局面混亂，管理制度形同虛設(shè)，這對醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙，所以，在醫(yī)院開醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中一定要將責(zé)任落實明確，全面提高管理醫(yī)療設(shè)備檔案的水平。在醫(yī)院中開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作具體分工是：一部管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查工作，及時對設(shè)備資料的形成、累計、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，將發(fā)現(xiàn)的問題及時向有關(guān)部門進(jìn)行反饋，督促相關(guān)人員及時解決；醫(yī)療設(shè)備購置管理上要加強(qiáng)對管理人員制定醫(yī)療設(shè)備購置計劃的監(jiān)督和控制，邀請設(shè)備技術(shù)部門、財務(wù)部門、臨床科室等相關(guān)部門共同分析和探討，制定最佳的醫(yī)療設(shè)備購入計劃；提高檔案質(zhì)量管理水平，部分管理人員負(fù)責(zé)設(shè)備檔案質(zhì)量鑒定工作，對檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的檢測，保證醫(yī)療設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。
三、結(jié)束語。
開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作非常重要，一方面是保證醫(yī)院能夠掌握醫(yī)療設(shè)備從購入到報廢整個過程的全部信息公開透明，另一方面是促使醫(yī)院能夠適應(yīng)醫(yī)療市場的需求。醫(yī)療設(shè)備檔案管理在一定程度上關(guān)乎整個醫(yī)院未來的發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高醫(yī)療設(shè)備管理水平已經(jīng)成為醫(yī)院重點項目之一，在實踐過程中有待于進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇二
建設(shè)工程檔案受關(guān)注程度小，不表明它不重要，恰恰相反，建設(shè)工程需要投入巨大資源，缺少技術(shù)因素不能成形，沒有技術(shù)因素的保障也難以反映工程質(zhì)量。在工程項目實施以前，立項文件就成為落實項目經(jīng)費和實施項目的關(guān)鍵依據(jù)，其后的項目設(shè)計、招投標(biāo)又要以立項文件作為依據(jù)。開工以后，材料檢驗文件、施工圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、工程記錄、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證等文件是保證施工進(jìn)程的重要依據(jù)。工程竣工驗收，評定工程質(zhì)量除了要有外觀依據(jù)，還需上述這些資料依據(jù)。例如，混凝土強(qiáng)度是否符合設(shè)計要求，必須通過強(qiáng)度試驗才能驗證，沒有試驗報告就不能說明問題；再如，建設(shè)工程中存在許多隱蔽工程，如果沒有覆蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄，也就無法對隱蔽工程的施工質(zhì)量進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u價。建設(shè)工程的使用壽命通常在幾年到數(shù)十年之間，重要工程的壽命還要超過1，使用期間需要維護(hù)、修理，所取得的經(jīng)驗教訓(xùn)還要為其他工程所借鑒，如果沒有完整、準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù)，這些事情都會落空。可見，工程檔案不僅是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，同時也是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，其重要性是不言而喻的。建設(shè)工程檔案本身只是一個靜態(tài)概念，但檔案管理卻是一個動態(tài)過程，它既是檔案管理部門的份內(nèi)事，更與工程項目參建各方關(guān)系密切，而且工程建設(shè)周期長，檔案種類多、數(shù)量巨大，并且專業(yè)性與綜合性都很強(qiáng)，管好工程檔案并不是一件容易的事情，由于現(xiàn)狀種種原因，建設(shè)工程檔案質(zhì)量并不理想。因此，提高工程檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。
(一)工程檔案成套性差，缺漏不準(zhǔn)確欠真實。
建設(shè)工程檔案來自于各個參建單位，雖然各單位的材料有所區(qū)別，但其內(nèi)在聯(lián)系經(jīng)整理后應(yīng)當(dāng)配套，并成為有機(jī)整體。然而，現(xiàn)實中的`檔案往往成套性很差，缺東少西，完整性不足。例如，質(zhì)量保證材料不全，缺少質(zhì)檢報告，沒有出廠合格證，未履行簽字手續(xù)等。此外，材料記錄不準(zhǔn)確、不真實。例如，試驗報告前后日期無法對應(yīng)，資料歸類不準(zhǔn)確，隱蔽工程驗收記錄不真實等。
(二)重建輕管根深蒂固，資源配置難以到位。
與工程項目的投資、工期、質(zhì)量和安全相比，檔案所發(fā)揮的作用比較間接、滯后和抽象。因而，無論政府、投資方還是項目管理人員都會更看重前面幾項，而容易忽視檔案管理，在資源配置方面也必然會向前面幾項傾斜。例如，檔案管理人員的配置數(shù)量與項目投資規(guī)模嚴(yán)重失調(diào)，人手不足很難管好檔案。
(三)參建單位各有不足，監(jiān)督不到位是主因。
建設(shè)工程檔案管理中的問題是綜合性的，參建各方都存在不足。建設(shè)單位在項目前期不做好檔案管理規(guī)劃，對施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)不充分，造成文件資料缺失和檔案管理效果不佳。設(shè)計單位水平參差，管理無序，導(dǎo)致竣工圖編制和準(zhǔn)確性審核遇到麻煩。監(jiān)理單位對施工材料審核不嚴(yán)，材料真實性存疑。施工單位資料記錄不規(guī)范、不準(zhǔn)確，很多記錄源于資料員事后補(bǔ)錄、造檔，使檔案資料不能真實反映施工狀況。出現(xiàn)這個問題的根本原因是執(zhí)行與監(jiān)督不到位，事后監(jiān)督方式難以避免檔案管理中的漏洞。
(一)注重管理制度建設(shè)，增強(qiáng)檔案責(zé)任意識。
建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的提高，離不開完善的檔案管理制度作為保障。因此，在工程項目啟動之初，就應(yīng)建立一套符合建設(shè)工程特點的檔案管理制度，理順檔案管理與工程建設(shè)的關(guān)系，明確檔案管理責(zé)任和檔案工作方法。檔案管理必須落實領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確參建各單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對本單位的檔案工作承擔(dān)主要責(zé)任，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，檔案管理才能從一開始就步入正軌。為了確保檔案工作與工程建設(shè)同步，各單位必須指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，并通過落實崗位責(zé)任制增強(qiáng)檔案意識，提高檔案管理成效。
(二)依法督導(dǎo)檔案管理，強(qiáng)化履約評價監(jiān)管。
檔案管理制度的貫徹實施，重在監(jiān)督到位。作為工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門，應(yīng)按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的要求，依法督導(dǎo)工程建設(shè)單位的檔案管理工作，在推動工程建設(shè)、保證工程質(zhì)量的同時，全程跟蹤、監(jiān)督、檢查建設(shè)工程的檔案管理，切實保證建設(shè)工程檔案管理在法制軌道上健康有序地發(fā)展。為了保證建設(shè)工程各參建單位做好本單位的檔案工作，在項目前期應(yīng)通過招投標(biāo)文件以及合同協(xié)議方式設(shè)立專門的檔案管理條款，明確檔案資料整理、歸檔要求和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，再通過強(qiáng)化履約評價監(jiān)管，落實和管控各單位的檔案工作。一般可在每季度、項目竣工后進(jìn)行。
(三)完善檔案工作程序，加大檔案考核力度。
建設(shè)工程檔案管理應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的操作流程，明確分類方法和保管期限，并根據(jù)文件材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)規(guī)律，理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，使檔案工作與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行，確保檔案管理全過程受到控制。由于建設(shè)工程檔案管理工作面寬、時間跨度大、文檔數(shù)量巨大，所以既要加強(qiáng)各參建單位的協(xié)同與配合，同時也要加大檔案工作的考核力度。通過對檔案工作流程、成果的考核，促其嚴(yán)格按照合同約定履行檔案管理各階段的目標(biāo)任務(wù)。
(四)加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)，提升檔案服務(wù)能力。
建設(shè)工程參建單位多，不是所有單位都配置專職檔案人員，不少單位是由技術(shù)人員兼職檔案人員，甚至還有個別單位臨時聘用檔案人員，這樣很難保證檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。因此，必須由建設(shè)單位在建設(shè)初期組織所有參建單位的檔案人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)知識水平。但是，建設(shè)單位組織的培訓(xùn)效果往往不明顯，其中就與思想上還沒有真正認(rèn)識到檔案管理的重要性有關(guān)。所以，檔案人員培訓(xùn)應(yīng)立足于服務(wù)意識的提高，樹立檔案參與國家建設(shè)、惠及民生的服務(wù)理念，堅定平凡崗位可以創(chuàng)造不平凡業(yè)績的信念，通過提升檔案服務(wù)能力來保障檔案管理質(zhì)量。
針對建設(shè)工程檔案管理牽涉單位多、范圍廣、周期長、數(shù)量多的特點，最有效的辦法還是通過信息化管理手段，通過文件與檔案一體化管理模式，在檔案管理部門之間、各參建單位之間建立統(tǒng)一收發(fā)端口以及創(chuàng)立文件與檔案統(tǒng)一編碼系統(tǒng)，實現(xiàn)文件產(chǎn)生與檔案收集的無縫對接。目前，云計算平臺、業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動互聯(lián)技術(shù)都已成熟，只要量化標(biāo)準(zhǔn)、固化業(yè)務(wù)流程，并開發(fā)出一套完整的文件信息管理在線云平臺，就有望實現(xiàn)文件檔案一體化管理及全過程監(jiān)控。隨著城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)工程檔案管理任務(wù)日益繁重，在這種形勢下提高檔案管理質(zhì)量面臨諸多挑戰(zhàn)。上文通過工程檔案管理現(xiàn)狀，從多個方面探討了提高檔案管理質(zhì)量的方法，希望通過此拋磚引玉之舉，引來更多真知灼見，共同推動建設(shè)工程檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇三
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。在國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的宏觀背景下，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項過程數(shù)字化，以通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)信息手段和技術(shù)支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲與輸出，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開發(fā)和利用更加合理、有序、高效。這個過程可以簡要地歸結(jié)為“三化”，即檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。
具體的工作內(nèi)容主要包括檔案檢索數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案全文的數(shù)字化、檔案資源的二次開發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設(shè)、檔案管理軟件的開發(fā)等。但是許多相關(guān)領(lǐng)域信息化的經(jīng)驗和教訓(xùn)告訴我們，信息化建設(shè)不僅需要搞好硬環(huán)境的建設(shè)，如計算機(jī)等設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設(shè)。所謂信息化的軟環(huán)境所指內(nèi)容較多，本文所指軟環(huán)境，主要是指信息化的觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等?，F(xiàn)在信息化發(fā)展的主要趨勢是技術(shù)越來越簡單化、“傻瓜”化，管理越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，信息系統(tǒng)使用效率的高低、好壞，越來越依賴于軟環(huán)境的優(yōu)化，依賴于信息系統(tǒng)的使用者的素質(zhì)。
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和目標(biāo)：到20xx年，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，全國xx%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進(jìn)。
目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的硬件，同時計算機(jī)大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡(luò)互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設(shè)將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現(xiàn)了檔案管理技術(shù)手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進(jìn)一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環(huán)境建設(shè)，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè)，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律、法規(guī)體系建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等。
二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。
1、更新觀念，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。
檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會需求，有助于實現(xiàn)檔案的實體模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，社會發(fā)展到今天，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對新形式下產(chǎn)生的新問題積極探索，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉(zhuǎn)變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對社會的發(fā)展被動服務(wù)已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設(shè)為檔案資源的社會共享提供了條件。
2、管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。
檔案管理和開發(fā)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在文件的命名、存儲方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料自動交換，即使是在大量的計算機(jī)文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機(jī)習(xí)慣的不同，基本按個人習(xí)慣給文件命名，隨著時間推移和資料的.大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經(jīng)常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)必須盡快提到議事日程上來。標(biāo)準(zhǔn)是對一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。
它以科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。對于檔案信息化管理來說，所謂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設(shè)和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關(guān)術(shù)語、定義，標(biāo)準(zhǔn)的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有一定基礎(chǔ)。我國的“檔案法”，各級相關(guān)管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當(dāng)程度上可以在檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)于保證管理規(guī)范能夠具體落實的各種規(guī)范性的技術(shù)方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺標(biāo)準(zhǔn)、文件存儲格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密算法等。
技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)引用國家計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可能根據(jù)實際需要修改，以適應(yīng)檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機(jī)水平有限，對于國家計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語和技術(shù)難點理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機(jī)水平，另一方面，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)引用過程中，加以適當(dāng)?shù)淖⒔?，以方便計算機(jī)水平相對較低的使用者使用。
根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設(shè)也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。
檔案信息化建設(shè)研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設(shè)的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設(shè)的主力軍，完成架構(gòu)檔案信息化建設(shè)的理論和檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設(shè)置中增加計算機(jī)課程的份量，同時，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。
檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要一個可行的目標(biāo)，良好的運行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，分層次，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論下，創(chuàng)新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，指導(dǎo)檔案信息化工作的有序開展。
知識經(jīng)濟(jì)時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)也是逐步實現(xiàn)檔案保管由實體型向信息開發(fā)型轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)過程中對知識與能力的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應(yīng)具有技術(shù)性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應(yīng)當(dāng)看到，當(dāng)檔案信息化建設(shè)到一定階段后，對檔案人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識、熟練操作計算機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。
總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應(yīng)該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗教訓(xùn)，在大力推進(jìn)硬環(huán)境建設(shè)的同時，重視軟環(huán)境建設(shè)，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及人才隊伍建設(shè)，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇四
建筑工程檔案指的是建筑建設(shè)過程中形成的一種原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄以及實際反映，還能夠?qū)ㄖ铩?gòu)筑物以及地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動進(jìn)行有效的記載，主要包含有建筑項目管理過程中所形成的各種檔案文件。建筑工程檔案管理作為該工程項目管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的高低還會直接影響到該建筑工程的施工質(zhì)量。因此說各建筑企業(yè)還需要做好建筑工程檔案的管理工作，來對該建筑工程的順利施工提供一定的指導(dǎo)價值，對于該施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也有著良好的促進(jìn)作用。
2管理模式的創(chuàng)新。
我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，給予檔案工作也帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這也就要求檔案管理工作能夠積極運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，來對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。因此在建筑工程的檔案管理創(chuàng)新過程中，首先需要做好管理模式的創(chuàng)新工作，各檔案管理人員可以從檔案載體，檔案收集以及檔案傳播等幾個方面入手，來加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案管理工作的管理力度，然后構(gòu)建出一種行之有效的管理模式。只有在檔案形成過程中做好各項檔案管理工作，才能夠保障道路工程檔案的真實性跟科學(xué)性，為后續(xù)的工程施工提供良好的檔案指導(dǎo)價值。工程檔案的`管理工作還需要跟建設(shè)工作保持一致，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行有關(guān)文件檔案的收集、整理以及歸檔工作，還需要避免工程結(jié)束之后“補(bǔ)檔案”等不良行為的發(fā)生。而在具體的建筑工程檔案管理過程中，需要通過開展建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查以及加強(qiáng)培訓(xùn)力度的模式，來對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行不斷的規(guī)范處理，在此基礎(chǔ)上還需要加強(qiáng)對道路建設(shè)工程檔案管理的法制建設(shè)力度，只有這樣才能保障整個建筑工程檔案管理工作可以做到有法可依，并實現(xiàn)管理模式的有效創(chuàng)新。
3檔案管理操作技巧的創(chuàng)新。
在重點工程檔案的收集、整理、鑒定、保管以及開發(fā)利用方面都有一套緊密相連的程序，每個環(huán)節(jié)還具備有非常強(qiáng)的科學(xué)性以及技術(shù)性。近年來隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案的載體也朝著多樣化的方向不斷進(jìn)行發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也得到了大幅度的提升。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案還具備有方便、準(zhǔn)確跟高效的應(yīng)用優(yōu)勢，但是原始檔案材料的真實性跟準(zhǔn)確性則無法得到有效的保障，在檔案的收集、鑒定跟使用過程中也存在有比較多的問題，這也就要求我國的檔案管理人員能夠加強(qiáng)對該方面的研究跟創(chuàng)新力度，借此來滿足檔案管理工作的各項需求。在重點工程建設(shè)檔案的管理過程中，需要將檔案的編報工作納入到基建管理程序之中，來跟工程建設(shè)工作同步進(jìn)行。此外還需要將工程檔案編制任務(wù)落實到具體的崗位以及工作人員身上，然后采用跟經(jīng)濟(jì)利益掛鉤的模式來對管理人員的工作模式進(jìn)行規(guī)范管理，以保障建設(shè)工程檔案的妥善保管跟有效利用。此外還需要通過各種法律以及行政手段，來對建設(shè)工程檔案的編報工作進(jìn)行重點強(qiáng)化，借此來獲得良好的工程建設(shè)檔案管理效果。因此有些重點的工程項目還有著建設(shè)周期長、涉及范圍廣的特征，其檔案編報工程也有著非常高的專業(yè)性、技術(shù)性跟綜合性，也就要求相關(guān)檔案管理部門通過一定的制約手段來做好工程檔案的編報工作，這樣才能夠使得檔案管理工作得以有序進(jìn)行，并獲得事半功倍的管理效果。各建設(shè)工程檔案管理人員只有對現(xiàn)有的檔案操作技巧進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能夠保障檔案管理效率以及管理質(zhì)量得到有效的提升，對于我國檔案管理行業(yè)的發(fā)展也有著積極的意義。
4結(jié)語。
綜上所述，建設(shè)工程檔案管理是一個動態(tài)發(fā)展的工作領(lǐng)域，隨著我國城市化建設(shè)力度的進(jìn)一步加快，對于建設(shè)工程檔案管理工作也就提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案工程管理模式也無法很好的滿足檔案管理工作的具體需求，這也就需要從管理模式以及管理操作技巧等多個方面進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，借此來推動建設(shè)工程檔案管理工作的發(fā)展，并為我國城市化的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的推動力。
參考文獻(xiàn):。
作者：潘霞單位：天津泰達(dá)市政有限公司。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇五
我公司為全面提高檔案工作管理水平適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要更好地為單位各項工作服務(wù)筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“aaa”級評審。我們以達(dá)標(biāo)升級為契機(jī)我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)建立了檔案數(shù)據(jù)庫提高公司檔案信息化管理水平。
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換dpf電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，vcd、dvd光碟、小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率。
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立oa系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的'檔案目錄，同時對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進(jìn)行利用統(tǒng)計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握web技術(shù)，ip技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀。
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機(jī)病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度。
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題。
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快。
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3解決問題的途徑。
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識。
首先，檔案人員要抓住有利時機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍。
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇六
2.1架構(gòu)防火墻。在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時，為了進(jìn)一步保障全網(wǎng)具有一定的安全性就要采取恰當(dāng)?shù)拇胧Ｓ捎诜阑饛?qiáng)技術(shù)能夠起到過濾的作用，倘若網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)中存在某些病毒亦或是有關(guān)危險性等情況，那么防火墻就會自動實現(xiàn)過濾的作用，而且還可以提醒用戶。一般情況下，防火墻技術(shù)不但可以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)安全的目的，而且也能夠確保外部網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性，從而最大程度減少全網(wǎng)安全風(fēng)險系數(shù)，將其安全系數(shù)加以提升。2.2利用防火墻。因為內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)存在著非常大的信息安全隱患，而且引發(fā)其信息安全隱患的因素也比較多，比如操作人員安全意識薄弱，違規(guī)操作；檔案信息化建設(shè)過程中，針對全網(wǎng)安全的問題，并沒有制定相應(yīng)的安全管理制度；技術(shù)管理存著缺陷；違規(guī)外聯(lián)或者違規(guī)接入等。上述這些元素都有可能影響全網(wǎng)安全，而防水墻技術(shù)能夠提高內(nèi)網(wǎng)安全系數(shù)，與此同時，還能夠有效的避免外網(wǎng)系統(tǒng)不安全因素的侵入。防水墻技術(shù)與防火墻以及內(nèi)網(wǎng)隔離等技術(shù)有著明顯的區(qū)別，防火墻等技術(shù)主要是針對外網(wǎng)訪問控制系統(tǒng)，而防水墻針對的是內(nèi)網(wǎng)安全系統(tǒng)，防水墻是最新開發(fā)出來的產(chǎn)品，其主要的作用是確保內(nèi)部檔案信息等重要的數(shù)據(jù)信息不被竊取，目前這種技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在檔案內(nèi)部安全管理中。2.3采用網(wǎng)絡(luò)隔離。由于網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，因此重要的文件在儲存亦或是輸送的過程中，往往會受到一定程度的干擾，嚴(yán)重的可能出現(xiàn)竊取的現(xiàn)象。而該技術(shù)一般都可以將網(wǎng)絡(luò)中遇到的.安全隱患進(jìn)行處理，從而促使文件可以得到正常的傳輸亦或是存儲，從而將電子檔案的安全性加以提升。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)有著諸多的功能，經(jīng)常使用的功能就是處理好系統(tǒng)存在的漏洞情況。不僅僅如此，該技術(shù)還可以恰當(dāng)?shù)慕鉀Q網(wǎng)絡(luò)使用以及安全問題，該技術(shù)經(jīng)常以網(wǎng)絡(luò)安全為主要內(nèi)容，從而達(dá)到互聯(lián)互通的目的。然而，相關(guān)人員在采取該技術(shù)的時候，需要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換工作，而交換的方式較為特殊，并不僅僅使用內(nèi)外網(wǎng)直接進(jìn)行交換的，需要在中間設(shè)置一個設(shè)備，通過該設(shè)備來完成相應(yīng)的交換工作，并且在數(shù)據(jù)交換的時候，內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間是處于不聯(lián)通的狀態(tài)。2.4使用入侵檢測系統(tǒng)。一般情況下，系統(tǒng)在入侵以后通常會留有一些痕跡，這樣就需要相關(guān)人員采取恰當(dāng)?shù)臋z測技術(shù)，能夠在第一時間查找非法入侵的情況，并采取科學(xué)的措施來預(yù)防此類情況的發(fā)生，減少危害所帶來的損失。一般的檢測技術(shù)有查看共享、查看進(jìn)程等。而通過人為的方式對系統(tǒng)檢測所具有的技術(shù)水平以及工具都會存在一定的限制性，無法滿足對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。而該技術(shù)就能夠科學(xué)恰當(dāng)?shù)膶ο到y(tǒng)進(jìn)行檢測，并采取恰當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行維護(hù)。2.5用戶的賬戶和數(shù)據(jù)保護(hù)。通常情況下，全網(wǎng)系統(tǒng)都會設(shè)置相應(yīng)的賬戶。然而，往往會發(fā)生用戶密碼被盜用亦或是侵入的現(xiàn)象，從而致使信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。所以，依據(jù)用戶賬戶就要采取相應(yīng)的預(yù)防手段，例如設(shè)置較為繁瑣的密碼，只有這樣才能夠提高密碼破解的難度水平、設(shè)置限制權(quán)限不允許其他用戶進(jìn)行登陸等。除此之外，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)在通信的環(huán)境下，還能夠?qū)νㄐ胖兴械母鞣N信息做好相應(yīng)的加密工作。這樣做的目的是保障網(wǎng)絡(luò)不被竊取，由于一些文件基本都屬于機(jī)密文件，依據(jù)這類文件來看一定要做好加密工作，從而使文件數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)安全的目的。2.6采用漏洞掃描工具。就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全漏洞而言，相關(guān)人員能夠應(yīng)用某些經(jīng)常使用的漏洞掃描工具，對有些漏洞采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免出現(xiàn)更多的損害。因為某些非法人員也是利用這些掃描工具通過這些漏洞而竊取信息的。所以，相關(guān)人員在對漏洞進(jìn)行掃描的過程中，倘若發(fā)現(xiàn)漏洞，那么就要及時采取相應(yīng)的防范措施，避免出現(xiàn)過多的損失。
3結(jié)論。
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：檔案信息化在建設(shè)的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要求相關(guān)人員可以實現(xiàn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，一起參與到系統(tǒng)安全保護(hù)工作中。除了要對系統(tǒng)的安全進(jìn)行管理外，還需要對員工的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工可以不斷地學(xué)習(xí)，最大程度避免因為人為因素而出現(xiàn)的安全事件。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇七
摘要：職稱改革是我國一項重要的人才選拔和激勵制度，關(guān)系到廣大專業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從2009年開始，廣西率先在全國各省區(qū)中實行無紙化信息評審工作，取得了良好的效果，得到了專業(yè)技術(shù)人員的廣泛認(rèn)可和支持。作為職稱信息化改革的一個重要內(nèi)容，檔案的信息化建設(shè)也被人們提上了日程。轉(zhuǎn)變觀念、加大資金投入，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
1、引言。
我國的職稱改革已經(jīng)邁入了第二十六個年頭，近三十年來，這項政策在專業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。2008年，經(jīng)過柳州市中小學(xué)教師系列的成功“試點”，2009年開始，廣西在全區(qū)范圍內(nèi)實行職稱信息化評審的改革。這是廣西在創(chuàng)新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實踐來看，這項改革得到了廣大專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和支持。作為信息化改革的一個重要內(nèi)容，職稱檔案的信息化建設(shè)也因此被提上了議程。
2.1職稱檔案的內(nèi)容。
職稱檔案是指各單位在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、音像等不同形式的記錄資料。1主要內(nèi)容包括各級人事職改部門的文件及通知、參評對象的各類表格(如評審表、認(rèn)定表、重新確認(rèn)表)、各類佐證材料、職稱證書等。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫。2職稱檔案的信息化建設(shè)是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術(shù)手段，將各類紙質(zhì)的職稱文件或其它傳統(tǒng)的佐證材料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，并通過一定的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的管理和利用。
3.1傳統(tǒng)職稱檔案管理存在的問題。
3.1.1費時、費力、費錢。
以廣西高校教師系列為例，申報高級職稱的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評審表(16k紙雙面打印)、一式二十五份的推薦大表(a3紙打印)、論文的代表作原件一份、各類證書或證明材料復(fù)印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評對象往往需求提前半年收集材料并分類匯總;此外，由于高校教師的教育科研業(yè)績相對突出，一個參評對象完整的紙質(zhì)申報材料往往重達(dá)2～3斤，一個高校一年的職稱材料的搬運很有可能會需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來搬運是不現(xiàn)實的;再次，由于絕大部分申報材料提供的是復(fù)印件，使用到的復(fù)印紙多達(dá)幾百張，這無形中也會給參評對象帶來不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
3.1.2檔案材料真實性無保證。
近年來，職稱工作的社會關(guān)注度越來越高，一方面是因為職稱事關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的切身利益，另一方面是因為在職稱評審中出現(xiàn)了不少材料造假的案件，破壞了職稱評審原本的公平性。極少數(shù)申報對象利用紙質(zhì)復(fù)印件材料不容易讓人察覺的缺陷，在職稱評審中“獲利”，使人們對職稱評審的公平、公開和公正，產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高。
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來業(yè)績成果的一個總結(jié)，具有較大的利用價值。然而，長期以來，很多人存在一種落后和錯誤的觀點：職稱材料只是在申報評審時才有用，如果通過評審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導(dǎo)致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來，再加上相關(guān)單位職改辦部門保存的材料中主要是以評審表為主，其它申報材料一般如數(shù)退還給申報者本人。因此，大部分參評對象的職稱檔案實際上利用的程度非常低，形成了所謂的“信息孤島”。
3.2.1省時、省力、省錢。
隨著北部灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)及中國―東盟自由貿(mào)易區(qū)的建成，廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時期，為廣西專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機(jī)遇。以教師系列為例，2004年全區(qū)申報高級職稱的教師人數(shù)只有900多人，而2010年的申報人數(shù)超過了6000人，申報人數(shù)增長了6倍。假設(shè)每份紙質(zhì)申報材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達(dá)幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報后，將大大簡化職稱檔案材料的制作時間和成本。一般情況下，某個單位或個人只需要具備一臺電腦、一個掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)、一個移動硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動性增強(qiáng)，對職稱檔案的使用提出了更高的要求。
隨著國家事業(yè)單位崗位設(shè)置改革政策的實施，很多專業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛，人才的流動日益頻繁，這就要求職稱評審的任務(wù)不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個基本前提，就是要掌握人才的各項基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的`功能。再加上信息化評審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統(tǒng)的職稱檔案而言，具有更大的利用價值。
3.2.3電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障。
幾年前，當(dāng)計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤等電子設(shè)備對于國內(nèi)絕大多數(shù)的消費者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時，信息化建設(shè)因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤、復(fù)印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備早已進(jìn)入了“尋常百姓家”，即便是在一些條件比較艱苦的山區(qū)或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設(shè)備;其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問題”，加密碼認(rèn)證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問題等。
4.1轉(zhuǎn)變觀念，加大投入。
作為一個“新生事物”，職稱檔案信息化建設(shè)的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化建設(shè)面臨設(shè)備的使用和維護(hù)更加復(fù)雜、前期投入的經(jīng)費更大、技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握更難等現(xiàn)實問題，再加上人們接受一個“新生的事物”普遍需要一個較長的過程，致使在實踐當(dāng)中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或職改工作人員不重視導(dǎo)致的。片面追求職稱評審的通過率，“突擊性”的階段性工作，無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應(yīng)有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對職稱信息化建設(shè)的投入，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，把“要我建”變?yōu)椤拔乙ā?，才能為職稱檔案信息化的建設(shè)爭取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2提高從業(yè)人員素質(zhì)。
職稱檔案的利用率大小，關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段，職改工作人員只需在評審會結(jié)束后將相關(guān)的評審文件和紙質(zhì)的評審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導(dǎo)申報對象如何制作信息化的檔案材料，又要負(fù)責(zé)信息材料的整理、匯總、上報和保管，工作量明顯增加了;其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設(shè)備使用和維護(hù)的方法，且需要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸、數(shù)據(jù)庫、繪圖軟件等計算機(jī)軟件的技能?？梢姡挥胁粩嗵岣呗毟墓ぷ魅藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職改檔案信息化建設(shè)提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：
(1)加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)。采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合的方式，對所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識的人員進(jìn)行培訓(xùn);(2)參加各種計算機(jī)或信息化方面繼續(xù)教育的培訓(xùn)。必要的繼續(xù)教育能夠防止職改工作人員知識的老化，開拓他們的視野，調(diào)整他們的知識結(jié)構(gòu)，提高他們的素質(zhì)。
4.3制定標(biāo)準(zhǔn)、安全第一。
信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和信息的安全性保障是信息化建設(shè)的兩個核心問題。如果沒有相對統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現(xiàn)較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用;其次，安全性問題是職稱檔案信息化建設(shè)的另一核心問題，由于檔案中大量涉及單位或個人的信息，假如保管不當(dāng)，極有可能給當(dāng)事人帶來物質(zhì)上或經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標(biāo)準(zhǔn)的制定可以掌握以下兩個原則：(1)不違反規(guī)定的原則。即根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制作檔案信息化的要求;(2)普遍性與特殊性相結(jié)合。即各單位、各部門既要在服從上級人事職改部門有關(guān)職稱檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實際制定切實可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略(如網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限設(shè)置、加密狗設(shè)置等)及物理安全設(shè)置等方法解決。
總之，信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，職稱檔案信息化建設(shè)必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇八
所謂信息化即是培養(yǎng)、發(fā)展以計算機(jī)為主的現(xiàn)代化工具為代表的生產(chǎn)力，信息化能夠有效推進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。人事檔案屬于教師成長發(fā)展歷程的真實客觀記錄，是廣大教師在教學(xué)教研、管理活動中的原始記錄，是教育部門了解教師的直接依據(jù)，也是對教師業(yè)務(wù)能力、教學(xué)水平、工作績效進(jìn)行評定的直接素材，是教師職業(yè)生涯發(fā)展中極其重要的資料。
一方面，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的特點相符合，中小學(xué)教師人事檔案管理的突出特點便是動態(tài)性，因此必須要第一時間對其內(nèi)容予以更新。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發(fā)展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設(shè)上才能夠?qū)崿F(xiàn)教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設(shè)要求我們要逐漸促進(jìn)中小學(xué)教師人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。另一方面，信息化是中小學(xué)教師人事檔案管理的必然趨勢。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設(shè)規(guī)劃的重要一環(huán)。教師人事檔案信息化建設(shè)即是應(yīng)用各種現(xiàn)代化、智能化技術(shù)來強(qiáng)化對中小學(xué)教師檔案材料的收集、整理、開發(fā)以及利用等各環(huán)節(jié)工作。它可以說是一種數(shù)字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲、管理工作模式的轉(zhuǎn)變過程，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中也明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)與主要目標(biāo)。因此，推動中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是信息時代的必然要求。
二、中小學(xué)教師人事檔案管理存在的問題。
首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學(xué)教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動，當(dāng)檔案材料需要利用的情況下，很多時候都需要經(jīng)過上級審批，如此便會影響到人力資源的優(yōu)化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當(dāng)我們在需要用到人事檔案的情況下，不但處于相對被動的狀態(tài)，同時也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進(jìn)與發(fā)展，也與當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設(shè)置不齊全。中小學(xué)教師人事檔案應(yīng)當(dāng)存放于管理科學(xué)、環(huán)境良好的'地方，但實際上因為檔案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備設(shè)施相對落后，甚至部分地區(qū)根本沒有設(shè)置單獨的檔案室。同時一些檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，或?qū)π聲r期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時間來促進(jìn)自身專業(yè)技術(shù)能力的提升。再次，過去的紙質(zhì)檔案存在非常嚴(yán)重的漏洞和弊端。中小學(xué)教師人事檔案收集歸檔后，隨著時間的推移很容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數(shù)頻繁，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容會逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質(zhì)量不好，隨著查閱次數(shù)的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時間保存，因此必須盡快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。最后，檔案管理專業(yè)人員明顯不足，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力有待提升。現(xiàn)階段很多檔案管理人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統(tǒng)的管理工作中，沒有積極更新自身知識結(jié)構(gòu)，這一問題在很大程度上阻礙了中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。
（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。中小學(xué)教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計與數(shù)字化檔案信息的維護(hù)是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實際需求進(jìn)行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學(xué)教師人事檔案信息都錄入到計算機(jī)中，建立全面準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段，信息數(shù)據(jù)對人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅持與時俱進(jìn)，徹底改變過去被動的檔案開發(fā)利用狀況，確保中小學(xué)教師檔案信息得以更加高效地開發(fā)與利用。因此我們必須要對目前的中小學(xué)教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學(xué)教師人事信息，不斷充實信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。
（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺，讓檔案利用者能夠在這一平臺中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)符合要求的專門的中小學(xué)教師人事檔案信息管理軟件，推進(jìn)信息化建設(shè)工作，必須要投入更多的人力物力財力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設(shè)施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。另外我們還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高科技開發(fā)人員的投入，更加科學(xué)地利用現(xiàn)有的科技人才，真正做好中小學(xué)教師人事檔案信息的數(shù)字化工作以及檔案開發(fā)利用工作，對于有條件的單位還應(yīng)當(dāng)將各種設(shè)備設(shè)施配置齊全，進(jìn)而提升檔案資源開發(fā)利用率。
（三）主動樹立安全意識。部分單位在推進(jìn)教師人事檔案信息化建設(shè)的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對各類信息數(shù)據(jù)的密級上應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格界定，我們要科學(xué)應(yīng)用計算機(jī)的加密技術(shù)，對教師人事檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時也必須要確保利用者的權(quán)益得以保證，不能因為安全問題而影響到檔案的開發(fā)利用。我們知道電子檔案材料對保存技術(shù)的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認(rèn)真對待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學(xué)處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保教師人事檔案信息的安全。
（四）加快檔案人才培養(yǎng)。確保中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的最終實現(xiàn)，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，打造一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)水平高、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍。首先要求檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的思想政治素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)積極樹立較高的思想覺悟、法制意識，另外還應(yīng)當(dāng)能夠熟練地掌握計算機(jī)基礎(chǔ)操作技術(shù)，能夠主動地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來開展檔案管理工作。所以對于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應(yīng)新時期對教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，讓自己能夠勝任信息時代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護(hù)的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓(xùn)活動，借助于組織講座、研討會等途徑來不斷提升其專業(yè)素質(zhì)能力，進(jìn)而培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設(shè)最終實現(xiàn)的堅實保障。
四、結(jié)語。
總而言之，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了可以更為高效、科學(xué)地開展檔案工作，避免重復(fù)性的勞動。只有人事檔案管理工作效率得以進(jìn)一步提升，我們才能夠有更多的時間與精力來開發(fā)和利用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的真正價值。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇九
當(dāng)今社會，以計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域高速發(fā)展，為時代帶來了一場深刻變革，電腦網(wǎng)絡(luò)正以驚人的速度深入到社會的各個角落，信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施的大量普及使得信息化進(jìn)程成為當(dāng)今社會發(fā)展各個領(lǐng)域的主流。而檔案原生具有可信息化的基礎(chǔ)，人事檔案實現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的需要。人事檔案信息化是指用科技手段和信息技術(shù)對人事檔案材料資源實施基于現(xiàn)代電子信息環(huán)境下的管理和利用。人事檔案管理的信息化改造是細(xì)致復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，也是改造優(yōu)化現(xiàn)有檔案系統(tǒng)、資料轉(zhuǎn)化和整理的過程。2002年國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》里面提出我國檔案管理工作的任務(wù)中，重要的一項就是信息化建設(shè)。因此人事檔案管理實現(xiàn)信息化是當(dāng)前高職院校管理工作的重要任務(wù)，是當(dāng)今社會信息化潮流的必然趨勢。
1.2高職院校人事制度改革和發(fā)展要求檔案管理信息化。
隨著院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員越來越多，人事制度管理也越來越復(fù)雜，高職院校人事制度改革是院校發(fā)展的必然要求，是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展并更好地滿足人事制度優(yōu)化改良的重要策略。檔案管理信息化是高職院校人事制度改革的重要項目之一，隨著高職院校管理制度改革的推進(jìn)和當(dāng)前社會環(huán)境信息化潮流的要求，傳統(tǒng)模式人事檔案管理越來越無法適應(yīng)現(xiàn)實要求，材料信息數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜，檔案提取和操作日益頻繁，傳統(tǒng)模式對人事檔案的管理已無法滿足現(xiàn)實環(huán)境提出的相應(yīng)要求，因此，要以信息化技術(shù)對人事檔案管理進(jìn)行改造和建設(shè)，把檔案管理信息化融入到人事制度改革中去才能適應(yīng)當(dāng)前的客觀現(xiàn)實對人事檔案管理工作的需要。
1.3實現(xiàn)人事檔案自身價值需要高職院校人事檔案管理信息化。
高職院校人事檔案管理工作的根本價值在于檔案能否具備一個高效準(zhǔn)確合理的利用基礎(chǔ)，人事檔案記錄了大量的人事信息，是單位人事調(diào)整、個人辦理相關(guān)手續(xù)的重要依據(jù)，信息服務(wù)的準(zhǔn)確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項基本原則。另外人事檔案也是人才開發(fā)工作重要的人事材料基礎(chǔ)，人事檔案作為人才信息的資料庫記錄了大量人才相關(guān)的重要信息資源，可為開發(fā)和利用人才資源提供信息上的支持與保障。人事檔案管理工作從針對客體上分為實體和信息化兩部分，實體檔案針對客體是檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件，這種形式所特有的唯一性、真實性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的，不過實體檔案管理工作操作復(fù)雜，利用手續(xù)繁瑣，檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案信息化管理相對實體檔案具有高效便利的特點，可極大提高檔案工作管理的效率，簡化檔案利用的復(fù)雜程序，充分發(fā)揮人事檔案的功能，更大實現(xiàn)檔案價值。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十
4.1合理規(guī)劃檔案管理的信息化。要結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)之前。必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)。這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)。使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。
4.2完善檔案管理信息化的監(jiān)督制度。強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督。保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動性以及創(chuàng)新意識，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督。使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作。及時準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。
4.3要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。隨著信息時代的到來，檔案管理工作要實現(xiàn)信息化。首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的`檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識結(jié)構(gòu)。全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。
4.4加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化。檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流。在檔案管理工作中運用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計算機(jī)的輔助下，要及時更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。
4.5建設(shè)實用的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點。給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞。因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級更新的能力、再次開發(fā)的能力等。能適應(yīng)這個快速發(fā)展的社會，可以充分的利用計算機(jī)的強(qiáng)大的資源。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十一
摘要：文章探索了檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的涵義，對工程檔案信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并就如何加強(qiáng)工程檔案信息化管理提出優(yōu)化路徑。
檔案信息化就是以檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。
2、1檔案工作人員要樹立檔案信息意識。
馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
2、2提高檔案信息化水平技術(shù)。
（1）配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
（3）對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2、3提高檔案信息管理水平。
信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機(jī)管理滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
（1）隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。
（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的`整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向。
工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
3、1加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3、2建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3、3檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
4、結(jié)語。
充分利用計算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十二
高職院校管理工作中，人事檔案管理工作相對其他一切管理工作而言，是重要的基礎(chǔ)工作。當(dāng)前形勢下，信息化是高職院校發(fā)展中必須要面對的問題。當(dāng)今社會是一個信息化的社會，幾乎在所有領(lǐng)域，信息化已成為現(xiàn)代及今后發(fā)展的潮流，為順應(yīng)時代要求，人事檔案工作進(jìn)行信息化管理勢在必行。建立網(wǎng)絡(luò)化管理體系和人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)信息化檔案管理人才隊伍是進(jìn)行人事檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。
［關(guān)鍵詞］高職院校；信息化；人事檔案。
在當(dāng)前形勢下，把信息化管理引入檔案管理中是院校發(fā)展和時代進(jìn)步的共同要求，為順應(yīng)信息時代潮流和教育單位人事制度發(fā)展的要求，應(yīng)大力加快人事檔案信息化改造，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理從傳統(tǒng)領(lǐng)域轉(zhuǎn)向信息化檔案管理的改造。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十三
目前，全世界的人們都生活在一個信息時代，信息化已經(jīng)成為全世界社會發(fā)展和進(jìn)步的一個主要趨勢，與此同時，作為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的利用價值和重要性也日漸凸顯出來。當(dāng)前，隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法已經(jīng)脫離了時代的潮流，因此，變革和創(chuàng)新是十分有必要的，這樣可以不斷地提高人事檔案管理的效率，也有利于實現(xiàn)資源的共享以及信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，使得人事檔案管理人員的服務(wù)意識得到進(jìn)一步地增強(qiáng)。
1、有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。
如今我們正處于信息時代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價值也顯得尤為重要，因此，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，是一項迫在眉睫的任務(wù)。因此，我們要順應(yīng)時代潮流，逐步實現(xiàn)檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的效率。
2、有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。
在二十一世紀(jì)這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，推動我國早日實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。
3、有利于開發(fā)和利用檔案資源。
為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當(dāng)今時代對檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。
4、有利于方便對人事檔案信息的查閱。
所謂人事檔案管理信息化，就是利用計算機(jī)整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的'資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
1、檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。
人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理的質(zhì)量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質(zhì)的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發(fā)展。
2、信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)化設(shè)施配備不完善。
在進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施也是必不可少的，例如：掃描儀、計算機(jī)等，擁有良好的硬件設(shè)施是保證檔案信息化管理的一個重要保證，然而，在實際的檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)設(shè)施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行。
3、缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。
任何事都要有一個標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識檔案信息化建設(shè)也不例外，在實際工作中一定要有一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能提高工作效率和工作質(zhì)量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)不通暢，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。
1、提高工作人員整體素質(zhì)。
針對目前檔案管理人員整體素質(zhì)偏低這一狀況，首先，要對他們進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識，使他們端正工作態(tài)度，積極地去工作。另外，還可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案管理人員的薪資，這樣一來就可以使那些高素質(zhì)的人員愿意投身到檔案管理工作中。
2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。
先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對于人事檔案信息化管理至關(guān)重要，它是信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設(shè)就一定要購買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，建立一套完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進(jìn)一步的提高。
3、統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)對于做任何事情來說都很重要，所以在檔案管理中要根據(jù)實際情況制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo),從而提高員工工作效率，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
4、提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。
進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這就需要利用計算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也實現(xiàn)了檔案管理的真正目的。
四、結(jié)語。
總而言之，新時期人事檔案工作的重心就是實現(xiàn)其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應(yīng)時代的發(fā)展，要認(rèn)識到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業(yè)知識，在工作中盡職盡責(zé)。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設(shè)備，只有硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都提高了，那么檔案管理信息化建設(shè)的水平才能不斷地提升。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十四
檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強(qiáng)檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
2.2健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)。
檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。同時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護(hù)等安全防護(hù)措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。
檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。
各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時代發(fā)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)?？啥ㄆ诮M織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。
3總結(jié)。
總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇一
我國有很多不同規(guī)模的醫(yī)院，這些醫(yī)院管理的規(guī)范化程度不同，很多醫(yī)院在內(nèi)部管理方面都存在著較為嚴(yán)重的問題，有些甚至是從未得到徹底解決的痼疾。本文主要探討醫(yī)院檔案管理，以下就對當(dāng)前我國一些醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面存在的難點問題進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要方面，并在一定程度上體現(xiàn)著醫(yī)院總體管理水平的高低，檔案管理中的問題也反映著醫(yī)院各方面管理的普遍問題，表現(xiàn)在以下幾點：首先是醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)。工作人員缺乏科學(xué)的管理意識，難以全身心的投入到工作中，工作質(zhì)量和工作效率也都會受到很大的影響。例如檔案管理工作人員在收集整理檔案時，如果沒有一個正確的意識和態(tài)度，就會將所有檔案馬虎歸類后草草了事，甚至錯置檔案，導(dǎo)致查閱工作的延誤與耽擱；醫(yī)療設(shè)備檔案屬于動態(tài)檔案，需要花費大量的精力和時間進(jìn)行管理，而工作人員容易忽略這一點；在管理有些醫(yī)療設(shè)備檔案時需要注重設(shè)備論證、設(shè)備驗收、設(shè)備說明書等方面的管理，而工作人員往往注重醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的管理。由此可以看出，管理意識對于醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要性，它直接影響到整個管理工作的'質(zhì)量。
（二）定期管理醫(yī)療設(shè)備檔案時間長。
相較于醫(yī)院其他檔案資料，醫(yī)療設(shè)備檔案需要記錄的內(nèi)容較多，并且用時較長，相當(dāng)于是一臺醫(yī)療設(shè)備的戶口本。所以說，醫(yī)療設(shè)備檔案具有周期長，記錄內(nèi)容全面、使用方面等特點。對其進(jìn)行管理也有一定的周期性。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從申報就開始運行，中間購置、使用、維護(hù)、計量、降級、報廢等每個環(huán)節(jié)都需進(jìn)行詳細(xì)、全面的記錄，完成單項設(shè)備管理全過程比檔案管理所用的時間還要長，并更容易受到不同因素的影響，導(dǎo)致管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。
（三）缺乏現(xiàn)代管理手段。
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，醫(yī)院也在不斷引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，來達(dá)到有效治療的目的，相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也需要有所改善，適合管理不同類型的醫(yī)療設(shè)備檔案。盡管在很多醫(yī)院已經(jīng)應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段進(jìn)行管理，但是管理上不夠正規(guī)，很多管理手段未能真正的發(fā)揮作用。還有很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理還停留在手工收集、檢索階段。
二、解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點問題的對策。
針對當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備及檔案管理中出現(xiàn)的問題，可以采取以下措施予以解決：
（一）提高管理人員的管理觀念。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量直接決定著醫(yī)院醫(yī)療工作能否正常的開展。因此，提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識至關(guān)重要。在日常工作中，有效解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點，才是提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點所在，第一步就是要不斷提高管理人員的科學(xué)管理意識，需要經(jīng)過長期的培訓(xùn)和鍛煉，循序漸進(jìn)的增強(qiáng)管理人員意識，做好科學(xué)管理醫(yī)院檔案的宣傳工作，讓每一位工作人員都了解到推行醫(yī)療設(shè)備檔案科學(xué)管理工作的重要性，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員能夠全身心地投入到在日常管理工作中，極大提高工作質(zhì)量和工作效率，并以此為契機(jī)，全面推進(jìn)醫(yī)院的綜合管理進(jìn)程，并能將此理念應(yīng)用到臨床工作中來。
（二）完善管理制度。
一個健全的管理制度不僅能夠為患者提供比較完善的服務(wù)，還能夠彰顯醫(yī)院文化特色。要明確各級管理和使用人員的責(zé)任，建立崗位責(zé)任制；確定各科室工作管理的目標(biāo)和崗位職責(zé)；管理工作人員必須依據(jù)管理制度，解決醫(yī)療設(shè)備檔案中的管理問題并遵循相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。制度健全的程度也是醫(yī)院綜合實力的體現(xiàn)，在制度的完善上，要發(fā)揮各科室的協(xié)調(diào)功能，在相互監(jiān)督中推動制度的不斷完善與進(jìn)步。
（三）采用現(xiàn)代管理模式。
醫(yī)院管理中要采取與時俱進(jìn)的管理模式，這是提高醫(yī)院現(xiàn)代化、正規(guī)化的內(nèi)在要求。通過應(yīng)用現(xiàn)代管理模式取代以往的人工管理方式，不僅僅提高了醫(yī)院管理整體水平，同時也能夠樹立醫(yī)院的良好形象。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，采用符合醫(yī)院實際需求的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確登記和查詢醫(yī)療設(shè)備采購信息、出入庫信息等。此外，網(wǎng)絡(luò)信息管理可以促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理、維修管理、財務(wù)管理等管理方面的發(fā)展，進(jìn)一步的完善和拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理的空間，提高管理效率。所以，只有通過應(yīng)用現(xiàn)代的管理模式，才能促使醫(yī)院的發(fā)展緊隨時代的步伐。
（四）落實管理責(zé)任。
管理責(zé)任落實不到位致使管理局面混亂，管理制度形同虛設(shè)，這對醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙，所以，在醫(yī)院開醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中一定要將責(zé)任落實明確，全面提高管理醫(yī)療設(shè)備檔案的水平。在醫(yī)院中開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作具體分工是：一部管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查工作，及時對設(shè)備資料的形成、累計、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，將發(fā)現(xiàn)的問題及時向有關(guān)部門進(jìn)行反饋，督促相關(guān)人員及時解決；醫(yī)療設(shè)備購置管理上要加強(qiáng)對管理人員制定醫(yī)療設(shè)備購置計劃的監(jiān)督和控制，邀請設(shè)備技術(shù)部門、財務(wù)部門、臨床科室等相關(guān)部門共同分析和探討，制定最佳的醫(yī)療設(shè)備購入計劃；提高檔案質(zhì)量管理水平，部分管理人員負(fù)責(zé)設(shè)備檔案質(zhì)量鑒定工作，對檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的檢測，保證醫(yī)療設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。
三、結(jié)束語。
開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作非常重要，一方面是保證醫(yī)院能夠掌握醫(yī)療設(shè)備從購入到報廢整個過程的全部信息公開透明，另一方面是促使醫(yī)院能夠適應(yīng)醫(yī)療市場的需求。醫(yī)療設(shè)備檔案管理在一定程度上關(guān)乎整個醫(yī)院未來的發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高醫(yī)療設(shè)備管理水平已經(jīng)成為醫(yī)院重點項目之一，在實踐過程中有待于進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇二
建設(shè)工程檔案受關(guān)注程度小，不表明它不重要，恰恰相反，建設(shè)工程需要投入巨大資源，缺少技術(shù)因素不能成形，沒有技術(shù)因素的保障也難以反映工程質(zhì)量。在工程項目實施以前，立項文件就成為落實項目經(jīng)費和實施項目的關(guān)鍵依據(jù)，其后的項目設(shè)計、招投標(biāo)又要以立項文件作為依據(jù)。開工以后，材料檢驗文件、施工圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、工程記錄、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證等文件是保證施工進(jìn)程的重要依據(jù)。工程竣工驗收，評定工程質(zhì)量除了要有外觀依據(jù)，還需上述這些資料依據(jù)。例如，混凝土強(qiáng)度是否符合設(shè)計要求，必須通過強(qiáng)度試驗才能驗證，沒有試驗報告就不能說明問題；再如，建設(shè)工程中存在許多隱蔽工程，如果沒有覆蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄，也就無法對隱蔽工程的施工質(zhì)量進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u價。建設(shè)工程的使用壽命通常在幾年到數(shù)十年之間，重要工程的壽命還要超過1，使用期間需要維護(hù)、修理，所取得的經(jīng)驗教訓(xùn)還要為其他工程所借鑒，如果沒有完整、準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù)，這些事情都會落空。可見，工程檔案不僅是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，同時也是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，其重要性是不言而喻的。建設(shè)工程檔案本身只是一個靜態(tài)概念，但檔案管理卻是一個動態(tài)過程，它既是檔案管理部門的份內(nèi)事，更與工程項目參建各方關(guān)系密切，而且工程建設(shè)周期長，檔案種類多、數(shù)量巨大，并且專業(yè)性與綜合性都很強(qiáng)，管好工程檔案并不是一件容易的事情，由于現(xiàn)狀種種原因，建設(shè)工程檔案質(zhì)量并不理想。因此，提高工程檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。
(一)工程檔案成套性差，缺漏不準(zhǔn)確欠真實。
建設(shè)工程檔案來自于各個參建單位，雖然各單位的材料有所區(qū)別，但其內(nèi)在聯(lián)系經(jīng)整理后應(yīng)當(dāng)配套，并成為有機(jī)整體。然而，現(xiàn)實中的`檔案往往成套性很差，缺東少西，完整性不足。例如，質(zhì)量保證材料不全，缺少質(zhì)檢報告，沒有出廠合格證，未履行簽字手續(xù)等。此外，材料記錄不準(zhǔn)確、不真實。例如，試驗報告前后日期無法對應(yīng)，資料歸類不準(zhǔn)確，隱蔽工程驗收記錄不真實等。
(二)重建輕管根深蒂固，資源配置難以到位。
與工程項目的投資、工期、質(zhì)量和安全相比，檔案所發(fā)揮的作用比較間接、滯后和抽象。因而，無論政府、投資方還是項目管理人員都會更看重前面幾項，而容易忽視檔案管理，在資源配置方面也必然會向前面幾項傾斜。例如，檔案管理人員的配置數(shù)量與項目投資規(guī)模嚴(yán)重失調(diào)，人手不足很難管好檔案。
(三)參建單位各有不足，監(jiān)督不到位是主因。
建設(shè)工程檔案管理中的問題是綜合性的，參建各方都存在不足。建設(shè)單位在項目前期不做好檔案管理規(guī)劃，對施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)不充分，造成文件資料缺失和檔案管理效果不佳。設(shè)計單位水平參差，管理無序，導(dǎo)致竣工圖編制和準(zhǔn)確性審核遇到麻煩。監(jiān)理單位對施工材料審核不嚴(yán)，材料真實性存疑。施工單位資料記錄不規(guī)范、不準(zhǔn)確，很多記錄源于資料員事后補(bǔ)錄、造檔，使檔案資料不能真實反映施工狀況。出現(xiàn)這個問題的根本原因是執(zhí)行與監(jiān)督不到位，事后監(jiān)督方式難以避免檔案管理中的漏洞。
(一)注重管理制度建設(shè)，增強(qiáng)檔案責(zé)任意識。
建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的提高，離不開完善的檔案管理制度作為保障。因此，在工程項目啟動之初，就應(yīng)建立一套符合建設(shè)工程特點的檔案管理制度，理順檔案管理與工程建設(shè)的關(guān)系，明確檔案管理責(zé)任和檔案工作方法。檔案管理必須落實領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確參建各單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對本單位的檔案工作承擔(dān)主要責(zé)任，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，檔案管理才能從一開始就步入正軌。為了確保檔案工作與工程建設(shè)同步，各單位必須指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，并通過落實崗位責(zé)任制增強(qiáng)檔案意識，提高檔案管理成效。
(二)依法督導(dǎo)檔案管理，強(qiáng)化履約評價監(jiān)管。
檔案管理制度的貫徹實施，重在監(jiān)督到位。作為工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門，應(yīng)按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的要求，依法督導(dǎo)工程建設(shè)單位的檔案管理工作，在推動工程建設(shè)、保證工程質(zhì)量的同時，全程跟蹤、監(jiān)督、檢查建設(shè)工程的檔案管理，切實保證建設(shè)工程檔案管理在法制軌道上健康有序地發(fā)展。為了保證建設(shè)工程各參建單位做好本單位的檔案工作，在項目前期應(yīng)通過招投標(biāo)文件以及合同協(xié)議方式設(shè)立專門的檔案管理條款，明確檔案資料整理、歸檔要求和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，再通過強(qiáng)化履約評價監(jiān)管，落實和管控各單位的檔案工作。一般可在每季度、項目竣工后進(jìn)行。
(三)完善檔案工作程序，加大檔案考核力度。
建設(shè)工程檔案管理應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的操作流程，明確分類方法和保管期限，并根據(jù)文件材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)規(guī)律，理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，使檔案工作與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行，確保檔案管理全過程受到控制。由于建設(shè)工程檔案管理工作面寬、時間跨度大、文檔數(shù)量巨大，所以既要加強(qiáng)各參建單位的協(xié)同與配合，同時也要加大檔案工作的考核力度。通過對檔案工作流程、成果的考核，促其嚴(yán)格按照合同約定履行檔案管理各階段的目標(biāo)任務(wù)。
(四)加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)，提升檔案服務(wù)能力。
建設(shè)工程參建單位多，不是所有單位都配置專職檔案人員，不少單位是由技術(shù)人員兼職檔案人員，甚至還有個別單位臨時聘用檔案人員，這樣很難保證檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。因此，必須由建設(shè)單位在建設(shè)初期組織所有參建單位的檔案人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)知識水平。但是，建設(shè)單位組織的培訓(xùn)效果往往不明顯，其中就與思想上還沒有真正認(rèn)識到檔案管理的重要性有關(guān)。所以，檔案人員培訓(xùn)應(yīng)立足于服務(wù)意識的提高，樹立檔案參與國家建設(shè)、惠及民生的服務(wù)理念，堅定平凡崗位可以創(chuàng)造不平凡業(yè)績的信念，通過提升檔案服務(wù)能力來保障檔案管理質(zhì)量。
針對建設(shè)工程檔案管理牽涉單位多、范圍廣、周期長、數(shù)量多的特點，最有效的辦法還是通過信息化管理手段，通過文件與檔案一體化管理模式，在檔案管理部門之間、各參建單位之間建立統(tǒng)一收發(fā)端口以及創(chuàng)立文件與檔案統(tǒng)一編碼系統(tǒng)，實現(xiàn)文件產(chǎn)生與檔案收集的無縫對接。目前，云計算平臺、業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動互聯(lián)技術(shù)都已成熟，只要量化標(biāo)準(zhǔn)、固化業(yè)務(wù)流程，并開發(fā)出一套完整的文件信息管理在線云平臺，就有望實現(xiàn)文件檔案一體化管理及全過程監(jiān)控。隨著城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)工程檔案管理任務(wù)日益繁重，在這種形勢下提高檔案管理質(zhì)量面臨諸多挑戰(zhàn)。上文通過工程檔案管理現(xiàn)狀，從多個方面探討了提高檔案管理質(zhì)量的方法，希望通過此拋磚引玉之舉，引來更多真知灼見，共同推動建設(shè)工程檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇三
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。在國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的宏觀背景下，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項過程數(shù)字化，以通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)信息手段和技術(shù)支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲與輸出，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開發(fā)和利用更加合理、有序、高效。這個過程可以簡要地歸結(jié)為“三化”，即檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。
具體的工作內(nèi)容主要包括檔案檢索數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案全文的數(shù)字化、檔案資源的二次開發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設(shè)、檔案管理軟件的開發(fā)等。但是許多相關(guān)領(lǐng)域信息化的經(jīng)驗和教訓(xùn)告訴我們，信息化建設(shè)不僅需要搞好硬環(huán)境的建設(shè)，如計算機(jī)等設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設(shè)。所謂信息化的軟環(huán)境所指內(nèi)容較多，本文所指軟環(huán)境，主要是指信息化的觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等?，F(xiàn)在信息化發(fā)展的主要趨勢是技術(shù)越來越簡單化、“傻瓜”化，管理越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，信息系統(tǒng)使用效率的高低、好壞，越來越依賴于軟環(huán)境的優(yōu)化，依賴于信息系統(tǒng)的使用者的素質(zhì)。
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和目標(biāo)：到20xx年，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，全國xx%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進(jìn)。
目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的硬件，同時計算機(jī)大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡(luò)互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設(shè)將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現(xiàn)了檔案管理技術(shù)手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進(jìn)一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環(huán)境建設(shè)，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè)，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律、法規(guī)體系建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等。
二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。
1、更新觀念，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。
檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會需求，有助于實現(xiàn)檔案的實體模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，社會發(fā)展到今天，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對新形式下產(chǎn)生的新問題積極探索，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉(zhuǎn)變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對社會的發(fā)展被動服務(wù)已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設(shè)為檔案資源的社會共享提供了條件。
2、管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。
檔案管理和開發(fā)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在文件的命名、存儲方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料自動交換，即使是在大量的計算機(jī)文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機(jī)習(xí)慣的不同，基本按個人習(xí)慣給文件命名，隨著時間推移和資料的.大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經(jīng)常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)必須盡快提到議事日程上來。標(biāo)準(zhǔn)是對一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。
它以科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。對于檔案信息化管理來說，所謂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設(shè)和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關(guān)術(shù)語、定義，標(biāo)準(zhǔn)的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有一定基礎(chǔ)。我國的“檔案法”，各級相關(guān)管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當(dāng)程度上可以在檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)于保證管理規(guī)范能夠具體落實的各種規(guī)范性的技術(shù)方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺標(biāo)準(zhǔn)、文件存儲格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密算法等。
技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)引用國家計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可能根據(jù)實際需要修改，以適應(yīng)檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機(jī)水平有限，對于國家計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語和技術(shù)難點理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機(jī)水平，另一方面，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)引用過程中，加以適當(dāng)?shù)淖⒔?，以方便計算機(jī)水平相對較低的使用者使用。
根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設(shè)也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。
檔案信息化建設(shè)研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設(shè)的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設(shè)的主力軍，完成架構(gòu)檔案信息化建設(shè)的理論和檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設(shè)置中增加計算機(jī)課程的份量，同時，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。
檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要一個可行的目標(biāo)，良好的運行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，分層次，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論下，創(chuàng)新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，指導(dǎo)檔案信息化工作的有序開展。
知識經(jīng)濟(jì)時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)也是逐步實現(xiàn)檔案保管由實體型向信息開發(fā)型轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)過程中對知識與能力的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應(yīng)具有技術(shù)性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應(yīng)當(dāng)看到，當(dāng)檔案信息化建設(shè)到一定階段后，對檔案人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識、熟練操作計算機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。
總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應(yīng)該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗教訓(xùn)，在大力推進(jìn)硬環(huán)境建設(shè)的同時，重視軟環(huán)境建設(shè)，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及人才隊伍建設(shè)，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇四
建筑工程檔案指的是建筑建設(shè)過程中形成的一種原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄以及實際反映，還能夠?qū)ㄖ铩?gòu)筑物以及地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動進(jìn)行有效的記載，主要包含有建筑項目管理過程中所形成的各種檔案文件。建筑工程檔案管理作為該工程項目管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的高低還會直接影響到該建筑工程的施工質(zhì)量。因此說各建筑企業(yè)還需要做好建筑工程檔案的管理工作，來對該建筑工程的順利施工提供一定的指導(dǎo)價值，對于該施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也有著良好的促進(jìn)作用。
2管理模式的創(chuàng)新。
我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，給予檔案工作也帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這也就要求檔案管理工作能夠積極運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，來對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。因此在建筑工程的檔案管理創(chuàng)新過程中，首先需要做好管理模式的創(chuàng)新工作，各檔案管理人員可以從檔案載體，檔案收集以及檔案傳播等幾個方面入手，來加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案管理工作的管理力度，然后構(gòu)建出一種行之有效的管理模式。只有在檔案形成過程中做好各項檔案管理工作，才能夠保障道路工程檔案的真實性跟科學(xué)性，為后續(xù)的工程施工提供良好的檔案指導(dǎo)價值。工程檔案的`管理工作還需要跟建設(shè)工作保持一致，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行有關(guān)文件檔案的收集、整理以及歸檔工作，還需要避免工程結(jié)束之后“補(bǔ)檔案”等不良行為的發(fā)生。而在具體的建筑工程檔案管理過程中，需要通過開展建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查以及加強(qiáng)培訓(xùn)力度的模式，來對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行不斷的規(guī)范處理，在此基礎(chǔ)上還需要加強(qiáng)對道路建設(shè)工程檔案管理的法制建設(shè)力度，只有這樣才能保障整個建筑工程檔案管理工作可以做到有法可依，并實現(xiàn)管理模式的有效創(chuàng)新。
3檔案管理操作技巧的創(chuàng)新。
在重點工程檔案的收集、整理、鑒定、保管以及開發(fā)利用方面都有一套緊密相連的程序，每個環(huán)節(jié)還具備有非常強(qiáng)的科學(xué)性以及技術(shù)性。近年來隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案的載體也朝著多樣化的方向不斷進(jìn)行發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也得到了大幅度的提升。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案還具備有方便、準(zhǔn)確跟高效的應(yīng)用優(yōu)勢，但是原始檔案材料的真實性跟準(zhǔn)確性則無法得到有效的保障，在檔案的收集、鑒定跟使用過程中也存在有比較多的問題，這也就要求我國的檔案管理人員能夠加強(qiáng)對該方面的研究跟創(chuàng)新力度，借此來滿足檔案管理工作的各項需求。在重點工程建設(shè)檔案的管理過程中，需要將檔案的編報工作納入到基建管理程序之中，來跟工程建設(shè)工作同步進(jìn)行。此外還需要將工程檔案編制任務(wù)落實到具體的崗位以及工作人員身上，然后采用跟經(jīng)濟(jì)利益掛鉤的模式來對管理人員的工作模式進(jìn)行規(guī)范管理，以保障建設(shè)工程檔案的妥善保管跟有效利用。此外還需要通過各種法律以及行政手段，來對建設(shè)工程檔案的編報工作進(jìn)行重點強(qiáng)化，借此來獲得良好的工程建設(shè)檔案管理效果。因此有些重點的工程項目還有著建設(shè)周期長、涉及范圍廣的特征，其檔案編報工程也有著非常高的專業(yè)性、技術(shù)性跟綜合性，也就要求相關(guān)檔案管理部門通過一定的制約手段來做好工程檔案的編報工作，這樣才能夠使得檔案管理工作得以有序進(jìn)行，并獲得事半功倍的管理效果。各建設(shè)工程檔案管理人員只有對現(xiàn)有的檔案操作技巧進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能夠保障檔案管理效率以及管理質(zhì)量得到有效的提升，對于我國檔案管理行業(yè)的發(fā)展也有著積極的意義。
4結(jié)語。
綜上所述，建設(shè)工程檔案管理是一個動態(tài)發(fā)展的工作領(lǐng)域，隨著我國城市化建設(shè)力度的進(jìn)一步加快，對于建設(shè)工程檔案管理工作也就提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案工程管理模式也無法很好的滿足檔案管理工作的具體需求，這也就需要從管理模式以及管理操作技巧等多個方面進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，借此來推動建設(shè)工程檔案管理工作的發(fā)展，并為我國城市化的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的推動力。
參考文獻(xiàn):。
作者：潘霞單位：天津泰達(dá)市政有限公司。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇五
我公司為全面提高檔案工作管理水平適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要更好地為單位各項工作服務(wù)筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“aaa”級評審。我們以達(dá)標(biāo)升級為契機(jī)我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)建立了檔案數(shù)據(jù)庫提高公司檔案信息化管理水平。
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換dpf電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，vcd、dvd光碟、小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率。
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立oa系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的'檔案目錄，同時對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進(jìn)行利用統(tǒng)計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握web技術(shù)，ip技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀。
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機(jī)病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度。
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題。
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快。
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3解決問題的途徑。
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識。
首先，檔案人員要抓住有利時機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍。
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇六
2.1架構(gòu)防火墻。在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時，為了進(jìn)一步保障全網(wǎng)具有一定的安全性就要采取恰當(dāng)?shù)拇胧Ｓ捎诜阑饛?qiáng)技術(shù)能夠起到過濾的作用，倘若網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)中存在某些病毒亦或是有關(guān)危險性等情況，那么防火墻就會自動實現(xiàn)過濾的作用，而且還可以提醒用戶。一般情況下，防火墻技術(shù)不但可以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)安全的目的，而且也能夠確保外部網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性，從而最大程度減少全網(wǎng)安全風(fēng)險系數(shù)，將其安全系數(shù)加以提升。2.2利用防火墻。因為內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)存在著非常大的信息安全隱患，而且引發(fā)其信息安全隱患的因素也比較多，比如操作人員安全意識薄弱，違規(guī)操作；檔案信息化建設(shè)過程中，針對全網(wǎng)安全的問題，并沒有制定相應(yīng)的安全管理制度；技術(shù)管理存著缺陷；違規(guī)外聯(lián)或者違規(guī)接入等。上述這些元素都有可能影響全網(wǎng)安全，而防水墻技術(shù)能夠提高內(nèi)網(wǎng)安全系數(shù)，與此同時，還能夠有效的避免外網(wǎng)系統(tǒng)不安全因素的侵入。防水墻技術(shù)與防火墻以及內(nèi)網(wǎng)隔離等技術(shù)有著明顯的區(qū)別，防火墻等技術(shù)主要是針對外網(wǎng)訪問控制系統(tǒng)，而防水墻針對的是內(nèi)網(wǎng)安全系統(tǒng)，防水墻是最新開發(fā)出來的產(chǎn)品，其主要的作用是確保內(nèi)部檔案信息等重要的數(shù)據(jù)信息不被竊取，目前這種技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在檔案內(nèi)部安全管理中。2.3采用網(wǎng)絡(luò)隔離。由于網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，因此重要的文件在儲存亦或是輸送的過程中，往往會受到一定程度的干擾，嚴(yán)重的可能出現(xiàn)竊取的現(xiàn)象。而該技術(shù)一般都可以將網(wǎng)絡(luò)中遇到的.安全隱患進(jìn)行處理，從而促使文件可以得到正常的傳輸亦或是存儲，從而將電子檔案的安全性加以提升。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)有著諸多的功能，經(jīng)常使用的功能就是處理好系統(tǒng)存在的漏洞情況。不僅僅如此，該技術(shù)還可以恰當(dāng)?shù)慕鉀Q網(wǎng)絡(luò)使用以及安全問題，該技術(shù)經(jīng)常以網(wǎng)絡(luò)安全為主要內(nèi)容，從而達(dá)到互聯(lián)互通的目的。然而，相關(guān)人員在采取該技術(shù)的時候，需要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換工作，而交換的方式較為特殊，并不僅僅使用內(nèi)外網(wǎng)直接進(jìn)行交換的，需要在中間設(shè)置一個設(shè)備，通過該設(shè)備來完成相應(yīng)的交換工作，并且在數(shù)據(jù)交換的時候，內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間是處于不聯(lián)通的狀態(tài)。2.4使用入侵檢測系統(tǒng)。一般情況下，系統(tǒng)在入侵以后通常會留有一些痕跡，這樣就需要相關(guān)人員采取恰當(dāng)?shù)臋z測技術(shù)，能夠在第一時間查找非法入侵的情況，并采取科學(xué)的措施來預(yù)防此類情況的發(fā)生，減少危害所帶來的損失。一般的檢測技術(shù)有查看共享、查看進(jìn)程等。而通過人為的方式對系統(tǒng)檢測所具有的技術(shù)水平以及工具都會存在一定的限制性，無法滿足對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。而該技術(shù)就能夠科學(xué)恰當(dāng)?shù)膶ο到y(tǒng)進(jìn)行檢測，并采取恰當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行維護(hù)。2.5用戶的賬戶和數(shù)據(jù)保護(hù)。通常情況下，全網(wǎng)系統(tǒng)都會設(shè)置相應(yīng)的賬戶。然而，往往會發(fā)生用戶密碼被盜用亦或是侵入的現(xiàn)象，從而致使信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。所以，依據(jù)用戶賬戶就要采取相應(yīng)的預(yù)防手段，例如設(shè)置較為繁瑣的密碼，只有這樣才能夠提高密碼破解的難度水平、設(shè)置限制權(quán)限不允許其他用戶進(jìn)行登陸等。除此之外，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)在通信的環(huán)境下，還能夠?qū)νㄐ胖兴械母鞣N信息做好相應(yīng)的加密工作。這樣做的目的是保障網(wǎng)絡(luò)不被竊取，由于一些文件基本都屬于機(jī)密文件，依據(jù)這類文件來看一定要做好加密工作，從而使文件數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)安全的目的。2.6采用漏洞掃描工具。就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全漏洞而言，相關(guān)人員能夠應(yīng)用某些經(jīng)常使用的漏洞掃描工具，對有些漏洞采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免出現(xiàn)更多的損害。因為某些非法人員也是利用這些掃描工具通過這些漏洞而竊取信息的。所以，相關(guān)人員在對漏洞進(jìn)行掃描的過程中，倘若發(fā)現(xiàn)漏洞，那么就要及時采取相應(yīng)的防范措施，避免出現(xiàn)過多的損失。
3結(jié)論。
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：檔案信息化在建設(shè)的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要求相關(guān)人員可以實現(xiàn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，一起參與到系統(tǒng)安全保護(hù)工作中。除了要對系統(tǒng)的安全進(jìn)行管理外，還需要對員工的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工可以不斷地學(xué)習(xí)，最大程度避免因為人為因素而出現(xiàn)的安全事件。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇七
摘要：職稱改革是我國一項重要的人才選拔和激勵制度，關(guān)系到廣大專業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從2009年開始，廣西率先在全國各省區(qū)中實行無紙化信息評審工作，取得了良好的效果，得到了專業(yè)技術(shù)人員的廣泛認(rèn)可和支持。作為職稱信息化改革的一個重要內(nèi)容，檔案的信息化建設(shè)也被人們提上了日程。轉(zhuǎn)變觀念、加大資金投入，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
1、引言。
我國的職稱改革已經(jīng)邁入了第二十六個年頭，近三十年來，這項政策在專業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。2008年，經(jīng)過柳州市中小學(xué)教師系列的成功“試點”，2009年開始，廣西在全區(qū)范圍內(nèi)實行職稱信息化評審的改革。這是廣西在創(chuàng)新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實踐來看，這項改革得到了廣大專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和支持。作為信息化改革的一個重要內(nèi)容，職稱檔案的信息化建設(shè)也因此被提上了議程。
2.1職稱檔案的內(nèi)容。
職稱檔案是指各單位在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、音像等不同形式的記錄資料。1主要內(nèi)容包括各級人事職改部門的文件及通知、參評對象的各類表格(如評審表、認(rèn)定表、重新確認(rèn)表)、各類佐證材料、職稱證書等。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫。2職稱檔案的信息化建設(shè)是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術(shù)手段，將各類紙質(zhì)的職稱文件或其它傳統(tǒng)的佐證材料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，并通過一定的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的管理和利用。
3.1傳統(tǒng)職稱檔案管理存在的問題。
3.1.1費時、費力、費錢。
以廣西高校教師系列為例，申報高級職稱的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評審表(16k紙雙面打印)、一式二十五份的推薦大表(a3紙打印)、論文的代表作原件一份、各類證書或證明材料復(fù)印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評對象往往需求提前半年收集材料并分類匯總;此外，由于高校教師的教育科研業(yè)績相對突出，一個參評對象完整的紙質(zhì)申報材料往往重達(dá)2～3斤，一個高校一年的職稱材料的搬運很有可能會需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來搬運是不現(xiàn)實的;再次，由于絕大部分申報材料提供的是復(fù)印件，使用到的復(fù)印紙多達(dá)幾百張，這無形中也會給參評對象帶來不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
3.1.2檔案材料真實性無保證。
近年來，職稱工作的社會關(guān)注度越來越高，一方面是因為職稱事關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的切身利益，另一方面是因為在職稱評審中出現(xiàn)了不少材料造假的案件，破壞了職稱評審原本的公平性。極少數(shù)申報對象利用紙質(zhì)復(fù)印件材料不容易讓人察覺的缺陷，在職稱評審中“獲利”，使人們對職稱評審的公平、公開和公正，產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高。
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來業(yè)績成果的一個總結(jié)，具有較大的利用價值。然而，長期以來，很多人存在一種落后和錯誤的觀點：職稱材料只是在申報評審時才有用，如果通過評審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導(dǎo)致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來，再加上相關(guān)單位職改辦部門保存的材料中主要是以評審表為主，其它申報材料一般如數(shù)退還給申報者本人。因此，大部分參評對象的職稱檔案實際上利用的程度非常低，形成了所謂的“信息孤島”。
3.2.1省時、省力、省錢。
隨著北部灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)及中國―東盟自由貿(mào)易區(qū)的建成，廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時期，為廣西專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機(jī)遇。以教師系列為例，2004年全區(qū)申報高級職稱的教師人數(shù)只有900多人，而2010年的申報人數(shù)超過了6000人，申報人數(shù)增長了6倍。假設(shè)每份紙質(zhì)申報材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達(dá)幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報后，將大大簡化職稱檔案材料的制作時間和成本。一般情況下，某個單位或個人只需要具備一臺電腦、一個掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)、一個移動硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動性增強(qiáng)，對職稱檔案的使用提出了更高的要求。
隨著國家事業(yè)單位崗位設(shè)置改革政策的實施，很多專業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛，人才的流動日益頻繁，這就要求職稱評審的任務(wù)不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個基本前提，就是要掌握人才的各項基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的`功能。再加上信息化評審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統(tǒng)的職稱檔案而言，具有更大的利用價值。
3.2.3電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障。
幾年前，當(dāng)計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤等電子設(shè)備對于國內(nèi)絕大多數(shù)的消費者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時，信息化建設(shè)因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤、復(fù)印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備早已進(jìn)入了“尋常百姓家”，即便是在一些條件比較艱苦的山區(qū)或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設(shè)備;其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問題”，加密碼認(rèn)證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問題等。
4.1轉(zhuǎn)變觀念，加大投入。
作為一個“新生事物”，職稱檔案信息化建設(shè)的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化建設(shè)面臨設(shè)備的使用和維護(hù)更加復(fù)雜、前期投入的經(jīng)費更大、技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握更難等現(xiàn)實問題，再加上人們接受一個“新生的事物”普遍需要一個較長的過程，致使在實踐當(dāng)中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或職改工作人員不重視導(dǎo)致的。片面追求職稱評審的通過率，“突擊性”的階段性工作，無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應(yīng)有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對職稱信息化建設(shè)的投入，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，把“要我建”變?yōu)椤拔乙ā?，才能為職稱檔案信息化的建設(shè)爭取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2提高從業(yè)人員素質(zhì)。
職稱檔案的利用率大小，關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段，職改工作人員只需在評審會結(jié)束后將相關(guān)的評審文件和紙質(zhì)的評審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導(dǎo)申報對象如何制作信息化的檔案材料，又要負(fù)責(zé)信息材料的整理、匯總、上報和保管，工作量明顯增加了;其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設(shè)備使用和維護(hù)的方法，且需要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸、數(shù)據(jù)庫、繪圖軟件等計算機(jī)軟件的技能?？梢姡挥胁粩嗵岣呗毟墓ぷ魅藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職改檔案信息化建設(shè)提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：
(1)加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)。采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合的方式，對所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識的人員進(jìn)行培訓(xùn);(2)參加各種計算機(jī)或信息化方面繼續(xù)教育的培訓(xùn)。必要的繼續(xù)教育能夠防止職改工作人員知識的老化，開拓他們的視野，調(diào)整他們的知識結(jié)構(gòu)，提高他們的素質(zhì)。
4.3制定標(biāo)準(zhǔn)、安全第一。
信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和信息的安全性保障是信息化建設(shè)的兩個核心問題。如果沒有相對統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現(xiàn)較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用;其次，安全性問題是職稱檔案信息化建設(shè)的另一核心問題，由于檔案中大量涉及單位或個人的信息，假如保管不當(dāng)，極有可能給當(dāng)事人帶來物質(zhì)上或經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標(biāo)準(zhǔn)的制定可以掌握以下兩個原則：(1)不違反規(guī)定的原則。即根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制作檔案信息化的要求;(2)普遍性與特殊性相結(jié)合。即各單位、各部門既要在服從上級人事職改部門有關(guān)職稱檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實際制定切實可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略(如網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限設(shè)置、加密狗設(shè)置等)及物理安全設(shè)置等方法解決。
總之，信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，職稱檔案信息化建設(shè)必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇八
所謂信息化即是培養(yǎng)、發(fā)展以計算機(jī)為主的現(xiàn)代化工具為代表的生產(chǎn)力，信息化能夠有效推進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。人事檔案屬于教師成長發(fā)展歷程的真實客觀記錄，是廣大教師在教學(xué)教研、管理活動中的原始記錄，是教育部門了解教師的直接依據(jù)，也是對教師業(yè)務(wù)能力、教學(xué)水平、工作績效進(jìn)行評定的直接素材，是教師職業(yè)生涯發(fā)展中極其重要的資料。
一方面，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的特點相符合，中小學(xué)教師人事檔案管理的突出特點便是動態(tài)性，因此必須要第一時間對其內(nèi)容予以更新。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發(fā)展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設(shè)上才能夠?qū)崿F(xiàn)教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設(shè)要求我們要逐漸促進(jìn)中小學(xué)教師人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。另一方面，信息化是中小學(xué)教師人事檔案管理的必然趨勢。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設(shè)規(guī)劃的重要一環(huán)。教師人事檔案信息化建設(shè)即是應(yīng)用各種現(xiàn)代化、智能化技術(shù)來強(qiáng)化對中小學(xué)教師檔案材料的收集、整理、開發(fā)以及利用等各環(huán)節(jié)工作。它可以說是一種數(shù)字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲、管理工作模式的轉(zhuǎn)變過程，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中也明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)與主要目標(biāo)。因此，推動中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是信息時代的必然要求。
二、中小學(xué)教師人事檔案管理存在的問題。
首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學(xué)教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動，當(dāng)檔案材料需要利用的情況下，很多時候都需要經(jīng)過上級審批，如此便會影響到人力資源的優(yōu)化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當(dāng)我們在需要用到人事檔案的情況下，不但處于相對被動的狀態(tài)，同時也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進(jìn)與發(fā)展，也與當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設(shè)置不齊全。中小學(xué)教師人事檔案應(yīng)當(dāng)存放于管理科學(xué)、環(huán)境良好的'地方，但實際上因為檔案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備設(shè)施相對落后，甚至部分地區(qū)根本沒有設(shè)置單獨的檔案室。同時一些檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，或?qū)π聲r期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時間來促進(jìn)自身專業(yè)技術(shù)能力的提升。再次，過去的紙質(zhì)檔案存在非常嚴(yán)重的漏洞和弊端。中小學(xué)教師人事檔案收集歸檔后，隨著時間的推移很容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數(shù)頻繁，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容會逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質(zhì)量不好，隨著查閱次數(shù)的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時間保存，因此必須盡快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。最后，檔案管理專業(yè)人員明顯不足，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力有待提升。現(xiàn)階段很多檔案管理人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統(tǒng)的管理工作中，沒有積極更新自身知識結(jié)構(gòu)，這一問題在很大程度上阻礙了中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。
（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。中小學(xué)教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計與數(shù)字化檔案信息的維護(hù)是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實際需求進(jìn)行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學(xué)教師人事檔案信息都錄入到計算機(jī)中，建立全面準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段，信息數(shù)據(jù)對人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅持與時俱進(jìn)，徹底改變過去被動的檔案開發(fā)利用狀況，確保中小學(xué)教師檔案信息得以更加高效地開發(fā)與利用。因此我們必須要對目前的中小學(xué)教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學(xué)教師人事信息，不斷充實信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。
（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺，讓檔案利用者能夠在這一平臺中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)符合要求的專門的中小學(xué)教師人事檔案信息管理軟件，推進(jìn)信息化建設(shè)工作，必須要投入更多的人力物力財力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設(shè)施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。另外我們還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高科技開發(fā)人員的投入，更加科學(xué)地利用現(xiàn)有的科技人才，真正做好中小學(xué)教師人事檔案信息的數(shù)字化工作以及檔案開發(fā)利用工作，對于有條件的單位還應(yīng)當(dāng)將各種設(shè)備設(shè)施配置齊全，進(jìn)而提升檔案資源開發(fā)利用率。
（三）主動樹立安全意識。部分單位在推進(jìn)教師人事檔案信息化建設(shè)的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對各類信息數(shù)據(jù)的密級上應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格界定，我們要科學(xué)應(yīng)用計算機(jī)的加密技術(shù)，對教師人事檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時也必須要確保利用者的權(quán)益得以保證，不能因為安全問題而影響到檔案的開發(fā)利用。我們知道電子檔案材料對保存技術(shù)的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認(rèn)真對待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學(xué)處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保教師人事檔案信息的安全。
（四）加快檔案人才培養(yǎng)。確保中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的最終實現(xiàn)，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，打造一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)水平高、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍。首先要求檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的思想政治素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)積極樹立較高的思想覺悟、法制意識，另外還應(yīng)當(dāng)能夠熟練地掌握計算機(jī)基礎(chǔ)操作技術(shù)，能夠主動地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來開展檔案管理工作。所以對于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應(yīng)新時期對教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，讓自己能夠勝任信息時代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護(hù)的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓(xùn)活動，借助于組織講座、研討會等途徑來不斷提升其專業(yè)素質(zhì)能力，進(jìn)而培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設(shè)最終實現(xiàn)的堅實保障。
四、結(jié)語。
總而言之，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了可以更為高效、科學(xué)地開展檔案工作，避免重復(fù)性的勞動。只有人事檔案管理工作效率得以進(jìn)一步提升，我們才能夠有更多的時間與精力來開發(fā)和利用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的真正價值。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇九
當(dāng)今社會，以計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域高速發(fā)展，為時代帶來了一場深刻變革，電腦網(wǎng)絡(luò)正以驚人的速度深入到社會的各個角落，信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施的大量普及使得信息化進(jìn)程成為當(dāng)今社會發(fā)展各個領(lǐng)域的主流。而檔案原生具有可信息化的基礎(chǔ)，人事檔案實現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的需要。人事檔案信息化是指用科技手段和信息技術(shù)對人事檔案材料資源實施基于現(xiàn)代電子信息環(huán)境下的管理和利用。人事檔案管理的信息化改造是細(xì)致復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，也是改造優(yōu)化現(xiàn)有檔案系統(tǒng)、資料轉(zhuǎn)化和整理的過程。2002年國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》里面提出我國檔案管理工作的任務(wù)中，重要的一項就是信息化建設(shè)。因此人事檔案管理實現(xiàn)信息化是當(dāng)前高職院校管理工作的重要任務(wù)，是當(dāng)今社會信息化潮流的必然趨勢。
1.2高職院校人事制度改革和發(fā)展要求檔案管理信息化。
隨著院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員越來越多，人事制度管理也越來越復(fù)雜，高職院校人事制度改革是院校發(fā)展的必然要求，是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展并更好地滿足人事制度優(yōu)化改良的重要策略。檔案管理信息化是高職院校人事制度改革的重要項目之一，隨著高職院校管理制度改革的推進(jìn)和當(dāng)前社會環(huán)境信息化潮流的要求，傳統(tǒng)模式人事檔案管理越來越無法適應(yīng)現(xiàn)實要求，材料信息數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜，檔案提取和操作日益頻繁，傳統(tǒng)模式對人事檔案的管理已無法滿足現(xiàn)實環(huán)境提出的相應(yīng)要求，因此，要以信息化技術(shù)對人事檔案管理進(jìn)行改造和建設(shè)，把檔案管理信息化融入到人事制度改革中去才能適應(yīng)當(dāng)前的客觀現(xiàn)實對人事檔案管理工作的需要。
1.3實現(xiàn)人事檔案自身價值需要高職院校人事檔案管理信息化。
高職院校人事檔案管理工作的根本價值在于檔案能否具備一個高效準(zhǔn)確合理的利用基礎(chǔ)，人事檔案記錄了大量的人事信息，是單位人事調(diào)整、個人辦理相關(guān)手續(xù)的重要依據(jù)，信息服務(wù)的準(zhǔn)確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項基本原則。另外人事檔案也是人才開發(fā)工作重要的人事材料基礎(chǔ)，人事檔案作為人才信息的資料庫記錄了大量人才相關(guān)的重要信息資源，可為開發(fā)和利用人才資源提供信息上的支持與保障。人事檔案管理工作從針對客體上分為實體和信息化兩部分，實體檔案針對客體是檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件，這種形式所特有的唯一性、真實性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的，不過實體檔案管理工作操作復(fù)雜，利用手續(xù)繁瑣，檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案信息化管理相對實體檔案具有高效便利的特點，可極大提高檔案工作管理的效率，簡化檔案利用的復(fù)雜程序，充分發(fā)揮人事檔案的功能，更大實現(xiàn)檔案價值。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十
4.1合理規(guī)劃檔案管理的信息化。要結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)之前。必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)。這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)。使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。
4.2完善檔案管理信息化的監(jiān)督制度。強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督。保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動性以及創(chuàng)新意識，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督。使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作。及時準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。
4.3要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。隨著信息時代的到來，檔案管理工作要實現(xiàn)信息化。首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的`檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識結(jié)構(gòu)。全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。
4.4加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化。檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流。在檔案管理工作中運用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計算機(jī)的輔助下，要及時更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。
4.5建設(shè)實用的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點。給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞。因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級更新的能力、再次開發(fā)的能力等。能適應(yīng)這個快速發(fā)展的社會，可以充分的利用計算機(jī)的強(qiáng)大的資源。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十一
摘要：文章探索了檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的涵義，對工程檔案信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并就如何加強(qiáng)工程檔案信息化管理提出優(yōu)化路徑。
檔案信息化就是以檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。
2、1檔案工作人員要樹立檔案信息意識。
馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
2、2提高檔案信息化水平技術(shù)。
（1）配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
（3）對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2、3提高檔案信息管理水平。
信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機(jī)管理滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
（1）隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。
（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的`整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向。
工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
3、1加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3、2建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3、3檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
4、結(jié)語。
充分利用計算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十二
高職院校管理工作中，人事檔案管理工作相對其他一切管理工作而言，是重要的基礎(chǔ)工作。當(dāng)前形勢下，信息化是高職院校發(fā)展中必須要面對的問題。當(dāng)今社會是一個信息化的社會，幾乎在所有領(lǐng)域，信息化已成為現(xiàn)代及今后發(fā)展的潮流，為順應(yīng)時代要求，人事檔案工作進(jìn)行信息化管理勢在必行。建立網(wǎng)絡(luò)化管理體系和人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)信息化檔案管理人才隊伍是進(jìn)行人事檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。
［關(guān)鍵詞］高職院校；信息化；人事檔案。
在當(dāng)前形勢下，把信息化管理引入檔案管理中是院校發(fā)展和時代進(jìn)步的共同要求，為順應(yīng)信息時代潮流和教育單位人事制度發(fā)展的要求，應(yīng)大力加快人事檔案信息化改造，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理從傳統(tǒng)領(lǐng)域轉(zhuǎn)向信息化檔案管理的改造。
檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十三
目前，全世界的人們都生活在一個信息時代，信息化已經(jīng)成為全世界社會發(fā)展和進(jìn)步的一個主要趨勢，與此同時，作為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的利用價值和重要性也日漸凸顯出來。當(dāng)前，隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法已經(jīng)脫離了時代的潮流，因此，變革和創(chuàng)新是十分有必要的，這樣可以不斷地提高人事檔案管理的效率，也有利于實現(xiàn)資源的共享以及信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，使得人事檔案管理人員的服務(wù)意識得到進(jìn)一步地增強(qiáng)。
1、有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。
如今我們正處于信息時代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價值也顯得尤為重要，因此，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，是一項迫在眉睫的任務(wù)。因此，我們要順應(yīng)時代潮流，逐步實現(xiàn)檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的效率。
2、有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。
在二十一世紀(jì)這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，推動我國早日實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。
3、有利于開發(fā)和利用檔案資源。
為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當(dāng)今時代對檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。
4、有利于方便對人事檔案信息的查閱。
所謂人事檔案管理信息化，就是利用計算機(jī)整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的'資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
1、檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。
人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理的質(zhì)量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質(zhì)的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發(fā)展。
2、信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)化設(shè)施配備不完善。
在進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施也是必不可少的，例如：掃描儀、計算機(jī)等，擁有良好的硬件設(shè)施是保證檔案信息化管理的一個重要保證，然而，在實際的檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)設(shè)施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行。
3、缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。
任何事都要有一個標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識檔案信息化建設(shè)也不例外，在實際工作中一定要有一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能提高工作效率和工作質(zhì)量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)不通暢，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。
1、提高工作人員整體素質(zhì)。
針對目前檔案管理人員整體素質(zhì)偏低這一狀況，首先，要對他們進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識，使他們端正工作態(tài)度，積極地去工作。另外，還可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案管理人員的薪資，這樣一來就可以使那些高素質(zhì)的人員愿意投身到檔案管理工作中。
2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。
先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對于人事檔案信息化管理至關(guān)重要，它是信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設(shè)就一定要購買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，建立一套完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進(jìn)一步的提高。
3、統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)對于做任何事情來說都很重要，所以在檔案管理中要根據(jù)實際情況制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo),從而提高員工工作效率，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
4、提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。
進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這就需要利用計算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也實現(xiàn)了檔案管理的真正目的。
四、結(jié)語。
總而言之，新時期人事檔案工作的重心就是實現(xiàn)其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應(yīng)時代的發(fā)展，要認(rèn)識到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業(yè)知識，在工作中盡職盡責(zé)。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設(shè)備，只有硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都提高了，那么檔案管理信息化建設(shè)的水平才能不斷地提升。
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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文篇十四
檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強(qiáng)檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
2.2健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)。
檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。同時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護(hù)等安全防護(hù)措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。
檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。
各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時代發(fā)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)?？啥ㄆ诮M織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。
3總結(jié)。
總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。