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審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇一
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇二
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
7、部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
1、檔案文件編號原則：a1a2a3a4—b1b2c1c2—d1d2,其中a1a2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），a3a4為兩位數(shù)年份號，b1b2為部門（科室）代字（大類）號，c1c2為文件類型（小類）號，d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：jx06—xztz—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
1檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫(yī)務科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養(yǎng)記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
1總經理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。
6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經理審批。
2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇三
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇四
1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.10各種人事材料；
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度scjh-i-2011-023.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為xz/cw/js/sc.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數(shù)字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。3.3.所有文件歸檔裝訂時，應統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。3.4.立卷的質量標準：a)歸檔文件完整齊全；b)分類清楚；c)標題確切易查找；d)卷內排列系統(tǒng)、條理；e)保管期限準確；f)卷皮書寫工整；g)裝訂整理結實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于2011年1月1日，將市場部商務李四交管的2010年下半年下單統(tǒng)計表存檔，其存檔文件名應該為：sc李四2010年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以pdf格式存放。
4.41年保存：結案后無長期保存必要者；4.5財務類檔案按照會計相關法律規(guī)定存檔。
各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態(tài)度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。
5.3各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。
5.1.1a)行政部門
c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據(jù)、公積金相關的各類單據(jù)、員工保險單。
5.1銷售部門
5.2財務部門
會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、pkpm升級記錄表（電子文檔）、pkpm新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、pkpm用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術部門工程設計圖
5.4市場部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）
6.1.各部門建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。
第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度scjh-i-2011-026.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.1檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的'單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。
8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執(zhí)行。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇一
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇二
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
7、部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
1、檔案文件編號原則：a1a2a3a4—b1b2c1c2—d1d2,其中a1a2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），a3a4為兩位數(shù)年份號，b1b2為部門（科室）代字（大類）號，c1c2為文件類型（小類）號，d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：jx06—xztz—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
1檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫(yī)務科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養(yǎng)記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
1總經理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。
6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經理審批。
2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇三
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
審計檔案管理制度審計檔案管理制度篇四
1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.10各種人事材料；
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度scjh-i-2011-023.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為xz/cw/js/sc.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數(shù)字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。3.3.所有文件歸檔裝訂時，應統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。3.4.立卷的質量標準：a)歸檔文件完整齊全；b)分類清楚；c)標題確切易查找；d)卷內排列系統(tǒng)、條理；e)保管期限準確；f)卷皮書寫工整；g)裝訂整理結實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于2011年1月1日，將市場部商務李四交管的2010年下半年下單統(tǒng)計表存檔，其存檔文件名應該為：sc李四2010年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以pdf格式存放。
4.41年保存：結案后無長期保存必要者；4.5財務類檔案按照會計相關法律規(guī)定存檔。
各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態(tài)度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。
5.3各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。
5.1.1a)行政部門
c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據(jù)、公積金相關的各類單據(jù)、員工保險單。
5.1銷售部門
5.2財務部門
會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、pkpm升級記錄表（電子文檔）、pkpm新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、pkpm用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術部門工程設計圖
5.4市場部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）
6.1.各部門建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。
第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度scjh-i-2011-026.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.1檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的'單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。
8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執(zhí)行。