第三節(jié) 會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，要求了解會計核算軟件中對會計數(shù)據(jù)的輸入功能方面的具體要求
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性。在所有計算機會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應用所具有的舉足輕重的作用。
一、會計核算軟件應當具備的初始化功能(熟悉)
1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標等。
3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應當有相應的記錄。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。
7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。
二、會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式(了解)
會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網(wǎng)絡傳輸?shù)葞追N形式。
此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。如賬務處理模塊中的累計折舊數(shù)據(jù)從固定資產(chǎn)核算模塊中獲取。
三、對輸入記賬憑證功能的有關要求(掌握)
1.會計核算軟件應當提供輸入記賬憑證的功能，輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復。
(2)以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱。
(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應提示并拒絕執(zhí)行。
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應提示并拒絕執(zhí)行。
(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應提示并拒絕執(zhí)行。
四、對審核記賬憑證功能的有關要求(熟悉)
1.會計核算軟件應提供對已經(jīng)輸入但為登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證(不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證)進行修改的功能;
2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。
3.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。
4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進行更正，紅定可用負號“—”表示。
6.由賬務處理模塊以外的其他業(yè)務子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。
五、對需要輸入原始憑證的功能要求(了解)
六、對處理外國貨幣核算業(yè)務的要求(了解)
【例題3-6】單選題：計算機環(huán)境下，財務處理分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入憑證到輸出賬表，機內(nèi)所有處理工作基本都由計算機自動完成，其中最關鍵的環(huán)節(jié)是( )。
A.數(shù)據(jù)輸入 B.數(shù)據(jù)管理 C.數(shù)據(jù)傳遞 D.數(shù)據(jù)輸出
正確答案：A
解析：數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性，因而會計數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)中，最關鍵的環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)輸入
【例題3-7】多選題：會計核算軟件應具備初始化功能，其中初始化的內(nèi)容包括( )。
A.建立會計科目體系
B.往來未達賬項
C.固定資產(chǎn)折舊方法等會計核算方法的選定
D.操作人員姓名、權限、密碼等崗位分工情況的設定
正確答案：ABCD
解析：會計核算軟件應具備的初始化功能見教材P81。
【例題3-8】多選題：會計核算軟件中，會計數(shù)據(jù)輸入應主要適用下列( )方法。
A.掃描輸入 B.利用鍵盤手工輸入資料 C.讀入軟盤數(shù)據(jù) D.通過網(wǎng)絡傳輸資料
正確答案：BCD
解析：會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網(wǎng)絡傳輸?shù)葞追N形式。
【例題3-9】判斷題：會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況，但為了保密，可以不輸入操作密碼。( )
正確答案：×
解析：會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況和相應的初始密碼，從而達到保密的目的。
【例題3-10】判斷題：對會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證經(jīng)審核登賬后不得進行修改。( )
正確答案：√
解析：無論什么性質(zhì)的記賬憑證，一旦經(jīng)過審核和登賬之后，均不得進行修改。
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，要求了解會計核算軟件中對會計數(shù)據(jù)的輸入功能方面的具體要求
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性。在所有計算機會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應用所具有的舉足輕重的作用。
一、會計核算軟件應當具備的初始化功能(熟悉)
1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標等。
3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應當有相應的記錄。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。
7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。
二、會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式(了解)
會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網(wǎng)絡傳輸?shù)葞追N形式。
此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。如賬務處理模塊中的累計折舊數(shù)據(jù)從固定資產(chǎn)核算模塊中獲取。
三、對輸入記賬憑證功能的有關要求(掌握)
1.會計核算軟件應當提供輸入記賬憑證的功能，輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復。
(2)以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱。
(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應提示并拒絕執(zhí)行。
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應提示并拒絕執(zhí)行。
(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應提示并拒絕執(zhí)行。
四、對審核記賬憑證功能的有關要求(熟悉)
1.會計核算軟件應提供對已經(jīng)輸入但為登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證(不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證)進行修改的功能;
2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。
3.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。
4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進行更正，紅定可用負號“—”表示。
6.由賬務處理模塊以外的其他業(yè)務子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。
五、對需要輸入原始憑證的功能要求(了解)
六、對處理外國貨幣核算業(yè)務的要求(了解)
【例題3-6】單選題：計算機環(huán)境下，財務處理分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入憑證到輸出賬表，機內(nèi)所有處理工作基本都由計算機自動完成，其中最關鍵的環(huán)節(jié)是( )。
A.數(shù)據(jù)輸入 B.數(shù)據(jù)管理 C.數(shù)據(jù)傳遞 D.數(shù)據(jù)輸出
正確答案：A
解析：數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性，因而會計數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)中，最關鍵的環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)輸入
【例題3-7】多選題：會計核算軟件應具備初始化功能，其中初始化的內(nèi)容包括( )。
A.建立會計科目體系
B.往來未達賬項
C.固定資產(chǎn)折舊方法等會計核算方法的選定
D.操作人員姓名、權限、密碼等崗位分工情況的設定
正確答案：ABCD
解析：會計核算軟件應具備的初始化功能見教材P81。
【例題3-8】多選題：會計核算軟件中，會計數(shù)據(jù)輸入應主要適用下列( )方法。
A.掃描輸入 B.利用鍵盤手工輸入資料 C.讀入軟盤數(shù)據(jù) D.通過網(wǎng)絡傳輸資料
正確答案：BCD
解析：會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網(wǎng)絡傳輸?shù)葞追N形式。
【例題3-9】判斷題：會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況，但為了保密，可以不輸入操作密碼。( )
正確答案：×
解析：會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況和相應的初始密碼，從而達到保密的目的。
【例題3-10】判斷題：對會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證經(jīng)審核登賬后不得進行修改。( )
正確答案：√
解析：無論什么性質(zhì)的記賬憑證，一旦經(jīng)過審核和登賬之后，均不得進行修改。