第二節(jié) 會計(jì)檔案的保管
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位對每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
(一)會計(jì)檔案的整理要求
1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
2.檔案形成統(tǒng)一
3.管理要求統(tǒng)一
(二)會計(jì)檔案的裝訂
會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他會計(jì)資料的裝訂。
1.會計(jì)憑證裝訂
會計(jì)憑證裝訂時(shí)要求：整理、憑證外面要加封面。
2.會計(jì)賬簿的裝訂?；疽笫牵?BR> ①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。
②活頁賬簿裝訂應(yīng)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬，會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3.會計(jì)報(bào)表的裝訂。
(三)會計(jì)檔案的保管
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
1.會計(jì)檔案的移交手續(xù)。
2.會計(jì)檔案的保管要求。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
各種會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
《各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計(jì)檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業(yè)的)
1.永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬;
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;
5.l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)，會計(jì)檔案移交清冊。
例(單選)：根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
『正確答案』D
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
會計(jì)檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：
1.會計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)。
2.外部借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
3.借閱會計(jì)檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
4.借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位的( )批準(zhǔn)。
A.會計(jì)人員
B.總會計(jì)師
C.財(cái)務(wù)總監(jiān)
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』D
四、會計(jì)檔案的銷毀
會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
保管期滿的會計(jì)檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
下列會計(jì)檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
需要指出，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
有時(shí)間關(guān)注：
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案;單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
3.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
依據(jù)我國《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。
例(單選)：會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本企業(yè)( )提出銷毀意見。
A.會計(jì)部門
B.檔案部門
C.會計(jì)人員
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』B
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
會計(jì)基礎(chǔ)(Basic Accountancy)是指會計(jì)事項(xiàng)的記帳基礎(chǔ),是會計(jì)確認(rèn)的某種標(biāo)準(zhǔn)方式,是單位收入和支出、費(fèi)用的確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn).對會計(jì)基礎(chǔ)的不同選擇,決定單位取得收入和發(fā)生支出在會計(jì)期間的配比,并直接影響到單位工作業(yè)績和財(cái)務(wù)成果。
會計(jì)基礎(chǔ)是在編制財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，特別是為了確定收入和費(fèi)用所歸屬的會計(jì)期間、確定資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目的金額，為運(yùn)用適合于有關(guān)交易和項(xiàng)目的重大概念而提供的方法。
會計(jì)基礎(chǔ)是一種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，它不可能脫離會計(jì)體系整體而發(fā)揮作用，權(quán)責(zé)發(fā)生制的應(yīng)用只有在有效的政府會計(jì)和財(cái)務(wù)報(bào)告制度框架下才有實(shí)際意義。
另一涵義：會計(jì)學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科
會計(jì)基礎(chǔ)是現(xiàn)代會計(jì)學(xué)的重要分支，研究會計(jì)學(xué)的根本問題，闡明會計(jì)基本理論、基本辦法和基本技能。是會計(jì)從業(yè)資格的課程內(nèi)容。
第二節(jié) 會計(jì)檔案的保管
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位對每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
(一)會計(jì)檔案的整理要求
1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
2.檔案形成統(tǒng)一
3.管理要求統(tǒng)一
(二)會計(jì)檔案的裝訂
會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他會計(jì)資料的裝訂。
1.會計(jì)憑證裝訂
會計(jì)憑證裝訂時(shí)要求：整理、憑證外面要加封面。
2.會計(jì)賬簿的裝訂?；疽笫牵?BR> ①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。
②活頁賬簿裝訂應(yīng)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬，會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3.會計(jì)報(bào)表的裝訂。
(三)會計(jì)檔案的保管
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
1.會計(jì)檔案的移交手續(xù)。
2.會計(jì)檔案的保管要求。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
各種會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
《各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計(jì)檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業(yè)的)
1.永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬;
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;
5.l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)，會計(jì)檔案移交清冊。
例(單選)：根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
『正確答案』D
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
會計(jì)檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：
1.會計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)。
2.外部借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
3.借閱會計(jì)檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
4.借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位的( )批準(zhǔn)。
A.會計(jì)人員
B.總會計(jì)師
C.財(cái)務(wù)總監(jiān)
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』D
四、會計(jì)檔案的銷毀
會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
保管期滿的會計(jì)檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
下列會計(jì)檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
需要指出，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
有時(shí)間關(guān)注：
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案;單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
3.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
依據(jù)我國《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。
例(單選)：會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本企業(yè)( )提出銷毀意見。
A.會計(jì)部門
B.檔案部門
C.會計(jì)人員
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』B
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位對每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
(一)會計(jì)檔案的整理要求
1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
2.檔案形成統(tǒng)一
3.管理要求統(tǒng)一
(二)會計(jì)檔案的裝訂
會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他會計(jì)資料的裝訂。
1.會計(jì)憑證裝訂
會計(jì)憑證裝訂時(shí)要求：整理、憑證外面要加封面。
2.會計(jì)賬簿的裝訂?；疽笫牵?BR> ①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。
②活頁賬簿裝訂應(yīng)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬，會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3.會計(jì)報(bào)表的裝訂。
(三)會計(jì)檔案的保管
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
1.會計(jì)檔案的移交手續(xù)。
2.會計(jì)檔案的保管要求。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
各種會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
《各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計(jì)檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業(yè)的)
1.永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬;
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;
5.l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)，會計(jì)檔案移交清冊。
例(單選)：根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
『正確答案』D
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
會計(jì)檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：
1.會計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)。
2.外部借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
3.借閱會計(jì)檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
4.借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位的( )批準(zhǔn)。
A.會計(jì)人員
B.總會計(jì)師
C.財(cái)務(wù)總監(jiān)
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』D
四、會計(jì)檔案的銷毀
會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
保管期滿的會計(jì)檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
下列會計(jì)檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
需要指出，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
有時(shí)間關(guān)注：
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案;單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
3.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
依據(jù)我國《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。
例(單選)：會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本企業(yè)( )提出銷毀意見。
A.會計(jì)部門
B.檔案部門
C.會計(jì)人員
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』B
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
會計(jì)基礎(chǔ)(Basic Accountancy)是指會計(jì)事項(xiàng)的記帳基礎(chǔ),是會計(jì)確認(rèn)的某種標(biāo)準(zhǔn)方式,是單位收入和支出、費(fèi)用的確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn).對會計(jì)基礎(chǔ)的不同選擇,決定單位取得收入和發(fā)生支出在會計(jì)期間的配比,并直接影響到單位工作業(yè)績和財(cái)務(wù)成果。
會計(jì)基礎(chǔ)是在編制財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，特別是為了確定收入和費(fèi)用所歸屬的會計(jì)期間、確定資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目的金額，為運(yùn)用適合于有關(guān)交易和項(xiàng)目的重大概念而提供的方法。
會計(jì)基礎(chǔ)是一種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，它不可能脫離會計(jì)體系整體而發(fā)揮作用，權(quán)責(zé)發(fā)生制的應(yīng)用只有在有效的政府會計(jì)和財(cái)務(wù)報(bào)告制度框架下才有實(shí)際意義。
另一涵義：會計(jì)學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科
會計(jì)基礎(chǔ)是現(xiàn)代會計(jì)學(xué)的重要分支，研究會計(jì)學(xué)的根本問題，闡明會計(jì)基本理論、基本辦法和基本技能。是會計(jì)從業(yè)資格的課程內(nèi)容。
第二節(jié) 會計(jì)檔案的保管
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位對每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
(一)會計(jì)檔案的整理要求
1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
2.檔案形成統(tǒng)一
3.管理要求統(tǒng)一
(二)會計(jì)檔案的裝訂
會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他會計(jì)資料的裝訂。
1.會計(jì)憑證裝訂
會計(jì)憑證裝訂時(shí)要求：整理、憑證外面要加封面。
2.會計(jì)賬簿的裝訂?；疽笫牵?BR> ①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。
②活頁賬簿裝訂應(yīng)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬，會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3.會計(jì)報(bào)表的裝訂。
(三)會計(jì)檔案的保管
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
1.會計(jì)檔案的移交手續(xù)。
2.會計(jì)檔案的保管要求。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
各種會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
《各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計(jì)檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業(yè)的)
1.永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬;
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;
5.l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)，會計(jì)檔案移交清冊。
例(單選)：根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
『正確答案』D
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
會計(jì)檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：
1.會計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)。
2.外部借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
3.借閱會計(jì)檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
4.借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位的( )批準(zhǔn)。
A.會計(jì)人員
B.總會計(jì)師
C.財(cái)務(wù)總監(jiān)
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』D
四、會計(jì)檔案的銷毀
會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
保管期滿的會計(jì)檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
下列會計(jì)檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
需要指出，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
有時(shí)間關(guān)注：
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案;單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
3.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
依據(jù)我國《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。
例(單選)：會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本企業(yè)( )提出銷毀意見。
A.會計(jì)部門
B.檔案部門
C.會計(jì)人員
D.單位負(fù)責(zé)人
『正確答案』B
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
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