四、編制財(cái)務(wù)報(bào)表
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)，如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等，都能生成各種管理報(bào)表，但這些報(bào)表大多局限于各個(gè)子系統(tǒng)自身相關(guān)的業(yè)務(wù)，著眼于相關(guān)的管理與決策需要。與此不同的是會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)，它并非是對(duì)經(jīng)營交易或事項(xiàng)的直接處理，而是用于法定會(huì)計(jì)報(bào)表或內(nèi)部管理報(bào)表的編制，更多的是著眼于整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的綜合反映，是會(huì)計(jì)核算工作的總結(jié)。
因此，會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)直接面向內(nèi)外報(bào)表使用者的會(huì)計(jì)信息需要，取數(shù)于各個(gè)子系統(tǒng)會(huì)計(jì)核算的結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的加工處理。專門提供各種會(huì)計(jì)報(bào)表的子系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的一個(gè)重要子系統(tǒng)。
會(huì)計(jì)報(bào)表處理子系統(tǒng)的目標(biāo)就是根據(jù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)本身、其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源，按照用戶定義報(bào)表格式的方式，自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)和自動(dòng)生成報(bào)表，并按用戶需求對(duì)報(bào)表進(jìn)行各種分析。
(一)報(bào)表處理系統(tǒng)編制報(bào)表的數(shù)據(jù)處理基本流程：
1.報(bào)表格式設(shè)計(jì)。報(bào)表格式設(shè)計(jì)相當(dāng)于手工會(huì)計(jì)環(huán)境下繪制或取得一張空白的會(huì)計(jì)報(bào)表。格式設(shè)計(jì)包括定義報(bào)表尺寸(報(bào)表的行數(shù)和列數(shù))、設(shè)置組合單元、繪制表格線、輸入報(bào)表項(xiàng)目(包括表頭、表體和表尾項(xiàng)目)、設(shè)置行高及列寬、定義單元格風(fēng)格(包括字形、字體、字號(hào)、顏色、圖案、是否折行顯示等)、設(shè)置單元屬性(包括表樣、字符和數(shù)值屬性)和確定關(guān)鍵字位置等。
2.報(bào)表公式定義。報(bào)表公式?jīng)Q定了報(bào)表的數(shù)據(jù)來源及報(bào)表數(shù)據(jù)計(jì)算等，報(bào)表公式包括計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式等。提供了絕對(duì)單元公式和相對(duì)單元公式，可以方便、迅速地定義計(jì)算公式、審核公式、舍位平衡式;還提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?dǎo)下輕松地從用友賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)并生成財(cái)務(wù)報(bào)表。
3.報(bào)表數(shù)據(jù)處理。報(bào)表格式設(shè)計(jì)完成之后，報(bào)表處理系統(tǒng)可以根據(jù)定義的報(bào)表格式和公式，從賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他相關(guān)子系統(tǒng)或已生成的報(bào)表文件中自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)，并計(jì)算各個(gè)報(bào)表項(xiàng)目的數(shù)值，依據(jù)審核公式校驗(yàn)報(bào)表勾稽關(guān)系，依據(jù)平衡公式進(jìn)行舍位平衡操作，將計(jì)算結(jié)果保存于報(bào)表文件中。報(bào)表格式一次性定義后，可用于不同會(huì)計(jì)期的報(bào)表計(jì)算，具有一次性定義、多次使用的效果。
4.輸出報(bào)表。根據(jù)生成的報(bào)表或報(bào)表格式文件，輸出會(huì)計(jì)報(bào)表。
(二)報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。報(bào)表制作分為兩大部分來處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。
(1)格式狀態(tài)。在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。
(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
2.單元。單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
(3)表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以以區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來表示。
4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長方形矩陣。在報(bào)表系統(tǒng)中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個(gè)表頁，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如，A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。
5.表頁。一個(gè)報(bào)表最多可容納99999張表頁，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報(bào)表中的序號(hào)在表頁下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。頁標(biāo)用“第1頁”～“第99999頁”表示，如果當(dāng)前表為第2頁，則可以表示為@2。
6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。例如，一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可存放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表(甚至多年的多張表)，要對(duì)某一張表頁的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在報(bào)表系統(tǒng)中被稱為關(guān)鍵字。
報(bào)表系統(tǒng)共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，報(bào)表系統(tǒng)還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可以在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。
7.函數(shù)。企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。
(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名(<科目編碼>,<會(huì)計(jì)期間>,[<方向>],[<賬套號(hào)>],[<會(huì)計(jì)年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])，其中
·方向即“借”或“貸”，可以省略。
·賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999賬套。
·會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
·編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無輔助核算則省略。
賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)： QC() SQC() WQC()
期末額函數(shù)： QM() SQM() WQM()
發(fā)生額函數(shù)： FS() SFS() WFS()
累計(jì)發(fā)生額函數(shù)：LFS() SLFS() WLFS()
條件發(fā)生額函數(shù)：TFS() STFS() WTFS()
對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS() SDFS() WDFS()
凈額函數(shù)： JE() SJE() WJE()
匯率函數(shù)： HL()
(2)自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：
數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
(3)自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT()函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。
例：如果C1單元取自上個(gè)月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例：如果C1單元取自第二張表頁的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。
(4)自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用“報(bào)表[.REP]”->單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。
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