公文格式及行文規(guī)則
【1】
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。同時，對于我們國家工作人員來講，能夠熟練、正確的制作公文、處理公文，也是個人能力和基本素質(zhì)的一種體現(xiàn)。
公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。
為了配合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年12月27日 發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文格式》，這個標(biāo)準(zhǔn)不是由政府行政文秘部門發(fā)布的，而是由質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布，是一種強制性的標(biāo)準(zhǔn)，其中對公文格式、公文紙張的紙型、厚度、透明度等等都做了詳細的規(guī)定。
這個格式規(guī)定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即 156mm ) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1.公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。(但是這個我們市一級沒有執(zhí)行，只是在收文的時候標(biāo)號，但中央一級的很多公文都有份數(shù)的序號)
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級。《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3.緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。
4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“錦州市人民政府文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱(此類為便函類發(fā)文文頭)。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣 25mm 處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm 處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m 。。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5.發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如“錦財發(fā)〔2010〕82號”，“錦財發(fā)”指發(fā)文機關(guān)代字，“ 〔2010〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。整個意思就是錦州市財政局在2010年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位置在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
6.簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人姓名居右空l字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為 4mm 。
二、主體部分
主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1.公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《錦州市財政局關(guān)于開展公務(wù)員基本功培訓(xùn)活動的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。
2.主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各縣(市)區(qū)財政局”等。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格;最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
3.公文正文。標(biāo)識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。
5.成文日期。以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫(“零”寫為“ 0” )。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。
6.發(fā)文機關(guān)印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文 2mm ～ 4mm 。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過 3mm 。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。
7.附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。
1.主題詞。是進行文獻標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后;在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。(目前我們的主題詞使用很成問題)
2.抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
四、其他
1.格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下 4mm 處與版心等寬，采用紅色反線。
(2)版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。
2.用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為 210mm × 297mm ，紙張定量為 60g /m2 ～ 80g /m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%～90%,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值為 7.5～9.5。
3.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
4.排版規(guī)格與印制裝訂要求。
(1)排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
(2)印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm 。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) BI100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80%.M80%。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
(3)裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm 。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差± 4mm 。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm ～ 5mm 。
5.頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣 7mm 。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。
行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅持行文原則，提高行文效用
“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”(《辦法》第十三條)這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：
(一)明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。”隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)系、平行關(guān)系。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等;不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、等;上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用“命令(令)”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復(fù)”、“意見”等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關(guān)和授文機關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜?！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
(二)嚴(yán)格遵守限制條件。
1.政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”(《辦法》第十五條)
2.“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。”(《辦法》第十五條)
(三)按照劃定的范圍行文。
1.“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。”(《辦法》第十五條)
2.“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。”(《辦法》第十七條)
3.“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。”(《辦法》第十八條)。
4.“向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。”(《辦法》第二十條)
(四)掌握聯(lián)合行文的要求。
“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”(《辦法》第十六條)。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
(一)“部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。”(《辦法》第十九條);這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題.“除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”(《辦法》第二十二條)。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對于保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
(二)對上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。
“報告”不得夾帶請示事項。”(《辦法》)第二十一條)
“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種?！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。“請示”：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關(guān)的請求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時間不同。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務(wù)完成之后，或上級機關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時制發(fā)。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批準(zhǔn)。”或“專此請示，請予指示。”等語。行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
【2】行文關(guān)系
行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。
一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。
二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。
三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)所請求的問題;上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機關(guān)。
四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。