出國留學(xué)網(wǎng)小編為大家整理文秘基礎(chǔ)知識，歡迎大家閱讀。
文秘基礎(chǔ)知識(一)
1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書
2、行政公文13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 黨的機(jī)關(guān)14種
行政無：指示(取消)、決議、公報、條例、規(guī)定 黨機(jī)關(guān)無：命令、公告、通告、議案 行政增加(新)：意見
3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)
4、草擬：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。成文日期如二〇〇八年
5、審核重點(diǎn)：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。
6、上行文：由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)liuxue86.com
下行文：由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
7、復(fù)核重點(diǎn)：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言
材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞
9、占有材料的要求：時間不分古今;地域不分中外;性質(zhì)不分正反;類別不分點(diǎn)面。
10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料;②選擇典型材料;③選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料;④選擇生動新穎的材料。
11、使用材料注意：①恰當(dāng)安排材料的先后順序;②確定材料的詳略程度
12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的;②材料本身的意義
13、對主題的要求：①正確;②深刻;③新穎(舉措、例證、詞語);④集中。
14、應(yīng)用文書標(biāo)題基本模式有二：公文式、一般文章式 公文標(biāo)題構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”
請示不得兩項式;張貼時省略事由;規(guī)范性公文不用“關(guān)于”(如辦法、條例等)
15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式
目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的;也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。(通告、通知、計劃、招標(biāo)書、投標(biāo)書) 引述來文式這種寫法多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文
16、三段式是公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。 17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng);文章主題與標(biāo)題照應(yīng);開頭與標(biāo)題;結(jié)尾與標(biāo)題
18、結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式(表彰、批評)、說明式、禿尾
19、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一
20、運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)(質(zhì)樸)
21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)……決定，根據(jù)……特通告如下，依據(jù)……公告如下;為了……現(xiàn)決定;為……通告如下，現(xiàn)就……問題請示如下;現(xiàn)將……(情況)報告如下，現(xiàn)就……問題請示如下; 現(xiàn)將……(情況)報告如下，現(xiàn)就……問題提出如下意見，經(jīng)……批準(zhǔn)(同意)
將有關(guān)事項通知如下;
擬采取如下措施;經(jīng)……研究，答復(fù)如下
22、稱為用語：
我(部)，貴(局)公函平級尊稱對方，你(省)，本(部門)，該(處)
23、結(jié)尾用語： ①用于請示。如
當(dāng)否，請批示。(當(dāng)否，請批準(zhǔn)×);如無不妥，請批準(zhǔn)各地執(zhí)行;妥否，請批復(fù)。
②用于函。如：
請研究函復(fù);盼復(fù);請予復(fù)函;不知尊意如何，盼函告;望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù)
③用于報告。如： 請指正;請審閱
④批復(fù)、復(fù)函：此復(fù);特此專復(fù);特函復(fù) ⑤知照性公文：特此公告(通告、知、報)
24、應(yīng)用文書表達(dá)方式：說明>敘述>議論
25、敘述方式：順序(主要)、倒敘
26、議論三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁
立論就是從正面闡述自己觀點(diǎn)的正確性，從而把論點(diǎn)建立起來的說理方法。立論，又叫證明。
反駁：反駁論據(jù)、論證、論點(diǎn)。
27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法 28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表 29、計算機(jī)系統(tǒng)：硬件(hardware)、軟件(software)系統(tǒng) 外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備
功能：運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備
30、CPU是計算機(jī) 核心部件，對微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：一是主頻(主頻越高，CPU速度越快);二字長。 31、內(nèi)存儲器： 隨機(jī)(RAM)斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀(ROM)不因斷電丟失數(shù)據(jù)
32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設(shè)備， 33、硬盤使用注意事項： ①注意保護(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。
②盡量避免對硬盤進(jìn)行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。 34、常用光盤三類：只讀型光盤(CD-ROM)、一次寫入型光盤(寫入重要數(shù)據(jù))和可擦寫光盤
35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器(CRT)和液晶顯示器(LCD) 維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)： ①注意防磁
②注意使用屏幕保護(hù)程序(時間間隔以短為宜，設(shè)密碼) ③顯示器窗口不得朝向門窗
36、計算機(jī)軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件
var cpro_psid ="u2572954"; var cpro_pswidth =966; var cpro_psheight =120;
應(yīng)用軟件
操作系統(tǒng)(OS):DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。
37、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。
熱啟動：①“Ctrl+Alt+Del”鍵;②按主機(jī)箱面板上“Reset”鍵
38、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)(熱啟動)。造成“死機(jī)”的原因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷;②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。
39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅(qū)動器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅(qū)動器，選好單擊“確定”按鈕。
40、在Windows開始菜單中選擇“程序”→“附件” →“系統(tǒng)工具”→“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。
41、計算機(jī)病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性
42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用;②不用來路不明的軟件;③安裝防病毒軟件;④不要打開來歷不明的郵件;⑤對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份(異地存放;雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件)。 43、菜單的約定：
①命令后“…”。當(dāng)選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進(jìn)一步的選擇。
②命令后帶“▼”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇。 ③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。
④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。 44、選取文件或文件夾：
要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標(biāo)單擊第一個對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象;也可以自第一個對象單個拖動鼠標(biāo)到最后對象;如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。 45、用鼠標(biāo)直接拖動的方法復(fù)制或移動對象： 當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復(fù)制。
當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵將對象從一個磁盤直接拖動到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。
46、永久刪除：①清空回收站;②按“Shift+Del”組合鍵;③按住“Shift”鍵，再選擇刪除。
47、Windows XP支持星號(*)和問號(?)兩個通配符，星號表示多個字符，問號一個字符。
48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。
49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系統(tǒng)的文件夾樹。
文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案（二）
1、什么是秘書?
答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊、社會團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。
2、秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)?
答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機(jī)要性。
3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風(fēng)險題)
答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務(wù)。(4)調(diào)查研究。(5)查辦、催辦。(6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機(jī)要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。
4、秘書工作的作用：
答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。(5)耳目作用。
5、秘書工作的指導(dǎo)思想：
答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù);三是為廣大人民群眾服務(wù)。
6、秘書工作的原則：
答：(1)準(zhǔn)確。(2)迅速。(3)求實(shí)。(4)保密。
7、秘書工作者的政治素質(zhì)：
答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強(qiáng)的法律意識和政策觀念。 (3)具有全心全意為人民服務(wù)的思想。(4)嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。
8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識：
答：(1)基礎(chǔ)知識。(2)社會知識。(3)專業(yè)知識。(4)業(yè)務(wù)知識。(5)輔助知識。
9、秘書人員應(yīng)具備的能力：
答：(1)調(diào)查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達(dá)能力。(4)口頭表達(dá)能力。(5)組織協(xié)調(diào)能力。(6)辦事能力。(7)管理事務(wù)的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。
10、信息的作用?
答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。
11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則?
① 全面服務(wù)。②實(shí)事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。
12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個要素?
答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。
13、值班日記四要素：
答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。
14、打電話的一般程序是什么?
答：(1)打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動復(fù)述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。
15、回電話接電話的一般程序是什么?
答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。
(2)問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報自己的單位、職務(wù)和姓名。 (3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。
(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。
16、電話記錄有哪五個部分?
答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內(nèi)容;四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示;五是接電話記錄人。
17、什么是文書?
答：指個人、社會組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。
18、什么是文件?
答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。
推薦閱讀：
文秘專業(yè)相關(guān)基礎(chǔ)知識
文秘基礎(chǔ)知識
文秘工作職責(zé)