文員的工作職責(zé)你們知道多少？下面是由出國(guó)留學(xué)網(wǎng)小編為大家整理的“文員工作職責(zé)”，歡迎大家閱讀，僅供大家參考，希望對(duì)您有所幫助。
文員工作職責(zé)
任何行業(yè)都有一個(gè)職業(yè)準(zhǔn)則，文員也不例外，雖然文員因行業(yè)不同，工作內(nèi)容區(qū)別很大，但是有一個(gè)最基本的職責(zé)：
一、深入了解企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)定，如果有脫節(jié)或不完善的管理制度，要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出改善或補(bǔ)救辦法，并起草書面文稿呈交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱批示。
二、文員應(yīng)做好企業(yè)外部來(lái)函的接收，登記，報(bào)送，報(bào)批，復(fù)函，內(nèi)部發(fā)送，傳閱，，回收以及文件起草等工作。
三、文件資料校對(duì)是文員工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文件格式書寫是否規(guī)范，文字，標(biāo)點(diǎn)是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象！應(yīng)特別注意校對(duì)。
四、負(fù)責(zé)文件資料的管理工作，可根據(jù)文件來(lái)源對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，分類，歸檔等處理，以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找，使用。
五、經(jīng)常對(duì)公司內(nèi)部相關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面，全方位的調(diào)查，歸納總結(jié)后，為領(lǐng)導(dǎo)提供一些真實(shí)的分析數(shù)據(jù)。
六、負(fù)責(zé)本部門的日常工作，包括清潔工作，外事接待，客戶聯(lián)絡(luò)，日常打印，登記臺(tái)帳，考勤統(tǒng)計(jì)，等事務(wù)。
文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資，總之，文員是一份比較復(fù)雜的工作，上面這些只是最基本的職責(zé)， 其實(shí)文員因企業(yè)，公司不同，還有很多內(nèi)部職責(zé)，我們?cè)诰唧w崗位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真對(duì)待！
辦公室文員(會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé)：
1、 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。
2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4、做好會(huì)議紀(jì)要。
5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7、負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
10、做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。
11、每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。
12、管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13、社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。
14、 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
15、 管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。
16、接受其他臨時(shí)工作。
人事文員工作職責(zé)
(1)、行政隸屬
上級(jí)主管：行政部經(jīng)理
工作對(duì)象：各辦事處(區(qū)域)相關(guān)業(yè)務(wù)人員
(2)、主要職責(zé)
A、協(xié)助主管組織月度和季度考評(píng)，并及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)、整理和發(fā)布工作。
B、負(fù)責(zé)營(yíng)銷系統(tǒng)員工的薪酬計(jì)算與統(tǒng)計(jì)工作，并將考評(píng)和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。
C、負(fù)責(zé)營(yíng)銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。
D、 協(xié)助主管解決員工考評(píng)和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。
E、 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲和離職等具體手續(xù)。
F、部門經(jīng)理交辦的其他事宜。
行政人事文員崗位職責(zé)
行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對(duì)行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé)：
一、負(fù)責(zé)公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。
二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。
三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。
四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡(jiǎn)單醫(yī)療應(yīng)急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂(lè)等用品的采購(gòu)申請(qǐng)、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。
六、外來(lái)客人的接待和服務(wù)。
七、外來(lái)電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(dá)(送)。
八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。
九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。
十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作
行政文員在工作中應(yīng)具備的條件和要求：
一、學(xué)歷：中專高中以上文化程度比較合適；
二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文件管理工作經(jīng)驗(yàn)，有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會(huì)更好；
三、應(yīng)具備的知識(shí)：
1、具備文秘方面的知識(shí)工作中經(jīng)常會(huì)遇到'秘書'方面的工作；
2、文件管理，文檔知識(shí)，這應(yīng)該算文員基本要求了；
3、會(huì)做賬表也就是能操作辦公軟件，WORD，Excel之類的；
4、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識(shí)，你會(huì)經(jīng)常處理公司人力，員工崗位調(diào)動(dòng)等工作，沒(méi)有責(zé)任心是不行的；
工作內(nèi)容及方法簡(jiǎn)述
1、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來(lái)文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；
2、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；
3、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；
4、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)；
5、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄；
6、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；
7、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；
8、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相符；
9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；
10、完成部門經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。
11、對(duì)文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
12、對(duì)所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對(duì)工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政，是具有一定保密制度的崗位！
文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)
文員的接待工作，顧名思義，也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范，職責(zé)，包括對(duì)來(lái)訪者的一些基本情況進(jìn)行登記，接洽來(lái)訪工作等.要求態(tài)度熱情，主動(dòng)問(wèn)好，問(wèn)清來(lái)訪意圖，并迅速做出判斷，給予恰當(dāng)安排。
工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別，按照精細(xì)分工，我們下面分別介紹在前臺(tái)和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接待工作
一、負(fù)責(zé)前臺(tái)的清潔工作。
二、熱情接待來(lái)訪者，做到主動(dòng)、熱情、大方、平等禮貌的對(duì)待每一位來(lái)客。
三、看到客人，必須起身，然后問(wèn)候，并點(diǎn)頭微笑。
四、如果是事先預(yù)約的客人，要確認(rèn)一下：您是XXX先生嗎？并帶其到接待室。
五、如果同時(shí)還有別的客人訪問(wèn)其他負(fù)責(zé)人時(shí)，要代為接待，引見。
六、如果是沒(méi)有約好而老訪的客人，要問(wèn)清客人姓名，公司，及來(lái)訪意圖等，再詢問(wèn)上級(jí)是否接見.如果同意才能進(jìn)入接待室！
七、負(fù)責(zé)報(bào)刊，信件，郵件的收發(fā)與保管。
八、負(fù)責(zé)下班后前臺(tái)電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉。
九、檢查辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)報(bào)修。
十、領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時(shí)，要根據(jù)服務(wù)規(guī)范要求，做好各項(xiàng)工作，不得馬虎！
十一、要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，不得隨意離崗，要勤觀察，掌握接見狀況，及時(shí)配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作。
十二、嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，不得隨意讓他人進(jìn)入接待室！
十三、負(fù)責(zé)各類文件資料的打印、復(fù)印、整理資料，文件。
十四、負(fù)責(zé)收發(fā)各類傳真、信函、郵件等。
以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作，大家可具體看情況而選擇。
采購(gòu)文員工作職責(zé)
(1)請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。
(2)訂購(gòu)單與合約的登記。
(3)交貨記錄及跟蹤。
(4)供應(yīng)商來(lái)訪的安排與接待。
(5)采購(gòu)費(fèi)用的統(tǒng)一申請(qǐng)與報(bào)支。
(6)進(jìn)出口商品文件及手續(xù)之申請(qǐng)。
(7)電腦作業(yè)與檔案管理。
(8)承辦保險(xiǎn)、公證事宜。
文員的工作權(quán)限
文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍！除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn)：
一、不能代表上司做決策，否則就是越權(quán)！
二、不能代表上司發(fā)號(hào)指令，否則會(huì)令上司反感，這也是一種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為！
三、不能在過(guò)做時(shí)間處理自己的私人問(wèn)題，這是一個(gè)起碼的公司規(guī)范，任何公司都是不允許的！
以上只是幾個(gè)大概的主要方面，作為文員最值得注意的是"越位行為" 越位主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：
1、決策越位：
文員只能 "謀"而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容，擅做主張，按照自己的想法去處理重大問(wèn)題！，有可能造成比較嚴(yán)重的失誤！即使僥幸沒(méi)有出什么問(wèn)題也是不值得提倡的，記住了，你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者，你只能提供參考！
2、表態(tài)越位：
表態(tài)：是表面對(duì)一件事情可行的肯定答復(fù)，但是表態(tài)是需要一定的身份 的作為文員，你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán)，否則你的態(tài)度只能代表你自己而已！
3、工作越位：領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍，該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做，作為文員，你可以提供最全面的協(xié)助，千萬(wàn)不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極，表現(xiàn)能力，或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干，這是典型的出風(fēng)頭....不可取！
4、社交越位：
文員經(jīng)常會(huì)陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動(dòng)，應(yīng)該注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位，自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線，因?yàn)槟闶俏膯T，場(chǎng)面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付，一旦具體到公司具體事務(wù)以后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請(qǐng)示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)！ 這會(huì)讓場(chǎng)面變得很糟糕，也會(huì)讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個(gè) 不懂得尊重自己的人！
文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍！除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn)：
前臺(tái)文員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來(lái)電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；
2、負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；
3、對(duì)客戶的投訴電話，及時(shí)填寫登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；
4、負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；
5、接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；
認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務(wù)。
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