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會務(wù)保障制度
第一章 會議基本知識
會議的概念與構(gòu)成要素
一、會議的概念
會議，是指在遵守一定國家法律和遵循一定會議規(guī)則的前提下，圍繞一定的議題，3個人以上（包括3個人）在一起共同商討（商議）問題，以便達到或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或達成協(xié)議，或作出決議（決定）等有目的、有組織、有領(lǐng)導的集會。
這個概念內(nèi)涵比較豐富，有6個方面的內(nèi)容：一是會議的召開必須合法（或合乎一定的會議規(guī)則），二是會議必須有一定得議題，三是會議必須有一個最低人數(shù)臨界點，四是與會人員有平等地發(fā)表意見的機會，五是會議的目的（有多種目的），六是要有組織有領(lǐng)導的舉行會議。以上6個方面正是會議的基本特征和基本特點。
二、會議的構(gòu)成要素
任何一個會議，都是由一定的要素構(gòu)成的，缺少某些要素，就不成會議。
（一）會議要素分類
1、形式要素
會議名稱、會議地點、會議時間、與會人員、會議方式。
2、內(nèi)容要素
會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)果、會議決定的貫徹落實。
3、財務(wù)要素
會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。
（二）最基本的會議要素
在各要素中，與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點是最基本的要素，其中又以會議議題為核心。因為議題決定與會人員、會議、會所及程序等其他要素。
三、會議的特征
（一）目的性
（二）群體溝通性
（三）組織計劃性
（四）交流方式多樣性
四、會議的分類
按照會議的性質(zhì)劃分
1、大會
2、專業(yè)性會議
3、代表大會
4、論壇
5、專家學術(shù)研討會
6、講座
7、研討會、討論會
8、小組討論會
9、專家討論會
10、展覽會
11、展示會
12、會議
五、會議的工作原則
1、必要性
2、目標性
3、高效性
4、節(jié)儉性
第二章 會務(wù)工作
會務(wù)工作的基本內(nèi)容
會務(wù)工作就是會務(wù)人員為開好會議而進行的各種具體事務(wù)性工作。會務(wù)工作有廣義和狹義之分。廣義的會務(wù)工作包括會務(wù)人員在會前、會中、會后所從事的一切工作。狹義的會務(wù)工作僅僅是指和會議生活有關(guān)的事務(wù)性工作，通常包括購買會議用品、布置會場、會議接待、與會者的食宿的安排、會議用車的調(diào)配、會議醫(yī)療保健、文化娛樂和會議用品的清退等。
會務(wù)工作的總?cè)蝿?wù)是：會前，要認真負責地做好會議的籌備工作；會間，要嚴密、準確地組織好各項活動，熱情周到地搞好服務(wù)工作；會后，要妥善地處理好有關(guān)事宜。
會務(wù)人員服飾儀容禮儀
一、儀表儀容的含義
儀表即人的外表，包括容貌、姿態(tài)、服飾3個方面。儀表美是對一個人全方位的評價，是形體美、服飾美、發(fā)型美的有機綜合。儀容主要是指人的容貌。儀容儀表是一個人精神面貌的外觀體現(xiàn)，它與一個人的道德修養(yǎng)、文化水平、審美情趣和文化程度有著密切的關(guān)系，是人際交往中一個不可
忽視的因素。
儀表禮儀包括：(1)衛(wèi)生
(2)服飾
(3)言談（禮貌用語）
(4)談話姿勢（站姿，坐姿，走姿）
著裝的TPO原則：(1)與時間相適應(yīng)
(2)與地點相適應(yīng)
(3)與場合相適應(yīng)
言談舉止禮儀
1、禮貌用語的基本要求：(1)態(tài)度誠懇、親切
(2)用語謙遜、文雅
(3)聲音大小適當，語調(diào)平和沉穩(wěn)
2、文明舉止：(1)手勢
(2)微笑
(3)站相和坐相
會議服務(wù)人員禮儀是行業(yè)的從業(yè)人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)和應(yīng)遵守的行為規(guī)范。主要是會務(wù)服務(wù)和接待，如何樹立強烈的會議服務(wù)意識，始終保持一個良好的與會議環(huán)境，進一步增強了會議服務(wù)意識，始終保持一個良好的與會環(huán)境，進一步增強了與會人員對我們會議室的滿意程度，要努力發(fā)揚單位服務(wù)文化，不好的一面就要積極改正。
會議服務(wù)人員禮儀行為規(guī)范著裝要求：
1、衣著應(yīng)以穩(wěn)重大方，整齊清爽，干凈利落為基本原則。
2、服裝要求得體、協(xié)調(diào)、整潔、悅目。
3、上衣和褲子、領(lǐng)帶、手帕、襪子、鞋子等最好能相配，服裝大小合身，符合季節(jié)。
4、衣服要熨平，皮鞋要擦亮。
5、男士穿長褲，不可穿露趾鞋或涼鞋，不可不穿襪子。
6、女士要化淡妝，勿戴過多飾品，辦公室女士穿裙子應(yīng)同時穿過膝的長襪，不宜穿領(lǐng)口低的衣服，超短裙或皮短裙。
7、個人衛(wèi)生：男士不留長發(fā)長須，女士不化濃妝，著裝整潔得體。
8、注意口腔衛(wèi)生，與人交流時口腔中不應(yīng)有異味或口中含有異物。
9、與人交談時要誠意，熱情，語言流利，準確；除了來訪者是同鄉(xiāng)或其他及其特殊情況下可以使用方言外，一律講普通話。與人交談時切勿用手或手中握的物件指向別人。
10、交談中善于傾聽，不要隨便打斷別人，或東張西望；勿魯莽提問，或問及他人隱私，避免賣弄機智和學識，不要言語糾纏不休或語帶譏諷；更勿目無他人，出言不遜。
會議服務(wù)人員禮儀舉止、行為
1、服務(wù)時，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取。
2、對與會者或同事要有熱情，對工作處理要保持頭腦冷靜，微笑可以使別人忘記煩惱，留給別人良好的第一印象。
3、熱情誠懇地對待與會者，不以貌取人。應(yīng)在事先定好的會議時間內(nèi)等候，若賓客提前到來，有報紙或者刊物等，可以給對方先閱讀。
4、未經(jīng)與會者或他人許可，不得翻閱他人的物品。
5、開關(guān)門窗應(yīng)小心，避免動作幅度過大。
6、墻上勿隨意釘勾和懸掛物品，張貼物應(yīng)整齊、美觀。
7、會議場地應(yīng)保持整潔、無污染，桌面和桌下請勿放置雜物。
8、會議場所工作時間內(nèi)，禁止吸煙，除了來者有特殊要求外。
9、見到賓客，要主動招呼，不能視而不見。與賓客相遇要點頭致意并主動讓路，不能與賓客搶道并行；如有急事要超過前面行走的賓客，要先致歉，然后加快步伐超越。
10、會議期間不準接打私人電話，不準嚼口香糖，必要時可以漱口。
11、喝水時要在賓客看不到的地方，盡量背身。
12、必須保持站立站直，不得依靠它物，在賓客活動區(qū)域任何時候服務(wù)員都不得坐在椅子上。
13、行走時注意不要撞賓客椅背，以免打擾賓客。
14、在會場內(nèi)不得跑步，應(yīng)用輕快地步伐，堅持三輕。（輕拿，輕放，輕聲）
15、不準粗言穢語譏諷賓客或?qū)e客不理不睬，當賓客對某項保障提出疑問或者認為事情做的不對時，不要與之爭辯，盡量解釋清楚，必要時請主管出面解決。
16、當賓客和上級經(jīng)過時，應(yīng)點頭致意或問好。
17、凡在通道中遇到賓客或領(lǐng)導的，應(yīng)站在旁邊讓路，不要與賓客或領(lǐng)導爭路。注意右側(cè)通行。
18、遵守單位管理規(guī)定，愛護公物。
會議禮儀是服務(wù)員和賓客建立良好關(guān)系、留下深刻印象的重要工具和途徑。語言和思維的物質(zhì)外殼，它體現(xiàn)服務(wù)員的精神涵養(yǎng)，態(tài)度性格，賓客能夠感受到的最值得肯定的服務(wù)本領(lǐng)。這就需要服務(wù)員具有敏銳的觀察能力，并把這種潛在的需求變?yōu)榧皶r的實在服務(wù)。
第三章 會務(wù)接待服務(wù)規(guī)范
一、會前準備
1、對會議室進行檢查，保潔。
（1）確認會議室音響、燈具等設(shè)備的完好，發(fā)現(xiàn)故障及時向相關(guān)部門報修，保證會議使用。
（2）做好會議室的保潔、整理，達到《會議服務(wù)工作標準》的要求。
2、按會議要求，準備合格的會議用品，在開會半小時前準備好開水、茶葉、小方巾和會議桌上的紙、筆。(具體視情況而定)
3、根據(jù)會議要求進行擺臺，對會議室進行通風和氣味處置。
4、準備工作結(jié)束后，進行會前的全面保潔和安全檢查情會議主辦單位確認。
5、關(guān)閉會議空調(diào)，關(guān)閉會議室門。
二、會中服務(wù)與會后清場
根據(jù)《會議服務(wù)工作標準》，進行會中服務(wù)和會后清場，并對以下會議服務(wù)情況進行檢查
1、人員儀表：保持個人衛(wèi)生，常修指甲，頭發(fā)梳洗干凈，整齊，不染發(fā)；化淡妝，不濃妝艷抹，手上飾物盡量少帶。
2、準備工作：會前一小時再次進行核對，并將前一天中無法準備的物品補齊（如開水等），打開會議廳（室）→調(diào)整小環(huán)境（空調(diào)、燈光、氣味等）→檢查擺臺、物品準備保潔→準備開水、茶包、毛巾等。
3、人員到崗：會場管理員應(yīng)在會議前一小時到崗，對服務(wù)工作及程序向會議服務(wù)員作出明確的分工，講明注意事項，然后對會議要求事項做最后檢查（包括會場布置、主席臺布置、簽到桌、鮮花、指示牌、進出路線、環(huán)境衛(wèi)生等情況）。
4、迎送服務(wù)：會議服務(wù)員應(yīng)在會前一小時按要求著工作服上崗，站在會場入口顯要位置，臉帶微笑，指引客人進入會場。
現(xiàn)場服務(wù)
1、會場管理員應(yīng)在會議主辦方負責人到來時，主動上前與其進行聯(lián)系，問清會議是否有其他要求，并加以落實。
2、如無特殊情況，服務(wù)員應(yīng)在客人落座后倒水。大型會議中，服務(wù)員也可在會前10分鐘將主場茶水倒?jié)M，會議開始后每隔10-15分鐘對主場進行續(xù)水，并做好續(xù)水時間記錄，會議時間超過1小時更換一次小毛巾。
3、會議服務(wù)員在會議開始后將會場門關(guān)上，站在會場一角觀察會議進展，對突發(fā)事件進行及時處理，必要時先匯報會場管理員，在進行處理。
4、會議結(jié)束，服務(wù)員應(yīng)立即打開會場大門，在門外站立，微笑送客。
會后清場
1、檢查會議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應(yīng)立即還送給客人，如未能及時送還，應(yīng)上繳給會場辦公室妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦單位。
2、檢查會議室及相關(guān)的物品是否有缺失或損壞，及時報告會場管理員，協(xié)助追補損失，做好記錄。
3、物品歸還，清理租借、調(diào)用的物品，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸還，做好相應(yīng)記錄。
4、清場保潔：回收可重復(fù)使用的會議用品，清點數(shù)量并記錄，清潔桌椅、地面等，將座牌、桌椅等歸位。
5、關(guān)閉會議廳（室）：包括音響、空調(diào)、燈光、門。
三、對上述各項工作實行檢查制度
1、一般小型會議由會議服務(wù)人員自查，對照會議要求，落實服務(wù)細節(jié)，會場管理員全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)要求，落實服務(wù)細節(jié)，后保中心領(lǐng)導應(yīng)對會場布置，設(shè)備情況，服務(wù)程序包括人員進行抽查。
2、重要會議和大中型會議由會場服務(wù)人員自查，對照會議要求，落實服務(wù)細節(jié)，會場管理員，后保中心領(lǐng)導要先后進行全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)需求，落實服務(wù)細節(jié)，局領(lǐng)導對會場布置、設(shè)備情況、服務(wù)程序包括服務(wù)人員進行抽查。
3、對各項檢查做好記錄，時時傳遞，以便相關(guān)部門及時改進，提供高效、快速的會議服務(wù)。
四、會后總結(jié)
1、會議服務(wù)人員主動聽取會場管理員等相關(guān)人員的意見和建議并記錄。
2、會議管理員負責進行總結(jié)，對重大問題提出整改措施和處理報告。
會議保障中心工作制度
為了會務(wù)保障工作更好的開展，以及會務(wù)保障人員保障能力的進一步提高，規(guī)范會務(wù)人員按規(guī)章制度工作的良好氛圍。特制定具體明細如下：
1、以人為本，服務(wù)至上，增強全體工作人員的能力素質(zhì)和提高整體工作水平。
2、一如既往地做好會議通知、大型會議登記工作，搞好會務(wù)服務(wù)，確保會議圓滿成功。
3、執(zhí)行周末人員值班制度，如遇周末領(lǐng)導開會，當班人員必須到場進行會務(wù)保障,認真細致,準時準點。
4、會務(wù)人員服從安排，實行工作規(guī)范化。分清角色,做好自己份內(nèi)的事情,不去干涉或交替他人的工作。
5、實行對會務(wù)人員“高看一格”、“嚴管一層”，工作其間，無特殊情況不能離崗，需離崗工作的要事先打好招呼，說明去向。
6、衛(wèi)生方面，檢查標準為四個“清一色”。地板無臟物（煙頭、紙屑、痰跡），桌面無塵跡、水跡，椅子擺放整齊有序，工作間整齊不臟亂。
7、桌牌、指示牌。會議結(jié)束后立刻將牌子歸放原位，歸還時間為半天。
8、借物、領(lǐng)物。借用、領(lǐng)用物品一律填寫表格備案。
9、請假。有事情外出必須請假，不得讓他人替請，必須由本人請假。無特殊原因不得請假，請假須說明原因及歸隊時間。
10、注重自身素質(zhì)的提高，努力做到政治上“強”、業(yè)務(wù)上“精”、作風上“實”，悉心辦事，虛心辦事，細心辦事。
11、以人為本，知人善用，注重培養(yǎng)，充分運用人力資源，盡量使每名人員都能獨擋一面。
會議保障中心工作職責
一、會務(wù)中心負責人崗位職責
（一）主持會議服務(wù)的全面工作，組織帶領(lǐng)會務(wù)全體人員按
時按質(zhì)完成會議服務(wù)工作任務(wù)。
（二）確定會務(wù)中心公共會議室的日常使用保障方案。
（三）組織、指揮、監(jiān)督、管理會務(wù)全體人員的日常工作。
（四）對會務(wù)工作人員進行教育、培訓、管理和考核，向主管部門提出人員使用建議。
（五）落實各會議室設(shè)施設(shè)備和用具用品的管理責任，確保各類物資不出現(xiàn)非正常損失和丟失情況。
（六）加強會議服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督、管理，確保會議服務(wù)工作不出現(xiàn)缺位和失誤情況。
（七）堅守崗位，不在工作期間會客、聊天、辦理個人私事、從事與工作無關(guān)的活動。
（八）做好會場使用登記、組織協(xié)調(diào)工作。
（九）及時主動征求辦會單位對會議服務(wù)的意見，不斷改進服務(wù)工作，提高服務(wù)水平。
（十）做好各會議室安全、監(jiān)督工作，防止出現(xiàn)火災(zāi)、觸電、丟失等事故。
（十一）完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù)。
二、會務(wù)中心會務(wù)組組長職責
（一）配合會務(wù)中心負責人日常工作事務(wù)，帶領(lǐng)會務(wù)人員按
時按質(zhì)完成會議服務(wù)工作任務(wù)。
（二）對會務(wù)工作人員進行日常的培訓及會議工作輔助，向會務(wù)中心負責人提出人員使用建議。
（三）落實各會議室設(shè)施設(shè)備和用具用品的管理責任，確保各類物資不出現(xiàn)非正常損失和丟失情況。
（四）配合會務(wù)中心負責人加強會議服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督、管理，確保會議服務(wù)工作不出現(xiàn)缺位和失誤情況。
（五）堅守崗位，不在工作期間會客、聊天、辦理個人私事、從事與工作無關(guān)的活動。
（六）做好會場使用登記、組織協(xié)調(diào)工作。
（七）做好會務(wù)人員日常的儀容儀表著裝檢查工作。
（八）完成會務(wù)中心負責人或主管部門交辦的其它工作任務(wù)。
三、會議室音像設(shè)備操作人員崗位職責
（一）刻苦鉆研音控和多媒體使用業(yè)務(wù)技能，熟練操作音像設(shè)備，及時準確可靠地播放會議內(nèi)容。
（二）熟悉和掌握音像設(shè)備的性能、工作原理和操作使用方法，切實做好音像設(shè)備的操作、維護、維修和保養(yǎng)工作。
（三）及時主動了解所服務(wù)會議的內(nèi)容、議程、起止時間和音像服務(wù)具體要求，提前調(diào)試好音像設(shè)備，保證會議召開時正常使用。
（四）會議結(jié)束后，要認真檢查音像設(shè)備運行情況，確認設(shè)備無異常后，按操作規(guī)程停機關(guān)電，將設(shè)備復(fù)位。
（五）做好音控室設(shè)備和各類用品用具的安全管理工作，隨時檢查和排除安全隱患，確保音控室設(shè)備和其它物品安全。
（六）協(xié)助會場服務(wù)人員做好會場布置和清掃保潔工作。
（七）負責音控室所在會議室照明燈和空調(diào)的開關(guān)工作，做好會議室照明燈和空調(diào)日常維護、維修的協(xié)調(diào)配合工作。
（八）完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù)。
四、會議服務(wù)人員崗位職責
（一）熟悉各類會議室、侯會室的基本情況和會場服務(wù)用品、設(shè)施設(shè)備的擺放位置及操作使用方法，能適應(yīng)每個會場的服務(wù)工作。
（二）主動了解和掌握會議服務(wù)禮儀知識，并能在實際工作中正確運用。
（三）按照會議規(guī)范服務(wù)的要求著裝打扮，隨時保持整潔、端莊、大方、文明、和藹的自身形象。
（四）及時了解和掌握所服務(wù)會議的名稱、地點、起止時間、程序、參會人數(shù)、會場服務(wù)的具體要求，有針對性地做好準備工作。
（五）按標準做好會議服務(wù)工作。會前，要搞好會場清潔衛(wèi)生，擺放好會場設(shè)備和會議服務(wù)用品，適時適度開啟照明燈、空調(diào)；會中，要適時做好泡茶、加開水等服務(wù)工作；會后，要主動征求辦會單位的意見、建議，及時整理和打掃會場、清理回收會議用品，對茶杯和毛巾進行清洗及消毒，關(guān)閉空調(diào)、照明燈、開水器電源和會場門窗。
（六）負責所服務(wù)會場設(shè)備（不含音像設(shè)備）和用品的管理，做好會場的防火、防盜、防觸電等安全管理工作。
（七）完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù)。
會議接待服務(wù)工作標準
一、擺臺用品
工作間：準備毛巾，飲水機，托盤，開水瓶等會議用品。
1、毛巾
毛巾要松柔、潔白、無異味，使用前須進行消毒并要折疊成方形。
2、開水瓶
使用前檢查是否有破損，表面要保持潔凈，無茶垢。
3、擺臺物品：會議桌、會議椅、茶杯、水杯、杯墊、毛巾碟、開水瓶、座牌等，茶杯要潔凈無破損，如有礦泉水，茶杯應(yīng)墊上杯墊放在礦泉水的右邊與之平行，茶杯及杯蓋的標志應(yīng)正對著與會人員的位置，且杯耳位于與會人員的右手，使用前要進行一小時的消毒，茶杯的布置應(yīng)使前后左右都成一線。毛巾碟要潔凈無破損，應(yīng)放在茶杯的左邊與之平行，毛巾碟的位置應(yīng)使前后左右都成一線。座牌要光潔，無刮痕且無破損，應(yīng)放在正對著與會人員的位置，座簽的擺設(shè)要跟桌面平行,且跟桌面的頂端距離2CM,座簽的擺設(shè)應(yīng)使前后左右都成一線。
二、主席臺布置
1、根據(jù)主辦單位或工作的要求，擺放水杯或茶杯及鮮花
2、講臺布花，大小適中。
三、聽眾席布置
1、根據(jù)會議工作單的會議人數(shù)確認會議所需桌，椅數(shù)并擺成形。先步桌椅，再定椅位，再擺會議用品。桌面布置要求：茶杯（礦泉水）擺在會議桌的右上方，杯柄朝右，毛巾碟擺在會議桌右上方，在茶杯的右方并與茶杯成一直線，用繩子拉直校對桌線是否整齊并加以調(diào)整。
四、花草布置(與主辦方協(xié)調(diào))
1、主席臺下的花草顏色要與背景板顏色諧調(diào)。
2、質(zhì)量標準：觀葉植物須葉面光澤，形態(tài)優(yōu)美，生長健康，盆景造型藝術(shù)化，有較高欣賞價值，草花應(yīng)色彩鮮艷，生機勃勃。
3、布置要求
會議設(shè)有主席臺時，主席臺下放一排植物，鮮花可以擺成直線形，弧形，舞臺兩側(cè)放高大的植物。
4、如主辦單位有明確要求，則按主辦單位要求布置。
五、簽到桌布置
根據(jù)主辦單位需要，擺小型花盤，布“簽到處”牌，設(shè)會議椅。
六、檢查程序
擺臺時，服務(wù)員、會場管理員須檢查以下內(nèi)容：
1、杯具、用具是否干凈，無破損，擺放整齊。
2、桌椅擺放是否干凈、整齊、地毯、講臺有無污跡。
3、鮮花、觀賞植物是否到位，有無枯萎，花盆是否干凈。
4、燈光及空調(diào)是否完好，燈具不亮時應(yīng)通知維修，有投影儀的會議應(yīng)根據(jù)主辦單位需要關(guān)燈，并檢查服務(wù)員的操作。
5、檢查電視電話會議其他設(shè)備是否到位，是否符合會議要求，及時電話通知音響等保障安裝設(shè)備（一般不遲于會議開始前半天），如果時間較緊張，可考慮同步進行，要注意現(xiàn)場協(xié)調(diào)安排。主辦單位須會前測試設(shè)備或彩排節(jié)目，須在會議工作單上注明時間、地點、項目等。
七、會議現(xiàn)場服務(wù)標準
會前準備
1、會前1小時，會議服務(wù)員打開會議場所門，燈光、空調(diào)、按主辦單位要求做好準備。
2、音響等保障人員到位，檢查設(shè)備，開啟音響。
3、會場管理員提前一小時到場再次檢查，及時協(xié)助業(yè)務(wù)部門與主辦單位的溝通，處理問題。
會前服務(wù)
1、會議服務(wù)員應(yīng)在會前一小時按要求著工作服上崗，站在會場入口的顯要位置，臉帶微笑，指引客人進入會場。
2、隨著與會人數(shù)的增多，抽調(diào)部分服務(wù)人員協(xié)助主辦單位入座。
3、分別為主席臺人員和與會的其他人員分發(fā)小毛巾或濕紙巾（主席臺或重要賓客），斟倒茶水。
4、規(guī)范操作：斟茶時，先主位，再副主位， 依此類推，前排以后可以從一側(cè)開始一次倒茶水，為與會者倒水時，要站在與會者右后側(cè)，將茶蓋翻放在桌上，以確保衛(wèi)生。然后拿起杯子倒水，茶杯要拿到與會者身后斟倒，以免擋住與會者的視線，主席臺上配置礦泉水時，要根據(jù)主辦單位需要配置相應(yīng)水杯。
會中服務(wù)
1、會議開始時，關(guān)閉各通道門。
2、會議自始至終，服務(wù)人員必須根據(jù)要求，站立在會場內(nèi)合適位置待命，不得擅自離場，因會場面積限制活會議保密需要，服務(wù)員應(yīng)待立會場門外服務(wù)。
3、會議進行過程中，剛開始時，一般5-7分鐘添水一次，以后一般10-15分鐘添水一次，主要根據(jù)主辦單位的情況而定，添加茶水時要求服務(wù)員動作敏捷、輕盈、盡量不發(fā)出聲音。
4、主席臺人員如超過半小時未飲用茶杯的茶水，根據(jù)需要更換一杯新的熱茶水，使用演講臺時，每更換一次演講人，需更換一次茶杯或水杯，更換時要使用托盤。
5、會中休息或休會期間應(yīng)進行簡單保潔，撤去空瓶更換新的礦泉水，但不得翻動主辦單位的文件資料。
退場服務(wù)
1、會議結(jié)束時及時拉開各通到門。
2、指定部分會議服務(wù)人員站在主通道門前，為與會人員送行，并照顧年老體弱的參會人員退場，指定另一部分會議服務(wù)人員及時檢查現(xiàn)場有無遺留物品，如文件等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，及時送還。檢查會場物品完好情況，發(fā)現(xiàn)未滅的煙頭等要及時處理。
3、參會人員離開后，服務(wù)員開始著手清場工作，關(guān)掉大部分的照明燈，只留適當?shù)臒艄夤┣鍒鲇谩?BR> 4、撤器皿：撤走會議桌上所有器皿并送洗。
5、清潔四周護墻及地面，吸地毯，如地毯有污垢，立即安排保潔員清洗。
6、落實安全措施，關(guān)閉水閥，切斷電源，鎖好會議廳室所
有門窗，由當班負責人做完最后的安全防患復(fù)查，落實會議室各項安全防患工作，方可離崗。
注意事項
1、服務(wù)員在會場內(nèi)的待命位置在門側(cè)，以便隨時提供服務(wù)。
2、空調(diào)溫度除設(shè)定標準外，還要注意主辦單位的反應(yīng)，一
旦有特殊要求，應(yīng)立即處理。
八、茶杯、茶具清洗消毒
準備工作
去污粉、消毒劑、漂白水、干凈毛巾
清理杯子
清理杯中雜物，倒掉杯中的水
洗刷、消毒
1、將杯具洗刷干凈
2、杯具如有污垢，用去污粉清除或?qū)⒈叻湃胂緞┲薪?分鐘
3、用清水將杯具沖洗干凈
擦拭與存放
1、用干凈毛巾墊手，將杯具擦干，放置于消毒柜中消毒30分鐘（注意不能用手直接接觸杯具）。
2、消毒柜每月應(yīng)用消毒劑擦拭內(nèi)外部，保持清潔。
九、托盤服務(wù)標準
理盤
將要用的托盤先洗凈擦干，以避免托盤內(nèi)物品滑動。
裝盤
根據(jù)物品形狀、重量、體積和使用的先后順序合理裝盤，一般是重物，高物放在里面，先用的物品放在上面。
托送
1、輕托：左手自然彎成90度角，掌心向上，五指分開，用手指托住盤底，掌心不與盤底接觸，平托于胸前。行走時，要頭正肩平，注釋前方，腳步輕捷，托盤的手腕要靈活，使托盤在胸前隨著走路的節(jié)奏自然擺動，但托盤上下擺的幅度不可過大。
2、重托：五指分開，用手掌托住盤底，拿握好重心，用另一只手護持，將盤托起到胸前，向上轉(zhuǎn)動手腕，使托盤穩(wěn)托于肩上，托送時，要平穩(wěn)輕松，保持盤平、肩平、頭正身直，保證托盤不晃動，身體不搖擺。
會議室控制吸煙制度
一、單位干部職工要自覺遵守規(guī)章制度，不得在禁止吸煙的場所內(nèi)吸煙。
二、每位干部職工有義務(wù)有責任宣傳吸煙對健康的危害和勸阻在禁止吸煙的場所內(nèi)吸煙者。
三、每月由單位控煙工作領(lǐng)導小組檢查。
四、單位干部職工在禁止吸煙的場所內(nèi)吸煙，每次罰款10元。
五、外單位人員來訪并在禁煙區(qū)吸煙，接待人員不予勸阻或勸阻無效，導致對方仍在禁煙區(qū)吸煙，每次扣發(fā)接待人員10元。
會議室視頻管理制度
為了規(guī)范視頻會議室的管理，提高設(shè)備的使用率和設(shè)備的完好率，更好地為政府工作服務(wù)，管理局會務(wù)保障中心特制訂以下制度：
一、凡進入視頻會議室的人員，需保持室內(nèi)整潔安靜，禁止喧嘩、吸煙、隨地吐痰、亂丟紙屑。
二、禁止攜帶任何食品、飲料進入視頻會議室。
三、禁止私自拆機和接線路，如有特殊情況須經(jīng)專業(yè)人員同意，并在專業(yè)人員指導下進行操作,否則一切后果自負。
四、禁止利用室內(nèi)設(shè)備播放各種與工作無關(guān)的影片。
五、視頻會議室的使用者是區(qū)政府內(nèi)部有工作需要須使用視頻會議室的單位，外單位人員未經(jīng)同意一律不準進入。
六、建立使用登記制度，值班人員對當日使用情況及有關(guān)內(nèi)容要進行詳細登記。
七、用完設(shè)備后，應(yīng)按正常方法關(guān)機、切斷電源、檢查無誤、關(guān)好門窗方可離開。
以上規(guī)定請認真遵守，不得違反，違反者按會務(wù)保障中心管理有關(guān)規(guī)定進行處理。
湖里區(qū)會務(wù)保障中心工作服發(fā)放管理規(guī)定(試行)
為樹立和保持政府部門良好的社會形象，進一步規(guī)范化管理，特制定管理規(guī)定如下:
一、會務(wù)保障人員應(yīng)按規(guī)定及要求統(tǒng)一著工作服。
二、工作服的訂制。
1、工作服根據(jù)需要由會務(wù)中心統(tǒng)一訂制、采購。每年按照需要制定采購計劃，統(tǒng)一購買。
2、備存工作服由會務(wù)中心倉庫進行妥善保管。
三、工作服的發(fā)放標準：
1、每兩年發(fā)放冬裝一套，夏裝一套，每套服裝總價格控制在1200-1500元以內(nèi)，此項經(jīng)費納入財務(wù)預(yù)算。
2、發(fā)放對象：（1）會務(wù)保障人員在職正式員工。
（2）已辦理入職手續(xù)的新進員工。
（3）見習及臨時服務(wù)員不發(fā)放工作服。
四、對在崗員工及離職員工工作服的處置。
1、會務(wù)中心服務(wù)人員在工作期內(nèi)，工作服如未達使用年限遺失或故意損壞者，應(yīng)視情予以賠償。
2、辭（離）職員工，工作時間滿一年或以上的，服裝按折舊（按新舊程度）比例付款帶走。
會務(wù)接待準備具體明細表
接待室接待標準：省、市領(lǐng)導接待，或本區(qū)領(lǐng)導接待外賓時，提前半小時到一個小時開啟窗戶和門進行通風，衛(wèi)生打掃并準備內(nèi)置物品。具體分配為，每張小茶幾上放置五張濕紙巾，一盒干紙巾，一個煙灰缸，相對應(yīng)沙發(fā)擺放一個杯子。
一號會議室接待標準：
平日會議室物品擺放：話筒嘴統(tǒng)一朝一個方向，每個位置擺放一個杯墊，隔兩個位置一盒干紙巾，一個四方形煙灰缸。
水果擺放：主桌可擺放十盤或十二盤，左右各四或五盤，兩邊各一盤，按主辦方要求擺放。下一排開始可以擺放六盤或八盤，每邊各三盤或四盤。
椅子擺放：主桌的椅子按弧形擺放，下邊的椅子橫豎要保持一條直線。
礦泉水擺放：主桌擺放在杯子右側(cè)，每個座位一瓶。下邊起每個座位一瓶。
指示牌擺放：會場在一號會議室擺法。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊。會場在大禮堂擺法一。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊（方向朝右），電梯門前一塊（方向朝右）。會場在大禮堂擺法二。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊（方向朝左），下食堂樓梯口一塊（方向朝上）。
簽到桌擺放：一號會議室擺放，通常按2張簽到桌，4把椅子算起。
大禮堂會議接待標準：桌椅通常不搬動，若需要搬動，需協(xié)調(diào)主辦方搬桌事宜。
礦泉水擺放：每個位置一瓶。礦泉水聯(lián)系電話：5722056 （食堂）
音響設(shè)備準備：涉及燈光和音響調(diào)試的，需要提前一天或者半天告知音響管理員。
場內(nèi)布置：需協(xié)商好布置事宜后，屬于會務(wù)范圍內(nèi)的，我們負責聯(lián)系準備。如需主辦方準備的，需協(xié)商好使用事宜。
周末會場（大禮堂）使用：不論是區(qū)級單位或者外部單位使用，必須經(jīng)過“兩辦”審批后方可使用。按審批流程進行審批。
特殊活動接待：
“9.8”、“兩會”：若有特殊要求，需要安排迎賓的，要安排迎賓。其他會議必須統(tǒng)一服裝，重大活動需要著指定套裝，日常會議著普通制服。