會(huì)議的成敗，場(chǎng)地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地，以下6個(gè)基本步驟都需考慮進(jìn)去：
1．確定會(huì)議目的。
2．確定會(huì)議形態(tài)。
3．決定實(shí)質(zhì)上的需求。
4．考慮與會(huì)者的期望。
5．選擇何種會(huì)議地點(diǎn)與設(shè)備。
6．評(píng)估選擇的正確性。
針對(duì)這6個(gè)步驟，茲將有關(guān)內(nèi)容說明如下。
確定會(huì)議目的
大部分會(huì)議的目的是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數(shù)活動(dòng)是單一目的。例如一般社團(tuán)年會(huì)多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動(dòng)。而一般企業(yè)界會(huì)議的特色是激勵(lì)性的研討會(huì)結(jié)合休閑活動(dòng)，如高爾夫球賽等。每一種會(huì)議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場(chǎng)地前要先了解清楚。
選擇會(huì)議場(chǎng)地的工作清單(checklist)
先列好工作清單，知道你在選擇場(chǎng)地時(shí)需要注意哪些事項(xiàng)，如此更能幫助你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)場(chǎng)地。
地區(qū)
1．費(fèi)用(成本)與便利性。
2．是否鄰近機(jī)場(chǎng)。
3．轎車或出租車是否足夠。
4．充足的停車空間。
5．如果需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用情況。
環(huán)境
1．當(dāng)?shù)赜泻斡^光點(diǎn)。
2．購物。
3．休閑活動(dòng)。
4．天候狀況。
5．環(huán)境是否良好。
6．餐廳。
7．當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己谩?BR> 8．社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況。
9．當(dāng)?shù)亟o予外界的評(píng)價(jià)、過去會(huì)議舉行情況。
10．當(dāng)?shù)貢?huì)議局或觀光旅游局支持與服務(wù)情況。
11．會(huì)議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與安全方面。
設(shè)備
1．警衛(wèi)人員與服務(wù)人員是否友好、做事效率如何。
2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。
3．報(bào)到處是否容易找到：
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。
(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時(shí)段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4．當(dāng)人數(shù)眾多時(shí)是否有足夠的電梯設(shè)備。
5．詢問處是否全天候有人值班。
6．立即回復(fù)有關(guān)電話詢問，盡速轉(zhuǎn)送留言。
7．對(duì)客人的服務(wù)：
(1)藥局。
(2)禮品店。
(3)柜臺(tái)服務(wù)。
(4)保險(xiǎn)箱。
8．舒適、整潔的飯店住房：
(1)家具是否完好。
(2)現(xiàn)代化沖浴設(shè)備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。
(5)煙霧警示器。
(6)火災(zāi)逃生資料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。
(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。
(10)電梯服務(wù)。
(11)標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房的大小。
(12)是否有特別樓層提供特殊服務(wù)。
(13)豪華套房的數(shù)量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡(jiǎn)介。
(14)訂房的程序和方法。
(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。
(16)每一種類別的房間數(shù)。
(17)有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對(duì)早來晚走的與會(huì)者如何處理。
(18)會(huì)議房?jī)r(jià)與一般房?jī)r(jià)如何。
(19)何時(shí)能提供確定的會(huì)議房?jī)r(jià)。
(20)是否需要保證數(shù)量與訂金。
(21)進(jìn)房與退房的時(shí)間。
(22)什么時(shí)間取消已預(yù)訂的房間。
(23)付款方式。
(24)接受哪幾種信用卡。
(25)萬一取消訂房，退款方式為何。
會(huì)場(chǎng)空間(meeringspace)
1．會(huì)議室尺寸(面積)。
2．當(dāng)會(huì)議室做不同座位安排時(shí)，其容量如何。
3．會(huì)議室隔音設(shè)備是否良好。
4．電源開關(guān)、冷暖氣控制是否單獨(dú)分開。
5．會(huì)議室的音響效果，是否有良好音響系統(tǒng)。
6．固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具。
7．障礙物如圓柱。
8．視聽設(shè)備：
(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。
(2)會(huì)議室天花板高度。
(3)是否有裝飾燈架。
(4)裝飾的鏡子是否會(huì)反光。
(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。
(6)電源控制位置。
9．火災(zāi)逃生口。
10．公共區(qū)域是否整潔。
11．相同性質(zhì)的會(huì)議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。
12．房間和公用電話是否很方便。
13．洗手間數(shù)量、位置，是否干凈。
14．衣帽問數(shù)量、位置。
15．其他服務(wù)：
(1)足夠空間放置家具和器材。
(2)良好光線。
(3)很容易讓與會(huì)者找到。
(4)足夠的電源插座。
(5)安全性。
16；設(shè)備：
(1)桌子：
①1．83米寬x2．44米長(zhǎng)。
②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。
(2)椅子：舒適并適合較長(zhǎng)會(huì)議使用。
(3)舞臺(tái)：
①不同高度的舞臺(tái)。
②有地毯和鋪裙邊的舞臺(tái)。
(4)講臺(tái)：
①站立式講臺(tái)。
②有燈光的講臺(tái)。
(5)黑板和布告欄。
(6)指示架。
(7)廢紙簍與垃圾桶。
(8)照明燈與輔助燈設(shè)備。
(9)燈光控制盤。
(10)報(bào)到臺(tái)。
(11)麥克風(fēng)。
餐飲服務(wù)(food＆beverageservice)
1．公共區(qū)：
(1)清潔與外觀。
(2)備菜區(qū)是否干凈。
(3)在最忙時(shí)段是否有足夠人力。
(4)工作人員態(tài)度。
(5)有效、快速的服務(wù)。
(6)各式菜單。
(7)價(jià)格范圍。
(8)預(yù)訂的方式(reservationpolicy)。
(9)是否可能增加食物放置區(qū)域(如走廊)作為早餐或簡(jiǎn)單午餐的場(chǎng)地。
2．大型活動(dòng)：
(1)費(fèi)用(成本)。
(2)創(chuàng)意性。
(3)質(zhì)量與服務(wù)。
(4)多樣菜單。
(5)稅和小費(fèi)。
(6)在活動(dòng)前要求漲價(jià)。
(7)特別服務(wù)。
(8)特制菜單。
(9)提供主題宴會(huì)(themeparty)的建議。
(10)獨(dú)特的茶點(diǎn)。
(11)素食和節(jié)食者的食物。
(12)餐桌布置。
(13)舞池。
(14)宴會(huì)桌的尺寸。
(15)8人座／10人座。
3．酒的規(guī)定：禁止服務(wù)時(shí)段。
4．現(xiàn)金交易酒吧規(guī)定：
(1)調(diào)酒師費(fèi)用和最低計(jì)費(fèi)小時(shí)。
(2)出納人員費(fèi)用。
(3)點(diǎn)心價(jià)格。
(4)保證數(shù)量規(guī)定。
(5)何時(shí)需要提供保證數(shù)量。
(6)準(zhǔn)備的份量超過保證，數(shù)量的最大極限。