第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量
第一節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文切忌一般化
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)，是反映社會(huì)生活中的最新情況，總結(jié)各行各業(yè)工作中的最新經(jīng)驗(yàn)，解決社會(huì)生活中存在的各種新問(wèn)題，迅速指導(dǎo)和推動(dòng)工作的發(fā)展。這種性質(zhì)和任務(wù)，決定了它必須站在生活浪潮的前沿，在五光十色的浪花中，搜取那些最有代表性、最能體現(xiàn)生活本質(zhì)的材料，加以反映、概括和表述。因此，它的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)實(shí)生活中能給人以啟迪，發(fā)人思考，催人上進(jìn)、引導(dǎo)人們?nèi)ラ_(kāi)創(chuàng)工作新局面的東西。切勿反映那些陳腐的、人所共知的內(nèi)容。因此，一般化是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的大忌。
當(dāng)前，機(jī)關(guān)應(yīng)用文一般化的毛病，突出地表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
抄書(shū)報(bào)。把報(bào)紙、書(shū)刊和領(lǐng)導(dǎo)同志的一些講話改頭換面，抄在文件當(dāng)中，而沒(méi)有本單位、本部門(mén)、本行業(yè)的特點(diǎn)，沒(méi)有針對(duì)性。這樣的公文從理論上，政策上也許挑不出什么毛病，可謂“放之四海而皆準(zhǔn)”。但對(duì)實(shí)際工作來(lái)說(shuō)，它又有多大價(jià)值呢?這種現(xiàn)象比較多地出現(xiàn)在一些講話稿、工作總結(jié)、會(huì)議報(bào)告，以及簡(jiǎn)報(bào)當(dāng)中。有的公文雖然也有一些新的內(nèi)容，但由于開(kāi)頭結(jié)尾和中間某些環(huán)節(jié)，大量摘引了早已公之于眾或人所皆知的材料和語(yǔ)言，往往把新鮮的東西淹沒(méi)在陳舊的概念和說(shuō)教當(dāng)中，又長(zhǎng)又空，干干巴巴，沒(méi)有吸引力。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，并不一般地絕對(duì)地反對(duì)引用書(shū)報(bào)雜志和領(lǐng)導(dǎo)講話的觀點(diǎn)、材料。在適當(dāng)?shù)胤剑o密結(jié)合具體內(nèi)容，確切地引用一些必要的觀點(diǎn)和材料，往往可以增加它的說(shuō)理性，增強(qiáng)說(shuō)服力。但如果整段整段地摘抄，甚至用摘抄取代本單位、本部門(mén)的實(shí)際情況，這樣的應(yīng)用文不如不要。
炒冷飯。有些機(jī)關(guān)應(yīng)用文，反映的也確是本單位、本部門(mén)、本行業(yè)的情況，并非通用的材料。但卻常常塞進(jìn)一些陳年老貨，重復(fù)一些人所共知而又缺乏針對(duì)性的觀點(diǎn)；不能在新的形勢(shì)下，對(duì)新的情況作出新的概括或者正確的闡述。有的思想觀點(diǎn)似乎也有些新意，但使用的例證卻是過(guò)了時(shí)的、老掉牙的，而不是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中活生生的情況。有些本年的總結(jié)報(bào)告，使用的卻是前一年或前幾年曾經(jīng)風(fēng)行一時(shí)的情節(jié)、事例。還有的在形式上陳腐，冷冰冰地板面孔，沒(méi)有一點(diǎn)生動(dòng)新鮮的氣息。這些情況經(jīng)常出現(xiàn)在簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告一類(lèi)的文體中。那種重復(fù)在一定范圍內(nèi)“家喻戶曉”的老觀點(diǎn)、老調(diào)子的作法，絲毫不能解決什么問(wèn)題，而只能耗費(fèi)作者、讀者的精力，助長(zhǎng)官僚主義。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，也并不一概排除歷史材料的重復(fù)使用，必要時(shí)，重復(fù)一下歷史的例證，只要有針對(duì)性，有現(xiàn)實(shí)意義，又能充分說(shuō)明觀點(diǎn)，也未嘗不可。有時(shí)候使用恰當(dāng)，還會(huì)為文章增添色彩。但是如果濫用，甚至充斥整篇公文之中，那就只能使人倒胃口。同樣，對(duì)一些老經(jīng)驗(yàn)、老觀點(diǎn)，也不是一概杜絕，關(guān)鍵在于有沒(méi)有現(xiàn)實(shí)意義。
堆現(xiàn)象。在一篇公文中，多是表面現(xiàn)象的羅列、堆砌，既缺之必要的分析、選擇、提煉，又沒(méi)有反映現(xiàn)實(shí)生活實(shí)質(zhì)的典型事例，因此也不可能有獨(dú)到的深刻的思想見(jiàn)解，使人看起來(lái)象喝白開(kāi)水，乏味得很。這種現(xiàn)象，多數(shù)表現(xiàn)在反映情況的上行文當(dāng)中。比如一篇反映某會(huì)議大有收獲的簡(jiǎn)報(bào)，作者認(rèn)為主要收獲是統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，提高了思想，但在簡(jiǎn)報(bào)中卻沒(méi)有寫(xiě)出解決了哪些思想問(wèn)題，認(rèn)識(shí)又是怎樣統(tǒng)一和提高的；而是一個(gè)個(gè)羅列與會(huì)者大同小異的一般化的表態(tài)，使人感到會(huì)議的發(fā)言十分浮淺，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的收獲。這個(gè)會(huì)議可能開(kāi)得很好，很有成效，但簡(jiǎn)報(bào)沒(méi)有把這個(gè)“好”充分表述出來(lái)，也是枉然。這就同簡(jiǎn)報(bào)的作者和會(huì)議的主持者的思想水平和文字能力有著直接關(guān)系了。當(dāng)然，在類(lèi)似的文件中，表態(tài)性的發(fā)言不是不可以寫(xiě)，而是沒(méi)有必要全部都寫(xiě)，更不能以此作為文件的主要內(nèi)容。其實(shí)，一些會(huì)上的發(fā)言，只要稍加概括和提煉，突出主要的實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，是不難寫(xiě)出特色來(lái)的。
老套子。文件的形式，不能隨著內(nèi)容的變化而創(chuàng)新，而是拘泥于老的格式，一般化的框框，過(guò)時(shí)的材料等等。比如，不少文件的開(kāi)頭不管需要不需要，總是加上“在某某的領(lǐng)導(dǎo)下、指引下、支持下”等一類(lèi)套語(yǔ)，最后則又總要加上“我們一定要……取得更大勝利”等響亮的結(jié)尾，而在文中又不斷地出現(xiàn)一串一串不著邊際的套話、空話、大話、原則話，一些本來(lái)還新鮮一點(diǎn)的內(nèi)容，也被抹上了陳腐的色彩，大大減低了它的光澤和效用。一般說(shuō)來(lái)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文是具有一定基本格式的，比如工作總結(jié)，大體上有三部分內(nèi)容：成績(jī)和問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，下一步的打算。又如合同文書(shū)，必須寫(xiě)明合同性質(zhì)的標(biāo)題，立合同人的名字(甲方、乙方)，訂立合同的目的、內(nèi)容和條件、變更條件和雙方應(yīng)遵守的原則、立合同人簽名蓋章以及日期等。這些格式是由它們的內(nèi)容決定的。隨著內(nèi)容的變化，其格式也會(huì)有所發(fā)展創(chuàng)新。但通常情況下，按照一定的基本格式寫(xiě)文件，不能說(shuō)是“老套子”。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的質(zhì)量，直接影響機(jī)關(guān)工作的效率和質(zhì)量。文件的一般化，是機(jī)關(guān)工作一般化的一種表現(xiàn)，也是造成機(jī)關(guān)文牘主義、官僚主義作風(fēng)的一個(gè)重要原因。解決文件一般化的問(wèn)題，必須從指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和寫(xiě)作技巧三個(gè)方面著手。
首先，在指導(dǎo)思想上，無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)干部，還是文件的起草、修改，和定稿的同志，都必須嚴(yán)肅對(duì)待文件的寫(xiě)作，樹(shù)立高度負(fù)責(zé)、精益求精、寧缺勿濫的思想。有些同志把文件的多少看成工作好壞的標(biāo)志，認(rèn)為文件寫(xiě)得越多，工作成績(jī)就越大，只求數(shù)量，不管質(zhì)量，這是很錯(cuò)誤的。其實(shí)，文件的多少和工作的好壞并不能成正比，倒是文件的質(zhì)量能反映工作的水平。如果一般化的文件過(guò)多，恰恰從一個(gè)方面反映出這個(gè)單位工作的一般化。
其次，必須改進(jìn)工作作風(fēng)，深入實(shí)際，手腦并用，對(duì)所寫(xiě)的對(duì)象和問(wèn)題全面了解、精心研究，做出實(shí)事求是的、有理有據(jù)的分析，概括出新鮮的情況和觀點(diǎn)，然后再動(dòng)手寫(xiě)文件。有的同志看起來(lái)工作很辛苦，一天到晚坐在辦公室里寫(xiě)來(lái)寫(xiě)去，但總也寫(xiě)不出質(zhì)量高的文件。一個(gè)重要原因，是對(duì)所寫(xiě)的對(duì)象缺乏了解。于是只好抄報(bào)紙，抄領(lǐng)導(dǎo)講話，這樣可以既省氣力，又“安全可靠”。還有的同志草草搜集一些表面情況，加以歸納演繹，編寫(xiě)一篇材料交帳，湊數(shù)了事。這里除了有思想作風(fēng)方面的問(wèn)題以外，還有一個(gè)寫(xiě)作方法和寫(xiě)作技巧問(wèn)題。
第三，避免機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的一般化，從方法上說(shuō)，應(yīng)該努力求新，寫(xiě)出新意。這個(gè)“新”，不是標(biāo)新立異，也不是追時(shí)髦，趕浪頭，更不是滿紙生吞活剝的新名詞。而是經(jīng)過(guò)細(xì)致的深入調(diào)查，敏銳觀察，精心思考，給人提供新的信息，新的啟發(fā)。什么是“新”呢?能一語(yǔ)破的，抓住事物的本質(zhì)，揭示事物的規(guī)律，就有新意。沖破傳統(tǒng)觀念的思想也有新意。有的放矢、切中時(shí)弊，能給人解除疑慮，消除迷惘的思想，也有新意。還有，同一個(gè)事物，從不同角度，在不同時(shí)機(jī)來(lái)觀察，來(lái)分析，也會(huì)產(chǎn)生新意?！皺M看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”，就是說(shuō)從不同的立足點(diǎn)、不同的觀察點(diǎn)，可以看出廬山不同的氣勢(shì)和雄姿。“水光瀲滟晴方好，山色空濛雨亦奇”，是說(shuō)時(shí)機(jī)不同，所看到的西湖的景色也不同。晴天時(shí)，看到西湖波光浩渺，水天一色；雨天時(shí)，看到山色空濛，云遮霧障，別有一番情趣。這是說(shuō)的自然界。社會(huì)現(xiàn)象同樣如此。寫(xiě)機(jī)關(guān)應(yīng)用文選擇時(shí)機(jī)也十分重要。言當(dāng)其時(shí)，一字千金；言不當(dāng)時(shí)，一文不值。當(dāng)然，要寫(xiě)出新意，必須勤于實(shí)踐，勤于學(xué)習(xí)，勤于思考。捷徑是沒(méi)有的。
經(jīng)驗(yàn)證明，只要指導(dǎo)思想明確，工作深入，又有文字表達(dá)的基本功，就可以避免機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中一般化的弊端。
第二節(jié) 準(zhǔn)確是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生命（回首頁(yè)）
講話、寫(xiě)文章、辦事情都要力求準(zhǔn)確。準(zhǔn)確就是實(shí)事求是，就是講科學(xué)。毛澤東同志在《工作方法六十條(草案)》中曾指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性?！比灾?，準(zhǔn)確性是基本的，第一位的。因?yàn)闄C(jī)關(guān)應(yīng)用文是各級(jí)黨和行政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和推動(dòng)工作的主要手段，是下情上知、上情下達(dá)的有效工具，也是制定、體現(xiàn)和落實(shí)黨的路線、方針、政策的有力武器，尤其必須準(zhǔn)確。如果不準(zhǔn)確，甚至一事之偏，一語(yǔ)之失，一字之差，往往會(huì)造成思想混亂，工作失誤。特別是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的思想性政策性比較強(qiáng)而又帶有法規(guī)性的文件，由于不準(zhǔn)確，給事業(yè)帶來(lái)的損失更是無(wú)法估量的?？梢赃@樣說(shuō)，準(zhǔn)確關(guān)系到文件質(zhì)量的高低，價(jià)值的大小，關(guān)系到它的生命。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的準(zhǔn)確，首先是結(jié)論要準(zhǔn)確。結(jié)論是文件的核心，必須字斟句酌，恰如其分，既不夸大也不縮小。一篇文章不僅總的結(jié)論要求如此，各部分的具體結(jié)論也要反復(fù)推敲，準(zhǔn)確無(wú)誤。比如在粉碎“四人幫”*集團(tuán)以后的一段時(shí)期內(nèi)，如何評(píng)價(jià)毛澤東同志的功過(guò)，在黨內(nèi)和社會(huì)上認(rèn)識(shí)相當(dāng)紛亂。經(jīng)過(guò)反復(fù)討論，在黨的十一屆六中全會(huì)上制定了《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》，對(duì)毛澤東同志的歷史地位作了結(jié)論：“毛澤東同志是偉大的馬克思主義者，是偉大的無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，戰(zhàn)略家和理論家。他雖然在‘文化*’中犯了嚴(yán)重錯(cuò)誤，但是就他一生來(lái)看，他對(duì)中國(guó)革命的功績(jī)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于他的過(guò)失。他的功績(jī)是第一位的，錯(cuò)誤是第二位的?！边@就十分準(zhǔn)確地給毛澤東同志一生作出了科學(xué)的評(píng)價(jià)，實(shí)事求是的結(jié)論。很快統(tǒng)一了黨內(nèi)外的認(rèn)識(shí)。
其次，所引用的事例要實(shí)事求是，包括人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引語(yǔ)、情節(jié)以及背景等，必須符合客觀事物的本來(lái)面目，不能添枝加葉，更不能含混馬虎。事例不實(shí)，必然導(dǎo)致結(jié)論不準(zhǔn)。有的雖然結(jié)論正確，但如果某一例證不符合實(shí)際，也會(huì)使讀者懷疑文件的真實(shí)性、結(jié)論的正確性，從而降低甚至否定文件的價(jià)值。事例的準(zhǔn)確，還要求它必須是典型的，而且能說(shuō)明和證實(shí)結(jié)論的正確性。如果事例不典型，把個(gè)別的當(dāng)成普遍的，把偶然的作為必然的，也會(huì)影響結(jié)論的可靠性。比如，有一篇給某人定“三種人”錯(cuò)誤的報(bào)告，在敘述他的問(wèn)題時(shí)，說(shuō)他策劃打砸搶?zhuān)H自動(dòng)手打傷兩個(gè)人。事實(shí)和結(jié)論都是無(wú)可辯駁的。但是本人看了這份材料后提出，打砸搶事件不是他一個(gè)人策劃的，而且不是他首先提出的。經(jīng)過(guò)進(jìn)一步調(diào)查核實(shí)，證明他的意見(jiàn)是符合實(shí)際的，因此，把“策劃打砸搶”改為“參與策劃打砸搶”，本人也心服口服。
第三，議論也要準(zhǔn)確。不僅不能違背馬克思主義、毛澤東思想的基本原理，而且要從文件的內(nèi)容出發(fā)，緊扣主題，論證結(jié)論的科學(xué)性、真實(shí)性，從而加深讀者對(duì)結(jié)論的理解。絕不能脫離結(jié)論，橫生枝節(jié)，隨意引申發(fā)揮。比如，有一篇關(guān)于商業(yè)改革的總結(jié)報(bào)告，在講了改革的過(guò)程、成績(jī)和存在問(wèn)題之后。又談了幾點(diǎn)體會(huì)。其中一條說(shuō)：“只有堅(jiān)持改革，才有出路。改革中出現(xiàn)的問(wèn)題，也只有靠改革才能解決”。而在論述這個(gè)觀點(diǎn)時(shí)，卻說(shuō)，“對(duì)于群眾的議論要堅(jiān)決頂住，不頂住，改革就很難搞下去……”。這就很不妥當(dāng)了。群眾的議論有正確的，有不正確的。對(duì)于正確的議論，要認(rèn)真聽(tīng)取，借以改進(jìn)工作，把改革搞得更好。對(duì)于不正確的議論，也不能簡(jiǎn)單地頂回去，而是要耐心地做必要的宣傳解釋工作。群眾懂得了改革的意義，積極支持改革，參與改革，改革不就可以搞好了嗎?如果都頂回去，那還叫什么群眾路線?正確的說(shuō)法是：“改革是新事物，正處于探索的階段。每一個(gè)步驟都要充分聽(tīng)取群眾意見(jiàn)。對(duì)其中合理的應(yīng)當(dāng)認(rèn)真采納，對(duì)一時(shí)不大理解的，要做深入細(xì)致的思想工作，對(duì)那些指責(zé)和反對(duì)改革的言論，要硬著頭皮頂住?！边@樣表述就比較妥當(dāng)了。
我們通常見(jiàn)到的機(jī)關(guān)應(yīng)用文的不準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)是：
(一)概念含混不清，模棱兩可，使人產(chǎn)生歧義。比如把“建國(guó)前”說(shuō)成是“解放前”，這就容易造成混亂。因?yàn)椤敖▏?guó)前”指的是一九四九年十月一日中華人民共和國(guó)成立之前，而“解放前”，則就因地而異了。有的是建國(guó)前解放的，有的是建國(guó)以后解放的，還有的地方解放了好幾次。又如把“偵察”說(shuō)成“偵查”?！皞刹臁笔前抵胁炜矗嘤糜谲娛聠挝?，“偵察兵”、“偵察敵情”等等；“偵查”是公安機(jī)關(guān)和人民檢察機(jī)關(guān)使用的術(shù)語(yǔ)，指的是專(zhuān)門(mén)調(diào)查。再如把“案犯”和“罪犯”混同起來(lái)，前者是公安機(jī)關(guān)立案審查的對(duì)象，后者是依法構(gòu)成犯罪應(yīng)受刑罰的分子，是審判機(jī)關(guān)工作的對(duì)象。還有把“詢(xún)問(wèn)”寫(xiě)成“訊問(wèn)”，前者是和證人談話，后者是和犯人談話，這兩個(gè)概念不加區(qū)別地使用，就混淆了罪與非罪的界限。
(二)判斷不恰當(dāng)。有的以偏概全，如本來(lái)是一個(gè)人或少數(shù)人的意見(jiàn)，卻寫(xiě)成“大家說(shuō)”、“多數(shù)同志認(rèn)為”，“一致意見(jiàn)”等等。有的言過(guò)其實(shí)，如本來(lái)是某單位的衛(wèi)生面貌發(fā)生了巨大變化，卻說(shuō)成某單位的面貌發(fā)生了巨大變化，或者為樹(shù)立某個(gè)先進(jìn)典型，任意“拔高”，憑空“飛躍”，把本來(lái)不完善的東西說(shuō)成盡善盡美；或?yàn)榱俗非笮迈r、生動(dòng)、添枝加葉，把小事說(shuō)大，把好事說(shuō)圓；還有的是對(duì)事物沒(méi)有深入調(diào)查研究，掌握它的內(nèi)在聯(lián)系，因而沒(méi)有抓住規(guī)律性的東西，使判斷失之偏頗。一份公告上有這樣一句話：“保護(hù)國(guó)家、集體和公民的合法權(quán)益”，這就混淆國(guó)家、集體、公民三者不同利益的范圍和界限。在我國(guó)，國(guó)家利益就是廣大人民群眾的根本利益。國(guó)家利益高于一切，不存在不合法的問(wèn)題。集體和公民才有合法權(quán)益問(wèn)題。正確的說(shuō)法應(yīng)當(dāng)是：“保護(hù)國(guó)家利益和集體與公民的合法權(quán)益”。
(三)內(nèi)容不完善不嚴(yán)密。比如“化妝品”與“藥用護(hù)膚產(chǎn)品”，由于它們的性質(zhì)和作用不一樣，在稅率上前者為40％，后者為12％。某稅務(wù)局在區(qū)分二者的界，為“藥用護(hù)膚產(chǎn)品”定了三條原則：“1．經(jīng)過(guò)醫(yī)療部門(mén)證明產(chǎn)品中含有醫(yī)療效用的適量藥物，商標(biāo)以藥物或防治用途定名的；2．商標(biāo)不能冠以‘香’字；3．為掩蓋藥物的氣味所使用的香精限于少量。”這三條規(guī)定很不嚴(yán)密。如“經(jīng)醫(yī)療部門(mén)證明”，指的哪一類(lèi)、哪一級(jí)醫(yī)療部門(mén)?是醫(yī)院還是藥政管理部門(mén)?是省，地一級(jí)還是縣、鄉(xiāng)級(jí)部門(mén)?“適量”和“少量”又是多少?都很含混。結(jié)果，有的工廠憑當(dāng)?shù)蒯t(yī)院或衛(wèi)生所開(kāi)一張證明，就把“化妝品”定為“藥用護(hù)膚產(chǎn)品”，以達(dá)到偷稅的目的。稅務(wù)部門(mén)不得不再發(fā)文件進(jìn)行糾正，進(jìn)一步指出：“‘藥用護(hù)膚產(chǎn)品’須經(jīng)省醫(yī)藥管理部門(mén)鑒定批準(zhǔn)，并在商標(biāo)上冠以‘藥用’字樣，注明批準(zhǔn)文號(hào)。所拌香精一般超過(guò)0．3％的，才可按‘日用化工’依12％稅率征稅，否則應(yīng)按‘化妝品’依40％的稅率征稅。”這就比較準(zhǔn)確地解釋清楚了。再如，我國(guó)乒乓球運(yùn)動(dòng)員王建強(qiáng)受聘于西德某體育俱樂(lè)部任教練員，聘用合同上寫(xiě)明：“1．聘用期一年；2．月薪1500美元；3．包吃、包住、包來(lái)回機(jī)票”，內(nèi)容含混不明。因?yàn)椴簧賴(lài)?guó)家規(guī)定個(gè)人收入要交所得稅，最多的交40％。1500美元是指稅前還是稅后?“包吃”的標(biāo)準(zhǔn)是什么?等等。最后經(jīng)律師交涉，將合同改為：“1．聘用期一年；2．扣除所得稅外，月薪1500美元；3．包住、包來(lái)回機(jī)票，由俱樂(lè)部提供伙食費(fèi)，每月在600馬克之內(nèi)由自己掌握。”這就明確多了。當(dāng)然還是存在漏洞：第一，住的條件是什么?第二，“600馬克之內(nèi)”彈性很大；第三，月薪用“美元”，伙食費(fèi)用“馬克”，也不太妥當(dāng)。
(四)缺乏邏輯性。有的主次安排不當(dāng)，把主要的結(jié)論安排在次要的位置上，而次要的問(wèn)題則又大肆宣揚(yáng)，使文件主題不能明確地顯現(xiàn)出來(lái)；有的是因果顛倒，把原因當(dāng)成結(jié)果，把結(jié)果作為原因。本來(lái)是科學(xué)管理促進(jìn)了生產(chǎn)的大發(fā)展，偏偏倒過(guò)來(lái)，說(shuō)只有生產(chǎn)好的企業(yè)才能實(shí)行科學(xué)的管理；本來(lái)是群眾的革命斗爭(zhēng)產(chǎn)生了英雄人物，卻往往把英雄說(shuō)成歷史發(fā)展的主要?jiǎng)恿Γ挥械膭t是結(jié)論和例證不協(xié)調(diào)，例證說(shuō)明不了結(jié)論，或者是議論和結(jié)論不一致，議論脫離結(jié)論，還有的是文章結(jié)構(gòu)混亂，條理不清，甚至前后矛盾，等等。
怎樣提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的準(zhǔn)確性呢?
必須樹(shù)立高度的責(zé)任心，采取嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。構(gòu)思、起草、修改、核實(shí)、校對(duì)都要一絲不茍，精益求精。力爭(zhēng)使每個(gè)結(jié)論，每個(gè)例證，每句話，甚至每個(gè)標(biāo)點(diǎn)，都做到準(zhǔn)確無(wú)誤，恰如其分。要堅(jiān)決摒棄那種大而化之，馬虎粗心、應(yīng)付差事的不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。
必須精心研究寫(xiě)作內(nèi)容。要準(zhǔn)確把握是非界限，肯定什么，否定什么，提倡什么，反對(duì)什么，必須鮮明，是就是，非就非，界限分明；如果似是而非，可以這樣理解，也可以那樣理解，文件就必然要失敗。在是非界限明確的前提下，還要把握分寸，肯定到什么程度，否定到哪個(gè)地步，都要恰如其分。如果肯定或否定得不夠，都會(huì)影響文件的效果。反之，說(shuō)了過(guò)頭話，也會(huì)變成謬誤。此外，還要研究肯定與否定的理由是否充足，引用的事例是否真實(shí)，是否典型，是否和結(jié)論一致。理由充足，結(jié)論才能立得住，才有說(shuō)服力。最后，還要研究整篇文件的主題是否突出，該說(shuō)明的是不是說(shuō)清楚了；結(jié)構(gòu)和布局是否合理，判斷是否恰當(dāng)，邏輯是否正確，有沒(méi)有前后不一致甚至互相矛盾的地方等。
必須在語(yǔ)言文字上下功夫。特別是結(jié)論部分，更要精心推敲，努力做到概念明確，表述清楚，用詞恰當(dāng)。在一些關(guān)鍵的地方，特別要注意盡可能提出幾個(gè)相似語(yǔ)意、相近詞句加以比較，比如上述“案犯”與“罪犯”、“偵察”與“偵查”等等，研究它們之間的異同，特別是詞語(yǔ)的細(xì)微差別，選擇其最準(zhǔn)確的而用之，切不可因詞害意。有的同志為了追求文章的生動(dòng)，新鮮，吸引讀者，往往堆砌一些華麗的詞藻或流行的口頭語(yǔ)等等，這樣做倒可能生動(dòng)了，但往往忽視了準(zhǔn)確性，很容易犯言過(guò)其實(shí)的毛病。
第三節(jié) 鮮明是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的本色（回首頁(yè)）
機(jī)關(guān)應(yīng)用文是開(kāi)展機(jī)關(guān)工作的重要手段之一，它既是黨和國(guó)家方針政策與本系統(tǒng)、本單位實(shí)際結(jié)合的產(chǎn)物，也是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)。任何單位，無(wú)論交流情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)，還是作決定，下指示，訂計(jì)劃，發(fā)公報(bào)等等，都是為了指導(dǎo)和推動(dòng)工作。因此，機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須旗幟鮮明?？梢赃@樣說(shuō)，鮮明是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的本色。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的鮮明性，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)在三個(gè)方面。
首先，提出問(wèn)題要直截了當(dāng)，使讀者一接觸文件就能了解該文件的基本指導(dǎo)思想，它所傳達(dá)的主要意圖和所要達(dá)到的目的。切忌轉(zhuǎn)彎抹角，故作曲筆，含蓄隱晦，甚至采取一些旁敲側(cè)擊，暗語(yǔ)影射之類(lèi)的手法。也不能象某些通訊報(bào)導(dǎo)或論說(shuō)文章，著力于描述一些現(xiàn)象，或者有意不急于講明主要觀點(diǎn)，而讓讀者去意會(huì)，還要留下什么“思考的余地”。
其次，分析論述問(wèn)題要突出矛盾的主要方面。一個(gè)文件，只能回答和解決一個(gè)或幾個(gè)問(wèn)題，決不能回答和解決所有問(wèn)題?！叭f(wàn)能的文件”是沒(méi)有的。這就是為什么要突出重點(diǎn)的道理。但是，在抓住主要觀點(diǎn)論述的同時(shí)，也要兼顧到與這一問(wèn)題有關(guān)的其他方面，否則就會(huì)產(chǎn)生片面性。
再次，解決問(wèn)題要辦法具體。在分析問(wèn)題，作出結(jié)論之后，要提出切實(shí)可行的解決問(wèn)題的辦法。這些辦法要使人們能夠根據(jù)千差萬(wàn)別的實(shí)際情況，創(chuàng)造性地貫徹執(zhí)行。當(dāng)然，也不是所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要提出解決問(wèn)題的辦法。如有些反映一般動(dòng)向的文件，就不必勉強(qiáng)去找解決問(wèn)題的辦法。再如簡(jiǎn)報(bào)，有的反映客觀情況，不做具體結(jié)論；有的只提出問(wèn)題而并不回答問(wèn)題；還有的則既提出問(wèn)題，又分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，這要根據(jù)具體內(nèi)容而定，調(diào)查報(bào)告就不同了，一般必須提出問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。命令和條例等則更是側(cè)重解決問(wèn)題。不論哪種公文，都要求老老實(shí)實(shí)痛痛快快地說(shuō)下去，毫不吞吞吐吐。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文要寫(xiě)得鮮明，應(yīng)抓好這樣幾個(gè)環(huán)節(jié)：
(一)態(tài)度要鮮明。哪是對(duì)的，哪是錯(cuò)的，哪些肯定，哪些存疑，都不能含糊，更不能左右逢源，折中調(diào)和。以其昏昏，不可能使人昭昭。要做到態(tài)度鮮明，必須學(xué)會(huì)用馬列主義的立場(chǎng)觀點(diǎn)和方法，去分析、認(rèn)識(shí)所寫(xiě)的對(duì)象，掌握所寫(xiě)對(duì)象的各個(gè)側(cè)面，它們的發(fā)展變化以及內(nèi)部外部的各種聯(lián)系，分清矛盾的性質(zhì)、特點(diǎn)和主次?？吹们宀拍苷f(shuō)得明。只有透過(guò)紛繁復(fù)雜的現(xiàn)象，抓住本質(zhì)，才能提綱挈領(lǐng)，一針見(jiàn)血。如果不在對(duì)事物的認(rèn)識(shí)上下功夫，不斷提高分析和綜合問(wèn)題的能力，掌握材料和詞匯再多，也不可能做到鮮明。態(tài)度鮮明，還要做到寓情于理。無(wú)理不能服人，無(wú)情不能動(dòng)人，理與情互為因果，互相滲透。寓情于理，文件才能有聲有色，打動(dòng)人心，有說(shuō)服力和感染力。如果有理無(wú)情，作者不能同讀者交流感情，道理再多，也淡而無(wú)味，終不能給人留下較深的印象。當(dāng)然，如果濫用感情，甚至感情用事，也會(huì)走向另一極端，導(dǎo)致主觀片面。
(二)結(jié)構(gòu)要醒目。要在一些“顯眼”的地方下點(diǎn)功夫，使讀者一接觸就能留下較深的印象。一般說(shuō)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文除了選定一個(gè)新穎的、能吸引人的、真正起到“點(diǎn)睛”作用的標(biāo)題外，在文中還要善于使用小標(biāo)題或提要式的語(yǔ)句，使人對(duì)這一部分所要闡述的問(wèn)題一目了然。如有篇調(diào)查報(bào)告，反映一個(gè)貧困村的情況。在談到這個(gè)隊(duì)貧困的原因時(shí)，寫(xiě)了五段話，每段話的開(kāi)頭，都有一句簡(jiǎn)單明了，十分鮮明的斷語(yǔ)：生產(chǎn)結(jié)構(gòu)單一；畜禽防疫工作差，效益低；社會(huì)負(fù)擔(dān)過(guò)重；一部分農(nóng)民致富精神不強(qiáng)；基層組織軟弱渙散，干部領(lǐng)導(dǎo)不力。這樣寫(xiě)的效果就比較好。還有，善于運(yùn)用#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量#，也能收到鮮明的效果。#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量#的作用在于點(diǎn)明要點(diǎn)，用幾句概括的話，寫(xiě)出文件的主要觀點(diǎn)，使無(wú)暇讀完全篇的同志，能夠從#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量#中了解文件的大概。調(diào)查報(bào)告、工作報(bào)告等都能有個(gè)#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量#。而較短的文件，如通知、簡(jiǎn)報(bào)等，就沒(méi)有必要寫(xiě)個(gè)#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作質(zhì)量#了。
(三)對(duì)比要鮮明。論證要盡可能多用對(duì)比。講某單位某一時(shí)期的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，只要有幾個(gè)典型的數(shù)字對(duì)照，就足以說(shuō)明問(wèn)題。而寫(xiě)某人或某階層的思想狀況，有兩個(gè)相互對(duì)應(yīng)的典型事例，就會(huì)給人留下深刻的印象。《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》，在論述“七五”期間我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的條件很好這個(gè)問(wèn)題時(shí)指出，在黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)的馬克思主義路線指引下，經(jīng)過(guò)全黨和全國(guó)人民的共同努力，我們鞏固和發(fā)展了安定團(tuán)結(jié)、生動(dòng)活潑的政治局面，開(kāi)辟了建國(guó)以來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展生機(jī)最旺盛的新時(shí)期。接著，把現(xiàn)在的情況同“六五”計(jì)劃開(kāi)始前的一九八○年的情況作對(duì)比，來(lái)說(shuō)明我們國(guó)家的經(jīng)濟(jì)面貌發(fā)生的巨大而深刻的變化。這幾段話是這樣寫(xiě)的：
“在一九八○年的時(shí)候，我國(guó)農(nóng)業(yè)仍然處于相當(dāng)困難的境地，糧食、棉花等主要農(nóng)產(chǎn)品還需要從國(guó)外大量進(jìn)口。從一九八一年以來(lái)，我國(guó)農(nóng)業(yè)以平均每年增長(zhǎng)百分之十的高速度向前發(fā)展，各類(lèi)農(nóng)副產(chǎn)品的產(chǎn)量大幅度增長(zhǎng)。按照全國(guó)人民目前的食物結(jié)構(gòu)和衣著水平，我國(guó)糧食已可自給，棉花自給自余。農(nóng)業(yè)的全面高漲，為保障和推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供了極為重要的條件。
“在一九八○年的時(shí)候，我國(guó)能源生產(chǎn)停滯不前，現(xiàn)在情況發(fā)生了令人振奮的變化。近兩三年來(lái)，全國(guó)原油、原煤產(chǎn)量平均每年的增長(zhǎng)速度都達(dá)到百分之八以上，發(fā)電量也有相應(yīng)的增加。能源生產(chǎn)持續(xù)增長(zhǎng)的新勢(shì)頭，是保障和推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的又一個(gè)重要條件。
“在一九八○年的時(shí)候，我國(guó)輕工業(yè)生產(chǎn)嚴(yán)重落后于人民生活需要，市場(chǎng)商品匱乏。近五年來(lái)，輕工業(yè)生產(chǎn)平均每年增長(zhǎng)百分之十以上，花色品種不斷增加，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)出現(xiàn)了建國(guó)以來(lái)少有的繁榮局面。重工業(yè)經(jīng)過(guò)調(diào)整服務(wù)方向，在新的基礎(chǔ)上持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)，輕重工業(yè)的比例趨于協(xié)調(diào)。
“在一九八○年的時(shí)候，國(guó)家財(cái)政收入繼續(xù)下降，存在著巨額赤字。一九八二年起，財(cái)政收入由下降轉(zhuǎn)為持續(xù)上升，收支基本平衡。預(yù)計(jì)一九八五年國(guó)家財(cái)政收入將超過(guò)一千七百億元，加上地方、部門(mén)和企業(yè)擁有的預(yù)算外資金，總共將達(dá)到三千億元以上，比一九八○年增長(zhǎng)將近一倍。
“在一九八○年的時(shí)候，我國(guó)城鎮(zhèn)有大量待業(yè)人員需要安置，人民生活中積累了許多問(wèn)題亟待解決。五年來(lái)，新就業(yè)的城鎮(zhèn)勞動(dòng)力三千多萬(wàn)人；扣除物價(jià)上漲因素，全國(guó)職工工資總額增加百分之五十左右，平均工資增加百分之二十以上，農(nóng)民平均純收入增加百分之八十。城鄉(xiāng)人民生活水平提高的幅度是建國(guó)以來(lái)從未有過(guò)的?！?BR> 從以上對(duì)比中得出結(jié)論：“爭(zhēng)取我國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況根本好轉(zhuǎn)的任務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)開(kāi)始出現(xiàn)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)發(fā)展的新局面，展現(xiàn)了良性循環(huán)的前景?！?BR> 這種對(duì)比非常鮮明，給人的印象非常深刻，從對(duì)比中得出的結(jié)論，也有無(wú)可辯駁的說(shuō)服力。這種方法是在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中很值得借鑒的。
第四節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性（回首頁(yè)）
如果提一個(gè)問(wèn)題:要不要大力提倡機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性?恐怕人們的看法是不會(huì)一致的。許多同志會(huì)作出肯定的回答。因?yàn)椤把灾疅o(wú)文，行而不遠(yuǎn)”嘛！誰(shuí)都愛(ài)看生動(dòng)優(yōu)美、形象鮮明的文章，而不愿啃那些十分抽象、枯燥無(wú)味的“骨頭”。但也有一些同志不主張?jiān)跈C(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性上下功夫，理由是，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不同于文藝作品，不是用鮮明的典型形象去感染讀者，而是用擺事實(shí)講道理的方法去說(shuō)服別人。這兩種意見(jiàn)都有一定道理，但都不夠全面。
毛澤東同志提出，寫(xiě)文章要具備準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。一般地講，這是適用于任何文章的。但不同的文體對(duì)“三性”的要求各有側(cè)重，對(duì)每一性的要求又有不同的標(biāo)準(zhǔn)。不能要求抒情散文對(duì)描繪的對(duì)象準(zhǔn)確無(wú)誤，但卻必須要求它優(yōu)美生動(dòng)。同樣，學(xué)術(shù)論文的生動(dòng)性就不能和文藝作品的生動(dòng)性用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去要求。機(jī)關(guān)應(yīng)用文種類(lèi)較多，是否大力提倡生動(dòng)性，也要具體分析，不能一概而論。有一些文體，如法規(guī)、條例、通知、合同、命令等，就不宜強(qiáng)調(diào)生動(dòng)性。它需要的不是以?xún)?yōu)美的形式去吸引讀者，而是以準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)練的文字把特定的內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，使讀者得到確定無(wú)疑的概念，以便照辦。若過(guò)多地強(qiáng)調(diào)生動(dòng)性，往往會(huì)造成概念模糊，產(chǎn)生歧義或者文字臃腫等弊病，從而影響效果。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的多數(shù)文體，如簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、工作報(bào)告、匯報(bào)提綱、會(huì)議紀(jì)要等，讀者對(duì)它們是帶有選擇性的。生動(dòng)感人的，會(huì)很快引起讀者注意，并抓緊閱讀，從而發(fā)揮應(yīng)有的效用。而感動(dòng)不了人的，則往往會(huì)被棄置一旁，即使有人讀了，也不能留下什么印象，失去應(yīng)有的價(jià)值。因此，對(duì)這類(lèi)文體，必須十分強(qiáng)調(diào)生動(dòng)性。
要把簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告這類(lèi)文體寫(xiě)得生動(dòng)，首先要研究它們生動(dòng)性的特點(diǎn)。如前所述，不同文體，生動(dòng)性的標(biāo)準(zhǔn)不同，達(dá)到各自標(biāo)準(zhǔn)的手段也不一樣。文藝作品要求形象鮮明，語(yǔ)言?xún)?yōu)美，感情充沛，以感人的典型化的藝術(shù)形象，去反映生活的本質(zhì)真實(shí)，因此它可以調(diào)動(dòng)各種寫(xiě)作手段，可以虛構(gòu)，可以夸張，可以展開(kāi)想象的翅膀，放開(kāi)感情的閘門(mén)，去吸引和感染別人。通訊報(bào)道，同樣要求生動(dòng)優(yōu)美的語(yǔ)言，鮮明豐富的感情。它可以圍繞描寫(xiě)對(duì)象抒發(fā)感情，發(fā)表議論，引申發(fā)揮，既說(shuō)服也感染讀者，但卻不允許虛構(gòu)和夸張，必須絕對(duì)忠實(shí)于實(shí)際生活。它也要求盡可能形象化，但不是藝術(shù)的形象化，而是生活、事件和人物的特征的刻畫(huà)。在刻畫(huà)人物或敘述事件時(shí)，若在細(xì)節(jié)上有失真之處，也會(huì)嚴(yán)重影響其社會(huì)效果。簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性，則既不允許圍繞所寫(xiě)內(nèi)容高談闊論，引申發(fā)揮，讓自己的思想和感情任意馳騁，更不允許有絲毫的夸張和虛構(gòu)，必須絕對(duì)忠實(shí)于事實(shí)。只能在這個(gè)前提下、范圍內(nèi)，調(diào)動(dòng)允許的手法，在生動(dòng)性上下功夫。有的同志對(duì)此缺乏信心，認(rèn)為“說(shuō)說(shuō)容易，做到難”。困難當(dāng)然是有的，但并非不可克服。事實(shí)上，在我們面前就有不少機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)得相當(dāng)生動(dòng)引人。如毛澤東同志的《湖南農(nóng)*動(dòng)考察報(bào)告》等，不僅內(nèi)容新鮮充實(shí)，而且生動(dòng)活潑，深刻感人，讀后給人留下很深的印象。再如我們的祖先，也早已在這方面給我們提供了范例，類(lèi)似諸葛亮的兩篇《出師表》，駱賓王的《為徐敬業(yè)討武瞾檄》等等古代公文，一直作為文章典范留傳至今?？梢?jiàn)，只要我們認(rèn)真鉆研，善于學(xué)習(xí)，勇于探索，刻苦鍛煉，一定能把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性大大提高一步。
那么，如何在絕對(duì)忠實(shí)于事實(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練的前提下，盡可能把簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告等機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)得生動(dòng)些呢?應(yīng)在三個(gè)字上下功夫，即新、活、美。
新。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的新，主要表現(xiàn)在內(nèi)容有新意，即有新的情況，提出新的問(wèn)題，表達(dá)新的見(jiàn)解。但內(nèi)容有新意，如果不用恰當(dāng)?shù)膬?yōu)美的形式表現(xiàn)出來(lái)，新的內(nèi)容也引不起人們的注意。因此要寫(xiě)出新意，在寫(xiě)作方法上必須抓住結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言?xún)蓚€(gè)要素。有些機(jī)關(guān)應(yīng)用文已經(jīng)形成一些特定的格式，如果格式和內(nèi)容有矛盾，格式也是可以突破的。如果格式并不陳舊，那就在這個(gè)格式的范圍內(nèi)，盡可能使結(jié)構(gòu)有點(diǎn)變化。比如匯報(bào)提綱，一般的結(jié)構(gòu)是先有一個(gè)提綱挈領(lǐng)的概述，然后是分門(mén)別類(lèi)作較詳細(xì)的敘述，最后講幾點(diǎn)問(wèn)題和結(jié)論性的意見(jiàn)。這也可以說(shuō)是個(gè)大杠杠吧！在這個(gè)大杠杠內(nèi)，作者可根據(jù)不同內(nèi)容，不同對(duì)象，充分自由地排列組合。在問(wèn)題的提法上，內(nèi)容的安排上，段落的銜接上，觀點(diǎn)和材料的配合上，盡可能花樣翻新，使讀者、聽(tīng)者有耳目一新的感覺(jué)。語(yǔ)言的新，就是避免使用陳詞濫調(diào)，使用那些報(bào)紙上你抄我傳，人云亦云的語(yǔ)言。不論是敘述還是描繪，不論是概括還是舉例，都要煉字煉句，努力吸取我國(guó)歷豐富多采的語(yǔ)言瑰寶，和人民群眾在現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)中創(chuàng)造的新鮮語(yǔ)言。
活。就是盡可能寫(xiě)得形象、生動(dòng)、活潑。做到這一點(diǎn)，第一，必須精心選取事例。事例是機(jī)關(guān)應(yīng)用文中最有可能寫(xiě)得生動(dòng)活潑的部分。精心選取，就是要在現(xiàn)實(shí)生活中大量的、可以說(shuō)明觀點(diǎn)的事例中，把那些典型的動(dòng)人的事例提取出來(lái)，進(jìn)行加工，突出其特點(diǎn)，刪去其無(wú)關(guān)的內(nèi)容，理順結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言。往往選好寫(xiě)好一兩個(gè)例子就能使整篇文章活起來(lái)，給讀者留下深刻印象。一些領(lǐng)導(dǎo)同志看完文件后，也可能對(duì)其中一些敘述性的道理過(guò)目即忘，但對(duì)一兩個(gè)精采的例子則銘刻在心，常常作為宣傳工作的依據(jù)。比如在一次人代會(huì)上，一些代表對(duì)財(cái)貿(mào)工作提了許多意見(jiàn)，另一些代表在肯定財(cái)貿(mào)工作中確實(shí)存在不少問(wèn)題的同時(shí)，側(cè)重反映了一些實(shí)際困難。簡(jiǎn)報(bào)編寫(xiě)者從中選取了兩個(gè)事例。一個(gè)是買(mǎi)煤難。一位代表說(shuō)：“群眾只知道難，不知道為什么難。煤是國(guó)家補(bǔ)貼的，賣(mài)得越多賠得越多。送煤工人勞動(dòng)強(qiáng)度大，是‘吃穿費(fèi)，黑臟累’，找對(duì)象都困難。去年我區(qū)有七十個(gè)招工名額，敞開(kāi)招，才來(lái)了七個(gè)，連農(nóng)民都不愿來(lái)。好不容易從遠(yuǎn)郊縣招來(lái)幾個(gè)，還得解決住宿”。再一個(gè)是買(mǎi)東西難。一位代表說(shuō)：“主要原因是沒(méi)有地皮蓋商店。某大院有五個(gè)單位，沒(méi)有一個(gè)供應(yīng)點(diǎn)。我們想蓋間小房賣(mài)面條，但跑了三年，還在扯皮”。這期簡(jiǎn)報(bào)雖然字?jǐn)?shù)不多，卻很活。印發(fā)大會(huì)后，引起代表們的重視。第二善于使用典型的形象化的語(yǔ)言。要善于從活在群眾口頭上的語(yǔ)言中選取恰當(dāng)說(shuō)明某一問(wèn)題的生動(dòng)形象的詞句、短語(yǔ)，根據(jù)內(nèi)容的需要，加以提煉概括。如在一篇檢查報(bào)告中談到搞活經(jīng)濟(jì)方面存在的思想障礙時(shí)，有這樣一段話：“長(zhǎng)期以來(lái)，我們習(xí)慣于靠一個(gè)‘統(tǒng)’字辦事，管‘死’的經(jīng)驗(yàn)多，搞‘活’的辦法少，因此，一管就死，一活就亂?！边@段話，準(zhǔn)確生動(dòng)，也很深刻。在談到“議大事”方面存在的問(wèn)題時(shí)，有這樣一段話：“領(lǐng)導(dǎo)同志都處在第一線，應(yīng)付門(mén)市，疲于奔命，忙得象熱鍋上的螞蟻，不能坐下來(lái)議大事?！奔群?jiǎn)潔又生動(dòng)地刻畫(huà)了某些領(lǐng)導(dǎo)同志的工作狀況。
美，新鮮了，活潑了，還要盡量做到優(yōu)美，使人讀起來(lái)朗朗上口，看起來(lái)賞心悅目。這就更需要有深厚的生活基礎(chǔ)，豐富的文化素養(yǎng)，較高的文字能力。在寫(xiě)法上，既要突出重點(diǎn)，又要安排好枝節(jié)。使之富于變化，多姿多采，和諧順暢，渾然一體。在語(yǔ)言文字上，要盡可能使用一些富有色彩的對(duì)比、比喻手法。這方面，我國(guó)古代公文中有許多范例可資借鑒。晉初李密的《陳情表》，以“煢煢孑立，形影相吊”來(lái)形容孤苦，用“急如星火”形容情勢(shì)急迫；“日薄西山，氣息奄奄，人命危淺，朝不慮夕”，則形容沒(méi)落垂死狀態(tài)。唐代魏征的《諫太宗十思疏》中“怨不在大，可畏維人；載舟覆舟，所宜深慎！”等等，都是深刻鮮明，字字鏗鏘，真是美不勝收。
把機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)得新鮮、活潑、優(yōu)美，當(dāng)然不是一件容易的事。歷來(lái)一些文章大家，幾乎都是博古通令，而又置身于時(shí)代矛盾斗爭(zhēng)的激流之中，他們所以能筆底生花，都是長(zhǎng)期磨煉的結(jié)果。他們?cè)趶V泛吸取群眾智慧、語(yǔ)言的同時(shí)，還把文藝作品形象化的某些手法，加以改造，引進(jìn)抽象化的邏輯思維中。今天，我們要寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，更要在吸取前輩豐富經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要，大力改革機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)法，敢于創(chuàng)新，勇于突破，把簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告等機(jī)關(guān)應(yīng)用文，寫(xiě)得更鮮明更生動(dòng)。
當(dāng)然，我們大力提倡簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告等機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動(dòng)性的同時(shí)，也要防止另一種傾向。即有的同志，不是把主要精力用在如何探索公文寫(xiě)作規(guī)律上，而是拋棄準(zhǔn)確性，片面地在寫(xiě)景狀物的華麗描繪和堆砌形容詞上花費(fèi)精力，這樣不僅不能寫(xiě)出好文件，反而使行文空洞、拖沓。有的為了追求華美，甚至把文藝作品的虛構(gòu)、想象、夸張等手法引進(jìn)機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，結(jié)果犯了大忌，變成弄虛作假，這是一定要注意的。
第五節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的簡(jiǎn)練（回首頁(yè)）
古今中外，無(wú)數(shù)文章大家，都竭力提倡把文章寫(xiě)得簡(jiǎn)練，并把它視為“文章的盡境”，主張“字則期少，意則期多”。對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的要求更是如此?！渡袝?shū)》中的誥、命、誓都是古時(shí)的國(guó)家文件，《畢命》提出了“辭尚體要”的體制。劉勰在《文心雕龍·書(shū)記》篇中，把“貴乎精要”作為“正事之先務(wù)”，“意少一字則義闕，句長(zhǎng)一言則辭妨”。毛澤東同志把“內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練”，作為對(duì)“報(bào)告文字”的一條基本要求。他在一九四八年一月寫(xiě)的《關(guān)于建立報(bào)告制度》中提出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過(guò)兩千字?！绷袑幪岢珯C(jī)關(guān)公務(wù)人員要寫(xiě)“五行字的材料”。他認(rèn)為一般的請(qǐng)示、報(bào)告，“寫(xiě)五行字就夠”，特別是給中央寫(xiě)報(bào)告，要“采用電報(bào)文體”，“要象電報(bào)那樣寫(xiě)得極其簡(jiǎn)短”。他還十分嚴(yán)厲地指出：“污濁的官僚主義使我們陷入濫發(fā)文件、空談法令、亂寫(xiě)指示的境地，而生動(dòng)活潑的工作卻淹沒(méi)在這浩如煙海的公文中了?！?BR> 在中國(guó)漫長(zhǎng)的封建社會(huì)中，凡是想干一番事業(yè)的當(dāng)權(quán)者，無(wú)不主張公文的簡(jiǎn)練。明代的海瑞，極力反對(duì)文牘主義，主張“簡(jiǎn)省文移”，認(rèn)為“凡事不必抄寫(xiě)前案許多，緊急者略節(jié)用之。府縣所自議，說(shuō)話一句而盡者止用一句，……當(dāng)用片紙者用片紙，當(dāng)用長(zhǎng)紙者用長(zhǎng)紙，止使事情不遺便是。要官自作稿付吏謄，不可盡付吏書(shū)，以致繁瑣，其有供柖，一如刑部例，簡(jiǎn)切數(shù)語(yǔ)，起草付吏謄案”。(吳晗《反對(duì)繁文》，見(jiàn)《春天集》第3—4頁(yè))清代太平天國(guó)專(zhuān)門(mén)發(fā)《戒浮文巧言諭》，也主張簡(jiǎn)約。
有趣的是，連有作為的封建帝王也講求“簡(jiǎn)約”。清康熙帝曾發(fā)布《上諭》說(shuō)：“近見(jiàn)言官條奏，于事理之外牽引比擬，多用浮飾之言?！绷睢氨菊虏坏糜馊僮?，“如仍舊不改”，要“嚴(yán)加治罪”。明朝開(kāi)國(guó)皇帝朱元璋對(duì)文書(shū)工作有嚴(yán)格要求，建立了一整套制度，嚴(yán)禁繁文就是其中之一。洪武九年十二月，刑部主事茹太素給朱元璋呈遞一份陳時(shí)務(wù)書(shū)，長(zhǎng)達(dá)一萬(wàn)七千字，共談五件事。朱元璋命中書(shū)郎中王敏讀給他聽(tīng)，讀到六千三百七十字還沒(méi)有接觸到正題，朱元璋大怒，叫人把茹太素打了一頓，第二天半夜里，又叫人再讀，直到一萬(wàn)六千五百字，才接觸到所談的五件事，其中四件事可行。為此，朱元璋命令訂立上書(shū)陳言格式，繁文違式者罪之，并親自寫(xiě)了序言。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，生活節(jié)奏的加快，節(jié)省時(shí)間，講究效率，已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)的普遍要求。反映到機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作上，簡(jiǎn)捷明了，更為人們所強(qiáng)調(diào)。不少?lài)?guó)家，把它視作應(yīng)用文的一項(xiàng)改革。新加坡于一九七六年七月成立了“華文應(yīng)用文改革工作委員會(huì)”，制定了《華文應(yīng)用文改革大綱》(初稿)，目的是：“使應(yīng)用文變成容易學(xué)，容易寫(xiě)，既快捷，又簡(jiǎn)省的通訊利器，從而更好更廣泛地為現(xiàn)代化的新加坡社會(huì)服務(wù)?！?《新加坡執(zhí)行華文應(yīng)用文改革的概況》，見(jiàn)香港《語(yǔ)文雜志》一九七九年第十號(hào)、第48頁(yè))。美國(guó)前總統(tǒng)卡特，為研究如何改革和精簡(jiǎn)文體，專(zhuān)門(mén)辦了二百名聯(lián)邦政府官員的“學(xué)習(xí)班”，他自己帶頭，把原來(lái)總統(tǒng)簽署命令的起句：“我秉承合眾國(guó)憲法和法律所賦予合眾國(guó)總統(tǒng)的權(quán)力，茲發(fā)布命令……”，改為“我作為合眾國(guó)總統(tǒng)命令……”，推動(dòng)了美國(guó)文風(fēng)的改革(詳見(jiàn)香港《語(yǔ)文建設(shè)通訊》一九八三年四月號(hào)《美國(guó)公文風(fēng)在變》一文)。
我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)正在迅速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革已經(jīng)逐步展開(kāi)，如何高效率地做好機(jī)關(guān)工作，克服文牘主義、官僚主義，盡快傳遞信息，指導(dǎo)和推動(dòng)工作，已經(jīng)成為機(jī)關(guān)應(yīng)用文制作者的迫切任務(wù)。因此，大力提倡簡(jiǎn)練，是形勢(shì)的要求，時(shí)代的要求，也是機(jī)關(guān)應(yīng)用文改革的一個(gè)重要內(nèi)容。
但是，要真正把文件寫(xiě)得簡(jiǎn)練，卻不是輕而易舉的事。莎士比亞說(shuō)過(guò)：“簡(jiǎn)潔是智慧的結(jié)晶。”要寫(xiě)得簡(jiǎn)潔，既需要有一定的思想理論水平和對(duì)問(wèn)題的分析概括能力，也需要有較高的文字修養(yǎng)。而這些都不是一下子就能掌握的，必須在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)鍛煉，養(yǎng)成簡(jiǎn)略扼要寫(xiě)作的習(xí)慣。具體到一篇機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，要做到簡(jiǎn)練，必須從以下幾方面努力。
首先，動(dòng)筆前必須十分明確自己所起草的文件要解決什么問(wèn)題，在什么范圍內(nèi)使用，對(duì)什么人說(shuō)的。只有目的明確，才能抓住主要矛盾，確立文件的主題，才能對(duì)一些次要問(wèn)題或刪或簡(jiǎn)，使文件簡(jiǎn)練。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，能夠抓住本質(zhì)，抓住要害，是使文件做到簡(jiǎn)潔的基礎(chǔ)。寫(xiě)作前明確讀者對(duì)象，可以增強(qiáng)針對(duì)性，在內(nèi)容上那些要寫(xiě)，那些不寫(xiě)，那些多寫(xiě)，那些少寫(xiě)，就有依據(jù)。比如寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)同志的報(bào)告或簡(jiǎn)報(bào)，在一些政策問(wèn)題上只要點(diǎn)到就行，不多地解釋。而面向群眾的工作報(bào)告，則必須講清道理，劃清政策界限，解答群眾中普遍存在的一些認(rèn)識(shí)問(wèn)題。否則該寫(xiě)的沒(méi)有寫(xiě)，不必要寫(xiě)的卻一段又一段，其結(jié)果必然是兩個(gè)極端，或者冗長(zhǎng)哆嗦，或者失之簡(jiǎn)單，說(shuō)不清必須回答的問(wèn)題，都達(dá)不到預(yù)想的效果。
其次，要善于組織材料，把已經(jīng)掌握的材料加以分析、歸類(lèi)，與主題有關(guān)的保留，無(wú)關(guān)的舍棄。要舍得割?lèi)?ài)。不論材料多么生動(dòng)有趣，只要與主題沒(méi)有密切關(guān)系，就應(yīng)毫不猶豫地舍棄。許多同志寫(xiě)作所以失敗，原因之一就是不肯下功夫選擇材料，總想把自己掌握的情況統(tǒng)統(tǒng)堆到文件中去。一個(gè)觀點(diǎn)翻來(lái)覆去證明，唯恐讀者不清楚，其實(shí)這是一種只相信自己，不相信讀者的表現(xiàn)。結(jié)果形成觀點(diǎn)的羅列，材料的堆砌。
第三，一份文件，只講一個(gè)問(wèn)題，切忌多中心。有的同志總想在一篇請(qǐng)示中，解決幾個(gè)問(wèn)題，甚至常常把不同性質(zhì)的問(wèn)題都提到領(lǐng)導(dǎo)面前，企圖畢其功于一役，使文件內(nèi)容龐雜，篇幅拖拉，其效果卻往往同預(yù)期的相反。本來(lái)其中某一個(gè)問(wèn)題可以及時(shí)解決，但由于有另外的問(wèn)題，解決的條件尚不成熟，使整個(gè)請(qǐng)示得不到盡快答復(fù)。有的報(bào)告，總想把情況統(tǒng)統(tǒng)反映給領(lǐng)導(dǎo)，幾個(gè)問(wèn)題同時(shí)寫(xiě)出，結(jié)果把主要的情況淹沒(méi)在次要的問(wèn)題中，不僅使文件重點(diǎn)不突出，不鮮明，而且失之過(guò)長(zhǎng)。解決的辦法，就是一事一報(bào)，一事一議，一次只寫(xiě)一個(gè)問(wèn)題。有的問(wèn)題，即使很重要，也還是分開(kāi)來(lái)寫(xiě)為好。實(shí)在需要寫(xiě)在一起的，也要分清主次，主要的多著筆墨，次要的幾筆帶過(guò)。
第四，寫(xiě)好之后，一定要從頭至尾，反復(fù)推敲，刪繁就簡(jiǎn)，切不可滿足于一揮而就，陶醉于一次成功，追求什么“文不加點(diǎn)”。從某種意義上說(shuō)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的“一字不易”，并不是好現(xiàn)象。要把機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)得簡(jiǎn)練，一般需要做這樣幾件事：
l．同類(lèi)的內(nèi)容合并。文件中，有些類(lèi)似的內(nèi)容，相近的觀點(diǎn)，反映一個(gè)觀點(diǎn)的不同事例，前后重復(fù)出現(xiàn)，這就必須認(rèn)真分析歸類(lèi)，能合并的盡量合并，集中在一個(gè)地方說(shuō)夠、說(shuō)透、說(shuō)充分，其余的堅(jiān)決棄去。如果有幾個(gè)事例同時(shí)說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題，選取其中有典型意義的一、二個(gè)即可，如果幾個(gè)事例能從不同側(cè)面說(shuō)明問(wèn)題，也要突出主要的，壓縮次要的。
2．同樣的字句舍棄。劉勰在《文心雕龍》中指出，使文章簡(jiǎn)捷的一個(gè)措施是“權(quán)重出”，盡可能不要有同類(lèi)性質(zhì)、同一形式的字或句。但這方面的毛病，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中實(shí)在太普遍了。有的文件不僅是“重出”，簡(jiǎn)直是“重重出”了。可以這樣說(shuō)，有的文件之所以不簡(jiǎn)練，重復(fù)是一個(gè)非常重要的原因。在一個(gè)文件里有這樣一段話：“廢除干部職務(wù)實(shí)際存在的終身制，是黨中央關(guān)于人事制度改革的一項(xiàng)重大決策。自黨的十一屆三中全會(huì)提出廢除干部職務(wù)終身制以來(lái)，黨中央采取了一系列重大措施，對(duì)廢除干部職務(wù)終身制起了重要作用。但是，由于歷史的和現(xiàn)實(shí)的一些原因，由于干部職務(wù)終身制存在的時(shí)間很長(zhǎng)，已成了人們的習(xí)慣，要想徹底廢除，必然障礙重重。干部職務(wù)終身制是如何形成的，怎樣才能徹底廢除干部職務(wù)終身制呢?”這段話不到二百字，“廢除干部職務(wù)終身制”出現(xiàn)六次，幾乎占三分之一。還有“重大決策”、“重大措施”、“重要作用”等重復(fù)，再加上其它沒(méi)有實(shí)際意義的字和句，實(shí)在沒(méi)有幾句可用的話。又比如，在一篇匯報(bào)提綱中有這樣一段話：“領(lǐng)導(dǎo)班子圍繞在思想上政治上同黨中央保持高度一致這個(gè)核心問(wèn)題，反復(fù)交換意見(jiàn)，進(jìn)行了深入的檢查。大家一致認(rèn)為，這些年我們的工作之所以有些進(jìn)步，最根本的一條是努力同中央保持一致。但是，不能滿足于一般的保持一致，而是要保持高度地一致。用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，就有很大的差距?！边@段話一百三十個(gè)字，“保持一致”這個(gè)詞出現(xiàn)了四次，而“一致”一詞出現(xiàn)了五次。在作者看來(lái)，這些詞、字都是必不可少的，都是用得有道理的，但卻使人感到過(guò)于羅嗉?！巴o復(fù)句，文之疣贅也”。同一辭句的復(fù)出，好比是身上長(zhǎng)出的肉結(jié)，對(duì)于文章也完全是多余的。上面的一段話，在保持原意的前提下，下決心減掉幾個(gè)“一致”，不但對(duì)文章的意思絲毫沒(méi)有影響，反而會(huì)使它更加精練。
3．?dāng)⑹龊褪吕右詽饪s。在敘述事例和典型時(shí)，凡過(guò)程說(shuō)得過(guò)長(zhǎng)，情節(jié)說(shuō)得過(guò)細(xì)，無(wú)論什么都是“彎彎繞”，“從頭到尾說(shuō)根苗”，就要象壓縮餅干一樣，限度地把水分?jǐn)D出來(lái)，留下精華，“干貨”。對(duì)已經(jīng)寫(xiě)好的十句八句話，如能用兩句話三句話說(shuō)明白，就只用兩三句。要學(xué)習(xí)“約以貫之，則一章刪成兩句”的文思，扎實(shí)的風(fēng)格，決不要隨意引而申之，“則兩句敷為一章”。機(jī)關(guān)應(yīng)用文作者也要努力追求劉勰所主張的那種“字去而意留”的文字修養(yǎng)和境界。這樣做，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文字肯定可以簡(jiǎn)潔，意思也會(huì)更明確。這方面，我國(guó)古代有許多事例值得學(xué)習(xí)借鑒。有一則制鼓的歌訣，全文原有二十個(gè)字，“緊緊蒙張皮，密密釘上釘，天睛和落雨，打起一樣音?！焙髞?lái)在傳誦過(guò)程中，被人們改為“緊緊蒙，密密釘，晴和雨，一樣音”十二個(gè)字，一個(gè)秀才在記載這則歌訣時(shí)，又刪成八個(gè)字：“緊蒙密釘，晴雨同音?！庇啥畟€(gè)字改成八個(gè)字，仍不失原意。許多語(yǔ)句在不違背原意的條件下，完全可以，而且應(yīng)該精練再精練些。
4．選擇的表述形式，重新寫(xiě)過(guò)。常常有這樣的情況，表述的方式不同，繁簡(jiǎn)的程度也不一樣。因此，為了簡(jiǎn)潔，對(duì)一些長(zhǎng)文不妨改寫(xiě)或者重寫(xiě)。比如在一個(gè)通知中有這樣一段話，“機(jī)構(gòu)改革的目的。為了實(shí)行黨政分工，政企分開(kāi)，搞活企業(yè)，搞活基層，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革，以便減少層次，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，裁減上層，充實(shí)下層，促進(jìn)生產(chǎn)的發(fā)展?！边@段話里，在“機(jī)構(gòu)改革的目的”之后，有兩句話，一是“為了……”；二是“以便……”。到底哪是目的呢?是“為了”的一段話，還是“以便”的一段話呢？不清楚。就是說(shuō)，寫(xiě)了長(zhǎng)長(zhǎng)的一段話，還沒(méi)有把要說(shuō)的話說(shuō)明白。后來(lái)，話作了改寫(xiě)，成了下面的樣子；“對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革的目的是，實(shí)行黨政分工，政企分開(kāi)，精簡(jiǎn)上層，充實(shí)下層，搞活企業(yè)，促進(jìn)生產(chǎn)的發(fā)展?！边@樣，既不違背原意，又節(jié)約了文字，意思也比較明確，重新寫(xiě)過(guò)，或者改寫(xiě)，都需要付出代價(jià)，花費(fèi)精力。因此，要把機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)得簡(jiǎn)潔，一定要有不怕艱苦，百折不回，鍥而不舍的精神。