淺談辦公自動(dòng)化建設(shè)中的若干問題

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隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、信息社會(huì)的到來,以“工作數(shù)字化,服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”為核心的新的一場(chǎng)技術(shù)革命正在不斷向縱深方向發(fā)展。各個(gè)部門通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,建立并推廣辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以此提高辦事效率和行政質(zhì)量。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)工作是一復(fù)雜的系統(tǒng)工程,推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要循序漸進(jìn)、講究規(guī)律,還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題。
    要注意辦公人員觀念轉(zhuǎn)變的問題。新的時(shí)代、新的形勢(shì)對(duì)行政工作提出了更高的要求,同時(shí)信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又給行政工作提供了前所未有的契機(jī)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是社會(huì)信息化背景下的新鮮事物,要適應(yīng)這場(chǎng)數(shù)字化變革,就必須首先解決轉(zhuǎn)變觀念的問題。只有轉(zhuǎn)變觀念,改變思維方式,充分利用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法,才能提高工作效率和服務(wù)水平。特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子公文處理,從紙質(zhì)文件到電子文件,會(huì)讓很多同志無所適從。辦公人員應(yīng)克服畏難和抵觸情緒,理解紙質(zhì)公文與電子公文的關(guān)系,破除對(duì)公文物理介質(zhì)的習(xí)慣心理,樹立網(wǎng)絡(luò)傳播的電子公文新觀念,積極調(diào)整工作模式,這樣才能創(chuàng)造性地開展工作。
    要注意避免“重硬件、輕軟件”的問題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件與軟件如車之兩輪、鳥之兩翼,互為補(bǔ)充、缺一不可。但是硬件看得見、摸得著,各單位都愿意花巨資購買配置;而軟件是一種無形資產(chǎn),加上盜版軟件的泛濫,給人一種可有可無的錯(cuò)覺。因此,在軟硬件的資金投入和隊(duì)伍建設(shè)上存在嚴(yán)重的不平衡,導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)“投建-閑置-報(bào)廢-重投建”的惡性循環(huán)。要解決這個(gè)問題,首先應(yīng)把“軟件開發(fā)”擺在辦公自動(dòng)化建設(shè)的突出位置,組織行政辦公人員與軟件技術(shù)人員深度會(huì)談、密切配合,共同研究、規(guī)范實(shí)際工作流程,開發(fā)出對(duì)路、適用的辦公自動(dòng)化軟件。其次,在投建程序上,由于軟件開發(fā)周期長(zhǎng)于硬件投建周期幾倍,可將傳統(tǒng)的“先硬后軟”變?yōu)椤跋溶浐笥病保聪乳_發(fā)軟件,待產(chǎn)品基本成熟后,再配置硬件設(shè)備,避免“硬等軟”的浪費(fèi)。
    要注意傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)源于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng),并應(yīng)逐步取而代之。在推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的初期甚至相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),為保證正常的辦公秩序,須將傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并行,使兩種系統(tǒng)處于共存、互補(bǔ)狀態(tài)。兩種系統(tǒng)的并行,不僅不會(huì)減少行政管理的工作量,反而還要增加許多重復(fù)性勞動(dòng),軟件開發(fā)者和辦公人員都應(yīng)對(duì)此有充分認(rèn)識(shí)?,F(xiàn)代辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段,必須是一個(gè)長(zhǎng)期的、漸進(jìn)的過程,這是由人員結(jié)構(gòu)、心理認(rèn)識(shí)、傳統(tǒng)習(xí)慣等條件所決定的。只有防止形式主義和“趕新潮”、盲目追求的思想,一步一個(gè)腳印地先抓傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè),再抓自動(dòng)化流程與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相結(jié)合,才能使辦公自動(dòng)化逐步擴(kuò)展到辦公室的各個(gè)工作領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)辦公手段的變革。
    要注意處理好建設(shè)、管理與維護(hù)的關(guān)系。對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來說,建設(shè)、管理與維護(hù)三者不可或缺、相輔相承。建立起辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不難,難的是如何使系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)好并且發(fā)揮效用,這就需要管理和維護(hù)工作了。從某種意義上講,管理和維護(hù)決定著辦公自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)效性和生命力。辦公自動(dòng)化建設(shè)的目的是優(yōu)化服務(wù)流程、革新工作手段,沒有管理和維護(hù)工作,系統(tǒng)就只能是一堆毫無用處的程序代碼。推進(jìn)過程中必須克服“重建輕管”的思想,通過成立專門管理機(jī)構(gòu)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍、建立健全管理制度等方式,將管理和維護(hù)工作落到實(shí)處,使辦公自動(dòng)化建設(shè)科學(xué)、長(zhǎng)效的進(jìn)行。
    各單位推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè),是提高工作效率和行政質(zhì)量、促進(jìn)管理科學(xué)化和和決策信息化的重要保障。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)是一長(zhǎng)期、連續(xù)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程,不可能一蹴而就,也不可能臨時(shí)抱佛腳。只有大膽實(shí)踐,勇于創(chuàng)新,才能找到解決各種矛盾的途徑與方法,有力地推動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)管理和推廣應(yīng)用的步伐。