一、與客戶溝通
1. 郵件溝通
回復(fù)客戶郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時間。回復(fù)詢價郵件，先了解清楚客戶所詢價的產(chǎn)品及其詳細要求，告知客戶已收到其詢價內(nèi)容并且會盡快提供產(chǎn)品單價；回復(fù)客戶落訂單的郵件，先了解清楚客戶所訂購的產(chǎn)品及其詳細要求，告知客戶已收到其訂單并且會盡快提供產(chǎn)品最新單價及安排好相關(guān)的生產(chǎn)準備工作；回復(fù)客戶關(guān)于產(chǎn)品性能、訂單情況及其他信息的郵件，能立即回復(fù)的第一時間回復(fù)，不能立即回復(fù)的告知客戶會做相關(guān)的了解并盡快作出回復(fù)。
回復(fù)新求購郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時間。首先應(yīng)感謝客戶對我們公司的關(guān)注及其詢價信息，但不必急于立即報價，先了解清楚客戶所詢價的產(chǎn)品及其詳細要求、銷售市場，或可提供相關(guān)的產(chǎn)品信息（圖片、產(chǎn)品配置結(jié)構(gòu)等）供客戶參考選擇，并告訴客戶不同的配置、結(jié)構(gòu)將影響到產(chǎn)品單價的不同，如果他能提供準確的信息將對我們的報價準確性大有幫助。
發(fā)郵件開拓潛在客戶：周期性地給客戶發(fā)送郵件（每1至2周內(nèi)發(fā)一次），根據(jù)客戶所在地以及以往與客戶溝通的記錄確定發(fā)郵件給客戶的時間及內(nèi)容。郵件內(nèi)容、信息應(yīng)是客戶感興趣的，對其有幫助的（可發(fā)送公司最新產(chǎn)品、市場最新信息等），避免發(fā)送沒有意義的垃圾郵件給客戶。
2. 傳真溝通
重要文件、合同或不能用郵件、電話清晰表達等內(nèi)容可使用傳真的方式來和客戶溝通。收到客戶傳真應(yīng)第一時間了解清楚客戶的意圖，所要表達的內(nèi)容，并立即作相應(yīng)的回復(fù)，如不能立即回復(fù)的也要發(fā)郵件通知客戶已收到其傳真，會盡快作出相應(yīng)的答復(fù)。
由于傳真內(nèi)容一般較為重要，回復(fù)客戶應(yīng)妥善保管
3. 電話溝通
對于比較緊急的事情，需要立即知道答復(fù)的，或?qū)τ趧傞_始建立關(guān)系的新客戶，又或者對于一些長期沒有回復(fù)的目標客戶，可使用電話溝通。打電話給客戶前應(yīng)先想清楚要了解的內(nèi)容及通過這趟電話要達到的目的，打電話時要注意用簡潔的語言將自己的意思表達清楚，及時記錄好客戶在電話中的談到的內(nèi)容，打完電話后要整理好電話記錄。
4. 客戶的拜訪
了解清楚客戶拜訪的時間及意圖，想討論的產(chǎn)品范圍，事先準備好與會議相關(guān)的資料、文件（曾報過給客戶的報價表及客戶的訂貨合同等）及樣板，定制好會議議程。會議期間做好會議記錄，注意客戶在會議期間的每一個細節(jié)反映，根據(jù)客戶的反映及時做好談話內(nèi)容的變更。會后及時整理會議記錄，并將英文版會議記錄發(fā)給客戶。
二、報價
收到客戶的詢價后，先了解清楚客戶詢購的產(chǎn)品的詳細要求（型號、尺寸、材質(zhì)、表面、配置、包裝等），再根據(jù)這些數(shù)據(jù)做詢價單給工廠報價。收到工廠報價后將產(chǎn)品單價交由銷售經(jīng)理李生統(tǒng)一報價。最后再根據(jù)李生報的單價做報價單給客戶。
報價單的內(nèi)容應(yīng)包括：產(chǎn)品名稱/圖片，產(chǎn)品描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格、結(jié)構(gòu)等），單價，包裝方法，付款方式，運輸方式，有效期等。
將報價單發(fā)出給客戶后要注意追蹤報價情況，咨詢客戶對我們產(chǎn)品單價的看法，是否需要其他信息，有否采購意向等。
三、制作合同
在收到客戶的采購訂單，并且根據(jù)訂單內(nèi)容向客戶提供產(chǎn)品最新單價而客戶又確認單價，決定正式訂購產(chǎn)品時，我們要出一份購銷合同給客戶。
合同內(nèi)容包括：買賣雙方的資料，合同日期，合同號，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品詳細描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格），單價，數(shù)量，總金額，付款方式，包裝要求，運輸條款，交貨日期，我方銀行賬戶資料等。
在買賣雙方簽名蓋章后合同正式成立。
如要收客戶預(yù)付款的訂單，在收到客戶預(yù)付款后正式安排生產(chǎn)。
四、制作購銷合同或外協(xié)采購清單給工廠
在與客戶簽訂合同后，應(yīng)盡快確定生產(chǎn)商，并制作購銷合同或協(xié)外采購清單（自廠生產(chǎn)的貨物制作購銷合同，發(fā)外生產(chǎn)的貨物制作外協(xié)采購清單）。
購銷合同包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品詳細規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，內(nèi)銷金額，總金額，質(zhì)量要求，包裝要求等。另外，隨付應(yīng)跟一份物料清單，列明每一件零配件、包裝物的規(guī)格，數(shù)量。
協(xié)外采購清單包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品詳細規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，質(zhì)量要求和包裝要求等
五、訂單生產(chǎn)過程中的跟蹤
訂單生產(chǎn)過程中要經(jīng)常了解貨物的生產(chǎn)進度，特別是臨近交貨期時，要確定貨物是否能如期出貨，如不能如期出貨，應(yīng)提早通知客戶貨物延遲出貨的原因及確切的出貨時間。
六、貨物出貨安排
貨物完成后，出貨前要發(fā)出貨通知給工廠。
出貨通知內(nèi)容包括：船嘜，訂單編號，產(chǎn)品名稱，簡單的產(chǎn)品描述，數(shù)量，出貨時間，目的港，國際，運輸方式等內(nèi)容。
七、出貨后的跟蹤工作
出貨后要與船公司核對提單，并根據(jù)出貨內(nèi)容制作裝箱單、發(fā)票等相關(guān)的文件（有時還需制作保險單，CO，F(xiàn)ORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的訂單，在收到正本提單后將提單的COPY 版發(fā)給客戶，要求客戶支付訂單余款，在確認收到余款后將正本提到及相關(guān)的文件寄給客戶。如在出貨前已收齊貨款的，在收到正本提到后可立即安排將提到和其他相關(guān)文件寄給客戶。
在出貨后的若干天（估計貨物到達客戶港口后的一周內(nèi)）應(yīng)發(fā)郵件咨詢客戶貨物情況，是否對質(zhì)量滿意，是否有什么地方需要注意或改正的。并準備迎接客戶的下一張訂單。一般在客戶收到貨物一到半個月后咨詢客戶貨物的銷售情況，是否有意向再次訂購。
1. 郵件溝通
回復(fù)客戶郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時間。回復(fù)詢價郵件，先了解清楚客戶所詢價的產(chǎn)品及其詳細要求，告知客戶已收到其詢價內(nèi)容并且會盡快提供產(chǎn)品單價；回復(fù)客戶落訂單的郵件，先了解清楚客戶所訂購的產(chǎn)品及其詳細要求，告知客戶已收到其訂單并且會盡快提供產(chǎn)品最新單價及安排好相關(guān)的生產(chǎn)準備工作；回復(fù)客戶關(guān)于產(chǎn)品性能、訂單情況及其他信息的郵件，能立即回復(fù)的第一時間回復(fù)，不能立即回復(fù)的告知客戶會做相關(guān)的了解并盡快作出回復(fù)。
回復(fù)新求購郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時間。首先應(yīng)感謝客戶對我們公司的關(guān)注及其詢價信息，但不必急于立即報價，先了解清楚客戶所詢價的產(chǎn)品及其詳細要求、銷售市場，或可提供相關(guān)的產(chǎn)品信息（圖片、產(chǎn)品配置結(jié)構(gòu)等）供客戶參考選擇，并告訴客戶不同的配置、結(jié)構(gòu)將影響到產(chǎn)品單價的不同，如果他能提供準確的信息將對我們的報價準確性大有幫助。
發(fā)郵件開拓潛在客戶：周期性地給客戶發(fā)送郵件（每1至2周內(nèi)發(fā)一次），根據(jù)客戶所在地以及以往與客戶溝通的記錄確定發(fā)郵件給客戶的時間及內(nèi)容。郵件內(nèi)容、信息應(yīng)是客戶感興趣的，對其有幫助的（可發(fā)送公司最新產(chǎn)品、市場最新信息等），避免發(fā)送沒有意義的垃圾郵件給客戶。
2. 傳真溝通
重要文件、合同或不能用郵件、電話清晰表達等內(nèi)容可使用傳真的方式來和客戶溝通。收到客戶傳真應(yīng)第一時間了解清楚客戶的意圖，所要表達的內(nèi)容，并立即作相應(yīng)的回復(fù)，如不能立即回復(fù)的也要發(fā)郵件通知客戶已收到其傳真，會盡快作出相應(yīng)的答復(fù)。
由于傳真內(nèi)容一般較為重要，回復(fù)客戶應(yīng)妥善保管
3. 電話溝通
對于比較緊急的事情，需要立即知道答復(fù)的，或?qū)τ趧傞_始建立關(guān)系的新客戶，又或者對于一些長期沒有回復(fù)的目標客戶，可使用電話溝通。打電話給客戶前應(yīng)先想清楚要了解的內(nèi)容及通過這趟電話要達到的目的，打電話時要注意用簡潔的語言將自己的意思表達清楚，及時記錄好客戶在電話中的談到的內(nèi)容，打完電話后要整理好電話記錄。
4. 客戶的拜訪
了解清楚客戶拜訪的時間及意圖，想討論的產(chǎn)品范圍，事先準備好與會議相關(guān)的資料、文件（曾報過給客戶的報價表及客戶的訂貨合同等）及樣板，定制好會議議程。會議期間做好會議記錄，注意客戶在會議期間的每一個細節(jié)反映，根據(jù)客戶的反映及時做好談話內(nèi)容的變更。會后及時整理會議記錄，并將英文版會議記錄發(fā)給客戶。
二、報價
收到客戶的詢價后，先了解清楚客戶詢購的產(chǎn)品的詳細要求（型號、尺寸、材質(zhì)、表面、配置、包裝等），再根據(jù)這些數(shù)據(jù)做詢價單給工廠報價。收到工廠報價后將產(chǎn)品單價交由銷售經(jīng)理李生統(tǒng)一報價。最后再根據(jù)李生報的單價做報價單給客戶。
報價單的內(nèi)容應(yīng)包括：產(chǎn)品名稱/圖片，產(chǎn)品描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格、結(jié)構(gòu)等），單價，包裝方法，付款方式，運輸方式，有效期等。
將報價單發(fā)出給客戶后要注意追蹤報價情況，咨詢客戶對我們產(chǎn)品單價的看法，是否需要其他信息，有否采購意向等。
三、制作合同
在收到客戶的采購訂單，并且根據(jù)訂單內(nèi)容向客戶提供產(chǎn)品最新單價而客戶又確認單價，決定正式訂購產(chǎn)品時，我們要出一份購銷合同給客戶。
合同內(nèi)容包括：買賣雙方的資料，合同日期，合同號，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品詳細描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格），單價，數(shù)量，總金額，付款方式，包裝要求，運輸條款，交貨日期，我方銀行賬戶資料等。
在買賣雙方簽名蓋章后合同正式成立。
如要收客戶預(yù)付款的訂單，在收到客戶預(yù)付款后正式安排生產(chǎn)。
四、制作購銷合同或外協(xié)采購清單給工廠
在與客戶簽訂合同后，應(yīng)盡快確定生產(chǎn)商，并制作購銷合同或協(xié)外采購清單（自廠生產(chǎn)的貨物制作購銷合同，發(fā)外生產(chǎn)的貨物制作外協(xié)采購清單）。
購銷合同包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品詳細規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，內(nèi)銷金額，總金額，質(zhì)量要求，包裝要求等。另外，隨付應(yīng)跟一份物料清單，列明每一件零配件、包裝物的規(guī)格，數(shù)量。
協(xié)外采購清單包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品詳細規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，質(zhì)量要求和包裝要求等
五、訂單生產(chǎn)過程中的跟蹤
訂單生產(chǎn)過程中要經(jīng)常了解貨物的生產(chǎn)進度，特別是臨近交貨期時，要確定貨物是否能如期出貨，如不能如期出貨，應(yīng)提早通知客戶貨物延遲出貨的原因及確切的出貨時間。
六、貨物出貨安排
貨物完成后，出貨前要發(fā)出貨通知給工廠。
出貨通知內(nèi)容包括：船嘜，訂單編號，產(chǎn)品名稱，簡單的產(chǎn)品描述，數(shù)量，出貨時間，目的港，國際，運輸方式等內(nèi)容。
七、出貨后的跟蹤工作
出貨后要與船公司核對提單，并根據(jù)出貨內(nèi)容制作裝箱單、發(fā)票等相關(guān)的文件（有時還需制作保險單，CO，F(xiàn)ORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的訂單，在收到正本提單后將提單的COPY 版發(fā)給客戶，要求客戶支付訂單余款，在確認收到余款后將正本提到及相關(guān)的文件寄給客戶。如在出貨前已收齊貨款的，在收到正本提到后可立即安排將提到和其他相關(guān)文件寄給客戶。
在出貨后的若干天（估計貨物到達客戶港口后的一周內(nèi)）應(yīng)發(fā)郵件咨詢客戶貨物情況，是否對質(zhì)量滿意，是否有什么地方需要注意或改正的。并準備迎接客戶的下一張訂單。一般在客戶收到貨物一到半個月后咨詢客戶貨物的銷售情況，是否有意向再次訂購。