施工企業(yè)內(nèi)部存在日常運(yùn)作和項(xiàng)目?jī)深惢顒?dòng),即以專業(yè)分工為導(dǎo)向要求在縱向方向有深度的職能部門的日常運(yùn)作活動(dòng)和以項(xiàng)目為導(dǎo)向的要求在橫向方向結(jié)合不同專業(yè)和職能的項(xiàng)目活動(dòng)。
施工企業(yè)是典型的項(xiàng)目型企業(yè),其業(yè)務(wù)對(duì)象和利潤(rùn)載體本身就是項(xiàng)目,項(xiàng)目是這些企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ),是企業(yè)管理的基本對(duì)象。如果沒有項(xiàng)目業(yè)務(wù),企業(yè)甚至無法生存和發(fā)展。施工企業(yè)需要考慮利用組合管理的理論和方法將企業(yè)內(nèi)單一的項(xiàng)目管理向組合的項(xiàng)目管理發(fā)展,從第一代的項(xiàng)目管理向第三代的組合管理 過渡,從全企業(yè)角度管理項(xiàng)目,發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢(shì)。
1、項(xiàng)目及其管理的含義
何謂項(xiàng)目?人們對(duì)項(xiàng)目的含義有不同的看法。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)發(fā)布的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南(2000年版)》的將項(xiàng)目定義為:“為創(chuàng)造某個(gè)獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的暫時(shí)性努力?!表?xiàng)目具有臨時(shí)性的特點(diǎn),設(shè)立項(xiàng)目的目的是創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,項(xiàng)目的展開是逐步完善的。
按照美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的定義,項(xiàng)目管理就是把各種知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)之中,以達(dá)到項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理是通過應(yīng)用和綜合諸如啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等項(xiàng)目管理過程來進(jìn)行的。
人類活動(dòng)一般可以分為日常運(yùn)作和項(xiàng)目?jī)深?。日常運(yùn)作和項(xiàng)目一樣有許多共同之處,即都是由人來實(shí)施的、都受制于有限的資源、都需要規(guī)劃、執(zhí)行和控制。但是日常運(yùn)作是持續(xù)不斷和重復(fù)進(jìn)行的,而項(xiàng)目是臨時(shí)性的、獨(dú)特的。兩者的目標(biāo)也有本質(zhì)的不同,項(xiàng)目的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)其目標(biāo),然后結(jié)束項(xiàng)目;而持續(xù)進(jìn)行的日常運(yùn)作的目標(biāo)一般是為了維持經(jīng)營(yíng)??梢?,兩者大相徑庭。
人類活動(dòng)中一直有這兩類活動(dòng)進(jìn)行,只不過兩者所占的比重不同而已。歷很多建設(shè)工程的建造就是項(xiàng)目建設(shè)的例子,但是歷的項(xiàng)目及其管理活動(dòng)并沒有系統(tǒng)化?,F(xiàn)代項(xiàng)目管理是在20世紀(jì)50年代以后發(fā)展起來的,由于組織內(nèi)的許多活動(dòng)可以被看作項(xiàng)目,項(xiàng)目管理在應(yīng)對(duì)更加苛刻的市場(chǎng)條件、應(yīng)對(duì)加速的變化、集成組織內(nèi)外的資源 等方面具有優(yōu)勢(shì),創(chuàng)造和維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)方面具有傳統(tǒng)的日常運(yùn)作不具備的效果,所以項(xiàng)目管理越來越廣泛地應(yīng)用的企業(yè)管理中去。
2、企業(yè)項(xiàng)目化管理及其不足
認(rèn)識(shí)到企業(yè)中存在兩類不同性質(zhì)的活動(dòng),并且按照其不同的特點(diǎn)來進(jìn)行管理顯然是一個(gè)巨大的進(jìn)步。我國(guó)建設(shè)行業(yè)在20世紀(jì)80年代受魯布革工程的影響推行項(xiàng)目法施工之前,對(duì)工程施工項(xiàng)目的管理就不是采取項(xiàng)目的方式來進(jìn)行管理的,而是采取了傳統(tǒng)日常運(yùn)作的方式組建施工隊(duì)進(jìn)行管理。
企業(yè)項(xiàng)目化管理就是企業(yè)把項(xiàng)目管理作為一種管理模式來應(yīng)用,通過將企業(yè)中的各項(xiàng)活動(dòng),包括生產(chǎn)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程進(jìn)行合理的重組,以便能夠采用項(xiàng)目管理技術(shù)和方法對(duì)其進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)組織中的各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行高效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制,終成功實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。
企業(yè)組織引入項(xiàng)目化管理的一個(gè)直接結(jié)果便是改善了對(duì)組織目標(biāo)的管理和控制,簡(jiǎn)化了管理的復(fù)雜性,提高了管理和組織績(jī)效。
迄今為止,我國(guó)推廣項(xiàng)目法施工,即將企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目活動(dòng)剝離開來按照項(xiàng)目的方式進(jìn)行管理,這使得項(xiàng)目的質(zhì)量、工期、進(jìn)度等都得到了保證,而且使得企業(yè)的資源配置得到優(yōu)化,使得是企業(yè)的組織架構(gòu)得到調(diào)整并向扁平化發(fā)展,確實(shí)取得了舉世矚目的成就。我國(guó)大多數(shù)的施工企業(yè)現(xiàn)在對(duì)施工項(xiàng)目的管理方式一般都是按照項(xiàng)目的方式進(jìn)行了,企業(yè)一般也采取矩陣式的組織架構(gòu)?,F(xiàn)在施工項(xiàng)目經(jīng)理部已經(jīng)取代了施工隊(duì)、工程處,在神州大地上遍地開花。
企業(yè)項(xiàng)目化管理發(fā)展到今天,同樣顯示出其不足之處。我國(guó)經(jīng)濟(jì)的改革開發(fā)是在農(nóng)村改革之后進(jìn)行的,城市改革首先從建筑行業(yè)開始進(jìn)行,建設(shè)行業(yè)借鑒了農(nóng)村改革承包到戶的經(jīng)驗(yàn),在企業(yè)內(nèi)部推廣承包制,這種方式對(duì)改革初期的發(fā)展當(dāng)然也取得了較好的成就,但是,承包制是農(nóng)業(yè)小生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方式,它并不適合現(xiàn)代社會(huì)化的大生產(chǎn)。在建設(shè)行業(yè)中,推行承包制會(huì)讓人們產(chǎn)生“以包代管”和“以獎(jiǎng)代管”的沖動(dòng),其主要弊端是使項(xiàng)目的建設(shè)脫離了整個(gè)企業(yè)的支持,各個(gè)項(xiàng)目自行其是,也使得企業(yè)在信息和知識(shí)的共享方面、經(jīng)驗(yàn)的積累方面難以為繼。所以,必須從全企業(yè)角度來統(tǒng)籌規(guī)劃全企業(yè)內(nèi)的所有事務(wù),從全企業(yè)的角度來發(fā)展和管理項(xiàng)目已達(dá)到規(guī)模經(jīng)濟(jì)的效果。
3、企業(yè)多項(xiàng)目管理多項(xiàng)目管理的概念
為了一些經(jīng)濟(jì)方面的原因和有效地使用資源,企業(yè)項(xiàng)目管理中常常采用一種新的管理方法——多項(xiàng)目管理。所謂“多項(xiàng)目管理”,是指在組織中協(xié)調(diào)所有項(xiàng)目的選擇、評(píng)估、計(jì)劃、控制等各項(xiàng)工作。需要說明的是,將一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目分解為子項(xiàng)目群進(jìn)行管理的情況仍屬于一般項(xiàng)目管理的范疇,不屬于“多項(xiàng)目管理”。
多項(xiàng)目管理的分類。多項(xiàng)目管理是站在企業(yè)層面對(duì)現(xiàn)行組織中所有的項(xiàng)目進(jìn)行篩選、評(píng)估、計(jì)劃、執(zhí)行與控制的項(xiàng)目管理方式。與單個(gè)項(xiàng)目管理不同的是,單項(xiàng)目管理是在假定項(xiàng)目的資源得到保障的前提下進(jìn)行的項(xiàng)目管理,思考角度采取“由因索果”的綜合法方式。多項(xiàng)目管理則是在假定存在多個(gè)項(xiàng)目的前提下,如何協(xié)調(diào)和分配現(xiàn)有項(xiàng)目資源、獲取佳項(xiàng)目實(shí)施組合的管理過程,其思考角度一般采取“由果索因”的分析方式。
依據(jù)項(xiàng)目之間的相關(guān)程度,多項(xiàng)目管理可分為項(xiàng)目成組管理和項(xiàng)目組合管理兩種情形。
⑴項(xiàng)目成組管理。項(xiàng)目成組管理是對(duì)人為定義的一組項(xiàng)目進(jìn)行管理,這些項(xiàng)目并不是為某個(gè)共同的目標(biāo)服務(wù)的,但項(xiàng)目具有相似性,把這些項(xiàng)目放在一起進(jìn)行管理,可以形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),提高工作效率。
⑵項(xiàng)目組合管理。項(xiàng)目組合管理是從企業(yè)整體出發(fā),動(dòng)態(tài)地選擇不具類似性的項(xiàng)目,對(duì)企業(yè)所擁有的或可獲得的生產(chǎn)要素和資源進(jìn)行優(yōu)化組合,有效地、優(yōu)地分配企業(yè)資源,以分散企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),達(dá)到企業(yè)效益大化,提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。
施工企業(yè)的多項(xiàng)目管理現(xiàn)在而言,大多屬于項(xiàng)目成組管理,比如房屋建筑施工企業(yè)管理的大多是房屋建筑項(xiàng)目,電力施工企業(yè)大多是電力建設(shè)項(xiàng)目等。但是,從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度來看,施工企業(yè)必須向多元化方向發(fā)展,即參與不同的施工項(xiàng)目比如工業(yè)項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目等,這樣可以形成多個(gè)利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。比如2003年?duì)I業(yè)額躍居全國(guó)建筑業(yè)首位的中國(guó)鐵路工程總公司,即是在勘察設(shè)計(jì)、施工安裝、工業(yè)制造、科研咨詢、工程監(jiān)理、資本經(jīng)營(yíng)和外經(jīng)外貿(mào)于一體的多功能、特大型企業(yè)集團(tuán),在鐵路工程施工總承包、公路工程施工總承包、市政公用工程施工總承包以及橋梁工程、隧道工程、公路路基工程專業(yè)承包等領(lǐng)域開展業(yè)務(wù)。
又比如,我國(guó)大型建筑企業(yè)××建筑工程總公司的業(yè)務(wù),70%來自建筑工程,交通項(xiàng)目只有9%,電力和工業(yè)項(xiàng)目各約7%.加工項(xiàng)目約6%.而日本大成建設(shè)株式會(huì)社的建筑工程占70%,交通項(xiàng)目占14%,制造業(yè)項(xiàng)目占5%,其他項(xiàng)目比例較低;美國(guó)柏克德集團(tuán)業(yè)務(wù)范圍較廣,工業(yè)和石化工程占54%,電力項(xiàng)目占14%,交通項(xiàng)目占13%,環(huán)保項(xiàng)目占11% .可見,施工企業(yè)內(nèi)部同時(shí)存在類似的項(xiàng)目和不具類似性的項(xiàng)目。施工企業(yè)內(nèi)部非類似項(xiàng)目越多,其利潤(rùn)來源就多,中外企業(yè)之間的差別關(guān)鍵在于外國(guó)先進(jìn)企業(yè)管理的不同類型的項(xiàng)目比例多。
企業(yè)多項(xiàng)目管理的重要作用。企業(yè)多項(xiàng)目管理的重要作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
⑴在企業(yè)內(nèi)引進(jìn)一個(gè)連貫統(tǒng)一的項(xiàng)目評(píng)估與選擇機(jī)制。對(duì)項(xiàng)目的特性以及成本、資源、風(fēng)險(xiǎn)等項(xiàng)目要素(選擇一項(xiàng)或多項(xiàng)因數(shù))按照統(tǒng)一的計(jì)分評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)別評(píng)定,選擇符合企業(yè)目標(biāo)的項(xiàng)目。許多企業(yè)在項(xiàng)目選擇過程中通常會(huì)碰到各種各樣的問題,例如個(gè)人的情感因素等等,企業(yè)多項(xiàng)目管理要做到的是根據(jù)企業(yè)目標(biāo)分解項(xiàng)目選擇的因素,然后根據(jù)這些因素判斷新的項(xiàng)目是否符合企業(yè)的目標(biāo),提高項(xiàng)目選擇的客觀性和科學(xué)性,減少主觀性和盲目性。
⑵實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)收益,保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。以往項(xiàng)目管理中我們較多的只注重單一項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收益,而在實(shí)際當(dāng)中,有些項(xiàng)目的實(shí)施并非只是獲得財(cái)務(wù)回報(bào)。企業(yè)多項(xiàng)目管理兼顧了項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收益和非財(cái)務(wù)收益,以及項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系及其之間的貢獻(xiàn),從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目組合的佳收益,保證企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。比如通過多項(xiàng)目管理可以形成企業(yè)的強(qiáng)勢(shì)文化。
⑶對(duì)企業(yè)里所有的項(xiàng)目進(jìn)行平衡。企業(yè)發(fā)展到一定階段就會(huì)參與不同的項(xiàng)目,只有實(shí)行多項(xiàng)目管理,才能有效平衡長(zhǎng)期和短期、高風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)以及其它因素的項(xiàng)目。
⑷在企業(yè)(組織)范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目分配企業(yè)的資源,保證優(yōu)先項(xiàng)目的資源分配。一個(gè)新的項(xiàng)目提出后,我們首先要看的是企業(yè)有沒有足夠的資金和資源能力來完成這個(gè)項(xiàng)目。只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的多項(xiàng)目管理,才能快速地對(duì)企業(yè)的資金和資源能力做出判斷,并在企業(yè)的能力出現(xiàn)短缺時(shí),采取有效的措施,如資源能力不足時(shí),我們可能采用項(xiàng)目外包的。同時(shí),實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目管理有利于我們將資源優(yōu)先分配關(guān)鍵的項(xiàng)目,以保證企業(yè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
⑸實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的有效監(jiān)控。借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),企業(yè)多項(xiàng)目管理主要通過以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目有效監(jiān)控:
①提高項(xiàng)目管理的可見度。企業(yè)決策者在以前的項(xiàng)目管理中碰到問題,對(duì)項(xiàng)目的管理只能依靠下層經(jīng)理的數(shù)據(jù)報(bào)告。實(shí)施多項(xiàng)目管理后,決策層可以清楚地了解到企業(yè)內(nèi)所有項(xiàng)目的狀況,加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的控制。
②固化項(xiàng)目的管理流程。目前企業(yè)中在普遍存在項(xiàng)目管理各自為陣、自成體系的狀況。也就是不同的項(xiàng)目經(jīng)理可能采取了不同的項(xiàng)目控制流程。企業(yè)多項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)在同一企業(yè)內(nèi)同類型的項(xiàng)目管理采取同樣的管理流程,這樣可以使項(xiàng)目管理的流程進(jìn)一步得到優(yōu)化,有利于項(xiàng)目實(shí)施過程的控制以及明確責(zé)任。
③實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目之間的橫向管理。這是我們?cè)趩我坏捻?xiàng)目管理模式下所不能做到。例如我們通過企業(yè)多項(xiàng)目管理建立了項(xiàng)目之間的里程碑依賴關(guān)系,就很容易控制被依賴項(xiàng)目產(chǎn)生的變化對(duì)所依賴的項(xiàng)目造成的影響,從而采取相應(yīng)的措施。
⑹促進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行過程中的交流。企業(yè)多項(xiàng)目管理給公司的決策層和執(zhí)行層(縱向)、以及不同部門之間(橫向)項(xiàng)目參與者提供了一個(gè)交流的工具。使項(xiàng)目的參與者能夠互相交流項(xiàng)目管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和意見,了解項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r,以及自己在項(xiàng)目實(shí)施中的位置和作用,這些對(duì)于項(xiàng)目取得成功都是非常重要的。
4、企業(yè)多項(xiàng)目管理的實(shí)施組織架構(gòu)保證
良好的組織架構(gòu)是保證企業(yè)多項(xiàng)目管理實(shí)施的重要保證。企業(yè)項(xiàng)目化管理往往采用矩陣式組織架構(gòu) 目前己經(jīng)采用或正在采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)的大多數(shù)組織認(rèn)為,這是一種對(duì)組織的不同資源進(jìn)行管理的有效方式。它便于溝通、協(xié)調(diào)和集中管理、反應(yīng)迅速。當(dāng)然,矩陣結(jié)構(gòu)也存在一些問題,比如職責(zé)和職權(quán)不易劃分,人員受雙重領(lǐng)導(dǎo),容易引起管理上的混亂;成員不固定在一個(gè)位置上,有臨時(shí)觀念,有時(shí)責(zé)任心不夠強(qiáng)。
項(xiàng)目管理專家金井露指出,“矩陣型”組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)在于“溝通復(fù)雜化”和“資源爭(zhēng)奪戰(zhàn)”。矩陣型組織的劣勢(shì)主要涉及到?jīng)_突問題,其中大部分是職能部門經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之間的沖突:⑴由于權(quán)力比較平衡,各個(gè)參與方相互推諉責(zé)任和相互爭(zhēng)奪名利現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。⑵項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé),但是資源的分配權(quán)卻屬于職能部門,這就容易產(chǎn)生沖突。⑶在項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理擁有管理權(quán),但是職能部門的經(jīng)理卻控制技術(shù)的決策權(quán),在執(zhí)行中也容易產(chǎn)生沖突。⑷由于每一名職員都有兩名上司,同時(shí)對(duì)他們負(fù)責(zé),這違背了統(tǒng)一指令的管理原則,對(duì)此產(chǎn)生的問題沒有有效的辦法 .通過建立和運(yùn)行項(xiàng)目管理辦公室對(duì)大項(xiàng)目、多項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的思路是對(duì)“矩陣型”組織缺點(diǎn)的有效補(bǔ)充,是“組織行為學(xué)”的創(chuàng)新。如圖2所示。
項(xiàng)目辦公室是一個(gè)配備了能滿足組織的項(xiàng)目管理需求的項(xiàng)目管理專業(yè)人員的項(xiàng)目管理中心,是企業(yè)項(xiàng)目決策的支持機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)是:開發(fā)和維護(hù)工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序;為企業(yè)提供工程項(xiàng)目管理的咨詢和指導(dǎo);為企業(yè)提供工程項(xiàng)目管理培訓(xùn);為企業(yè)提供有關(guān)工程項(xiàng)目管理的其他支持 .企業(yè)設(shè)立項(xiàng)目辦公室不需要增加管理層次和管理機(jī)構(gòu),項(xiàng)目辦公室的人員可以兼職而不用全職,或可以與項(xiàng)目辦公室之間存在“虛線”的匯報(bào)關(guān)系,并同時(shí)保留其職能部門的職責(zé)。項(xiàng)目辦公室可以保證職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之間的有效溝通,而溝通是達(dá)到組織協(xié)調(diào)的手段,解決組織成員間障礙的基本方法。
實(shí)現(xiàn)企業(yè)多項(xiàng)目管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段?,F(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生很大影響。施工企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目往往分散在不同的地點(diǎn),或不同的城市,或不同的國(guó)家,因此,對(duì)企業(yè)內(nèi)多項(xiàng)目的管理應(yīng)考慮本充分利用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通信的方式。
通過使用現(xiàn)代信息技術(shù),企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接對(duì)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制,現(xiàn)在人們可以在群體項(xiàng)目和企業(yè)多項(xiàng)目上,甚至全球范圍內(nèi)的項(xiàng)目群上進(jìn)行物流組織和供應(yīng)鏈管理,在全球范圍內(nèi)進(jìn)行資源優(yōu)化組合等。這些都是通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)的,或是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的。
使用現(xiàn)代信息技術(shù)可以產(chǎn)生如下作用
⑴通過使用現(xiàn)代信息技術(shù)可以加快項(xiàng)目管理中的信息反饋和系統(tǒng)的反應(yīng)速度,人們能夠及時(shí)查詢工程的進(jìn)展情況,進(jìn)而能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)作出決策。
⑵信息的可靠性和項(xiàng)目的透明度增加,人們可以直接查詢和使用其他部門的信息,能夠了解企業(yè)和項(xiàng)目的全貌。
⑶許多復(fù)雜的優(yōu)化方法可以在項(xiàng)目管理中應(yīng)用。
⑷總目標(biāo)容易貫徹,項(xiàng)目經(jīng)理和上層領(lǐng)導(dǎo)容易發(fā)現(xiàn)問題。
⑸由于信息的儲(chǔ)存方式、傳輸方式、表達(dá)方式的變化使項(xiàng)目的信息管理更加快捷,降低了項(xiàng)目管理的成本、提高了項(xiàng)目管理的水平和效率。
⑹使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的能力和水平大為提高。這主要是提高了反應(yīng)速度的結(jié)果。
施工企業(yè)是典型的項(xiàng)目型企業(yè),其業(yè)務(wù)對(duì)象和利潤(rùn)載體本身就是項(xiàng)目,項(xiàng)目是這些企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ),是企業(yè)管理的基本對(duì)象。如果沒有項(xiàng)目業(yè)務(wù),企業(yè)甚至無法生存和發(fā)展。施工企業(yè)需要考慮利用組合管理的理論和方法將企業(yè)內(nèi)單一的項(xiàng)目管理向組合的項(xiàng)目管理發(fā)展,從第一代的項(xiàng)目管理向第三代的組合管理 過渡,從全企業(yè)角度管理項(xiàng)目,發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢(shì)。
1、項(xiàng)目及其管理的含義
何謂項(xiàng)目?人們對(duì)項(xiàng)目的含義有不同的看法。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)發(fā)布的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南(2000年版)》的將項(xiàng)目定義為:“為創(chuàng)造某個(gè)獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的暫時(shí)性努力?!表?xiàng)目具有臨時(shí)性的特點(diǎn),設(shè)立項(xiàng)目的目的是創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,項(xiàng)目的展開是逐步完善的。
按照美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的定義,項(xiàng)目管理就是把各種知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)之中,以達(dá)到項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理是通過應(yīng)用和綜合諸如啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等項(xiàng)目管理過程來進(jìn)行的。
人類活動(dòng)一般可以分為日常運(yùn)作和項(xiàng)目?jī)深?。日常運(yùn)作和項(xiàng)目一樣有許多共同之處,即都是由人來實(shí)施的、都受制于有限的資源、都需要規(guī)劃、執(zhí)行和控制。但是日常運(yùn)作是持續(xù)不斷和重復(fù)進(jìn)行的,而項(xiàng)目是臨時(shí)性的、獨(dú)特的。兩者的目標(biāo)也有本質(zhì)的不同,項(xiàng)目的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)其目標(biāo),然后結(jié)束項(xiàng)目;而持續(xù)進(jìn)行的日常運(yùn)作的目標(biāo)一般是為了維持經(jīng)營(yíng)??梢?,兩者大相徑庭。
人類活動(dòng)中一直有這兩類活動(dòng)進(jìn)行,只不過兩者所占的比重不同而已。歷很多建設(shè)工程的建造就是項(xiàng)目建設(shè)的例子,但是歷的項(xiàng)目及其管理活動(dòng)并沒有系統(tǒng)化?,F(xiàn)代項(xiàng)目管理是在20世紀(jì)50年代以后發(fā)展起來的,由于組織內(nèi)的許多活動(dòng)可以被看作項(xiàng)目,項(xiàng)目管理在應(yīng)對(duì)更加苛刻的市場(chǎng)條件、應(yīng)對(duì)加速的變化、集成組織內(nèi)外的資源 等方面具有優(yōu)勢(shì),創(chuàng)造和維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)方面具有傳統(tǒng)的日常運(yùn)作不具備的效果,所以項(xiàng)目管理越來越廣泛地應(yīng)用的企業(yè)管理中去。
2、企業(yè)項(xiàng)目化管理及其不足
認(rèn)識(shí)到企業(yè)中存在兩類不同性質(zhì)的活動(dòng),并且按照其不同的特點(diǎn)來進(jìn)行管理顯然是一個(gè)巨大的進(jìn)步。我國(guó)建設(shè)行業(yè)在20世紀(jì)80年代受魯布革工程的影響推行項(xiàng)目法施工之前,對(duì)工程施工項(xiàng)目的管理就不是采取項(xiàng)目的方式來進(jìn)行管理的,而是采取了傳統(tǒng)日常運(yùn)作的方式組建施工隊(duì)進(jìn)行管理。
企業(yè)項(xiàng)目化管理就是企業(yè)把項(xiàng)目管理作為一種管理模式來應(yīng)用,通過將企業(yè)中的各項(xiàng)活動(dòng),包括生產(chǎn)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程進(jìn)行合理的重組,以便能夠采用項(xiàng)目管理技術(shù)和方法對(duì)其進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)組織中的各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行高效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制,終成功實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。
企業(yè)組織引入項(xiàng)目化管理的一個(gè)直接結(jié)果便是改善了對(duì)組織目標(biāo)的管理和控制,簡(jiǎn)化了管理的復(fù)雜性,提高了管理和組織績(jī)效。
迄今為止,我國(guó)推廣項(xiàng)目法施工,即將企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目活動(dòng)剝離開來按照項(xiàng)目的方式進(jìn)行管理,這使得項(xiàng)目的質(zhì)量、工期、進(jìn)度等都得到了保證,而且使得企業(yè)的資源配置得到優(yōu)化,使得是企業(yè)的組織架構(gòu)得到調(diào)整并向扁平化發(fā)展,確實(shí)取得了舉世矚目的成就。我國(guó)大多數(shù)的施工企業(yè)現(xiàn)在對(duì)施工項(xiàng)目的管理方式一般都是按照項(xiàng)目的方式進(jìn)行了,企業(yè)一般也采取矩陣式的組織架構(gòu)?,F(xiàn)在施工項(xiàng)目經(jīng)理部已經(jīng)取代了施工隊(duì)、工程處,在神州大地上遍地開花。
企業(yè)項(xiàng)目化管理發(fā)展到今天,同樣顯示出其不足之處。我國(guó)經(jīng)濟(jì)的改革開發(fā)是在農(nóng)村改革之后進(jìn)行的,城市改革首先從建筑行業(yè)開始進(jìn)行,建設(shè)行業(yè)借鑒了農(nóng)村改革承包到戶的經(jīng)驗(yàn),在企業(yè)內(nèi)部推廣承包制,這種方式對(duì)改革初期的發(fā)展當(dāng)然也取得了較好的成就,但是,承包制是農(nóng)業(yè)小生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方式,它并不適合現(xiàn)代社會(huì)化的大生產(chǎn)。在建設(shè)行業(yè)中,推行承包制會(huì)讓人們產(chǎn)生“以包代管”和“以獎(jiǎng)代管”的沖動(dòng),其主要弊端是使項(xiàng)目的建設(shè)脫離了整個(gè)企業(yè)的支持,各個(gè)項(xiàng)目自行其是,也使得企業(yè)在信息和知識(shí)的共享方面、經(jīng)驗(yàn)的積累方面難以為繼。所以,必須從全企業(yè)角度來統(tǒng)籌規(guī)劃全企業(yè)內(nèi)的所有事務(wù),從全企業(yè)的角度來發(fā)展和管理項(xiàng)目已達(dá)到規(guī)模經(jīng)濟(jì)的效果。
3、企業(yè)多項(xiàng)目管理多項(xiàng)目管理的概念
為了一些經(jīng)濟(jì)方面的原因和有效地使用資源,企業(yè)項(xiàng)目管理中常常采用一種新的管理方法——多項(xiàng)目管理。所謂“多項(xiàng)目管理”,是指在組織中協(xié)調(diào)所有項(xiàng)目的選擇、評(píng)估、計(jì)劃、控制等各項(xiàng)工作。需要說明的是,將一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目分解為子項(xiàng)目群進(jìn)行管理的情況仍屬于一般項(xiàng)目管理的范疇,不屬于“多項(xiàng)目管理”。
多項(xiàng)目管理的分類。多項(xiàng)目管理是站在企業(yè)層面對(duì)現(xiàn)行組織中所有的項(xiàng)目進(jìn)行篩選、評(píng)估、計(jì)劃、執(zhí)行與控制的項(xiàng)目管理方式。與單個(gè)項(xiàng)目管理不同的是,單項(xiàng)目管理是在假定項(xiàng)目的資源得到保障的前提下進(jìn)行的項(xiàng)目管理,思考角度采取“由因索果”的綜合法方式。多項(xiàng)目管理則是在假定存在多個(gè)項(xiàng)目的前提下,如何協(xié)調(diào)和分配現(xiàn)有項(xiàng)目資源、獲取佳項(xiàng)目實(shí)施組合的管理過程,其思考角度一般采取“由果索因”的分析方式。
依據(jù)項(xiàng)目之間的相關(guān)程度,多項(xiàng)目管理可分為項(xiàng)目成組管理和項(xiàng)目組合管理兩種情形。
⑴項(xiàng)目成組管理。項(xiàng)目成組管理是對(duì)人為定義的一組項(xiàng)目進(jìn)行管理,這些項(xiàng)目并不是為某個(gè)共同的目標(biāo)服務(wù)的,但項(xiàng)目具有相似性,把這些項(xiàng)目放在一起進(jìn)行管理,可以形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),提高工作效率。
⑵項(xiàng)目組合管理。項(xiàng)目組合管理是從企業(yè)整體出發(fā),動(dòng)態(tài)地選擇不具類似性的項(xiàng)目,對(duì)企業(yè)所擁有的或可獲得的生產(chǎn)要素和資源進(jìn)行優(yōu)化組合,有效地、優(yōu)地分配企業(yè)資源,以分散企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),達(dá)到企業(yè)效益大化,提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。
施工企業(yè)的多項(xiàng)目管理現(xiàn)在而言,大多屬于項(xiàng)目成組管理,比如房屋建筑施工企業(yè)管理的大多是房屋建筑項(xiàng)目,電力施工企業(yè)大多是電力建設(shè)項(xiàng)目等。但是,從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度來看,施工企業(yè)必須向多元化方向發(fā)展,即參與不同的施工項(xiàng)目比如工業(yè)項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目等,這樣可以形成多個(gè)利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。比如2003年?duì)I業(yè)額躍居全國(guó)建筑業(yè)首位的中國(guó)鐵路工程總公司,即是在勘察設(shè)計(jì)、施工安裝、工業(yè)制造、科研咨詢、工程監(jiān)理、資本經(jīng)營(yíng)和外經(jīng)外貿(mào)于一體的多功能、特大型企業(yè)集團(tuán),在鐵路工程施工總承包、公路工程施工總承包、市政公用工程施工總承包以及橋梁工程、隧道工程、公路路基工程專業(yè)承包等領(lǐng)域開展業(yè)務(wù)。
又比如,我國(guó)大型建筑企業(yè)××建筑工程總公司的業(yè)務(wù),70%來自建筑工程,交通項(xiàng)目只有9%,電力和工業(yè)項(xiàng)目各約7%.加工項(xiàng)目約6%.而日本大成建設(shè)株式會(huì)社的建筑工程占70%,交通項(xiàng)目占14%,制造業(yè)項(xiàng)目占5%,其他項(xiàng)目比例較低;美國(guó)柏克德集團(tuán)業(yè)務(wù)范圍較廣,工業(yè)和石化工程占54%,電力項(xiàng)目占14%,交通項(xiàng)目占13%,環(huán)保項(xiàng)目占11% .可見,施工企業(yè)內(nèi)部同時(shí)存在類似的項(xiàng)目和不具類似性的項(xiàng)目。施工企業(yè)內(nèi)部非類似項(xiàng)目越多,其利潤(rùn)來源就多,中外企業(yè)之間的差別關(guān)鍵在于外國(guó)先進(jìn)企業(yè)管理的不同類型的項(xiàng)目比例多。
企業(yè)多項(xiàng)目管理的重要作用。企業(yè)多項(xiàng)目管理的重要作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
⑴在企業(yè)內(nèi)引進(jìn)一個(gè)連貫統(tǒng)一的項(xiàng)目評(píng)估與選擇機(jī)制。對(duì)項(xiàng)目的特性以及成本、資源、風(fēng)險(xiǎn)等項(xiàng)目要素(選擇一項(xiàng)或多項(xiàng)因數(shù))按照統(tǒng)一的計(jì)分評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)別評(píng)定,選擇符合企業(yè)目標(biāo)的項(xiàng)目。許多企業(yè)在項(xiàng)目選擇過程中通常會(huì)碰到各種各樣的問題,例如個(gè)人的情感因素等等,企業(yè)多項(xiàng)目管理要做到的是根據(jù)企業(yè)目標(biāo)分解項(xiàng)目選擇的因素,然后根據(jù)這些因素判斷新的項(xiàng)目是否符合企業(yè)的目標(biāo),提高項(xiàng)目選擇的客觀性和科學(xué)性,減少主觀性和盲目性。
⑵實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)收益,保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。以往項(xiàng)目管理中我們較多的只注重單一項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收益,而在實(shí)際當(dāng)中,有些項(xiàng)目的實(shí)施并非只是獲得財(cái)務(wù)回報(bào)。企業(yè)多項(xiàng)目管理兼顧了項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收益和非財(cái)務(wù)收益,以及項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系及其之間的貢獻(xiàn),從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目組合的佳收益,保證企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。比如通過多項(xiàng)目管理可以形成企業(yè)的強(qiáng)勢(shì)文化。
⑶對(duì)企業(yè)里所有的項(xiàng)目進(jìn)行平衡。企業(yè)發(fā)展到一定階段就會(huì)參與不同的項(xiàng)目,只有實(shí)行多項(xiàng)目管理,才能有效平衡長(zhǎng)期和短期、高風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)以及其它因素的項(xiàng)目。
⑷在企業(yè)(組織)范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目分配企業(yè)的資源,保證優(yōu)先項(xiàng)目的資源分配。一個(gè)新的項(xiàng)目提出后,我們首先要看的是企業(yè)有沒有足夠的資金和資源能力來完成這個(gè)項(xiàng)目。只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的多項(xiàng)目管理,才能快速地對(duì)企業(yè)的資金和資源能力做出判斷,并在企業(yè)的能力出現(xiàn)短缺時(shí),采取有效的措施,如資源能力不足時(shí),我們可能采用項(xiàng)目外包的。同時(shí),實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目管理有利于我們將資源優(yōu)先分配關(guān)鍵的項(xiàng)目,以保證企業(yè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
⑸實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的有效監(jiān)控。借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),企業(yè)多項(xiàng)目管理主要通過以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目有效監(jiān)控:
①提高項(xiàng)目管理的可見度。企業(yè)決策者在以前的項(xiàng)目管理中碰到問題,對(duì)項(xiàng)目的管理只能依靠下層經(jīng)理的數(shù)據(jù)報(bào)告。實(shí)施多項(xiàng)目管理后,決策層可以清楚地了解到企業(yè)內(nèi)所有項(xiàng)目的狀況,加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的控制。
②固化項(xiàng)目的管理流程。目前企業(yè)中在普遍存在項(xiàng)目管理各自為陣、自成體系的狀況。也就是不同的項(xiàng)目經(jīng)理可能采取了不同的項(xiàng)目控制流程。企業(yè)多項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)在同一企業(yè)內(nèi)同類型的項(xiàng)目管理采取同樣的管理流程,這樣可以使項(xiàng)目管理的流程進(jìn)一步得到優(yōu)化,有利于項(xiàng)目實(shí)施過程的控制以及明確責(zé)任。
③實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目之間的橫向管理。這是我們?cè)趩我坏捻?xiàng)目管理模式下所不能做到。例如我們通過企業(yè)多項(xiàng)目管理建立了項(xiàng)目之間的里程碑依賴關(guān)系,就很容易控制被依賴項(xiàng)目產(chǎn)生的變化對(duì)所依賴的項(xiàng)目造成的影響,從而采取相應(yīng)的措施。
⑹促進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行過程中的交流。企業(yè)多項(xiàng)目管理給公司的決策層和執(zhí)行層(縱向)、以及不同部門之間(橫向)項(xiàng)目參與者提供了一個(gè)交流的工具。使項(xiàng)目的參與者能夠互相交流項(xiàng)目管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和意見,了解項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r,以及自己在項(xiàng)目實(shí)施中的位置和作用,這些對(duì)于項(xiàng)目取得成功都是非常重要的。
4、企業(yè)多項(xiàng)目管理的實(shí)施組織架構(gòu)保證
良好的組織架構(gòu)是保證企業(yè)多項(xiàng)目管理實(shí)施的重要保證。企業(yè)項(xiàng)目化管理往往采用矩陣式組織架構(gòu) 目前己經(jīng)采用或正在采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)的大多數(shù)組織認(rèn)為,這是一種對(duì)組織的不同資源進(jìn)行管理的有效方式。它便于溝通、協(xié)調(diào)和集中管理、反應(yīng)迅速。當(dāng)然,矩陣結(jié)構(gòu)也存在一些問題,比如職責(zé)和職權(quán)不易劃分,人員受雙重領(lǐng)導(dǎo),容易引起管理上的混亂;成員不固定在一個(gè)位置上,有臨時(shí)觀念,有時(shí)責(zé)任心不夠強(qiáng)。
項(xiàng)目管理專家金井露指出,“矩陣型”組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)在于“溝通復(fù)雜化”和“資源爭(zhēng)奪戰(zhàn)”。矩陣型組織的劣勢(shì)主要涉及到?jīng)_突問題,其中大部分是職能部門經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之間的沖突:⑴由于權(quán)力比較平衡,各個(gè)參與方相互推諉責(zé)任和相互爭(zhēng)奪名利現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。⑵項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé),但是資源的分配權(quán)卻屬于職能部門,這就容易產(chǎn)生沖突。⑶在項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理擁有管理權(quán),但是職能部門的經(jīng)理卻控制技術(shù)的決策權(quán),在執(zhí)行中也容易產(chǎn)生沖突。⑷由于每一名職員都有兩名上司,同時(shí)對(duì)他們負(fù)責(zé),這違背了統(tǒng)一指令的管理原則,對(duì)此產(chǎn)生的問題沒有有效的辦法 .通過建立和運(yùn)行項(xiàng)目管理辦公室對(duì)大項(xiàng)目、多項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的思路是對(duì)“矩陣型”組織缺點(diǎn)的有效補(bǔ)充,是“組織行為學(xué)”的創(chuàng)新。如圖2所示。
項(xiàng)目辦公室是一個(gè)配備了能滿足組織的項(xiàng)目管理需求的項(xiàng)目管理專業(yè)人員的項(xiàng)目管理中心,是企業(yè)項(xiàng)目決策的支持機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)是:開發(fā)和維護(hù)工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序;為企業(yè)提供工程項(xiàng)目管理的咨詢和指導(dǎo);為企業(yè)提供工程項(xiàng)目管理培訓(xùn);為企業(yè)提供有關(guān)工程項(xiàng)目管理的其他支持 .企業(yè)設(shè)立項(xiàng)目辦公室不需要增加管理層次和管理機(jī)構(gòu),項(xiàng)目辦公室的人員可以兼職而不用全職,或可以與項(xiàng)目辦公室之間存在“虛線”的匯報(bào)關(guān)系,并同時(shí)保留其職能部門的職責(zé)。項(xiàng)目辦公室可以保證職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之間的有效溝通,而溝通是達(dá)到組織協(xié)調(diào)的手段,解決組織成員間障礙的基本方法。
實(shí)現(xiàn)企業(yè)多項(xiàng)目管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段?,F(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生很大影響。施工企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目往往分散在不同的地點(diǎn),或不同的城市,或不同的國(guó)家,因此,對(duì)企業(yè)內(nèi)多項(xiàng)目的管理應(yīng)考慮本充分利用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通信的方式。
通過使用現(xiàn)代信息技術(shù),企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接對(duì)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制,現(xiàn)在人們可以在群體項(xiàng)目和企業(yè)多項(xiàng)目上,甚至全球范圍內(nèi)的項(xiàng)目群上進(jìn)行物流組織和供應(yīng)鏈管理,在全球范圍內(nèi)進(jìn)行資源優(yōu)化組合等。這些都是通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)的,或是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的。
使用現(xiàn)代信息技術(shù)可以產(chǎn)生如下作用
⑴通過使用現(xiàn)代信息技術(shù)可以加快項(xiàng)目管理中的信息反饋和系統(tǒng)的反應(yīng)速度,人們能夠及時(shí)查詢工程的進(jìn)展情況,進(jìn)而能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)作出決策。
⑵信息的可靠性和項(xiàng)目的透明度增加,人們可以直接查詢和使用其他部門的信息,能夠了解企業(yè)和項(xiàng)目的全貌。
⑶許多復(fù)雜的優(yōu)化方法可以在項(xiàng)目管理中應(yīng)用。
⑷總目標(biāo)容易貫徹,項(xiàng)目經(jīng)理和上層領(lǐng)導(dǎo)容易發(fā)現(xiàn)問題。
⑸由于信息的儲(chǔ)存方式、傳輸方式、表達(dá)方式的變化使項(xiàng)目的信息管理更加快捷,降低了項(xiàng)目管理的成本、提高了項(xiàng)目管理的水平和效率。
⑹使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的能力和水平大為提高。這主要是提高了反應(yīng)速度的結(jié)果。