通用賬務(wù)處理系統(tǒng)
4.2.1 建立和設(shè)置賬套
賬套是用于存放核算單位會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)體，一個(gè)賬套代表一個(gè)核算單位，一個(gè)會(huì)計(jì)軟件通常允許同時(shí)建立多套賬（999套），分別代表不同的會(huì)計(jì)核算單位。所以當(dāng)企業(yè)使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時(shí)，首先要建立一個(gè)賬套來存放自己的賬務(wù)處理數(shù)據(jù)。
一、賬套基本信息
㈠賬套代碼與名稱
⒈賬套代碼：
一般可設(shè)置為數(shù)字碼，是賬套的標(biāo)識(shí)。
⒉賬套名稱
一般為使用該賬套的單位名稱。
㈡所屬行業(yè)
每個(gè)企業(yè)都屬于一個(gè)特定的行業(yè)，都有特定的核算方式，所以不少會(huì)計(jì)軟件為不同行業(yè)預(yù)設(shè)一套會(huì)計(jì)科目和報(bào)表模版。
㈢記賬本位幣
每個(gè)會(huì)計(jì)賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣，匯率折算方法有直接匯率和間接匯率。 ㈣科目編碼規(guī)則
※會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則指代碼分多少級(jí)以及各級(jí)代碼的長度；
※科目代碼一般分組碼，呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)；
※一級(jí)科目用財(cái)政部規(guī)定的代碼體系；
※大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件只對(duì)科目代碼的級(jí)數(shù)和總長度進(jìn)行限制，企業(yè)可自行確定科目結(jié)構(gòu)；
※科目代碼結(jié)構(gòu)一經(jīng)設(shè)定，在賬套啟用之后即不允許修改。 ㈤會(huì)計(jì)分期
會(huì)計(jì)核算必須劃分會(huì)計(jì)期間進(jìn)行，會(huì)計(jì)期間以公歷年度為會(huì)計(jì)年度，以自然月份為會(huì)計(jì)分期。 二、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)
系統(tǒng)參數(shù)又稱賬套選項(xiàng)，一般包括基本參數(shù)、憑證規(guī)則、賬簿規(guī)則、會(huì)計(jì)日歷等多方面的內(nèi)容。其中憑證規(guī)則主要包括：
(1)制單控制；(2)內(nèi)容控制；
(3)審核控制；(4)輸出控制。
4.2.2 設(shè)置會(huì)計(jì)科目
在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目必須標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化，而且會(huì)計(jì)科目代碼一般采用分組碼，呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)。 1、科目編碼碼與助記碼
科目編碼是科目的標(biāo)識(shí)，賬務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部處理都是按科目代碼來進(jìn)行的?？颇看a應(yīng)按科目編碼規(guī)則進(jìn)行編制，而且一般使用數(shù)字編碼。
本級(jí)科目全編碼＝上一級(jí)科目全編碼＋本級(jí)科目編碼 2、科目名稱
科目名稱一般用漢字或英文字符表示，系統(tǒng)只在輸出時(shí)使用。在命名科目名稱時(shí)只需命名本級(jí)科目名稱，不必帶上級(jí)科目名稱。
3、科目類別
系統(tǒng)在結(jié)賬或執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)本期損益”功能時(shí)，將自動(dòng)對(duì)損益類科目執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”處理。
4、余額方向
5、核算外幣：指定科目核算的貨幣類型。
⑴不核算外幣；⑵核算所有外幣；⑶核算單一外幣 6、數(shù)量核算
7、輔助核算
往來核算、部門核算、職員核算、項(xiàng)目核算等等。但輔助核算功能是針對(duì)科目的，所以在設(shè)置科目時(shí)必須對(duì)這些功能作出正確選擇。
8、現(xiàn)金流量
指是否現(xiàn)金流量科目，一般為現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金科目，以及現(xiàn)金等價(jià)物科目。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中處理現(xiàn)金流量表，則該項(xiàng)設(shè)置是不可缺少的。
4.2.3 設(shè)置輔助核算項(xiàng)目
一、什么是輔助核算？
※輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，即實(shí)現(xiàn)更廣泛的賬務(wù)處理；
※輔助核算一般通過核算項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)；
※核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸，設(shè)置輔助核算相當(dāng)于進(jìn)行更明細(xì)的核算；
※核算項(xiàng)目不同于一般的明細(xì)科目，它更靈活方便，一個(gè)核算項(xiàng)目可以在多個(gè)科目下掛接；
※一個(gè)會(huì)計(jì)科目可以設(shè)置單一核算項(xiàng)目，也可以選擇多個(gè)核算項(xiàng)目。 二、主要輔助核算項(xiàng)目
1、往來單位：往來科目；
2、部門或職員：收入或費(fèi)用科目。
三、設(shè)置內(nèi)容
1、輔助核算種類；
2、具體的核算項(xiàng)目。
4.2.4 設(shè)置貨幣與匯率
目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)軟件一般都具有外幣核算功能，這就要求在初始化時(shí)設(shè)置相應(yīng)的貨幣信息。
4.2.5 錄入初始數(shù)據(jù)
一、需要輸入系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)
為了保證賬務(wù)處理的連續(xù)性，在系統(tǒng)啟用之前必須將各種初始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，而且這項(xiàng)工作應(yīng)在會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目、貨幣的初始設(shè)置完成之后進(jìn)行。 需要輸入系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)主要包括：
⑴科目本位幣、外幣、數(shù)量的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。
⑵輔助核算項(xiàng)目的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。 二、初始數(shù)據(jù)輸入窗口
※初始數(shù)據(jù)的輸入可能涉及多個(gè)不同的輸入窗口，會(huì)計(jì)軟件一般會(huì)提供不同的錄入窗口進(jìn)行不同幣種的數(shù)據(jù)的錄入；
※用戶一般只需要輸入最明細(xì)科目的數(shù)據(jù)，而上級(jí)科目數(shù)據(jù)將由系統(tǒng)自動(dòng)匯總產(chǎn)生。 三、初始數(shù)據(jù)的正確性校驗(yàn)
初始數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)賬表將產(chǎn)生直接影響，而且在系統(tǒng)正式啟用之后初始數(shù)據(jù)將不允許修改。
1、系統(tǒng)的“試算平衡”檢驗(yàn)功能；
2、每次進(jìn)入初始數(shù)據(jù)錄入窗口時(shí)，系統(tǒng)要檢查會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目以及貨幣等項(xiàng)目是否發(fā)生變動(dòng)，如有變動(dòng)則對(duì)初始數(shù)據(jù)重新進(jìn)行處理。
4.2.6 用戶管理
為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠，賬務(wù)處理系統(tǒng)都有用戶管理功能，即對(duì)用戶分別授予不同級(jí)別的特權(quán)，企業(yè)在初始化時(shí)必須進(jìn)行用戶設(shè)置。
會(huì)計(jì)軟件一般對(duì)用戶分組管理，用戶設(shè)置必須而且只能由擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員的電算主管進(jìn)行。 用戶管理的主要工作包括：
1、設(shè)置用戶組和操作員
用戶管理從設(shè)置用戶組開始，軟件一般都有新增和刪除用戶組的功能，而且可以隨時(shí)進(jìn)行。
2、為操作員分配操作權(quán)限
這是電算主管的職責(zé)，在初始化時(shí)進(jìn)行，進(jìn)入日常處理之后也可以隨時(shí)進(jìn)行。
操作權(quán)限一般按子系統(tǒng)和功能模塊分為若干組。
3、設(shè)置和更改密碼
密碼時(shí)操作員進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的通行證，但電算主管在設(shè)置操作員時(shí)一般沒有為其設(shè)置密碼，而且其后也無權(quán)設(shè)置或更改操作員密碼。
密碼一般由字母、數(shù)字或字母數(shù)字混合組成，但在長度相同的情況下，使用字母數(shù)字混合能增加破譯的難度。另外，密碼越長破譯越難，但不易記憶，所以一般由4－8個(gè)字母數(shù)字組成。
4.2.7 其他設(shè)置
系統(tǒng)的初始設(shè)置除上述設(shè)置內(nèi)容之外，一般還需要設(shè)置編碼方案、結(jié)算方式、賬簿格式、憑證類型、常用摘要、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證等。
1、設(shè)置憑證類型：俗稱憑證字功能；
2、設(shè)置常用摘要。
4.2.1 建立和設(shè)置賬套
賬套是用于存放核算單位會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)體，一個(gè)賬套代表一個(gè)核算單位，一個(gè)會(huì)計(jì)軟件通常允許同時(shí)建立多套賬（999套），分別代表不同的會(huì)計(jì)核算單位。所以當(dāng)企業(yè)使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時(shí)，首先要建立一個(gè)賬套來存放自己的賬務(wù)處理數(shù)據(jù)。
一、賬套基本信息
㈠賬套代碼與名稱
⒈賬套代碼：
一般可設(shè)置為數(shù)字碼，是賬套的標(biāo)識(shí)。
⒉賬套名稱
一般為使用該賬套的單位名稱。
㈡所屬行業(yè)
每個(gè)企業(yè)都屬于一個(gè)特定的行業(yè)，都有特定的核算方式，所以不少會(huì)計(jì)軟件為不同行業(yè)預(yù)設(shè)一套會(huì)計(jì)科目和報(bào)表模版。
㈢記賬本位幣
每個(gè)會(huì)計(jì)賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣，匯率折算方法有直接匯率和間接匯率。 ㈣科目編碼規(guī)則
※會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則指代碼分多少級(jí)以及各級(jí)代碼的長度；
※科目代碼一般分組碼，呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)；
※一級(jí)科目用財(cái)政部規(guī)定的代碼體系；
※大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件只對(duì)科目代碼的級(jí)數(shù)和總長度進(jìn)行限制，企業(yè)可自行確定科目結(jié)構(gòu)；
※科目代碼結(jié)構(gòu)一經(jīng)設(shè)定，在賬套啟用之后即不允許修改。 ㈤會(huì)計(jì)分期
會(huì)計(jì)核算必須劃分會(huì)計(jì)期間進(jìn)行，會(huì)計(jì)期間以公歷年度為會(huì)計(jì)年度，以自然月份為會(huì)計(jì)分期。 二、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)
系統(tǒng)參數(shù)又稱賬套選項(xiàng)，一般包括基本參數(shù)、憑證規(guī)則、賬簿規(guī)則、會(huì)計(jì)日歷等多方面的內(nèi)容。其中憑證規(guī)則主要包括：
(1)制單控制；(2)內(nèi)容控制；
(3)審核控制；(4)輸出控制。
4.2.2 設(shè)置會(huì)計(jì)科目
在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目必須標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化，而且會(huì)計(jì)科目代碼一般采用分組碼，呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)。 1、科目編碼碼與助記碼
科目編碼是科目的標(biāo)識(shí)，賬務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部處理都是按科目代碼來進(jìn)行的?？颇看a應(yīng)按科目編碼規(guī)則進(jìn)行編制，而且一般使用數(shù)字編碼。
本級(jí)科目全編碼＝上一級(jí)科目全編碼＋本級(jí)科目編碼 2、科目名稱
科目名稱一般用漢字或英文字符表示，系統(tǒng)只在輸出時(shí)使用。在命名科目名稱時(shí)只需命名本級(jí)科目名稱，不必帶上級(jí)科目名稱。
3、科目類別
系統(tǒng)在結(jié)賬或執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)本期損益”功能時(shí)，將自動(dòng)對(duì)損益類科目執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”處理。
4、余額方向
5、核算外幣：指定科目核算的貨幣類型。
⑴不核算外幣；⑵核算所有外幣；⑶核算單一外幣 6、數(shù)量核算
7、輔助核算
往來核算、部門核算、職員核算、項(xiàng)目核算等等。但輔助核算功能是針對(duì)科目的，所以在設(shè)置科目時(shí)必須對(duì)這些功能作出正確選擇。
8、現(xiàn)金流量
指是否現(xiàn)金流量科目，一般為現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金科目，以及現(xiàn)金等價(jià)物科目。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中處理現(xiàn)金流量表，則該項(xiàng)設(shè)置是不可缺少的。
4.2.3 設(shè)置輔助核算項(xiàng)目
一、什么是輔助核算？
※輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，即實(shí)現(xiàn)更廣泛的賬務(wù)處理；
※輔助核算一般通過核算項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)；
※核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸，設(shè)置輔助核算相當(dāng)于進(jìn)行更明細(xì)的核算；
※核算項(xiàng)目不同于一般的明細(xì)科目，它更靈活方便，一個(gè)核算項(xiàng)目可以在多個(gè)科目下掛接；
※一個(gè)會(huì)計(jì)科目可以設(shè)置單一核算項(xiàng)目，也可以選擇多個(gè)核算項(xiàng)目。 二、主要輔助核算項(xiàng)目
1、往來單位：往來科目；
2、部門或職員：收入或費(fèi)用科目。
三、設(shè)置內(nèi)容
1、輔助核算種類；
2、具體的核算項(xiàng)目。
4.2.4 設(shè)置貨幣與匯率
目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)軟件一般都具有外幣核算功能，這就要求在初始化時(shí)設(shè)置相應(yīng)的貨幣信息。
4.2.5 錄入初始數(shù)據(jù)
一、需要輸入系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)
為了保證賬務(wù)處理的連續(xù)性，在系統(tǒng)啟用之前必須將各種初始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，而且這項(xiàng)工作應(yīng)在會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目、貨幣的初始設(shè)置完成之后進(jìn)行。 需要輸入系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)主要包括：
⑴科目本位幣、外幣、數(shù)量的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。
⑵輔助核算項(xiàng)目的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。 二、初始數(shù)據(jù)輸入窗口
※初始數(shù)據(jù)的輸入可能涉及多個(gè)不同的輸入窗口，會(huì)計(jì)軟件一般會(huì)提供不同的錄入窗口進(jìn)行不同幣種的數(shù)據(jù)的錄入；
※用戶一般只需要輸入最明細(xì)科目的數(shù)據(jù)，而上級(jí)科目數(shù)據(jù)將由系統(tǒng)自動(dòng)匯總產(chǎn)生。 三、初始數(shù)據(jù)的正確性校驗(yàn)
初始數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)賬表將產(chǎn)生直接影響，而且在系統(tǒng)正式啟用之后初始數(shù)據(jù)將不允許修改。
1、系統(tǒng)的“試算平衡”檢驗(yàn)功能；
2、每次進(jìn)入初始數(shù)據(jù)錄入窗口時(shí)，系統(tǒng)要檢查會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目以及貨幣等項(xiàng)目是否發(fā)生變動(dòng)，如有變動(dòng)則對(duì)初始數(shù)據(jù)重新進(jìn)行處理。
4.2.6 用戶管理
為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠，賬務(wù)處理系統(tǒng)都有用戶管理功能，即對(duì)用戶分別授予不同級(jí)別的特權(quán)，企業(yè)在初始化時(shí)必須進(jìn)行用戶設(shè)置。
會(huì)計(jì)軟件一般對(duì)用戶分組管理，用戶設(shè)置必須而且只能由擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員的電算主管進(jìn)行。 用戶管理的主要工作包括：
1、設(shè)置用戶組和操作員
用戶管理從設(shè)置用戶組開始，軟件一般都有新增和刪除用戶組的功能，而且可以隨時(shí)進(jìn)行。
2、為操作員分配操作權(quán)限
這是電算主管的職責(zé)，在初始化時(shí)進(jìn)行，進(jìn)入日常處理之后也可以隨時(shí)進(jìn)行。
操作權(quán)限一般按子系統(tǒng)和功能模塊分為若干組。
3、設(shè)置和更改密碼
密碼時(shí)操作員進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的通行證，但電算主管在設(shè)置操作員時(shí)一般沒有為其設(shè)置密碼，而且其后也無權(quán)設(shè)置或更改操作員密碼。
密碼一般由字母、數(shù)字或字母數(shù)字混合組成，但在長度相同的情況下，使用字母數(shù)字混合能增加破譯的難度。另外，密碼越長破譯越難，但不易記憶，所以一般由4－8個(gè)字母數(shù)字組成。
4.2.7 其他設(shè)置
系統(tǒng)的初始設(shè)置除上述設(shè)置內(nèi)容之外，一般還需要設(shè)置編碼方案、結(jié)算方式、賬簿格式、憑證類型、常用摘要、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證等。
1、設(shè)置憑證類型：俗稱憑證字功能；
2、設(shè)置常用摘要。