依照新發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應(yīng)設(shè)立檔案館，海南省17所高校，卻僅有1所高校建成檔案館。
隨著檔案服務(wù)功能的開發(fā)，高校檔案在不同領(lǐng)域發(fā)揮出越來越重要的作用。然而，海南省17所高校，卻僅有1所高校建成檔案館。
教育部和國家檔案館近日發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，指出高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。用于個人或者商業(yè)目的的，可按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。該辦法由教育部和國家檔案館聯(lián)合制訂，自今年9月1日起施行。
辦法規(guī)定，高校檔案指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應(yīng)設(shè)檔案館。未設(shè)立的高校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。
辦法指出，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。涉及國家秘密的、涉及專利或者技術(shù)秘密的、涉及個人隱私的以及檔案形成單位規(guī)定限制利用的不對外公布。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。高校檔案用于公益目的的，不得收取費用。
辦法規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)，對保管期限已滿的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。如果玩忽職守，造成高校檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案，擅自出賣或贈送、交換檔案，高校要對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，構(gòu)成犯罪的，要由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
鮮為人知：從檔案袋里查出一批假學(xué)生
在眾多高校中，檔案室往往隱藏在最不引人注目的角落，檔案室里發(fā)生的故事，一向鮮為人知。
海南大學(xué)檔案館于今年4月建成，是海南省僅有的一所高校檔案館。其負(fù)責(zé)人說，其實，高校檔案的利用率很高，不時有外單位來高校查詢畢業(yè)生的學(xué)歷真?zhèn)?，也有單位通過查檔案尋求法律依據(jù)。高校檔案館里存有很多極有價值的學(xué)術(shù)資料和科技論文，在企業(yè)家眼中，這些都是寶貝。過去，檔案管理以保管為主，隨著時代發(fā)展，檔案價值和功能得到充分開發(fā)，越來越多的科研成果被“請”出檔案柜，服務(wù)于社會。作為當(dāng)?shù)氐奈幕?、科技中心，高校所擁有的很多歷史資料是獨一無二的，比如，與海南大學(xué)合并之前的華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)曾在國內(nèi)高校獨樹一幟，周恩來、朱德、葉劍英、鄧小平、董必武等老一代革命家都前往視察，并留有大批珍貴資料及圖片。對于整個海南來說，這些都是無可替代的。
“高校檔案利用率越來越高，每年有三四百人次來查檔案?！焙Ｄ厢t(yī)學(xué)院綜合檔案室主任黃東霞說，有不少大學(xué)畢業(yè)生不小心遺失畢業(yè)證或派遣證，會直接導(dǎo)致找不到工作或落不了戶口，回校查找檔案才能解燃眉之急。還有一些畢業(yè)生在出國前回校查找在校期間的學(xué)習(xí)檔案，作為出國求職的依據(jù)。
也有相關(guān)職能部門，造訪醫(yī)學(xué)院檔案室是為驗證行醫(yī)者的真實身份。近年來，海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室在配合省衛(wèi)生廳、各地衛(wèi)生局核對行醫(yī)人員身份、打擊非法行醫(yī)方面做出了很大貢獻(xiàn)。2004年，?？谑行l(wèi)生局幾位工作人員來到海南醫(yī)學(xué)院查檔案，他們在處理一起醫(yī)療事故過程中，遇到幾位可疑醫(yī)生，均自稱是海南醫(yī)學(xué)院畢業(yè)生。在看過海南醫(yī)學(xué)院錄取新生花名冊和學(xué)生畢業(yè)分配名冊后，他們露出了微笑，這些證據(jù)可幫了他們的大忙。不久后，海口市衛(wèi)生局向海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室致來感謝信，稱查獲4人假冒海南醫(yī)學(xué)院的畢業(yè)生，他們騙取的《醫(yī)師資格證》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證》已予以收回和吊銷。
據(jù)了解，現(xiàn)在雖然可以通過高等教育學(xué)歷查詢認(rèn)證系統(tǒng)查詢求職者學(xué)歷證書的真?zhèn)?，但目前只?001年以后畢業(yè)的畢業(yè)生信息上網(wǎng)。對此前的畢業(yè)生，還無法查詢大學(xué)生畢業(yè)信息，而檔案就能幫上大忙。如前不久，廣東省教育廳發(fā)函至海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，查詢某人1985年入學(xué)-1990年畢業(yè)的檔案，目的是核實其畢業(yè)證的真假。經(jīng)查檔案，真?zhèn)瘟⒈妗?BR> 存在問題：17所高校只有一所建檔案館
查弄虛作假，從檔案袋里找證據(jù);挖科技成果，從檔案袋里找靈感。根據(jù)教育部和國家檔案館近日聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷(長度300延長米)以上的高校應(yīng)設(shè)立檔案館。但目前海南省有17所高校，只有海南大學(xué)建有檔案館。符合建設(shè)檔案館條件的高校還有好幾所，但目前只擁有綜合檔案室。
記者從省檔案館和省教育廳了解到，海南省現(xiàn)有17所高校，有11所是新辦高校，或由原來中等?？茖W(xué)校升級為高等專科學(xué)校。去年，省檔案館進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)了不少問題。高校檔案管理利用率高，管理人員卻極度缺乏，特別是有的新辦高校、民辦高校等，檔案管理人員只有一人，身兼多職，而且不熟悉檔案管理辦法，不懂把檔案分類、集中管理，對于這些高校來說，設(shè)立場館、增加人手很迫切。
“高校檔案的管理急需規(guī)范化。”作為海南省檔案學(xué)會副理事長，黃東霞說，高校檔案可分為教學(xué)、科研、基建、外事、出版、財會、聲像等十大類，必須集中統(tǒng)一管理。
省教育廳高教處相關(guān)工作人員說，最近打算依照國家要求，結(jié)合海南省實際情況，就貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行商討。要求高校將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費等。
收費有據(jù)：高校檔案可用于商業(yè)目的
根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。
高校檔案管理人員普遍認(rèn)為，這一規(guī)定給高校檔案管理帶來福音。海南大學(xué)檔案館負(fù)責(zé)人說，適當(dāng)收取服務(wù)費，有利于檔案更好地服務(wù)于社會，對保護(hù)檔案也能起到積極作用。
據(jù)了解，個人或者單位代表查檔案時，要帶身份證或單位介紹信等證明材料。利用者查閱檔案資料后，可根據(jù)需要，選取原件某些部分摘抄或復(fù)印。
貼士：丟畢業(yè)證可查檔案開證明
近年來有不少“馬大哈”讀者咨詢，在“游走江湖”時丟了大學(xué)畢業(yè)證，在求職時遇到大麻煩。針對這種情況，高校檔案管理人員提醒說，可先通過媒體掛失，再帶身份證到畢業(yè)學(xué)校的檔案館或綜合檔案室查找學(xué)籍資料，檔案管理人員可幫忙查找相關(guān)年度的錄取新生花名冊和學(xué)生畢業(yè)分配名冊、畢業(yè)證簽領(lǐng)冊，當(dāng)事人持復(fù)印材料交付省教育廳，由省教育廳出具畢業(yè)證明即可
隨著檔案服務(wù)功能的開發(fā)，高校檔案在不同領(lǐng)域發(fā)揮出越來越重要的作用。然而，海南省17所高校，卻僅有1所高校建成檔案館。
教育部和國家檔案館近日發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，指出高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。用于個人或者商業(yè)目的的，可按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。該辦法由教育部和國家檔案館聯(lián)合制訂，自今年9月1日起施行。
辦法規(guī)定，高校檔案指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應(yīng)設(shè)檔案館。未設(shè)立的高校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。
辦法指出，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。涉及國家秘密的、涉及專利或者技術(shù)秘密的、涉及個人隱私的以及檔案形成單位規(guī)定限制利用的不對外公布。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。高校檔案用于公益目的的，不得收取費用。
辦法規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)，對保管期限已滿的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。如果玩忽職守，造成高校檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案，擅自出賣或贈送、交換檔案，高校要對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，構(gòu)成犯罪的，要由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
鮮為人知：從檔案袋里查出一批假學(xué)生
在眾多高校中，檔案室往往隱藏在最不引人注目的角落，檔案室里發(fā)生的故事，一向鮮為人知。
海南大學(xué)檔案館于今年4月建成，是海南省僅有的一所高校檔案館。其負(fù)責(zé)人說，其實，高校檔案的利用率很高，不時有外單位來高校查詢畢業(yè)生的學(xué)歷真?zhèn)?，也有單位通過查檔案尋求法律依據(jù)。高校檔案館里存有很多極有價值的學(xué)術(shù)資料和科技論文，在企業(yè)家眼中，這些都是寶貝。過去，檔案管理以保管為主，隨著時代發(fā)展，檔案價值和功能得到充分開發(fā)，越來越多的科研成果被“請”出檔案柜，服務(wù)于社會。作為當(dāng)?shù)氐奈幕?、科技中心，高校所擁有的很多歷史資料是獨一無二的，比如，與海南大學(xué)合并之前的華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)曾在國內(nèi)高校獨樹一幟，周恩來、朱德、葉劍英、鄧小平、董必武等老一代革命家都前往視察，并留有大批珍貴資料及圖片。對于整個海南來說，這些都是無可替代的。
“高校檔案利用率越來越高，每年有三四百人次來查檔案?！焙Ｄ厢t(yī)學(xué)院綜合檔案室主任黃東霞說，有不少大學(xué)畢業(yè)生不小心遺失畢業(yè)證或派遣證，會直接導(dǎo)致找不到工作或落不了戶口，回校查找檔案才能解燃眉之急。還有一些畢業(yè)生在出國前回校查找在校期間的學(xué)習(xí)檔案，作為出國求職的依據(jù)。
也有相關(guān)職能部門，造訪醫(yī)學(xué)院檔案室是為驗證行醫(yī)者的真實身份。近年來，海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室在配合省衛(wèi)生廳、各地衛(wèi)生局核對行醫(yī)人員身份、打擊非法行醫(yī)方面做出了很大貢獻(xiàn)。2004年，?？谑行l(wèi)生局幾位工作人員來到海南醫(yī)學(xué)院查檔案，他們在處理一起醫(yī)療事故過程中，遇到幾位可疑醫(yī)生，均自稱是海南醫(yī)學(xué)院畢業(yè)生。在看過海南醫(yī)學(xué)院錄取新生花名冊和學(xué)生畢業(yè)分配名冊后，他們露出了微笑，這些證據(jù)可幫了他們的大忙。不久后，海口市衛(wèi)生局向海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室致來感謝信，稱查獲4人假冒海南醫(yī)學(xué)院的畢業(yè)生，他們騙取的《醫(yī)師資格證》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證》已予以收回和吊銷。
據(jù)了解，現(xiàn)在雖然可以通過高等教育學(xué)歷查詢認(rèn)證系統(tǒng)查詢求職者學(xué)歷證書的真?zhèn)?，但目前只?001年以后畢業(yè)的畢業(yè)生信息上網(wǎng)。對此前的畢業(yè)生，還無法查詢大學(xué)生畢業(yè)信息，而檔案就能幫上大忙。如前不久，廣東省教育廳發(fā)函至海南醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，查詢某人1985年入學(xué)-1990年畢業(yè)的檔案，目的是核實其畢業(yè)證的真假。經(jīng)查檔案，真?zhèn)瘟⒈妗?BR> 存在問題：17所高校只有一所建檔案館
查弄虛作假，從檔案袋里找證據(jù);挖科技成果，從檔案袋里找靈感。根據(jù)教育部和國家檔案館近日聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷(長度300延長米)以上的高校應(yīng)設(shè)立檔案館。但目前海南省有17所高校，只有海南大學(xué)建有檔案館。符合建設(shè)檔案館條件的高校還有好幾所，但目前只擁有綜合檔案室。
記者從省檔案館和省教育廳了解到，海南省現(xiàn)有17所高校，有11所是新辦高校，或由原來中等?？茖W(xué)校升級為高等專科學(xué)校。去年，省檔案館進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)了不少問題。高校檔案管理利用率高，管理人員卻極度缺乏，特別是有的新辦高校、民辦高校等，檔案管理人員只有一人，身兼多職，而且不熟悉檔案管理辦法，不懂把檔案分類、集中管理，對于這些高校來說，設(shè)立場館、增加人手很迫切。
“高校檔案的管理急需規(guī)范化。”作為海南省檔案學(xué)會副理事長，黃東霞說，高校檔案可分為教學(xué)、科研、基建、外事、出版、財會、聲像等十大類，必須集中統(tǒng)一管理。
省教育廳高教處相關(guān)工作人員說，最近打算依照國家要求，結(jié)合海南省實際情況，就貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行商討。要求高校將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費等。
收費有據(jù)：高校檔案可用于商業(yè)目的
根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。
高校檔案管理人員普遍認(rèn)為，這一規(guī)定給高校檔案管理帶來福音。海南大學(xué)檔案館負(fù)責(zé)人說，適當(dāng)收取服務(wù)費，有利于檔案更好地服務(wù)于社會，對保護(hù)檔案也能起到積極作用。
據(jù)了解，個人或者單位代表查檔案時，要帶身份證或單位介紹信等證明材料。利用者查閱檔案資料后，可根據(jù)需要，選取原件某些部分摘抄或復(fù)印。
貼士：丟畢業(yè)證可查檔案開證明
近年來有不少“馬大哈”讀者咨詢，在“游走江湖”時丟了大學(xué)畢業(yè)證，在求職時遇到大麻煩。針對這種情況，高校檔案管理人員提醒說，可先通過媒體掛失，再帶身份證到畢業(yè)學(xué)校的檔案館或綜合檔案室查找學(xué)籍資料，檔案管理人員可幫忙查找相關(guān)年度的錄取新生花名冊和學(xué)生畢業(yè)分配名冊、畢業(yè)證簽領(lǐng)冊，當(dāng)事人持復(fù)印材料交付省教育廳，由省教育廳出具畢業(yè)證明即可