強(qiáng)將手下無弱兵,優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須配備有優(yōu)秀的秘書。而如何才能做好企業(yè)經(jīng)理的秘書工作，也是秘書及秘書部門的一個(gè)需要認(rèn)真探討的問題。
近年來，秘書理論不斷發(fā)展深入，涌現(xiàn)了諸多不同角度、不同深度的觀點(diǎn)與見解。筆者通過一年多來對(duì)本企業(yè)的認(rèn)識(shí)與對(duì)自身工作的理解，對(duì)秘書及秘書工作談一些粗淺的看法，即新時(shí)期的秘書及秘書部門如何認(rèn)識(shí)和對(duì)待協(xié)調(diào)、修養(yǎng)、文“武”雙全、職業(yè)道德等一系列問題以用來指導(dǎo)實(shí)際業(yè)務(wù)工作。
秘書有多種涵義，而我們通常所說的秘書，是指人，指的是秘書人員?！掇o海》中把它解釋為職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。也有的學(xué)者把它定義為一種工作職位，如袁維國認(rèn)為“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位”。在這里，本文暫且把秘書當(dāng)作秘書人員和秘書職務(wù)來展開對(duì)“如何做好企業(yè)經(jīng)理秘書工作”的論述。
一、企業(yè)秘書及秘書部門必須意識(shí)到自身工作的重要性
秘書是一個(gè)復(fù)雜廣泛的群體。從國內(nèi)到國外，從軍隊(duì)到地方從黨政機(jī)關(guān)到工礦企業(yè)，從國營單位到個(gè)體戶，到處都有秘書。而且，秘書及秘書工作在改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中起著越來越重要的作用。
作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書，其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達(dá)，也可進(jìn)一步理解為關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)就是溝通信息，通報(bào)情況，解決矛盾。企業(yè)是一個(gè)復(fù)雜的集合體，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人員，他們的情況、利益、看問題的角度、認(rèn)知水平都會(huì)有差異，有差異就會(huì)有分歧，有分歧就會(huì)有矛盾。因而需要進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)，統(tǒng)一人們的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而解決各種矛盾。協(xié)調(diào)的過程也就是解決矛盾的過程。作為秘書人員特別是新時(shí)期的秘書人員，要能做好協(xié)調(diào)工作，解決好各種矛盾分歧，使組織管理合理化，組織系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，組織績效顯著；做到目標(biāo)統(tǒng)一、步調(diào)一致、綜合平衡、協(xié)調(diào)發(fā)展。
一般說來，協(xié)調(diào)本是領(lǐng)導(dǎo)的重要職責(zé)，但在實(shí)際工作當(dāng)中，任何都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過其服務(wù)的秘書部門和其它部門來進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，特別是處理屬于協(xié)調(diào)方面的問題。因此，秘書或秘書部門必須首先意識(shí)到協(xié)調(diào)工作是自己理所當(dāng)然要承擔(dān)的責(zé)任。其次，秘書工作的指導(dǎo)思想要求秘書工作做好“三服務(wù)”，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為平行的和下級(jí)的單位服務(wù)，為群眾服務(wù)。秘書或秘書部門通過直接協(xié)調(diào)或授權(quán)協(xié)調(diào)各種問題、各方面關(guān)系，使信息渠道暢通，整個(gè)單位及系統(tǒng)上下左右和諧一致，減少推諉扯皮現(xiàn)象，從而提高辦事效率。再次，秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性。現(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構(gòu)成。在橫向的職能部門中，秘書部門處于各職能部門的中介；在縱向的層次結(jié)構(gòu)中，秘書部門又處于決策層與執(zhí)行層的中介。這種中介位置，這種處于縱橫管理網(wǎng)絡(luò)交集點(diǎn)上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調(diào)職能，而且為發(fā)揮協(xié)調(diào)作用提供了有利條件。
二、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須提高自身的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)指個(gè)人在思想，道德品質(zhì)和行為舉止等方面，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達(dá)到的一定水平。秘書作為決策者和執(zhí)行者之間的橋梁，往往代表某位領(lǐng)導(dǎo)去工作。雖然他們主要從事的是一些日常性的服務(wù)工作，但是作為領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，自當(dāng)必備一定的職業(yè)素養(yǎng)：
（一）以頂尖的個(gè)人形象塑造并維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現(xiàn)在人們通?？赡軙?huì)以某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書記住他，卻忽略其本人。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的形象是很注重的，當(dāng)然一般也會(huì)對(duì)自己秘書的形象有一定的要求。沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)希望自己的秘書是一個(gè)蓬頭垢面、形象齷齪的人。另外，從某種意義上講，秘書就是公司的商標(biāo)。其在接待客人和工作中的形象及態(tài)度，就是整個(gè)公司的縮影。因此，秘書必須隨時(shí)注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌。
首先，秘書的衣著打扮必須注意分寸。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，其穿著打扮應(yīng)當(dāng)保持大眾化，切忌標(biāo)新立異，當(dāng)然也不可太過隨意?；疽髴?yīng)該是自然清新，與自身體形、性格相稱，同時(shí)由于工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調(diào)。其次，秘書應(yīng)當(dāng)言談得體，舉止優(yōu)雅。在日常生活中，由于每個(gè)人的生活條件、個(gè)人習(xí)慣、職業(yè)特點(diǎn)的不同，每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)人習(xí)慣。對(duì)一個(gè)秘書來說，其言談舉止對(duì)內(nèi)代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，對(duì)外代表公司的形象，因此必須適當(dāng)注意。說話時(shí)應(yīng)清晰明快，同時(shí)在交談中學(xué)會(huì)傾聽。日常行為應(yīng)自然得體，不矯揉造作。第三，秘書要有強(qiáng)烈的生活激情。如果說秘書的外在形象反襯了領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)，那么秘書的內(nèi)在形象就反映著領(lǐng)導(dǎo)的能力。因此，在工作中，秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情，這才是秘書外在形象與內(nèi)在品質(zhì)相統(tǒng)一的客觀要求。通過在工作中體現(xiàn)出的從容不迫、事半功倍的形象，充分展現(xiàn)秘書較強(qiáng)的自我調(diào)節(jié)能力，以對(duì)生活的樂觀態(tài)度，體現(xiàn)秘書樂觀向上的感染力，也是秘書塑造良好個(gè)人形象的重要一環(huán)。
（二）以頂尖的道德素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心
所謂的道德素質(zhì)與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
首先，秘書應(yīng)當(dāng)熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會(huì)活動(dòng)的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認(rèn)識(shí)到自己的工作性質(zhì)，輕名薄利，甘當(dāng)無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應(yīng)當(dāng)謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。秘書接近領(lǐng)導(dǎo)，常常出面替領(lǐng)導(dǎo)辦各種事情 ，故人們常把他們看成機(jī)關(guān)的代表，領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領(lǐng)導(dǎo)的聲譽(yù)。因此，秘書必須寬厚謙和。對(duì)上固然要尊敬請(qǐng)教，對(duì)下切莫盛氣凌人。第三，秘書應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成嚴(yán)守機(jī)密的習(xí)慣。秘書經(jīng)常接觸和掌握機(jī)密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對(duì)手竊取資料情報(bào)的主要對(duì)象。而秘書經(jīng)常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時(shí)提高警覺，加強(qiáng)保密觀念，養(yǎng)成保密習(xí)慣。第四，秘書需要有堅(jiān)定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅(jiān)定，因?yàn)樗淼牟粌H僅是他個(gè)人，還有其領(lǐng)導(dǎo)其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)。
作為秘書人員，要深入學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導(dǎo)工作。秘書人員只有達(dá)到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復(fù)雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項(xiàng)方針政策并把它們貫徹到各項(xiàng)工作實(shí)踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權(quán)力比較大，用權(quán)比較方便，用權(quán)的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報(bào)端，就是因?yàn)樗麄儧]有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領(lǐng)導(dǎo)名義辦各種私事，搞不正之風(fēng)。在廉政建設(shè)中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經(jīng)常提醒領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持原則，秉公辦事。
三、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須擁有善于做好各項(xiàng)秘書工作的能力
作為新時(shí)期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質(zhì)就要求秘書不但要能說會(huì)做，能得心應(yīng)手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供所需求的工作信息，協(xié)調(diào)處理好本單位的內(nèi)外事務(wù)。所以，作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書，就必須具備多方面的能力。
（一）表達(dá)能力
表達(dá)能力是秘書的“看家本領(lǐng)”，它包括書面的表達(dá)能力和口頭的表達(dá)能力兩個(gè)方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)?！罢f話”。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)的講話精神上出自于領(lǐng)導(dǎo)，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗(yàn)的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時(shí)迅速的反映出領(lǐng)導(dǎo)的思維?？陬^表達(dá)能力主要體現(xiàn)在上傳下達(dá)、匯報(bào)情況、接待來訪等情況之下，這些時(shí)候就要求秘書講究說話藝術(shù)，說話時(shí)要清楚明白，注意分寸。
（二）組織協(xié)調(diào)能力
秘書的組織協(xié)調(diào)作用主要是由秘書的輔助性決定的。領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動(dòng)已實(shí)現(xiàn)決策，這整個(gè)過程都離不開秘書對(duì)各種工作的組織和各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)工作做得好，結(jié)果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領(lǐng)導(dǎo)和其部屬之間的一個(gè)樞紐位置，上下、左右、內(nèi)外各種關(guān)系的溝通，雖不能說，但在很大程度上要通過秘書這個(gè)中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。在這項(xiàng)工作中，服務(wù)性、事務(wù)性、填補(bǔ)性為主要特點(diǎn)，秘書的主要工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一個(gè)切實(shí)實(shí)行的平臺(tái)，其任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導(dǎo)決策。因此，秘書的工作首先是位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預(yù)選方案，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當(dāng)先有輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的能力，同時(shí)也要準(zhǔn)確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調(diào)好日常工作，做到上通下達(dá)信息靈通。
（三）操作能力
秘書活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦實(shí)事成了秘書的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關(guān)鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務(wù)實(shí)的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實(shí)際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動(dòng)干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應(yīng)該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作技能，提高對(duì)辦公設(shè)備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設(shè)備的運(yùn)用，聲像信息設(shè)備的運(yùn)用和通迅網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)用以及計(jì)算機(jī)的運(yùn)用等。
（四）交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領(lǐng)導(dǎo)、與同事、與下屬之間的各種關(guān)系。秘書需要有才能，但不必有心計(jì)。坦誠待人，謙虛謹(jǐn)慎，便是贏得尊重與賞識(shí)的途徑。
（五）心理承受能力
秘書應(yīng)付日常工作一般說來當(dāng)不是什么難事，但是秘書還有一個(gè)任務(wù)，就是要能及時(shí)妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強(qiáng)的心理承受能力。在遇到緊急情況時(shí)，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當(dāng)前，危難當(dāng)頭，正是秘書施展其才華的大好機(jī)會(huì)。而此時(shí)的秘書應(yīng)當(dāng)保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準(zhǔn)確地判斷能力及時(shí)果斷地處理好各種突發(fā)事件。
總之，最為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質(zhì)與較強(qiáng)的能力，才能在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、當(dāng)好高參，以及處理日常事務(wù)的過程中成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人；才能在幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，把秘書的各項(xiàng)具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應(yīng)手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個(gè)工作領(lǐng)域中縱橫馳騁，游刃有余。
近年來，秘書理論不斷發(fā)展深入，涌現(xiàn)了諸多不同角度、不同深度的觀點(diǎn)與見解。筆者通過一年多來對(duì)本企業(yè)的認(rèn)識(shí)與對(duì)自身工作的理解，對(duì)秘書及秘書工作談一些粗淺的看法，即新時(shí)期的秘書及秘書部門如何認(rèn)識(shí)和對(duì)待協(xié)調(diào)、修養(yǎng)、文“武”雙全、職業(yè)道德等一系列問題以用來指導(dǎo)實(shí)際業(yè)務(wù)工作。
秘書有多種涵義，而我們通常所說的秘書，是指人，指的是秘書人員?！掇o海》中把它解釋為職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。也有的學(xué)者把它定義為一種工作職位，如袁維國認(rèn)為“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位”。在這里，本文暫且把秘書當(dāng)作秘書人員和秘書職務(wù)來展開對(duì)“如何做好企業(yè)經(jīng)理秘書工作”的論述。
一、企業(yè)秘書及秘書部門必須意識(shí)到自身工作的重要性
秘書是一個(gè)復(fù)雜廣泛的群體。從國內(nèi)到國外，從軍隊(duì)到地方從黨政機(jī)關(guān)到工礦企業(yè)，從國營單位到個(gè)體戶，到處都有秘書。而且，秘書及秘書工作在改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中起著越來越重要的作用。
作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書，其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達(dá)，也可進(jìn)一步理解為關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)就是溝通信息，通報(bào)情況，解決矛盾。企業(yè)是一個(gè)復(fù)雜的集合體，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人員，他們的情況、利益、看問題的角度、認(rèn)知水平都會(huì)有差異，有差異就會(huì)有分歧，有分歧就會(huì)有矛盾。因而需要進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)，統(tǒng)一人們的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而解決各種矛盾。協(xié)調(diào)的過程也就是解決矛盾的過程。作為秘書人員特別是新時(shí)期的秘書人員，要能做好協(xié)調(diào)工作，解決好各種矛盾分歧，使組織管理合理化，組織系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，組織績效顯著；做到目標(biāo)統(tǒng)一、步調(diào)一致、綜合平衡、協(xié)調(diào)發(fā)展。
一般說來，協(xié)調(diào)本是領(lǐng)導(dǎo)的重要職責(zé)，但在實(shí)際工作當(dāng)中，任何都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過其服務(wù)的秘書部門和其它部門來進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，特別是處理屬于協(xié)調(diào)方面的問題。因此，秘書或秘書部門必須首先意識(shí)到協(xié)調(diào)工作是自己理所當(dāng)然要承擔(dān)的責(zé)任。其次，秘書工作的指導(dǎo)思想要求秘書工作做好“三服務(wù)”，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為平行的和下級(jí)的單位服務(wù)，為群眾服務(wù)。秘書或秘書部門通過直接協(xié)調(diào)或授權(quán)協(xié)調(diào)各種問題、各方面關(guān)系，使信息渠道暢通，整個(gè)單位及系統(tǒng)上下左右和諧一致，減少推諉扯皮現(xiàn)象，從而提高辦事效率。再次，秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性。現(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構(gòu)成。在橫向的職能部門中，秘書部門處于各職能部門的中介；在縱向的層次結(jié)構(gòu)中，秘書部門又處于決策層與執(zhí)行層的中介。這種中介位置，這種處于縱橫管理網(wǎng)絡(luò)交集點(diǎn)上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調(diào)職能，而且為發(fā)揮協(xié)調(diào)作用提供了有利條件。
二、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須提高自身的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)指個(gè)人在思想，道德品質(zhì)和行為舉止等方面，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達(dá)到的一定水平。秘書作為決策者和執(zhí)行者之間的橋梁，往往代表某位領(lǐng)導(dǎo)去工作。雖然他們主要從事的是一些日常性的服務(wù)工作，但是作為領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，自當(dāng)必備一定的職業(yè)素養(yǎng)：
（一）以頂尖的個(gè)人形象塑造并維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現(xiàn)在人們通?？赡軙?huì)以某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書記住他，卻忽略其本人。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的形象是很注重的，當(dāng)然一般也會(huì)對(duì)自己秘書的形象有一定的要求。沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)希望自己的秘書是一個(gè)蓬頭垢面、形象齷齪的人。另外，從某種意義上講，秘書就是公司的商標(biāo)。其在接待客人和工作中的形象及態(tài)度，就是整個(gè)公司的縮影。因此，秘書必須隨時(shí)注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌。
首先，秘書的衣著打扮必須注意分寸。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，其穿著打扮應(yīng)當(dāng)保持大眾化，切忌標(biāo)新立異，當(dāng)然也不可太過隨意?；疽髴?yīng)該是自然清新，與自身體形、性格相稱，同時(shí)由于工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調(diào)。其次，秘書應(yīng)當(dāng)言談得體，舉止優(yōu)雅。在日常生活中，由于每個(gè)人的生活條件、個(gè)人習(xí)慣、職業(yè)特點(diǎn)的不同，每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)人習(xí)慣。對(duì)一個(gè)秘書來說，其言談舉止對(duì)內(nèi)代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，對(duì)外代表公司的形象，因此必須適當(dāng)注意。說話時(shí)應(yīng)清晰明快，同時(shí)在交談中學(xué)會(huì)傾聽。日常行為應(yīng)自然得體，不矯揉造作。第三，秘書要有強(qiáng)烈的生活激情。如果說秘書的外在形象反襯了領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)，那么秘書的內(nèi)在形象就反映著領(lǐng)導(dǎo)的能力。因此，在工作中，秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情，這才是秘書外在形象與內(nèi)在品質(zhì)相統(tǒng)一的客觀要求。通過在工作中體現(xiàn)出的從容不迫、事半功倍的形象，充分展現(xiàn)秘書較強(qiáng)的自我調(diào)節(jié)能力，以對(duì)生活的樂觀態(tài)度，體現(xiàn)秘書樂觀向上的感染力，也是秘書塑造良好個(gè)人形象的重要一環(huán)。
（二）以頂尖的道德素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心
所謂的道德素質(zhì)與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
首先，秘書應(yīng)當(dāng)熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會(huì)活動(dòng)的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認(rèn)識(shí)到自己的工作性質(zhì)，輕名薄利，甘當(dāng)無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應(yīng)當(dāng)謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。秘書接近領(lǐng)導(dǎo)，常常出面替領(lǐng)導(dǎo)辦各種事情 ，故人們常把他們看成機(jī)關(guān)的代表，領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領(lǐng)導(dǎo)的聲譽(yù)。因此，秘書必須寬厚謙和。對(duì)上固然要尊敬請(qǐng)教，對(duì)下切莫盛氣凌人。第三，秘書應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成嚴(yán)守機(jī)密的習(xí)慣。秘書經(jīng)常接觸和掌握機(jī)密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對(duì)手竊取資料情報(bào)的主要對(duì)象。而秘書經(jīng)常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時(shí)提高警覺，加強(qiáng)保密觀念，養(yǎng)成保密習(xí)慣。第四，秘書需要有堅(jiān)定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅(jiān)定，因?yàn)樗淼牟粌H僅是他個(gè)人，還有其領(lǐng)導(dǎo)其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)。
作為秘書人員，要深入學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導(dǎo)工作。秘書人員只有達(dá)到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復(fù)雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項(xiàng)方針政策并把它們貫徹到各項(xiàng)工作實(shí)踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權(quán)力比較大，用權(quán)比較方便，用權(quán)的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報(bào)端，就是因?yàn)樗麄儧]有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領(lǐng)導(dǎo)名義辦各種私事，搞不正之風(fēng)。在廉政建設(shè)中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經(jīng)常提醒領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持原則，秉公辦事。
三、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須擁有善于做好各項(xiàng)秘書工作的能力
作為新時(shí)期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質(zhì)就要求秘書不但要能說會(huì)做，能得心應(yīng)手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供所需求的工作信息，協(xié)調(diào)處理好本單位的內(nèi)外事務(wù)。所以，作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書，就必須具備多方面的能力。
（一）表達(dá)能力
表達(dá)能力是秘書的“看家本領(lǐng)”，它包括書面的表達(dá)能力和口頭的表達(dá)能力兩個(gè)方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)?！罢f話”。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)的講話精神上出自于領(lǐng)導(dǎo)，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗(yàn)的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時(shí)迅速的反映出領(lǐng)導(dǎo)的思維?？陬^表達(dá)能力主要體現(xiàn)在上傳下達(dá)、匯報(bào)情況、接待來訪等情況之下，這些時(shí)候就要求秘書講究說話藝術(shù)，說話時(shí)要清楚明白，注意分寸。
（二）組織協(xié)調(diào)能力
秘書的組織協(xié)調(diào)作用主要是由秘書的輔助性決定的。領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動(dòng)已實(shí)現(xiàn)決策，這整個(gè)過程都離不開秘書對(duì)各種工作的組織和各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)工作做得好，結(jié)果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領(lǐng)導(dǎo)和其部屬之間的一個(gè)樞紐位置，上下、左右、內(nèi)外各種關(guān)系的溝通，雖不能說，但在很大程度上要通過秘書這個(gè)中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。在這項(xiàng)工作中，服務(wù)性、事務(wù)性、填補(bǔ)性為主要特點(diǎn)，秘書的主要工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一個(gè)切實(shí)實(shí)行的平臺(tái)，其任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導(dǎo)決策。因此，秘書的工作首先是位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預(yù)選方案，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當(dāng)先有輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的能力，同時(shí)也要準(zhǔn)確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調(diào)好日常工作，做到上通下達(dá)信息靈通。
（三）操作能力
秘書活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦實(shí)事成了秘書的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關(guān)鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務(wù)實(shí)的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實(shí)際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動(dòng)干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應(yīng)該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作技能，提高對(duì)辦公設(shè)備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設(shè)備的運(yùn)用，聲像信息設(shè)備的運(yùn)用和通迅網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)用以及計(jì)算機(jī)的運(yùn)用等。
（四）交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領(lǐng)導(dǎo)、與同事、與下屬之間的各種關(guān)系。秘書需要有才能，但不必有心計(jì)。坦誠待人，謙虛謹(jǐn)慎，便是贏得尊重與賞識(shí)的途徑。
（五）心理承受能力
秘書應(yīng)付日常工作一般說來當(dāng)不是什么難事，但是秘書還有一個(gè)任務(wù)，就是要能及時(shí)妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強(qiáng)的心理承受能力。在遇到緊急情況時(shí)，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當(dāng)前，危難當(dāng)頭，正是秘書施展其才華的大好機(jī)會(huì)。而此時(shí)的秘書應(yīng)當(dāng)保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準(zhǔn)確地判斷能力及時(shí)果斷地處理好各種突發(fā)事件。
總之，最為一個(gè)企業(yè)經(jīng)理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質(zhì)與較強(qiáng)的能力，才能在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、當(dāng)好高參，以及處理日常事務(wù)的過程中成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人；才能在幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，把秘書的各項(xiàng)具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應(yīng)手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個(gè)工作領(lǐng)域中縱橫馳騁，游刃有余。