辦公室的公關(guān)事務(wù)有諸多繁雜的工作，其涉及的方面也相當(dāng)?shù)膹V泛，這里僅就辦公室公關(guān)事務(wù)中處理頻率的三項(xiàng)工作進(jìn)行簡(jiǎn)單論述。
(一)應(yīng)接電話
電話是企業(yè)在公關(guān)活動(dòng)中不可缺少的工具，因此接聽電話就成了辦公室工作人員工作過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。同時(shí)，電話也是企業(yè)對(duì)外樹立形象與聲譽(yù)的重要途徑。一般人可以通過電話中的聲音、語氣、語調(diào)和通話內(nèi)容，了解到辦公人員的素質(zhì)、學(xué)識(shí)、修養(yǎng)、魅力和態(tài)度，進(jìn)而了解企業(yè)的辦事效率、精神面貌、管理水平等。因此，處理好電話應(yīng)接事務(wù)是辦公室人員一項(xiàng)十分重要的工作。
(二)來訪接待
處于社會(huì)當(dāng)中的企業(yè)必須和外界進(jìn)行各種交往，才能對(duì)外宣傳自己，以促進(jìn)業(yè)務(wù)的開展。因此，企業(yè)都會(huì)有接待視察、應(yīng)聘參觀、實(shí)習(xí)、投訴、采訪、詢問等方面的事務(wù)。一般來說，企業(yè)的這種來訪接待工作都是由辦公室來完成的。接待來訪者的辦公室人員是企業(yè)形象的代表，接待工作成功與否，將影響著企業(yè)在公眾中的形象。對(duì)一些重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的接待，還直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。因而，企業(yè)應(yīng)就接待工作的準(zhǔn)備、進(jìn)行和結(jié)束作詳細(xì)的規(guī)定，特別是在一些細(xì)節(jié)方面一定要處理好，使來訪者以小見大，對(duì)企業(yè)也有一個(gè)良好的印象。
(三)外出訪問
一個(gè)企業(yè)有來訪接待，就必然會(huì)有外出訪問。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)“機(jī)構(gòu)化的社會(huì)”，整個(gè)社會(huì)是由一系列機(jī)構(gòu)或單位構(gòu)成的，不同的社會(huì)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著社會(huì)的各種職責(zé)與功能，維持著整個(gè)社會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此企業(yè)管理者訪問其他單位或機(jī)構(gòu)也是必不可少的，只有同時(shí)進(jìn)行這兩方面的工作，企業(yè)與外部的交往、溝通才能更加有效地進(jìn)行。
(一)應(yīng)接電話
電話是企業(yè)在公關(guān)活動(dòng)中不可缺少的工具，因此接聽電話就成了辦公室工作人員工作過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。同時(shí)，電話也是企業(yè)對(duì)外樹立形象與聲譽(yù)的重要途徑。一般人可以通過電話中的聲音、語氣、語調(diào)和通話內(nèi)容，了解到辦公人員的素質(zhì)、學(xué)識(shí)、修養(yǎng)、魅力和態(tài)度，進(jìn)而了解企業(yè)的辦事效率、精神面貌、管理水平等。因此，處理好電話應(yīng)接事務(wù)是辦公室人員一項(xiàng)十分重要的工作。
(二)來訪接待
處于社會(huì)當(dāng)中的企業(yè)必須和外界進(jìn)行各種交往，才能對(duì)外宣傳自己，以促進(jìn)業(yè)務(wù)的開展。因此，企業(yè)都會(huì)有接待視察、應(yīng)聘參觀、實(shí)習(xí)、投訴、采訪、詢問等方面的事務(wù)。一般來說，企業(yè)的這種來訪接待工作都是由辦公室來完成的。接待來訪者的辦公室人員是企業(yè)形象的代表，接待工作成功與否，將影響著企業(yè)在公眾中的形象。對(duì)一些重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的接待，還直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。因而，企業(yè)應(yīng)就接待工作的準(zhǔn)備、進(jìn)行和結(jié)束作詳細(xì)的規(guī)定，特別是在一些細(xì)節(jié)方面一定要處理好，使來訪者以小見大，對(duì)企業(yè)也有一個(gè)良好的印象。
(三)外出訪問
一個(gè)企業(yè)有來訪接待，就必然會(huì)有外出訪問。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)“機(jī)構(gòu)化的社會(huì)”，整個(gè)社會(huì)是由一系列機(jī)構(gòu)或單位構(gòu)成的，不同的社會(huì)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著社會(huì)的各種職責(zé)與功能，維持著整個(gè)社會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此企業(yè)管理者訪問其他單位或機(jī)構(gòu)也是必不可少的，只有同時(shí)進(jìn)行這兩方面的工作，企業(yè)與外部的交往、溝通才能更加有效地進(jìn)行。