辦公環(huán)境管理
一、辦公環(huán)境的含義
是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。
二、辦公環(huán)境管理的原則
方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。
2．環(huán)境的布局與布置
（1）布局
①封閉式布局。
②開放式布局。
（2）布置
常見的布置方法有:
①辦公桌上的物品應(yīng)擺放得體，最常用的物品應(yīng)放在伸手可及的地方；
②要使領(lǐng)導坐得舒適，辦公椅應(yīng)有靠背。要使領(lǐng)導緩解疲勞則可以用旋轉(zhuǎn)椅來調(diào)節(jié)方位。
③對計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，要考慮到其他人員對設(shè)備的使用，布置時既要方便他人，又不要妨礙領(lǐng)導的工作。
三、辦公室的視覺環(huán)境管理
1、視覺環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。
（1）有效地使用顏色。
（2）地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。
2．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。
光亮宜遵循以下原則設(shè)計：減少光源的強度，避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個光度較強的燈，使光線勻散而非集束。
四、辦公室的聽覺環(huán)境管理
聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機器的震動聲為有害的聲音。聲音的強度單位為分貝（db），一般說來超過70分貝即為噪音，超過130～140分貝使耳痛，超過150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車、摩托車、卡車的喇叭聲，工作人員的談話、開會、打電話的聲音和人們不必要的活動等。因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理又一重要任務(wù)，那么，如何控制噪音呢？
1、消除噪音的來源
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
3．適量音樂的播放
五、辦公室的空氣環(huán)境管理
辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調(diào)節(jié)過空氣的辦公室。
1、溫度
一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15～20℃。
2．濕度
一般來講，最適宜的濕度為40％一60％。
3．空氣流通、
一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達到這種要求，必須有良好的通風設(shè)備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
六、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護。
組織推行對秘書人員的保健方法主要有以下一些。
1、定期健康檢查
2．灌輸衛(wèi)生知識
3．采取疾病預(yù)防
4．保持環(huán)境整潔
5．推行健身運動
6．舉辦康樂活動
要做好安全管理工作，首先
（1）樹立健康安全意識
（2）識別辦公室安全隱患
辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。
辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取?BR> 辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。
辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損*露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂?，?fù)印機的輻射，違規(guī)操作等。
工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標識等。
消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報失靈等。
（3）辦公環(huán)境健康及安全的維護和管理
首先，應(yīng)遵守有關(guān)的法規(guī)，實行安全管理責任制
安全是組織運作的基本保障，也是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)。為了與國際接軌，國家已經(jīng)推行了職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系（Occupational Health and Safety Management System,簡稱OHSMS）模式，其基本要求是：
嚴格遵守國家勞動安全衛(wèi)生規(guī)程和標準；
傷亡事故和職業(yè)病發(fā)生率要低于同行業(yè)水平；
實施職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系三個月以上；
履行不斷改善職業(yè)安全衛(wèi)生狀況的承諾。
（4）識別工作場所和常用設(shè)備的隱患
要能夠主動識別工作場所和常用設(shè)備的安全隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)予以排除，維護自己和他人的健康和安全
能定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風險防范
通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是：
1、確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；
2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險；
3、如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進、直至解決；
4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。
進行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：
要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如計算機不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。
序號
時間
地點
發(fā)現(xiàn)的隱患
造成隱患的原因
隱患的危害和后果
處理人
采取的措施
1
11月4日
研發(fā)部
靠窗一排電腦屏幕耀眼
無窗簾遮陽
有損眼睛
行政主管張強
安裝窗簾
2
11月19日
研發(fā)部
一名外來人員沒有訪客胸卡
接待人員離崗
有安全和失密隱患
行政主管張強
強調(diào)接待處職責要求
3
11月25日
研發(fā)部
周末5號文件資料柜未鎖
負責研發(fā)的人員外出開會
失密隱患
研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)
周一部務(wù)會上強調(diào)
（4）安全管理重點
要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理。
1．防盜 2．防火 3．防止意外傷亡
一、辦公環(huán)境的含義
是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。
二、辦公環(huán)境管理的原則
方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。
2．環(huán)境的布局與布置
（1）布局
①封閉式布局。
②開放式布局。
（2）布置
常見的布置方法有:
①辦公桌上的物品應(yīng)擺放得體，最常用的物品應(yīng)放在伸手可及的地方；
②要使領(lǐng)導坐得舒適，辦公椅應(yīng)有靠背。要使領(lǐng)導緩解疲勞則可以用旋轉(zhuǎn)椅來調(diào)節(jié)方位。
③對計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，要考慮到其他人員對設(shè)備的使用，布置時既要方便他人，又不要妨礙領(lǐng)導的工作。
三、辦公室的視覺環(huán)境管理
1、視覺環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。
（1）有效地使用顏色。
（2）地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。
2．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。
光亮宜遵循以下原則設(shè)計：減少光源的強度，避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個光度較強的燈，使光線勻散而非集束。
四、辦公室的聽覺環(huán)境管理
聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機器的震動聲為有害的聲音。聲音的強度單位為分貝（db），一般說來超過70分貝即為噪音，超過130～140分貝使耳痛，超過150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車、摩托車、卡車的喇叭聲，工作人員的談話、開會、打電話的聲音和人們不必要的活動等。因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理又一重要任務(wù)，那么，如何控制噪音呢？
1、消除噪音的來源
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
3．適量音樂的播放
五、辦公室的空氣環(huán)境管理
辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調(diào)節(jié)過空氣的辦公室。
1、溫度
一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15～20℃。
2．濕度
一般來講，最適宜的濕度為40％一60％。
3．空氣流通、
一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達到這種要求，必須有良好的通風設(shè)備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
六、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護。
組織推行對秘書人員的保健方法主要有以下一些。
1、定期健康檢查
2．灌輸衛(wèi)生知識
3．采取疾病預(yù)防
4．保持環(huán)境整潔
5．推行健身運動
6．舉辦康樂活動
要做好安全管理工作，首先
（1）樹立健康安全意識
（2）識別辦公室安全隱患
辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。
辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取?BR> 辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。
辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損*露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂?，?fù)印機的輻射，違規(guī)操作等。
工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標識等。
消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報失靈等。
（3）辦公環(huán)境健康及安全的維護和管理
首先，應(yīng)遵守有關(guān)的法規(guī)，實行安全管理責任制
安全是組織運作的基本保障，也是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)。為了與國際接軌，國家已經(jīng)推行了職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系（Occupational Health and Safety Management System,簡稱OHSMS）模式，其基本要求是：
嚴格遵守國家勞動安全衛(wèi)生規(guī)程和標準；
傷亡事故和職業(yè)病發(fā)生率要低于同行業(yè)水平；
實施職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系三個月以上；
履行不斷改善職業(yè)安全衛(wèi)生狀況的承諾。
（4）識別工作場所和常用設(shè)備的隱患
要能夠主動識別工作場所和常用設(shè)備的安全隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)予以排除，維護自己和他人的健康和安全
能定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風險防范
通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是：
1、確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；
2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險；
3、如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進、直至解決；
4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。
進行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：
要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如計算機不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。
序號
時間
地點
發(fā)現(xiàn)的隱患
造成隱患的原因
隱患的危害和后果
處理人
采取的措施
1
11月4日
研發(fā)部
靠窗一排電腦屏幕耀眼
無窗簾遮陽
有損眼睛
行政主管張強
安裝窗簾
2
11月19日
研發(fā)部
一名外來人員沒有訪客胸卡
接待人員離崗
有安全和失密隱患
行政主管張強
強調(diào)接待處職責要求
3
11月25日
研發(fā)部
周末5號文件資料柜未鎖
負責研發(fā)的人員外出開會
失密隱患
研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)
周一部務(wù)會上強調(diào)
（4）安全管理重點
要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理。
1．防盜 2．防火 3．防止意外傷亡