接觸外貿，首先接觸的是外貿單證——外貿的基礎性工作。外貿單證即制作有利于外貿工作發(fā)展的一切表格。包括出貨之前的租船訂艙、工廠的發(fā)貨通知、報關單證的制作，其中有需要商檢的必須在報關前完成、提單的確認、費用的確認、還有一些后續(xù)問題等等。
1、租船訂艙。租哪里的船，訂哪里的艙，怎么訂。一般FOB為客人指定貨代，并由我公司代客戶做租船訂艙的指示性工作，運費為倒付，即FREIGHT COLLECT，在這個情況下產(chǎn)生運費為客人承擔，而像其他的訂艙費、報關費等人民幣費用由我公司承擔（當然也可以和客戶商議）。另外走CIF貨時，我們就必須根據(jù)貨代報給我們的價格去決定給誰做，此時運費預付，即FREIGHT PREPAID ，既由我公司來承擔在貨代公司服務下產(chǎn)生的一切費用。當然所有的只要是有利于公司的，我們就可以做，只要是不利于公司的，我們絕不含糊。
注：在租船訂艙時，本人會放松警惕，所以自工作以來犯了一些錯誤，常犯錯誤為：FREIGHT COLLECT寫成FREIGHT PREPAID；一些不從上海港走的貨寫成了SHANGHAI。
2、發(fā)貨通知。這個環(huán)節(jié)關系到出貨的及時和準時問題，同時牽扯到船期和客人可以準時收到貨物。這一環(huán)節(jié)要將貨代給我們的進倉通知巧妙的寫給每一家工廠的送貨通知，根據(jù)不同特點的工廠，給予不同的時間限制。比如我這邊有一家工廠：浙江三門湘順有限公司，這家公司出貨總是有問題，所以給他的時間就必須提前。
注：在做發(fā)貨通知時起先的方式不是很完美，并且按照那樣的方式容易產(chǎn)生錯誤，后來經(jīng)過馮經(jīng)理的指導，使用更規(guī)范的形式，所以這一環(huán)節(jié)沒有錯誤的發(fā)生。并希望以后能夠做的更好，和催貨方面做的更到位。
3、商檢。有些產(chǎn)品需要商檢才能出貨，在為期十個月里，接觸到需要商檢的產(chǎn)品是：空氣濾清器（溫州林泰）、電珠（海寧寧帥）。商檢時需要提供發(fā)票、裝箱單、外銷合同。此時提供的發(fā)票和裝箱單中的數(shù)字在以后的報關數(shù)據(jù)相一致。
注：商檢比較簡單，所以不會犯錯誤，值得注意的就是要及時催商檢屏條，并及時將商檢屏條轉給貨代在報關前。
4、報關。在報關時我必須提供給貨代全套的單據(jù)，包括：發(fā)票，裝箱單，報關委托書，海關預錄單，核銷單。報關是一個說簡單又不簡單的程序，一不小心就會犯些很低級的字母、數(shù)字錯誤，所以在這個過程需要檢查最起碼兩遍。同時還要記下核銷單號碼，以便日后查用。還需要將三份外銷發(fā)票交給財務。
注：在報關的時候，一開始的時候經(jīng)常犯一些低級錯誤，比如金額不對，還有就是外銷發(fā)票忘記給財務，這些都是我需要極其重視的。
5、提單的確認。提單的確認是一個字母游戲，必須按照事實去寫，發(fā)貨人是我們公司的英文名字，字母必須一樣，收貨人一欄必須要和馮經(jīng)理提供的資料一致。提單的確認是絕對不可以犯錯誤的，如果是按照信用證的方式，那么只要有一個不符點，造成的損失是巨大的。從一份提單上可以學到很多東西，如收貨人，船名航次，是FOB還是CIF，是整箱還是拼箱。
注：曾經(jīng)犯過一個錯誤，但也不完全是我的責任，也有貨代公司的責任（我不是在逃避責任，實事求是），好在可以寄回去重新修改，也就萬事大吉了，不過現(xiàn)在想來其實當時很緊張，碰到提單出錯，神經(jīng)繃的很緊，這可關系重大啊。
6、保險。如果是CIF方式走貨的話需要做保險。保險是以報關時的發(fā)票為基準的，加上重要的船名航次、保險金額、保險時間。
注：保險雖簡單，但也容易出錯，我曾經(jīng)給李經(jīng)理做的一份保險就反反復復改了三次，我提供的資料是沒有錯誤的，不知道怎么就改了三次，令我費解，當然有我的責任，就是那種揀了芝麻丟了西瓜的感覺。
7、原產(chǎn)地證書。原產(chǎn)地證書是發(fā)達國家對發(fā)展中國家的一種優(yōu)惠政策。所以不是全部單證都需要做這個工作，但只要碰到需要做原產(chǎn)地證書的客人，以后每次出貨都必須做。做原產(chǎn)地證書，需要給商檢局提供一套完整的單據(jù)，包括提單復印件，發(fā)票，裝箱單，原產(chǎn)地證書的申請表格，以及原產(chǎn)地證書表格。原產(chǎn)地證書是很容易犯錯誤的，人為的因素比較大，所以我們自身的核對很重要。
注：曾經(jīng)就有一次疏忽，被商檢局的人把字母給打錯了，當時我沒有查出來，不過后來通過我的真誠道歉，商檢局的同事沒有收我的費用，真是萬幸。
8、開票資料。出貨之后需要跟貨代索要海關預錄單，用來給工廠開票時的準確數(shù)字的對照，工廠開出的票必須和報關相一致。碰到那種不開票的產(chǎn)品，自然也就不需要報關了（當然這只能是內部說說了）。
注：開票資料是要和工廠打交道的，所以必須寫清楚，也必須和工廠交代清楚，否則犯錯誤是十有八九。
9、議付單據(jù)。議付單據(jù)是要寄給客人的，是一套完整的出貨資料，包括提單正本，還有保險資料，原產(chǎn)地證書，發(fā)票和裝箱單。議付單據(jù)不僅只是簡單的完成就罷，而最重要的是要使之完美，使之完善。
注：議付單據(jù)是不能出錯的，寄到國外的單據(jù)我沒有犯過錯誤，當然那都已經(jīng)被馮經(jīng)理或者王經(jīng)理幫我審核無誤后寄的，不過我很自信的說這個環(huán)節(jié)我會警惕的。
10、退單。退核銷單一般在出貨一個月之后跟貨代催要，一般情況下，都是付款買核銷單，所以在這之前還做一個資金審批。
注：一開始的時候這個環(huán)節(jié)總是疏忽，雖然這是個只需一個電話就可以解決的事情，殊不知就是經(jīng)常忘記，不過現(xiàn)在已經(jīng)成為一種工作習慣，自然不會忘記。
11、資料整理。這是工作的尾聲了，需要我做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里，同時還需要輸入出口發(fā)票
1、租船訂艙。租哪里的船，訂哪里的艙，怎么訂。一般FOB為客人指定貨代，并由我公司代客戶做租船訂艙的指示性工作，運費為倒付，即FREIGHT COLLECT，在這個情況下產(chǎn)生運費為客人承擔，而像其他的訂艙費、報關費等人民幣費用由我公司承擔（當然也可以和客戶商議）。另外走CIF貨時，我們就必須根據(jù)貨代報給我們的價格去決定給誰做，此時運費預付，即FREIGHT PREPAID ，既由我公司來承擔在貨代公司服務下產(chǎn)生的一切費用。當然所有的只要是有利于公司的，我們就可以做，只要是不利于公司的，我們絕不含糊。
注：在租船訂艙時，本人會放松警惕，所以自工作以來犯了一些錯誤，常犯錯誤為：FREIGHT COLLECT寫成FREIGHT PREPAID；一些不從上海港走的貨寫成了SHANGHAI。
2、發(fā)貨通知。這個環(huán)節(jié)關系到出貨的及時和準時問題，同時牽扯到船期和客人可以準時收到貨物。這一環(huán)節(jié)要將貨代給我們的進倉通知巧妙的寫給每一家工廠的送貨通知，根據(jù)不同特點的工廠，給予不同的時間限制。比如我這邊有一家工廠：浙江三門湘順有限公司，這家公司出貨總是有問題，所以給他的時間就必須提前。
注：在做發(fā)貨通知時起先的方式不是很完美，并且按照那樣的方式容易產(chǎn)生錯誤，后來經(jīng)過馮經(jīng)理的指導，使用更規(guī)范的形式，所以這一環(huán)節(jié)沒有錯誤的發(fā)生。并希望以后能夠做的更好，和催貨方面做的更到位。
3、商檢。有些產(chǎn)品需要商檢才能出貨，在為期十個月里，接觸到需要商檢的產(chǎn)品是：空氣濾清器（溫州林泰）、電珠（海寧寧帥）。商檢時需要提供發(fā)票、裝箱單、外銷合同。此時提供的發(fā)票和裝箱單中的數(shù)字在以后的報關數(shù)據(jù)相一致。
注：商檢比較簡單，所以不會犯錯誤，值得注意的就是要及時催商檢屏條，并及時將商檢屏條轉給貨代在報關前。
4、報關。在報關時我必須提供給貨代全套的單據(jù)，包括：發(fā)票，裝箱單，報關委托書，海關預錄單，核銷單。報關是一個說簡單又不簡單的程序，一不小心就會犯些很低級的字母、數(shù)字錯誤，所以在這個過程需要檢查最起碼兩遍。同時還要記下核銷單號碼，以便日后查用。還需要將三份外銷發(fā)票交給財務。
注：在報關的時候，一開始的時候經(jīng)常犯一些低級錯誤，比如金額不對，還有就是外銷發(fā)票忘記給財務，這些都是我需要極其重視的。
5、提單的確認。提單的確認是一個字母游戲，必須按照事實去寫，發(fā)貨人是我們公司的英文名字，字母必須一樣，收貨人一欄必須要和馮經(jīng)理提供的資料一致。提單的確認是絕對不可以犯錯誤的，如果是按照信用證的方式，那么只要有一個不符點，造成的損失是巨大的。從一份提單上可以學到很多東西，如收貨人，船名航次，是FOB還是CIF，是整箱還是拼箱。
注：曾經(jīng)犯過一個錯誤，但也不完全是我的責任，也有貨代公司的責任（我不是在逃避責任，實事求是），好在可以寄回去重新修改，也就萬事大吉了，不過現(xiàn)在想來其實當時很緊張，碰到提單出錯，神經(jīng)繃的很緊，這可關系重大啊。
6、保險。如果是CIF方式走貨的話需要做保險。保險是以報關時的發(fā)票為基準的，加上重要的船名航次、保險金額、保險時間。
注：保險雖簡單，但也容易出錯，我曾經(jīng)給李經(jīng)理做的一份保險就反反復復改了三次，我提供的資料是沒有錯誤的，不知道怎么就改了三次，令我費解，當然有我的責任，就是那種揀了芝麻丟了西瓜的感覺。
7、原產(chǎn)地證書。原產(chǎn)地證書是發(fā)達國家對發(fā)展中國家的一種優(yōu)惠政策。所以不是全部單證都需要做這個工作，但只要碰到需要做原產(chǎn)地證書的客人，以后每次出貨都必須做。做原產(chǎn)地證書，需要給商檢局提供一套完整的單據(jù)，包括提單復印件，發(fā)票，裝箱單，原產(chǎn)地證書的申請表格，以及原產(chǎn)地證書表格。原產(chǎn)地證書是很容易犯錯誤的，人為的因素比較大，所以我們自身的核對很重要。
注：曾經(jīng)就有一次疏忽，被商檢局的人把字母給打錯了，當時我沒有查出來，不過后來通過我的真誠道歉，商檢局的同事沒有收我的費用，真是萬幸。
8、開票資料。出貨之后需要跟貨代索要海關預錄單，用來給工廠開票時的準確數(shù)字的對照，工廠開出的票必須和報關相一致。碰到那種不開票的產(chǎn)品，自然也就不需要報關了（當然這只能是內部說說了）。
注：開票資料是要和工廠打交道的，所以必須寫清楚，也必須和工廠交代清楚，否則犯錯誤是十有八九。
9、議付單據(jù)。議付單據(jù)是要寄給客人的，是一套完整的出貨資料，包括提單正本，還有保險資料，原產(chǎn)地證書，發(fā)票和裝箱單。議付單據(jù)不僅只是簡單的完成就罷，而最重要的是要使之完美，使之完善。
注：議付單據(jù)是不能出錯的，寄到國外的單據(jù)我沒有犯過錯誤，當然那都已經(jīng)被馮經(jīng)理或者王經(jīng)理幫我審核無誤后寄的，不過我很自信的說這個環(huán)節(jié)我會警惕的。
10、退單。退核銷單一般在出貨一個月之后跟貨代催要，一般情況下，都是付款買核銷單，所以在這之前還做一個資金審批。
注：一開始的時候這個環(huán)節(jié)總是疏忽，雖然這是個只需一個電話就可以解決的事情，殊不知就是經(jīng)常忘記，不過現(xiàn)在已經(jīng)成為一種工作習慣，自然不會忘記。
11、資料整理。這是工作的尾聲了，需要我做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里，同時還需要輸入出口發(fā)票