9.充分聽取意見，在會前協(xié)調(diào)各方立場
我們通過深入分析系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)至今就有關(guān)任務(wù)下達方面還沒有形成相應(yīng)的規(guī)范。由于沒有相應(yīng)的流程來約束，用戶方往往在制定政策和下達任務(wù)時，根本不考慮合理的系統(tǒng)開發(fā)周期問題，政策下來就意味著承建方要在系統(tǒng)中實現(xiàn)，使得承建方工作十分被動。而由于沒有構(gòu)建好任務(wù)下達流程，承建方對于用戶方提出的需求，往往并不認真考慮系統(tǒng)是否能實現(xiàn)的問題，也很少從系統(tǒng)建設(shè)角度來考慮流程優(yōu)化，不向用戶方提出相應(yīng)建議。使得系統(tǒng)實現(xiàn)的是用戶方現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的復制，沒有進行優(yōu)化。
為了促進系統(tǒng)建設(shè)的健康發(fā)展，我們認為，有必要從源頭抓住問題的癥結(jié)。為此，我們在充分考慮了作為政策制定部門特殊性的情況下，提出了任務(wù)下達流程供各方進行討論。但是在具體討論時，由于涉及到各自責任問題，用戶方和承建方立場分歧很大。為此，我們又在會后與用戶方和承建方進行了充分溝通，最終說服了雙方,使得流程得以順利發(fā)布。
10.與用戶方和承建方人員充分溝通
系統(tǒng)建設(shè)的執(zhí)行者是各個崗位的經(jīng)辦人員，這也是許多真實信息的基本來源渠道。我們在工作中，特別注重與具體工作人員進行充分溝通，通過他們來了解項目進展情況。但是，應(yīng)注意的是，通過這些渠道了解到的情況，只是有助于輔助我們進行情況分析，并不是所有信息都適合在監(jiān)理會議上公開的。
11.在內(nèi)部和外部建立有效的溝通機制
建立有效的溝通機制是確保項目監(jiān)理成功的關(guān)鍵。溝通分為內(nèi)部溝通和外部溝通兩部分。
首先，在進行監(jiān)理的過程中，我們的內(nèi)部溝通活動主要包括：
（1）文檔管理。這是內(nèi)部溝通管理中的核心。
（2）填寫每周工作計劃（個人和項目組），每天個人活動列表。
（3）每人每天應(yīng)該填寫一份工作日志，并將填寫完畢的文件用電子郵件發(fā)給每個小組成員。
（4）至少每兩天討論一次（早上或者晚上），對工作進行回顧。
（5）每周對項目狀態(tài)評估一次，并寫入周報中。
（6）及時填寫問題和待定議題記錄。
其次，外部溝通也是至關(guān)重要的內(nèi)容。外部溝通的關(guān)鍵是確定固定的交流渠道和報告制度，其次是分層次的交流。
（1）從交流渠道上:主要包括
●定期拜訪。我們一般每周定期固定與客戶方匯報交流。每周定期拜訪用戶方及其經(jīng)辦機構(gòu)；每周固定與承建方的項目經(jīng)理交流一次。
●監(jiān)理會議。每周召開一次監(jiān)理例會，各方就本周的系統(tǒng)建設(shè)進展情況進行介紹，對需要協(xié)調(diào)的事務(wù)在例會上進行探討。
●專題會議。系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些較重大事項，需要動員各方力量來配合解決的事務(wù)，主要通過專題會議來實現(xiàn)。
我們通過深入分析系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)至今就有關(guān)任務(wù)下達方面還沒有形成相應(yīng)的規(guī)范。由于沒有相應(yīng)的流程來約束，用戶方往往在制定政策和下達任務(wù)時，根本不考慮合理的系統(tǒng)開發(fā)周期問題，政策下來就意味著承建方要在系統(tǒng)中實現(xiàn)，使得承建方工作十分被動。而由于沒有構(gòu)建好任務(wù)下達流程，承建方對于用戶方提出的需求，往往并不認真考慮系統(tǒng)是否能實現(xiàn)的問題，也很少從系統(tǒng)建設(shè)角度來考慮流程優(yōu)化，不向用戶方提出相應(yīng)建議。使得系統(tǒng)實現(xiàn)的是用戶方現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的復制，沒有進行優(yōu)化。
為了促進系統(tǒng)建設(shè)的健康發(fā)展，我們認為，有必要從源頭抓住問題的癥結(jié)。為此，我們在充分考慮了作為政策制定部門特殊性的情況下，提出了任務(wù)下達流程供各方進行討論。但是在具體討論時，由于涉及到各自責任問題，用戶方和承建方立場分歧很大。為此，我們又在會后與用戶方和承建方進行了充分溝通，最終說服了雙方,使得流程得以順利發(fā)布。
10.與用戶方和承建方人員充分溝通
系統(tǒng)建設(shè)的執(zhí)行者是各個崗位的經(jīng)辦人員，這也是許多真實信息的基本來源渠道。我們在工作中，特別注重與具體工作人員進行充分溝通，通過他們來了解項目進展情況。但是，應(yīng)注意的是，通過這些渠道了解到的情況，只是有助于輔助我們進行情況分析，并不是所有信息都適合在監(jiān)理會議上公開的。
11.在內(nèi)部和外部建立有效的溝通機制
建立有效的溝通機制是確保項目監(jiān)理成功的關(guān)鍵。溝通分為內(nèi)部溝通和外部溝通兩部分。
首先，在進行監(jiān)理的過程中，我們的內(nèi)部溝通活動主要包括：
（1）文檔管理。這是內(nèi)部溝通管理中的核心。
（2）填寫每周工作計劃（個人和項目組），每天個人活動列表。
（3）每人每天應(yīng)該填寫一份工作日志，并將填寫完畢的文件用電子郵件發(fā)給每個小組成員。
（4）至少每兩天討論一次（早上或者晚上），對工作進行回顧。
（5）每周對項目狀態(tài)評估一次，并寫入周報中。
（6）及時填寫問題和待定議題記錄。
其次，外部溝通也是至關(guān)重要的內(nèi)容。外部溝通的關(guān)鍵是確定固定的交流渠道和報告制度，其次是分層次的交流。
（1）從交流渠道上:主要包括
●定期拜訪。我們一般每周定期固定與客戶方匯報交流。每周定期拜訪用戶方及其經(jīng)辦機構(gòu)；每周固定與承建方的項目經(jīng)理交流一次。
●監(jiān)理會議。每周召開一次監(jiān)理例會，各方就本周的系統(tǒng)建設(shè)進展情況進行介紹，對需要協(xié)調(diào)的事務(wù)在例會上進行探討。
●專題會議。系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些較重大事項，需要動員各方力量來配合解決的事務(wù)，主要通過專題會議來實現(xiàn)。