檔案保密牽涉到檔案、保密兩部法律，關系到檔案、保密兩方面工作，影響到檔案、保密兩個部門，正確處理保守國家秘密與開放檔案的關系，積極尋求兩者之間的佳結合點，維護檔案保密安全，確保黨和國家利益不受損害，是值得我們研究和探討的一個現(xiàn)實課題。
一、現(xiàn)狀與問題
實現(xiàn)檔案工作與保密工作的有機結合，必須正視檔案保密管理的現(xiàn)狀，堅持從實際出發(fā)，有針對性地協(xié)調和處理好檔案和保密之間的關系問題。
（一）立卷歸檔和文檔保密的不相適應。在實際工作中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般采取的是“四分法”，其中就忽略了一個保密的要素，以致于在技術操作上沒有把涉密文件資料和非密級文件資料區(qū)分出來，兩種歸檔材料混合在一個案卷里面。事實上，我們翻閱以往的檔案，就不難發(fā)現(xiàn)夾存有相當一部分涉密文件資料。而且從案卷卷面看，沒有依據(jù)保密要求標準出來卷中文件的高密級，不能十分醒目地體現(xiàn)涉密文檔的標志，這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩，形成檔案和保密的關系脫節(jié)。盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實施以后，采取單份文件資料作為一個案卷并標一個卷號，這種方式雖有一定的優(yōu)越性，但是仍然沒有從根本上解決和處理好密與非密的檔案資料的關系。此，有關部門應當引起重視，認真研究解決。
（二）檔案利用和文檔保密的相互銜接不緊。1991年9月國家檔案局、國家保密局聯(lián)合印發(fā)《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，應當說這個文件的出臺對于抓好檔案保密工作具有十分重要的指導意義。從檔案利用的現(xiàn)狀來看，檔案部門為了充分挖掘檔案資料，提高檔案資料的使用效益，更好地為經濟建設和改革開放服務，緊緊圍繞“開放檔案”作文章，采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯，這一點無可非議。但是，在具體操作過程中，有的地方、單位由于檔案管理人員保密意識不是很強，向外提供檔案資料時容易忽視案卷中的涉密文件資料，難以從嚴劃分和控制涉密檔案的使用范圍。比如，某單位同志因工作需要借閱一本檔案，而這本檔案中存有幾份涉密文件，用什么辦法控制不匯密，顯然就有隱患和漏洞，極有可能讓個別竊密分子有可乘之機。實際上，這就是涉密文件資料與一般內部文件資料混合立卷歸檔所產生的弊端。
（三）檔案部門和保密部門的責任取向不一致。在具體工作中，檔案部門更注重檔案的利用和管理，而保密部門關心的是每個單位的檔案室、每一個檔案案卷中的內部重要文件特別是涉密文件資料，在其保密期限內能不能確保絕對安全，確保不發(fā)生失泄密。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，是由于檔案、保密部門在檔案保密的問題上責任取向不一致而引起的。當然，如果各級各單位能夠嚴格按照國家檔案局、國家保密局印發(fā)的《暫行規(guī)定》去執(zhí)行，嚴格檔案借閱審批手續(xù)，從嚴控制使用范圍，是基本上能實現(xiàn)檔案保密工作目標的。但從嚴格意義上講，有必要由有關部門牽頭，進一步明晰檔案、保密部門所承擔的工作職責，切實抓好檔案保密工作的落實。
二、對策與措施
檔案保密是一項政策性、業(yè)務性、技術性、操作性很強的工作，關系到黨和國家秘密的安全。各級、各有關部門應當站在實現(xiàn)“三個代表”重要思想的高度，以對歷史負責、對組織負責、對黨的工作負責的精神，切實抓了“三個到位”。
（一）認識提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內容，也是整個保密工作的重要組成部分。檔案保密實際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經立卷歸檔了，進了檔案保管室，就如同入了保險柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內，大部分時間是依靠檔案保密室來落實保密防范措施的。因此，各級檔案、保密部門一定要統(tǒng)一思想認識，加強協(xié)作，緊密配合，嚴格管理，嚴格監(jiān)督，嚴格責任，齊心協(xié)力抓好檔案保密工作的落實。
（二）體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進一步健全和完善三大體紗。一是組織領導體系。各級各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領導，嚴格領導干部保密責任制，堅持“誰主管、誰負責、誰操作、誰負責、誰出問題、誰負責”的原則，深入實際調查研究，全面掌握第一手資料，及時分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責任事故。三是責任監(jiān)控體系。任何一項工作，一旦失去了有效的責任監(jiān)控，免不了會出現(xiàn)這樣那樣的問題。因此，要運用目標管理崗位責任制的形式，實行工作責任的細化和分解，做到責任到項、責任到崗、責任到人，保證一級抓一級，一級對一級負責，層層承擔責任，事事抓落實。各級各單位檔案保密室對涉密檔案資料務必落實好全方位、多環(huán)節(jié)、各層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在對外提供檔案資料過程中，對任何單位和個人都必須堅持按原則辦事，在任何情況下決不允許為追求一已私利一時方便而拿原則作交易，給組織添麻煩。
（三）管理措施到位。檔案保密工作要真正抓具體、抓落實，需要采取的措施很多，有三個關鍵環(huán)節(jié)必須牢牢抓緊。一是涉密檔案資料集中嚴格管理。要實現(xiàn)涉密檔案資料的相對集中，對于檔案管理單位來說比較為難。主要是以往立卷歸檔中忽視了保密因素，沒有對一些涉密文件資料實行單獨立卷歸檔，而是夾存于眾多一般內部文件資料之中。對此，我們應當采取嚴格管理的措施，改進工作方法，時時繃緊保密之弦，嚴防失泄密事故發(fā)生。二是對外提供檔案資料要嚴格審批。在對外提供內部檔案資料的過程中，各級檔案部門、檔案管理單位都要嚴格執(zhí)行審批登記制度，任何單位和個人查閱檔案必須持單位出具的行政介紹信，說明查閱的理由，堅杜絕對個人私自查閱檔案的行為。對傳統(tǒng)檔案案卷應在其卷面上標注密級，凡標注密級的案卷，一律不準整卷外借，防止對外泄密。對涉密檔案資料的查閱，一定要嚴格遵守保密法規(guī)，及時與保密部門會商，報經制發(fā)機關批準后方可查閱。未經批準，不得擅自擴大知悉范圍。嚴禁亂借閱、亂復制、亂摘抄、亂對外提供。三是對定點復制國家秘密載體的嚴格控制。所有檔案資料的復印，必須堅持定點歸口承印，不得在社會上隨意復制，復印件視同原件管理，并歸還到檔案管理單位。經過上級批準，復印涉密檔案資料，務必到經保密部門審批的國家秘密載體定點復制單位承印，嚴守保密法制，嚴禁各種違規(guī)越軌行為。
一、現(xiàn)狀與問題
實現(xiàn)檔案工作與保密工作的有機結合，必須正視檔案保密管理的現(xiàn)狀，堅持從實際出發(fā)，有針對性地協(xié)調和處理好檔案和保密之間的關系問題。
（一）立卷歸檔和文檔保密的不相適應。在實際工作中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般采取的是“四分法”，其中就忽略了一個保密的要素，以致于在技術操作上沒有把涉密文件資料和非密級文件資料區(qū)分出來，兩種歸檔材料混合在一個案卷里面。事實上，我們翻閱以往的檔案，就不難發(fā)現(xiàn)夾存有相當一部分涉密文件資料。而且從案卷卷面看，沒有依據(jù)保密要求標準出來卷中文件的高密級，不能十分醒目地體現(xiàn)涉密文檔的標志，這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩，形成檔案和保密的關系脫節(jié)。盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實施以后，采取單份文件資料作為一個案卷并標一個卷號，這種方式雖有一定的優(yōu)越性，但是仍然沒有從根本上解決和處理好密與非密的檔案資料的關系。此，有關部門應當引起重視，認真研究解決。
（二）檔案利用和文檔保密的相互銜接不緊。1991年9月國家檔案局、國家保密局聯(lián)合印發(fā)《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，應當說這個文件的出臺對于抓好檔案保密工作具有十分重要的指導意義。從檔案利用的現(xiàn)狀來看，檔案部門為了充分挖掘檔案資料，提高檔案資料的使用效益，更好地為經濟建設和改革開放服務，緊緊圍繞“開放檔案”作文章，采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯，這一點無可非議。但是，在具體操作過程中，有的地方、單位由于檔案管理人員保密意識不是很強，向外提供檔案資料時容易忽視案卷中的涉密文件資料，難以從嚴劃分和控制涉密檔案的使用范圍。比如，某單位同志因工作需要借閱一本檔案，而這本檔案中存有幾份涉密文件，用什么辦法控制不匯密，顯然就有隱患和漏洞，極有可能讓個別竊密分子有可乘之機。實際上，這就是涉密文件資料與一般內部文件資料混合立卷歸檔所產生的弊端。
（三）檔案部門和保密部門的責任取向不一致。在具體工作中，檔案部門更注重檔案的利用和管理，而保密部門關心的是每個單位的檔案室、每一個檔案案卷中的內部重要文件特別是涉密文件資料，在其保密期限內能不能確保絕對安全，確保不發(fā)生失泄密。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，是由于檔案、保密部門在檔案保密的問題上責任取向不一致而引起的。當然，如果各級各單位能夠嚴格按照國家檔案局、國家保密局印發(fā)的《暫行規(guī)定》去執(zhí)行，嚴格檔案借閱審批手續(xù)，從嚴控制使用范圍，是基本上能實現(xiàn)檔案保密工作目標的。但從嚴格意義上講，有必要由有關部門牽頭，進一步明晰檔案、保密部門所承擔的工作職責，切實抓好檔案保密工作的落實。
二、對策與措施
檔案保密是一項政策性、業(yè)務性、技術性、操作性很強的工作，關系到黨和國家秘密的安全。各級、各有關部門應當站在實現(xiàn)“三個代表”重要思想的高度，以對歷史負責、對組織負責、對黨的工作負責的精神，切實抓了“三個到位”。
（一）認識提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內容，也是整個保密工作的重要組成部分。檔案保密實際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經立卷歸檔了，進了檔案保管室，就如同入了保險柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內，大部分時間是依靠檔案保密室來落實保密防范措施的。因此，各級檔案、保密部門一定要統(tǒng)一思想認識，加強協(xié)作，緊密配合，嚴格管理，嚴格監(jiān)督，嚴格責任，齊心協(xié)力抓好檔案保密工作的落實。
（二）體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進一步健全和完善三大體紗。一是組織領導體系。各級各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領導，嚴格領導干部保密責任制，堅持“誰主管、誰負責、誰操作、誰負責、誰出問題、誰負責”的原則，深入實際調查研究，全面掌握第一手資料，及時分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責任事故。三是責任監(jiān)控體系。任何一項工作，一旦失去了有效的責任監(jiān)控，免不了會出現(xiàn)這樣那樣的問題。因此，要運用目標管理崗位責任制的形式，實行工作責任的細化和分解，做到責任到項、責任到崗、責任到人，保證一級抓一級，一級對一級負責，層層承擔責任，事事抓落實。各級各單位檔案保密室對涉密檔案資料務必落實好全方位、多環(huán)節(jié)、各層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在對外提供檔案資料過程中，對任何單位和個人都必須堅持按原則辦事，在任何情況下決不允許為追求一已私利一時方便而拿原則作交易，給組織添麻煩。
（三）管理措施到位。檔案保密工作要真正抓具體、抓落實，需要采取的措施很多，有三個關鍵環(huán)節(jié)必須牢牢抓緊。一是涉密檔案資料集中嚴格管理。要實現(xiàn)涉密檔案資料的相對集中，對于檔案管理單位來說比較為難。主要是以往立卷歸檔中忽視了保密因素，沒有對一些涉密文件資料實行單獨立卷歸檔，而是夾存于眾多一般內部文件資料之中。對此，我們應當采取嚴格管理的措施，改進工作方法，時時繃緊保密之弦，嚴防失泄密事故發(fā)生。二是對外提供檔案資料要嚴格審批。在對外提供內部檔案資料的過程中，各級檔案部門、檔案管理單位都要嚴格執(zhí)行審批登記制度，任何單位和個人查閱檔案必須持單位出具的行政介紹信，說明查閱的理由，堅杜絕對個人私自查閱檔案的行為。對傳統(tǒng)檔案案卷應在其卷面上標注密級，凡標注密級的案卷，一律不準整卷外借，防止對外泄密。對涉密檔案資料的查閱，一定要嚴格遵守保密法規(guī)，及時與保密部門會商，報經制發(fā)機關批準后方可查閱。未經批準，不得擅自擴大知悉范圍。嚴禁亂借閱、亂復制、亂摘抄、亂對外提供。三是對定點復制國家秘密載體的嚴格控制。所有檔案資料的復印，必須堅持定點歸口承印，不得在社會上隨意復制，復印件視同原件管理，并歸還到檔案管理單位。經過上級批準，復印涉密檔案資料，務必到經保密部門審批的國家秘密載體定點復制單位承印，嚴守保密法制，嚴禁各種違規(guī)越軌行為。