為促進各執(zhí)業(yè)機構(gòu)加強業(yè)務(wù)檔案管理，提高內(nèi)部治理水平，北京注協(xié)業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)小組于2007年6月至11月對20家會計師事務(wù)所（以下簡稱“事務(wù)所”）開展了業(yè)務(wù)檔案管理巡查。現(xiàn)將巡查工作綜述如下：
一、概況
2007年度巡查對象主要以中型、大型事務(wù)所為主，其中2006年度業(yè)務(wù)收入超過1億元的事務(wù)所1家，1000萬至5000萬的事務(wù)所13家，500萬至1000萬的事務(wù)所5家，500萬以下的事務(wù)所1家。巡查依據(jù)為《北京市會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》及《北京地區(qū)會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理考核標準》。根據(jù)巡查結(jié)果， 5家事務(wù)所被評為優(yōu)秀，9家被評為規(guī)范，5家被評為基本規(guī)范。其中1家事務(wù)所自開業(yè)以來沒有開展業(yè)務(wù)，沒有形成檔案，已通報有關(guān)部門給予關(guān)注。
二、被巡查單位業(yè)務(wù)檔案管理方面的主要優(yōu)點
總體來看，各單位均比較重視業(yè)務(wù)檔案管理工作，能夠按照《暫行辦法》和《考核標準》的要求建立業(yè)務(wù)檔案管理制度，在檔案保管方面給予了人力、物力、財力的支持，其中主要優(yōu)點包括：
（一）配備專職檔案人員，檔案管理人員積極參加北京注協(xié)組織的各種培訓(xùn)，并將自己所學(xué)知識用到平時工作中，使自己的工作不斷改進。
（二）檔案的保管設(shè)有獨立的檔案室或?qū)n案代存在市、區(qū)檔案館及專業(yè)代保管公司，檔案的安全性有充分的保證，電子檔案做到項目完成后能及時歸檔、專人保管、雙備份，硬盤做到異地存放。有的單位還建立了《電子文檔存檔標準》，為本行業(yè)其他單位樹立了很好的榜樣。
（三）整理組卷、歸檔、交接符合要求。檔案裝訂整齊、美觀，具體內(nèi)容填寫清晰，頁數(shù)、厚度符合要求；建立了檔案盒號，編制了卷內(nèi)目錄，并使用了備考表，符合案卷管理要求；對《業(yè)務(wù)約定書》借閱登記的保管比較完整。
（四）將歸檔質(zhì)量與業(yè)務(wù)人員的獎金掛鉤，未歸檔的業(yè)務(wù)不發(fā)放獎金，保證了歸檔的及時性、有效性。
（五）強調(diào)業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)檔案形成過程中的主體作用，提高其檔案意識，并制定相應(yīng)的歸檔指南，從檔案的紙張大小、裝訂格式、封面填寫等方面對業(yè)務(wù)人員提出要求，保證了案卷組卷質(zhì)量整齊統(tǒng)一。
三、巡查中發(fā)現(xiàn)的主要問題
（一）業(yè)務(wù)檔案管理制度有待進一步完善
各執(zhí)業(yè)機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)新會計準則和審計準則以及自身實際情況，進一步完善業(yè)務(wù)檔案管理制度。業(yè)務(wù)檔案管理制度應(yīng)該對有關(guān)業(yè)務(wù)檔案的范圍、期限、立卷、歸檔要求、保管、借閱、鑒定、銷毀等做出規(guī)定和要求。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴格按照所制定的管理制度的規(guī)定和要求執(zhí)行。
（二）業(yè)務(wù)檔案的各種手續(xù)需要進一步規(guī)范
檔案人員應(yīng)加強檔案目錄的編制工作，卷內(nèi)目錄要反映本卷內(nèi)容，需要做到卷卷有目錄，如有的事務(wù)所檔案目錄一覽表只有客戶名稱，沒有“業(yè)務(wù)類型”、“存放地點”、“簽字注師”等項。
應(yīng)加強《業(yè)務(wù)約定書》的信息管理工作?！稑I(yè)務(wù)約定書》的電子版應(yīng)該及時打印出來，做到電子、紙質(zhì)的雙備份管理。
需要進一步完善檔案的交接、借閱手續(xù)。某些執(zhí)業(yè)機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員將檔案整理裝訂完畢交給管理人員時，沒有履行交接手續(xù)；某些執(zhí)業(yè)機構(gòu)對內(nèi)部或外部人員借閱業(yè)務(wù)檔案沒有進行登記，或者借閱記錄清楚，但沒有借閱申請，應(yīng)該進一步加強借閱審批的管理。
（三）應(yīng)加強對分所及分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的管理工作
部分事務(wù)所對分所的業(yè)務(wù)檔案管理比較松散，沒有統(tǒng)一要求，應(yīng)積極組織分所的檔案管理人員參加北京注協(xié)舉辦的培訓(xùn)班并定期對分所的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查。
（四）應(yīng)加強業(yè)務(wù)檔案的鑒定銷毀工作
部分事務(wù)所對業(yè)務(wù)檔案的銷毀規(guī)定及相關(guān)法律責任把握不好，導(dǎo)致10年前形成的業(yè)務(wù)檔案大量堆積 ，沒有及時鑒定銷毀，加大了事務(wù)所的保管成本。
四、2008年度工作設(shè)想
2007年12月19日，業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)小組召開會議，對2007年度的巡查情況進行了總結(jié)，并對2008年度工作提出下列建議：
（一）修訂《北京市會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》、《北京地區(qū)會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理考核標準》?！稌盒修k法》制定于2001年，自2002年1月1日起執(zhí)行，《考核標準》制定于2002年10月。經(jīng)過幾年的實施檢驗，兩個文件中的大部分內(nèi)容切實可行，對執(zhí)業(yè)機構(gòu)提高檔案管理水平起到了很好的規(guī)范作用，但也存在部分內(nèi)容與新修訂的注冊會計師執(zhí)業(yè)準則相背離的情況。因此，2008年將積極與市財政局、市檔案局聯(lián)系，對兩個文件進行修訂并印發(fā)。
（二）編制《業(yè)務(wù)檔案實務(wù)操作指南》。經(jīng)過幾年的努力，基本完成對協(xié)會所屬執(zhí)業(yè)機構(gòu)檔案管理人員的實務(wù)操作培訓(xùn)。但由于檔案管理人員存在流動性大的特點，有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)存在剛培訓(xùn)完的管理人員離崗、新上崗人員不掌握相關(guān)技能的情況。為了給各執(zhí)業(yè)機構(gòu)提供更方便快捷的指導(dǎo)服務(wù)，決定編制《業(yè)務(wù)檔案實務(wù)操作指南》，印制成冊發(fā)放各執(zhí)業(yè)機構(gòu)。
（三）對25家會計師事務(wù)所、10家資產(chǎn)評估機構(gòu)開展業(yè)務(wù)檔案巡查工作。根據(jù)中注協(xié)“規(guī)范提升中小事務(wù)所發(fā)展”的指導(dǎo)思想，巡查對象將以中小機構(gòu)為主。
（四）結(jié)合高人民法院《關(guān)于會計師事務(wù)所侵權(quán)賠償責任司法解釋》對事務(wù)所民事法律責任的影響，深入研究業(yè)務(wù)檔案銷毀工作，并提出相應(yīng)指導(dǎo)意見。
一、概況
2007年度巡查對象主要以中型、大型事務(wù)所為主，其中2006年度業(yè)務(wù)收入超過1億元的事務(wù)所1家，1000萬至5000萬的事務(wù)所13家，500萬至1000萬的事務(wù)所5家，500萬以下的事務(wù)所1家。巡查依據(jù)為《北京市會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》及《北京地區(qū)會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理考核標準》。根據(jù)巡查結(jié)果， 5家事務(wù)所被評為優(yōu)秀，9家被評為規(guī)范，5家被評為基本規(guī)范。其中1家事務(wù)所自開業(yè)以來沒有開展業(yè)務(wù)，沒有形成檔案，已通報有關(guān)部門給予關(guān)注。
二、被巡查單位業(yè)務(wù)檔案管理方面的主要優(yōu)點
總體來看，各單位均比較重視業(yè)務(wù)檔案管理工作，能夠按照《暫行辦法》和《考核標準》的要求建立業(yè)務(wù)檔案管理制度，在檔案保管方面給予了人力、物力、財力的支持，其中主要優(yōu)點包括：
（一）配備專職檔案人員，檔案管理人員積極參加北京注協(xié)組織的各種培訓(xùn)，并將自己所學(xué)知識用到平時工作中，使自己的工作不斷改進。
（二）檔案的保管設(shè)有獨立的檔案室或?qū)n案代存在市、區(qū)檔案館及專業(yè)代保管公司，檔案的安全性有充分的保證，電子檔案做到項目完成后能及時歸檔、專人保管、雙備份，硬盤做到異地存放。有的單位還建立了《電子文檔存檔標準》，為本行業(yè)其他單位樹立了很好的榜樣。
（三）整理組卷、歸檔、交接符合要求。檔案裝訂整齊、美觀，具體內(nèi)容填寫清晰，頁數(shù)、厚度符合要求；建立了檔案盒號，編制了卷內(nèi)目錄，并使用了備考表，符合案卷管理要求；對《業(yè)務(wù)約定書》借閱登記的保管比較完整。
（四）將歸檔質(zhì)量與業(yè)務(wù)人員的獎金掛鉤，未歸檔的業(yè)務(wù)不發(fā)放獎金，保證了歸檔的及時性、有效性。
（五）強調(diào)業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)檔案形成過程中的主體作用，提高其檔案意識，并制定相應(yīng)的歸檔指南，從檔案的紙張大小、裝訂格式、封面填寫等方面對業(yè)務(wù)人員提出要求，保證了案卷組卷質(zhì)量整齊統(tǒng)一。
三、巡查中發(fā)現(xiàn)的主要問題
（一）業(yè)務(wù)檔案管理制度有待進一步完善
各執(zhí)業(yè)機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)新會計準則和審計準則以及自身實際情況，進一步完善業(yè)務(wù)檔案管理制度。業(yè)務(wù)檔案管理制度應(yīng)該對有關(guān)業(yè)務(wù)檔案的范圍、期限、立卷、歸檔要求、保管、借閱、鑒定、銷毀等做出規(guī)定和要求。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴格按照所制定的管理制度的規(guī)定和要求執(zhí)行。
（二）業(yè)務(wù)檔案的各種手續(xù)需要進一步規(guī)范
檔案人員應(yīng)加強檔案目錄的編制工作，卷內(nèi)目錄要反映本卷內(nèi)容，需要做到卷卷有目錄，如有的事務(wù)所檔案目錄一覽表只有客戶名稱，沒有“業(yè)務(wù)類型”、“存放地點”、“簽字注師”等項。
應(yīng)加強《業(yè)務(wù)約定書》的信息管理工作?！稑I(yè)務(wù)約定書》的電子版應(yīng)該及時打印出來，做到電子、紙質(zhì)的雙備份管理。
需要進一步完善檔案的交接、借閱手續(xù)。某些執(zhí)業(yè)機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員將檔案整理裝訂完畢交給管理人員時，沒有履行交接手續(xù)；某些執(zhí)業(yè)機構(gòu)對內(nèi)部或外部人員借閱業(yè)務(wù)檔案沒有進行登記，或者借閱記錄清楚，但沒有借閱申請，應(yīng)該進一步加強借閱審批的管理。
（三）應(yīng)加強對分所及分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的管理工作
部分事務(wù)所對分所的業(yè)務(wù)檔案管理比較松散，沒有統(tǒng)一要求，應(yīng)積極組織分所的檔案管理人員參加北京注協(xié)舉辦的培訓(xùn)班并定期對分所的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查。
（四）應(yīng)加強業(yè)務(wù)檔案的鑒定銷毀工作
部分事務(wù)所對業(yè)務(wù)檔案的銷毀規(guī)定及相關(guān)法律責任把握不好，導(dǎo)致10年前形成的業(yè)務(wù)檔案大量堆積 ，沒有及時鑒定銷毀，加大了事務(wù)所的保管成本。
四、2008年度工作設(shè)想
2007年12月19日，業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)小組召開會議，對2007年度的巡查情況進行了總結(jié)，并對2008年度工作提出下列建議：
（一）修訂《北京市會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》、《北京地區(qū)會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理考核標準》?！稌盒修k法》制定于2001年，自2002年1月1日起執(zhí)行，《考核標準》制定于2002年10月。經(jīng)過幾年的實施檢驗，兩個文件中的大部分內(nèi)容切實可行，對執(zhí)業(yè)機構(gòu)提高檔案管理水平起到了很好的規(guī)范作用，但也存在部分內(nèi)容與新修訂的注冊會計師執(zhí)業(yè)準則相背離的情況。因此，2008年將積極與市財政局、市檔案局聯(lián)系，對兩個文件進行修訂并印發(fā)。
（二）編制《業(yè)務(wù)檔案實務(wù)操作指南》。經(jīng)過幾年的努力，基本完成對協(xié)會所屬執(zhí)業(yè)機構(gòu)檔案管理人員的實務(wù)操作培訓(xùn)。但由于檔案管理人員存在流動性大的特點，有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)存在剛培訓(xùn)完的管理人員離崗、新上崗人員不掌握相關(guān)技能的情況。為了給各執(zhí)業(yè)機構(gòu)提供更方便快捷的指導(dǎo)服務(wù)，決定編制《業(yè)務(wù)檔案實務(wù)操作指南》，印制成冊發(fā)放各執(zhí)業(yè)機構(gòu)。
（三）對25家會計師事務(wù)所、10家資產(chǎn)評估機構(gòu)開展業(yè)務(wù)檔案巡查工作。根據(jù)中注協(xié)“規(guī)范提升中小事務(wù)所發(fā)展”的指導(dǎo)思想，巡查對象將以中小機構(gòu)為主。
（四）結(jié)合高人民法院《關(guān)于會計師事務(wù)所侵權(quán)賠償責任司法解釋》對事務(wù)所民事法律責任的影響，深入研究業(yè)務(wù)檔案銷毀工作，并提出相應(yīng)指導(dǎo)意見。