很多文章報告使用關(guān)鍵鏈方法之后，項目時間和成本可以縮短10%到50%，而能夠縮短時間成本的其中一個原因是，關(guān)鍵鏈方法解決了帕金森定律帶來的拖拉現(xiàn)象。帕金森定律指出一種現(xiàn)象，工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。如果安排給一個任務(wù)的時間有富余，人們就會放慢節(jié)奏消耗掉所有富余時間。
使用傳統(tǒng)的進度計劃編制方法，分配給任務(wù)的時間通常都是有富余的，因為任務(wù)的工期不是一個確定值，而是一個隨機變量，比如我們常說任務(wù)“模塊1編碼”需要3天時間，但實際上各種意外的情況都會導(dǎo)致任務(wù)的延期，比如硬盤燒壞、停電等等。為了在各種意外發(fā)生的情況下保證任務(wù)可以按期完成，任務(wù)除了需要的時間外，都會得到一段額外的安全時間。而并不是每次都會發(fā)生意外，所以多數(shù)情況下，任務(wù)的安全時間都不會被全部使用，成為富余時間，根據(jù)帕金森定律，富余時間多半都會被無效益的消耗掉，使效率降低。
如果分配給一個任務(wù)的時間不夠用，或者剛剛夠用，那么就不會有帕金森定律。因此關(guān)鍵鏈方法采用策略很簡單，縮短任務(wù)工期，把多余的時間去掉，按照Eli Goldratt博士在《關(guān)鍵鏈》一書中的描述，每個任務(wù)的工期被削減一半，然后把關(guān)鍵鏈上的所有任務(wù)的安全時間合并起來，作為一段連續(xù)的緩沖時間加入項目末尾，就是項目緩沖。在關(guān)鍵鏈進度計劃中，安全時間被去掉后，每個任務(wù)按時完成的概率只有50%，至少有一半的情況時間是不夠用的，這樣帕金森定律的拖拉現(xiàn)象即使還有，也會遠遠比比傳統(tǒng)方法少。由于有項目緩沖保護，即使50%任務(wù)無法按時完成，也不會導(dǎo)致項目延期。
這樣，關(guān)鍵鏈方法似乎圓滿解決了帕金森定律帶來的問題。但有一種觀點認為，關(guān)鍵鏈方法未必能夠解決帕金森定律帶來的拖拉現(xiàn)象，因為項目緩沖本身就是富余的時間，只要項目組成員知道項目后面還有這么一段富余的時間，根據(jù)帕金森定律，他也會放慢速度來消耗項目緩沖，結(jié)果和沒有使用關(guān)鍵鏈方法一樣。
但我不是很贊同這種看法，如果全面使用關(guān)鍵鏈項目管理方法，在項目進行的時候，不大可能出現(xiàn)大量故意放慢速度消磨項目緩沖的情況。因為關(guān)鍵鏈方法不僅僅包括編制進度計劃的方法，還包括了確保關(guān)鍵鏈進度計劃得到正確執(zhí)行的控制方法。
首先，按計劃的時間完成任務(wù)是評價每個人的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)方法中，如果不能按計劃時間完成任務(wù)，可能就會影響到績效考核；關(guān)鍵鏈進度計劃中，任務(wù)工期不包括安全時間，只有50%的可能按期完成，所以不允許任務(wù)延期是不合理的。關(guān)鍵鏈方法允許一定程度的延期，允許任務(wù)使用項目緩沖時間，但是項目緩沖的用途是應(yīng)付各種意外情況，而不能任意使用項目緩沖時間。這意味著，當(dāng)一個任務(wù)沒有按期完成，它的負責(zé)人不一定會受到指責(zé)或者得到不好的評價，但他還是需要向項目經(jīng)理解釋清楚有哪些意外的情況導(dǎo)致任務(wù)延期。這樣如果沒有確實發(fā)生導(dǎo)致延期的意外情況，想使用項目緩沖有一定難度。
另外，所有進度計劃都是一種控制的基準(zhǔn)，項目進行的時候，項目經(jīng)理都會設(shè)法保證項目進展和計劃一致，如果出現(xiàn)偏差，就可能會采取措施糾正。關(guān)鍵鏈進度計劃也一樣，任何任務(wù)沒有按照計劃的時間完成，都可能被注意到，都可能引發(fā)項目經(jīng)理采取措施追趕進度，比如要求加班，增加人員和設(shè)備等等。
即使關(guān)鍵鏈上的任務(wù)延期，損耗掉部分項目緩沖，也不一定要馬上采取加班等措施追趕進度，因為既然安排了項目緩沖時間，就應(yīng)該允許使用它，否則就沒必要加入項目緩沖；而且追趕進度的措施通常都會引起工作上的混亂，效率也會大幅降低，所以關(guān)鍵鏈方法能夠容忍一定程度的緩沖損耗，不一定在關(guān)鍵鏈任務(wù)延期的時候都采取措施。但關(guān)鍵鏈方法也不是對項目緩沖的使用放任不管，而是使用一種叫緩沖管理的技術(shù)，周期性觀察項目緩沖的損耗情況，評估整個項目延期風(fēng)險，如果緩沖損耗過大，項目經(jīng)理就會采取追趕進度的措施。
緩沖管理的策略是，監(jiān)視項目緩沖的消耗和關(guān)鍵鏈任務(wù)完成情況，然后為項目緩從分配紅黃綠三種顏色，紅色代表緩沖損耗很嚴重，剩余工作量還很多，剩余緩沖不足以保護項目按期完成，必須立即采取行動追趕進度；綠色表示剩余緩沖還很充足，進展良好，不需要采取措施；黃色介于二者之間，緩沖有一定程度損耗，需要密切關(guān)注，尋找原因，并做好追趕進度的準(zhǔn)備。
盡管緩沖消耗比較少的時候，關(guān)鍵鏈方法不會采取激烈的措施，但如果每個人都消磨掉項目緩沖中屬于自己任務(wù)的安全時間，那么項目緩沖的狀態(tài)必定進入紅色或者黃色區(qū)域，促使管理層采取激烈的措施追趕進度，比如加班、增加工作壓力等等，而且這些措施會很及時，不會等到項目臨近結(jié)束的時候才會使用，在項目早期，只要緩沖被消耗過度，也會立即采用。這樣，如果有人嘗試拖拉消磨項目緩沖，他將發(fā)現(xiàn)管理層會迅速反應(yīng)，壓力反而更大，得不償失。
如果每個人都放慢速度，消耗掉每個任務(wù)的安全時間，那么項目緩沖狀態(tài)將會按照下圖黑色直線的變化，因為根據(jù)1/2法項目緩沖只有任務(wù)安全時間總合的一半，所以項目完成一半的時候，項目緩沖將會消耗殆盡。而在更早的時候，這條直線已經(jīng)進入黃色區(qū)域和紅色區(qū)域，進入黃色區(qū)域時，項目經(jīng)理會警覺并且調(diào)查緩沖損耗的原因，可能就會發(fā)現(xiàn)問題，進入紅色區(qū)域時，項目組將會加班，拖拉現(xiàn)象將不可能繼續(xù)存在。
Goldratt博士還提出了一個方法，項目結(jié)束后，如果項目緩沖沒有全部耗盡，可以用節(jié)省的成本給與項目獎勵，緩沖時間剩余越多，節(jié)省成本越多，項目組得到的獎勵就越多，這樣能夠進一步降低項目組故意損耗項目緩沖的可能。
總之，傳統(tǒng)方法中，安全時間包含在任務(wù)工期內(nèi)，所以安全時間的損耗，到底是因為意外造成的，還是拖拉消磨掉的，不容易被項目經(jīng)理注意到，因為任務(wù)沒有延期，可以暗箱操作。但關(guān)鍵鏈方法就不同了，安全時間被去掉合并為緩沖時間，項目經(jīng)理會持續(xù)密切關(guān)注緩沖使用情況，任何對安全時間的使用，都會表現(xiàn)為任務(wù)延遲和緩沖損耗，項目經(jīng)理很容易注意到，在例行項目報告中需要說明安全時間使用情況。
關(guān)鍵鏈方法應(yīng)該能夠改善項目中帕金森定律帶來的消磨時間的問題，不僅僅是因為關(guān)鍵鏈方法削減了任務(wù)的工期，更重要的是，關(guān)鍵鏈方法有精確的項目控制技術(shù)，把任務(wù)安全時間的使用放置在陽光之下，任何安全時間的使用都會被看見，都會被監(jiān)督，不能暗箱操作，消磨時間的機會就少了。
使用傳統(tǒng)的進度計劃編制方法，分配給任務(wù)的時間通常都是有富余的，因為任務(wù)的工期不是一個確定值，而是一個隨機變量，比如我們常說任務(wù)“模塊1編碼”需要3天時間，但實際上各種意外的情況都會導(dǎo)致任務(wù)的延期，比如硬盤燒壞、停電等等。為了在各種意外發(fā)生的情況下保證任務(wù)可以按期完成，任務(wù)除了需要的時間外，都會得到一段額外的安全時間。而并不是每次都會發(fā)生意外，所以多數(shù)情況下，任務(wù)的安全時間都不會被全部使用，成為富余時間，根據(jù)帕金森定律，富余時間多半都會被無效益的消耗掉，使效率降低。
如果分配給一個任務(wù)的時間不夠用，或者剛剛夠用，那么就不會有帕金森定律。因此關(guān)鍵鏈方法采用策略很簡單，縮短任務(wù)工期，把多余的時間去掉，按照Eli Goldratt博士在《關(guān)鍵鏈》一書中的描述，每個任務(wù)的工期被削減一半，然后把關(guān)鍵鏈上的所有任務(wù)的安全時間合并起來，作為一段連續(xù)的緩沖時間加入項目末尾，就是項目緩沖。在關(guān)鍵鏈進度計劃中，安全時間被去掉后，每個任務(wù)按時完成的概率只有50%，至少有一半的情況時間是不夠用的，這樣帕金森定律的拖拉現(xiàn)象即使還有，也會遠遠比比傳統(tǒng)方法少。由于有項目緩沖保護，即使50%任務(wù)無法按時完成，也不會導(dǎo)致項目延期。
這樣，關(guān)鍵鏈方法似乎圓滿解決了帕金森定律帶來的問題。但有一種觀點認為，關(guān)鍵鏈方法未必能夠解決帕金森定律帶來的拖拉現(xiàn)象，因為項目緩沖本身就是富余的時間，只要項目組成員知道項目后面還有這么一段富余的時間，根據(jù)帕金森定律，他也會放慢速度來消耗項目緩沖，結(jié)果和沒有使用關(guān)鍵鏈方法一樣。
但我不是很贊同這種看法，如果全面使用關(guān)鍵鏈項目管理方法，在項目進行的時候，不大可能出現(xiàn)大量故意放慢速度消磨項目緩沖的情況。因為關(guān)鍵鏈方法不僅僅包括編制進度計劃的方法，還包括了確保關(guān)鍵鏈進度計劃得到正確執(zhí)行的控制方法。
首先，按計劃的時間完成任務(wù)是評價每個人的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)方法中，如果不能按計劃時間完成任務(wù)，可能就會影響到績效考核；關(guān)鍵鏈進度計劃中，任務(wù)工期不包括安全時間，只有50%的可能按期完成，所以不允許任務(wù)延期是不合理的。關(guān)鍵鏈方法允許一定程度的延期，允許任務(wù)使用項目緩沖時間，但是項目緩沖的用途是應(yīng)付各種意外情況，而不能任意使用項目緩沖時間。這意味著，當(dāng)一個任務(wù)沒有按期完成，它的負責(zé)人不一定會受到指責(zé)或者得到不好的評價，但他還是需要向項目經(jīng)理解釋清楚有哪些意外的情況導(dǎo)致任務(wù)延期。這樣如果沒有確實發(fā)生導(dǎo)致延期的意外情況，想使用項目緩沖有一定難度。
另外，所有進度計劃都是一種控制的基準(zhǔn)，項目進行的時候，項目經(jīng)理都會設(shè)法保證項目進展和計劃一致，如果出現(xiàn)偏差，就可能會采取措施糾正。關(guān)鍵鏈進度計劃也一樣，任何任務(wù)沒有按照計劃的時間完成，都可能被注意到，都可能引發(fā)項目經(jīng)理采取措施追趕進度，比如要求加班，增加人員和設(shè)備等等。
即使關(guān)鍵鏈上的任務(wù)延期，損耗掉部分項目緩沖，也不一定要馬上采取加班等措施追趕進度，因為既然安排了項目緩沖時間，就應(yīng)該允許使用它，否則就沒必要加入項目緩沖；而且追趕進度的措施通常都會引起工作上的混亂，效率也會大幅降低，所以關(guān)鍵鏈方法能夠容忍一定程度的緩沖損耗，不一定在關(guān)鍵鏈任務(wù)延期的時候都采取措施。但關(guān)鍵鏈方法也不是對項目緩沖的使用放任不管，而是使用一種叫緩沖管理的技術(shù)，周期性觀察項目緩沖的損耗情況，評估整個項目延期風(fēng)險，如果緩沖損耗過大，項目經(jīng)理就會采取追趕進度的措施。
緩沖管理的策略是，監(jiān)視項目緩沖的消耗和關(guān)鍵鏈任務(wù)完成情況，然后為項目緩從分配紅黃綠三種顏色，紅色代表緩沖損耗很嚴重，剩余工作量還很多，剩余緩沖不足以保護項目按期完成，必須立即采取行動追趕進度；綠色表示剩余緩沖還很充足，進展良好，不需要采取措施；黃色介于二者之間，緩沖有一定程度損耗，需要密切關(guān)注，尋找原因，并做好追趕進度的準(zhǔn)備。
盡管緩沖消耗比較少的時候，關(guān)鍵鏈方法不會采取激烈的措施，但如果每個人都消磨掉項目緩沖中屬于自己任務(wù)的安全時間，那么項目緩沖的狀態(tài)必定進入紅色或者黃色區(qū)域，促使管理層采取激烈的措施追趕進度，比如加班、增加工作壓力等等，而且這些措施會很及時，不會等到項目臨近結(jié)束的時候才會使用，在項目早期，只要緩沖被消耗過度，也會立即采用。這樣，如果有人嘗試拖拉消磨項目緩沖，他將發(fā)現(xiàn)管理層會迅速反應(yīng)，壓力反而更大，得不償失。
如果每個人都放慢速度，消耗掉每個任務(wù)的安全時間，那么項目緩沖狀態(tài)將會按照下圖黑色直線的變化，因為根據(jù)1/2法項目緩沖只有任務(wù)安全時間總合的一半，所以項目完成一半的時候，項目緩沖將會消耗殆盡。而在更早的時候，這條直線已經(jīng)進入黃色區(qū)域和紅色區(qū)域，進入黃色區(qū)域時，項目經(jīng)理會警覺并且調(diào)查緩沖損耗的原因，可能就會發(fā)現(xiàn)問題，進入紅色區(qū)域時，項目組將會加班，拖拉現(xiàn)象將不可能繼續(xù)存在。
Goldratt博士還提出了一個方法，項目結(jié)束后，如果項目緩沖沒有全部耗盡，可以用節(jié)省的成本給與項目獎勵，緩沖時間剩余越多，節(jié)省成本越多，項目組得到的獎勵就越多，這樣能夠進一步降低項目組故意損耗項目緩沖的可能。
總之，傳統(tǒng)方法中，安全時間包含在任務(wù)工期內(nèi)，所以安全時間的損耗，到底是因為意外造成的，還是拖拉消磨掉的，不容易被項目經(jīng)理注意到，因為任務(wù)沒有延期，可以暗箱操作。但關(guān)鍵鏈方法就不同了，安全時間被去掉合并為緩沖時間，項目經(jīng)理會持續(xù)密切關(guān)注緩沖使用情況，任何對安全時間的使用，都會表現(xiàn)為任務(wù)延遲和緩沖損耗，項目經(jīng)理很容易注意到，在例行項目報告中需要說明安全時間使用情況。
關(guān)鍵鏈方法應(yīng)該能夠改善項目中帕金森定律帶來的消磨時間的問題，不僅僅是因為關(guān)鍵鏈方法削減了任務(wù)的工期，更重要的是，關(guān)鍵鏈方法有精確的項目控制技術(shù)，把任務(wù)安全時間的使用放置在陽光之下，任何安全時間的使用都會被看見，都會被監(jiān)督，不能暗箱操作，消磨時間的機會就少了。