2、溝通的方法與技巧
1）溝通的方法：及時明確溝通對象、了解溝通對象的行為習慣和工作風格、正確選擇溝通渠道（面談溝通、書面溝通、會議溝通、演講溝通、電子媒介溝通）；
2）必要的溝通技巧：面談溝通的技巧、書面溝通的技巧、會議溝通的技巧、演講溝通的技巧、電子媒介溝通的技巧、其他溝通的技巧——說服技巧（進行說服前要仔細揣摩對方的需要和目的、提出并幫助對方選擇解決的辦法、為需要說服者構建一個實施方案、幫助對方反復衡量每個環(huán)節(jié)的付出、利益）；建議的技巧（不爭搶話頭，耐心傾聽，見隙發(fā)話，使用中性語言；尊重為先；把握好表述的分寸，定準基調，言語謙虛；注意語德；寬容的心態(tài)）
3）避免溝通的障礙：地位與職務障礙、語義障礙、感覺失真、文化背景的差異、環(huán)境混亂、信息渠道的選擇不當、信息發(fā)出后長時間沒有反饋。
3、橫向溝通與縱向溝通
1）橫向溝通（平行溝通）的目標與形式：是企業(yè)實現團隊精神的必要環(huán)境和保證；部門會議、協(xié)調會議、員工面談、備忘錄、主題報告、例行的培訓等。
2）橫向溝通的障礙：本位主義、短視現象、對組織結構認識中存在貴賤或等級偏見、員工性格差異或知識水平差異、對某些政策的認識存在猜忌、恐懼、感到威脅存在。
3）橫向溝通的策略：建議使用有針對性的溝通方式，召開有員工參加的部門會議，介紹公司發(fā)展的戰(zhàn)略和藍圖，力陳部門協(xié)調配合的利弊,提出員工應該思考的問題;/建議樹立內部客戶的觀念,向對待外部客戶一樣耐心講解公司政策和預計結果./建議各方耐心傾聽而不時自顧自地敘述;/建議各方換位思考.
?？v向溝通:
①縱向溝通的類型和形式:下行溝通;上行溝通
②從上至下進行的下行溝通是縱向溝通的主體,而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關鍵.
③下行溝通及其表現形式：下行溝通就是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進行的一種溝通形式。其中秘書常常扮演兩者溝通的樞紐與中介。因此，引導員工理解公司的政策、戰(zhàn)略發(fā)展、經營變化是每位秘書的責任。
④下行溝通的目標與內容：讓員工知曉公司重大活動；顯示企業(yè)對員工的創(chuàng)造力\努力和忠誠度的重視態(tài)度；明確員工在公司里的職責、成就和地位；掌握員工所享受所享受的福利待遇以及真正的實利；了解有關的社會活動，政府活動和政治事件對企業(yè)的影響；了解企業(yè)對社會福利，社會文化發(fā)展和教育進步所做出的貢獻；讓員工家屬了解企業(yè)致力于營造凝聚力的努力；讓新來的員工看到企業(yè)發(fā)展的軌跡；讓員工了解不同部門發(fā)生的各種活動；鼓勵員工利用公司出版物作為各抒己見的論壇；建立外界了解企業(yè)發(fā)展的窗口等。
⑤下行溝通的渠道和載體形式：備忘錄、指令、政策、命令、布告、面試、會議和演示等。
分三類：書面類、面談類、電子類。
⑥上行溝通及其表現形式：目的就是要有一條讓管理者聽取員工意見\想法和建議的通路。同時，上行溝通又可以達到管理控制的目的。
⑦上行溝通的作用：提供員工參與管理的機會；減少員工因不能理解下達的信息造成大的誤失；營造哦民主管理文化，提高企業(yè)創(chuàng)新能力；緩解工作壓力。
有效的上行溝通盡管有很多途徑，諸如意見箱、小組會議、反饋表等，但這些途徑真正發(fā)揮作用關鍵在于營造上下級之間良好的信賴關系。秘書應明白：有效的上行溝通與組織環(huán)境和工作氛圍直接相關，努力形成和諧的工作氛圍是秘書溝通工作的重要內容。
⑧縱向溝通的障礙：接收者溝通技能上的障礙：溝通各方心理活動引起的障礙；溝通的一方不善聆聽；信息接受方存在草率評判；語義表達和理解方面存在歧義。
#縱向溝通的策略：
下行溝通的策略：制定針對性的溝通計劃（優(yōu)秀的秘書應及時有效地在授權范圍內對可以下達的信息進行篩選，促進溝通。）；精簡溝通環(huán)節(jié)；減輕、分流溝通的任務（排隊原則、關鍵時間原則）；提倡簡約的溝通；啟用反饋；多介質組合。
上行溝通的策略：建立信任；適時采用走動管理，安排非正式的上行溝通；維護領導層的內部一致性，請示、匯報工作嚴格按照職責分工進行。
秘書與不同人際風格的領導溝通的策略：學會判斷對方的人際風格類型（城府、分析型；溫和型；直接表達型；支配命令型）秘書的針對性溝通策略；秘書對上司溝通的要領(尊重但不要吹捧；請示但不要過分依賴；主動但不能越權)
1）溝通的方法：及時明確溝通對象、了解溝通對象的行為習慣和工作風格、正確選擇溝通渠道（面談溝通、書面溝通、會議溝通、演講溝通、電子媒介溝通）；
2）必要的溝通技巧：面談溝通的技巧、書面溝通的技巧、會議溝通的技巧、演講溝通的技巧、電子媒介溝通的技巧、其他溝通的技巧——說服技巧（進行說服前要仔細揣摩對方的需要和目的、提出并幫助對方選擇解決的辦法、為需要說服者構建一個實施方案、幫助對方反復衡量每個環(huán)節(jié)的付出、利益）；建議的技巧（不爭搶話頭，耐心傾聽，見隙發(fā)話，使用中性語言；尊重為先；把握好表述的分寸，定準基調，言語謙虛；注意語德；寬容的心態(tài)）
3）避免溝通的障礙：地位與職務障礙、語義障礙、感覺失真、文化背景的差異、環(huán)境混亂、信息渠道的選擇不當、信息發(fā)出后長時間沒有反饋。
3、橫向溝通與縱向溝通
1）橫向溝通（平行溝通）的目標與形式：是企業(yè)實現團隊精神的必要環(huán)境和保證；部門會議、協(xié)調會議、員工面談、備忘錄、主題報告、例行的培訓等。
2）橫向溝通的障礙：本位主義、短視現象、對組織結構認識中存在貴賤或等級偏見、員工性格差異或知識水平差異、對某些政策的認識存在猜忌、恐懼、感到威脅存在。
3）橫向溝通的策略：建議使用有針對性的溝通方式，召開有員工參加的部門會議，介紹公司發(fā)展的戰(zhàn)略和藍圖，力陳部門協(xié)調配合的利弊,提出員工應該思考的問題;/建議樹立內部客戶的觀念,向對待外部客戶一樣耐心講解公司政策和預計結果./建議各方耐心傾聽而不時自顧自地敘述;/建議各方換位思考.
?？v向溝通:
①縱向溝通的類型和形式:下行溝通;上行溝通
②從上至下進行的下行溝通是縱向溝通的主體,而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關鍵.
③下行溝通及其表現形式：下行溝通就是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進行的一種溝通形式。其中秘書常常扮演兩者溝通的樞紐與中介。因此，引導員工理解公司的政策、戰(zhàn)略發(fā)展、經營變化是每位秘書的責任。
④下行溝通的目標與內容：讓員工知曉公司重大活動；顯示企業(yè)對員工的創(chuàng)造力\努力和忠誠度的重視態(tài)度；明確員工在公司里的職責、成就和地位；掌握員工所享受所享受的福利待遇以及真正的實利；了解有關的社會活動，政府活動和政治事件對企業(yè)的影響；了解企業(yè)對社會福利，社會文化發(fā)展和教育進步所做出的貢獻；讓員工家屬了解企業(yè)致力于營造凝聚力的努力；讓新來的員工看到企業(yè)發(fā)展的軌跡；讓員工了解不同部門發(fā)生的各種活動；鼓勵員工利用公司出版物作為各抒己見的論壇；建立外界了解企業(yè)發(fā)展的窗口等。
⑤下行溝通的渠道和載體形式：備忘錄、指令、政策、命令、布告、面試、會議和演示等。
分三類：書面類、面談類、電子類。
⑥上行溝通及其表現形式：目的就是要有一條讓管理者聽取員工意見\想法和建議的通路。同時，上行溝通又可以達到管理控制的目的。
⑦上行溝通的作用：提供員工參與管理的機會；減少員工因不能理解下達的信息造成大的誤失；營造哦民主管理文化，提高企業(yè)創(chuàng)新能力；緩解工作壓力。
有效的上行溝通盡管有很多途徑，諸如意見箱、小組會議、反饋表等，但這些途徑真正發(fā)揮作用關鍵在于營造上下級之間良好的信賴關系。秘書應明白：有效的上行溝通與組織環(huán)境和工作氛圍直接相關，努力形成和諧的工作氛圍是秘書溝通工作的重要內容。
⑧縱向溝通的障礙：接收者溝通技能上的障礙：溝通各方心理活動引起的障礙；溝通的一方不善聆聽；信息接受方存在草率評判；語義表達和理解方面存在歧義。
#縱向溝通的策略：
下行溝通的策略：制定針對性的溝通計劃（優(yōu)秀的秘書應及時有效地在授權范圍內對可以下達的信息進行篩選，促進溝通。）；精簡溝通環(huán)節(jié)；減輕、分流溝通的任務（排隊原則、關鍵時間原則）；提倡簡約的溝通；啟用反饋；多介質組合。
上行溝通的策略：建立信任；適時采用走動管理，安排非正式的上行溝通；維護領導層的內部一致性，請示、匯報工作嚴格按照職責分工進行。
秘書與不同人際風格的領導溝通的策略：學會判斷對方的人際風格類型（城府、分析型；溫和型；直接表達型；支配命令型）秘書的針對性溝通策略；秘書對上司溝通的要領(尊重但不要吹捧；請示但不要過分依賴；主動但不能越權)