文書處理部門立卷的優(yōu)越性
有利于提高案卷質(zhì)量和立卷工作效益。文書處理部門工作涉及收文、分發(fā)、傳閱、主辦、擬辦、呈批、制發(fā)等一系列過程，了解每份文件的來龍去脈和在實(shí)際工作中的效用及其相互間的聯(lián)系。如每天收多少文件，發(fā)多少文件，每份文件之間有無聯(lián)系，每份文件運(yùn)轉(zhuǎn)的情況及出現(xiàn)的特殊問題，由于這些文件都是文書處理部門經(jīng)手辦理的，因此，他們熟悉文件之間的聯(lián)系和其保存價值。而檔案室對文件辦理運(yùn)作的過程不熟悉，有些特殊文件的來龍去脈辨別起來很費(fèi)勁，在分類、立卷時，常常發(fā)生很多錯誤，所立卷常常不能符合實(shí)際情況，甚至出現(xiàn)張冠李戴，前后脫節(jié)等現(xiàn)象。因此，由文書處理部門立卷，既省時省力，又利于提高案卷的質(zhì)量和立卷工作效率。
有利于文件的齊全完整和安全保密。文件材料的產(chǎn)生過程是隨機(jī)的、分散的，立卷時要把一切文件材料從各個角落里收集起來整理好是很不容易的，這需要平時注意做好收集、積累工作，絕不能等到年終才集中收集。要做好平時立卷，文書處理部門有獨(dú)特的優(yōu)勢，因?yàn)槲臅幚聿块T能掌握和控制文件，對每份文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程能做到心中有數(shù)，能有效地收集文件，個別一時收集不齊的，能想辦法，并及時催收，這樣就確保了檔案的完整性。如果檔案室平時立卷，文件在文書處理部門基本上不停留，文書處理部門要把辦完的文件送到檔案室立卷，每天都要有人交文件，每天也總有秘書調(diào)文件，由于每天零散文件交接錯綜復(fù)雜，再加上交接手續(xù)不嚴(yán)，清理不及時，會致使不少文件去向不明，影響工作效益，重者會泄露國家機(jī)密，這樣做的結(jié)果不僅使檔案室忙于處理日常立卷工作，不能主動地進(jìn)行檔案材料的科學(xué)整理，組織利用，而且難以保證材料的齊全、完整。
有利于隨時查閱。文書處理部門每一份文件處理完畢后，自辦自立，不存在繁瑣的移交手續(xù)，隨時可根據(jù)該文件的內(nèi)容和其他立卷特征歸入相應(yīng)的卷宗里，不必等文件成了堆，再一一重新審視，分類立卷。即使初立未定卷的案卷，均是按一定規(guī)則整理、存放的，這對于平時查找利用現(xiàn)行文件很方便，且現(xiàn)行文件利用頻率高的還是該文件的辦理部門，因?yàn)閯倓偺幚硗戤叺奈募^早集中交檔案室，文書處理部門工作人員勢必要頻繁到檔案室調(diào)借文件，這將給工作帶來諸多不便。
檔案室立卷的優(yōu)越性
有利于保證立卷質(zhì)量。檔案室工作人員工作比較穩(wěn)定?？梢园阎饕Ψ旁谡砹⒕砩希麄兘邮苓^專業(yè)培訓(xùn)的比例要大一些，其業(yè)務(wù)素質(zhì)經(jīng)過學(xué)校、自學(xué)考試、短期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、檔案目標(biāo)管理考核等輪番灌輸有了程度不同的提高，他們既懂業(yè)務(wù)知識又懂現(xiàn)代化管理知識，能夠保證立卷質(zhì)量。而文書處理部門的檔案人員大都身兼數(shù)職，變動頻繁，立卷知識普遍缺乏，還有相當(dāng)一部分文書工作人員存有抵觸情緒，認(rèn)為檔案室立卷是天經(jīng)地義的事，所以文書處理部門立卷總是難以取得較好的效果，也影響了立卷工作的質(zhì)量。
有利于避免分散和重復(fù)立卷。檔案室立卷能綜覽本年度文件材料的全貌，可以把各文書處理部門辦理某個事件過程中形成的所有文件，統(tǒng)一集中整理，齊全完整地立在一個卷內(nèi)或相連的多個卷內(nèi)，避免重復(fù)立卷。而文書處理部門立卷，難免對同一事件所形成的文件有分散立卷和重復(fù)立卷的現(xiàn)象。如教學(xué)評估在學(xué)校是一項(xiàng)非常重要的事件，在其辦理的過程中，要有院長辦公室、教務(wù)處、各系及有關(guān)部門參加，從而會形成各自的文件，這些文件往往沒有統(tǒng)一集中整理，而是立在各自的案卷中，人為地割斷了文件的整體聯(lián)系。在迎接教學(xué)評估過程中，各有關(guān)單位又會根據(jù)自己的分工情況形成許多文件，發(fā)到各單位，各單位又都把這些文件當(dāng)做有價值的資料存放立卷，便出現(xiàn)了重復(fù)立卷。檔案室立卷可以按一定的規(guī)則整理立卷，按一定順序排列案卷，案卷的系統(tǒng)性、整體性強(qiáng)。
有利于查找利用和定卷編目。檔案室立卷，可以對整個單位本年度形成的文件材料有全面了解，自己組卷，自己擬寫標(biāo)題等，立卷歸檔后自己存放，自己保管，自己查找，增加了對文件的熟悉程度，查找較快捷。檔案室立卷也避免了各個文書處理部門之間的相互干擾和影響，如在定卷編目時，若有一個部門因種種原因未能按要求定卷、編目，其后各部門的案卷，雖可立卷，但都無法編號，影響其他各部門的立卷進(jìn)度。
實(shí)行文書處理部門與檔案室結(jié)合集中立卷
無論文書處理部門立卷，還是檔案室立卷都各有優(yōu)勢，又各有不足。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，實(shí)行文書處理部門與檔案室結(jié)合集中立卷。
加強(qiáng)協(xié)調(diào)，明確分工。協(xié)調(diào)工作，可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的大小，年立卷量的多少，既可由檔案室去做，也可以由某個文書處理部門去做。經(jīng)過協(xié)調(diào)．把全單位各部門各自不同文件，經(jīng)協(xié)商，由一個部門集中立卷即可。為了避免全宗之間文件材料的重復(fù)立卷，保證案卷質(zhì)量，在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各個組織機(jī)構(gòu)之間應(yīng)明確劃分立卷文件的范圍和工作職責(zé)，單獨(dú)發(fā)文，由發(fā)文的責(zé)任者立卷；聯(lián)合發(fā)文，由主要責(zé)任者立卷，哪個部門形成的文件材料，就在哪個部門立卷；幾個部門承辦的文件，由主辦部門立卷。這樣既能體現(xiàn)一定文件之間的聯(lián)系，又能反映出工作活動的來龍去脈，還便于查找利用和保管。
實(shí)行文書處理部門組卷、檔案室指導(dǎo)集中立卷。作為文書處理部門，需要立卷歸檔的文字材料多，內(nèi)容繁雜，在組卷過程中，由于文書處理部門熟悉業(yè)務(wù)情況，了解文件的前因后果，因此，可以采用先由文書處理部門初步組卷，將有關(guān)材料收齊，把相關(guān)文件放在一起，整理出初步案卷，年終時，按規(guī)定到檔案室集中立卷，并把文件的來龍去脈向檔案室工作人員交代清楚，在他們的監(jiān)督、指導(dǎo)下，正式立卷歸檔。早在1956年，國務(wù)院就發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，確立了文書處理部門立卷的制度。此后，有關(guān)辦法、條例等也都規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，并整理立卷，由機(jī)關(guān)檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為此，筆者認(rèn)為，應(yīng)該采取集中立卷的方法，并加以制度化。每年第一季度末，各單位文檔人員應(yīng)分期分批到檔案室進(jìn)行集中立卷。從文件的收集、分類、組卷、編目、裝訂到案卷排列，都由檔案室直接指導(dǎo)把關(guān)。檔案室提供集中鉛印卷皮、統(tǒng)一打印全引目錄、供應(yīng)文檔用品等服務(wù)。實(shí)踐證明，這一做法省時、省事、省力，案卷質(zhì)量高，增強(qiáng)了文檔工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性。
有利于提高案卷質(zhì)量和立卷工作效益。文書處理部門工作涉及收文、分發(fā)、傳閱、主辦、擬辦、呈批、制發(fā)等一系列過程，了解每份文件的來龍去脈和在實(shí)際工作中的效用及其相互間的聯(lián)系。如每天收多少文件，發(fā)多少文件，每份文件之間有無聯(lián)系，每份文件運(yùn)轉(zhuǎn)的情況及出現(xiàn)的特殊問題，由于這些文件都是文書處理部門經(jīng)手辦理的，因此，他們熟悉文件之間的聯(lián)系和其保存價值。而檔案室對文件辦理運(yùn)作的過程不熟悉，有些特殊文件的來龍去脈辨別起來很費(fèi)勁，在分類、立卷時，常常發(fā)生很多錯誤，所立卷常常不能符合實(shí)際情況，甚至出現(xiàn)張冠李戴，前后脫節(jié)等現(xiàn)象。因此，由文書處理部門立卷，既省時省力，又利于提高案卷的質(zhì)量和立卷工作效率。
有利于文件的齊全完整和安全保密。文件材料的產(chǎn)生過程是隨機(jī)的、分散的，立卷時要把一切文件材料從各個角落里收集起來整理好是很不容易的，這需要平時注意做好收集、積累工作，絕不能等到年終才集中收集。要做好平時立卷，文書處理部門有獨(dú)特的優(yōu)勢，因?yàn)槲臅幚聿块T能掌握和控制文件，對每份文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程能做到心中有數(shù)，能有效地收集文件，個別一時收集不齊的，能想辦法，并及時催收，這樣就確保了檔案的完整性。如果檔案室平時立卷，文件在文書處理部門基本上不停留，文書處理部門要把辦完的文件送到檔案室立卷，每天都要有人交文件，每天也總有秘書調(diào)文件，由于每天零散文件交接錯綜復(fù)雜，再加上交接手續(xù)不嚴(yán)，清理不及時，會致使不少文件去向不明，影響工作效益，重者會泄露國家機(jī)密，這樣做的結(jié)果不僅使檔案室忙于處理日常立卷工作，不能主動地進(jìn)行檔案材料的科學(xué)整理，組織利用，而且難以保證材料的齊全、完整。
有利于隨時查閱。文書處理部門每一份文件處理完畢后，自辦自立，不存在繁瑣的移交手續(xù)，隨時可根據(jù)該文件的內(nèi)容和其他立卷特征歸入相應(yīng)的卷宗里，不必等文件成了堆，再一一重新審視，分類立卷。即使初立未定卷的案卷，均是按一定規(guī)則整理、存放的，這對于平時查找利用現(xiàn)行文件很方便，且現(xiàn)行文件利用頻率高的還是該文件的辦理部門，因?yàn)閯倓偺幚硗戤叺奈募^早集中交檔案室，文書處理部門工作人員勢必要頻繁到檔案室調(diào)借文件，這將給工作帶來諸多不便。
檔案室立卷的優(yōu)越性
有利于保證立卷質(zhì)量。檔案室工作人員工作比較穩(wěn)定?？梢园阎饕Ψ旁谡砹⒕砩希麄兘邮苓^專業(yè)培訓(xùn)的比例要大一些，其業(yè)務(wù)素質(zhì)經(jīng)過學(xué)校、自學(xué)考試、短期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、檔案目標(biāo)管理考核等輪番灌輸有了程度不同的提高，他們既懂業(yè)務(wù)知識又懂現(xiàn)代化管理知識，能夠保證立卷質(zhì)量。而文書處理部門的檔案人員大都身兼數(shù)職，變動頻繁，立卷知識普遍缺乏，還有相當(dāng)一部分文書工作人員存有抵觸情緒，認(rèn)為檔案室立卷是天經(jīng)地義的事，所以文書處理部門立卷總是難以取得較好的效果，也影響了立卷工作的質(zhì)量。
有利于避免分散和重復(fù)立卷。檔案室立卷能綜覽本年度文件材料的全貌，可以把各文書處理部門辦理某個事件過程中形成的所有文件，統(tǒng)一集中整理，齊全完整地立在一個卷內(nèi)或相連的多個卷內(nèi)，避免重復(fù)立卷。而文書處理部門立卷，難免對同一事件所形成的文件有分散立卷和重復(fù)立卷的現(xiàn)象。如教學(xué)評估在學(xué)校是一項(xiàng)非常重要的事件，在其辦理的過程中，要有院長辦公室、教務(wù)處、各系及有關(guān)部門參加，從而會形成各自的文件，這些文件往往沒有統(tǒng)一集中整理，而是立在各自的案卷中，人為地割斷了文件的整體聯(lián)系。在迎接教學(xué)評估過程中，各有關(guān)單位又會根據(jù)自己的分工情況形成許多文件，發(fā)到各單位，各單位又都把這些文件當(dāng)做有價值的資料存放立卷，便出現(xiàn)了重復(fù)立卷。檔案室立卷可以按一定的規(guī)則整理立卷，按一定順序排列案卷，案卷的系統(tǒng)性、整體性強(qiáng)。
有利于查找利用和定卷編目。檔案室立卷，可以對整個單位本年度形成的文件材料有全面了解，自己組卷，自己擬寫標(biāo)題等，立卷歸檔后自己存放，自己保管，自己查找，增加了對文件的熟悉程度，查找較快捷。檔案室立卷也避免了各個文書處理部門之間的相互干擾和影響，如在定卷編目時，若有一個部門因種種原因未能按要求定卷、編目，其后各部門的案卷，雖可立卷，但都無法編號，影響其他各部門的立卷進(jìn)度。
實(shí)行文書處理部門與檔案室結(jié)合集中立卷
無論文書處理部門立卷，還是檔案室立卷都各有優(yōu)勢，又各有不足。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，實(shí)行文書處理部門與檔案室結(jié)合集中立卷。
加強(qiáng)協(xié)調(diào)，明確分工。協(xié)調(diào)工作，可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的大小，年立卷量的多少，既可由檔案室去做，也可以由某個文書處理部門去做。經(jīng)過協(xié)調(diào)．把全單位各部門各自不同文件，經(jīng)協(xié)商，由一個部門集中立卷即可。為了避免全宗之間文件材料的重復(fù)立卷，保證案卷質(zhì)量，在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各個組織機(jī)構(gòu)之間應(yīng)明確劃分立卷文件的范圍和工作職責(zé)，單獨(dú)發(fā)文，由發(fā)文的責(zé)任者立卷；聯(lián)合發(fā)文，由主要責(zé)任者立卷，哪個部門形成的文件材料，就在哪個部門立卷；幾個部門承辦的文件，由主辦部門立卷。這樣既能體現(xiàn)一定文件之間的聯(lián)系，又能反映出工作活動的來龍去脈，還便于查找利用和保管。
實(shí)行文書處理部門組卷、檔案室指導(dǎo)集中立卷。作為文書處理部門，需要立卷歸檔的文字材料多，內(nèi)容繁雜，在組卷過程中，由于文書處理部門熟悉業(yè)務(wù)情況，了解文件的前因后果，因此，可以采用先由文書處理部門初步組卷，將有關(guān)材料收齊，把相關(guān)文件放在一起，整理出初步案卷，年終時，按規(guī)定到檔案室集中立卷，并把文件的來龍去脈向檔案室工作人員交代清楚，在他們的監(jiān)督、指導(dǎo)下，正式立卷歸檔。早在1956年，國務(wù)院就發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，確立了文書處理部門立卷的制度。此后，有關(guān)辦法、條例等也都規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，并整理立卷，由機(jī)關(guān)檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為此，筆者認(rèn)為，應(yīng)該采取集中立卷的方法，并加以制度化。每年第一季度末，各單位文檔人員應(yīng)分期分批到檔案室進(jìn)行集中立卷。從文件的收集、分類、組卷、編目、裝訂到案卷排列，都由檔案室直接指導(dǎo)把關(guān)。檔案室提供集中鉛印卷皮、統(tǒng)一打印全引目錄、供應(yīng)文檔用品等服務(wù)。實(shí)踐證明，這一做法省時、省事、省力，案卷質(zhì)量高，增強(qiáng)了文檔工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性。