分類是文書材料立卷的核心，立卷質(zhì)量的高低很大程度上取決于分類是否、合理。在近幾年對機關(guān)文書材料立卷的檢查、指導工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機關(guān)文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一淺談個人之見解，以求與同行共同探討。
分類是人們認識思維的結(jié)果，是對客觀事物認識的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡單到復雜的不斷變化的過程。當事物發(fā)展得越來越多、越來越復雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標準所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標準。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實體分類、全宗分類、年度分類、組織機構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機構(gòu)和問題分類是以一個單位一年的文件為整體，根據(jù)文件特點，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
在文書立卷中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對立卷工作是至關(guān)重要的。
組卷的原則、不能違背分類的原則、方法
×××局關(guān)于年度(半年)工作、專項整治工作、反腐敗工作、計劃生育工作的、計劃 (卷1)
×××局關(guān)于計劃生育指標，廉政建設(shè)，×××的通知、規(guī)定、辦法 (卷2)
**、***關(guān)于禁毒掃黃、工作、×××工作的通知、辦法 (卷1)
以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標準。例1，既有按問題分類，同時又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標準，把文件的名稱即總結(jié)、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標準。這違背了原來整體文件應以一種標準即問題標準劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個類別(問題)內(nèi)的文件組卷時使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷重復、交叉，最終會導致檢索文件的繁瑣和遺漏。
在實踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時又有不同的保管期限。如果按分類的，首先就必須進行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：
×××局關(guān)于一九九七年半年度目標責任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期) (卷2)
×××局關(guān)于一九九七年三月份目標責任制工作、人員安排、×××問題的總結(jié)、通知(短期) (卷3)
所以說，分類是整個立卷工作的核心，是立卷成敗的關(guān)鍵。只有明確發(fā)類為先，組卷在后的指導思想，正確處理好分類與組卷的具體運用，這樣，案卷的質(zhì)量才能經(jīng)得起提供利用工作的考驗。
分類是人們認識思維的結(jié)果，是對客觀事物認識的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡單到復雜的不斷變化的過程。當事物發(fā)展得越來越多、越來越復雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標準所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標準。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實體分類、全宗分類、年度分類、組織機構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機構(gòu)和問題分類是以一個單位一年的文件為整體，根據(jù)文件特點，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
在文書立卷中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對立卷工作是至關(guān)重要的。
組卷的原則、不能違背分類的原則、方法
×××局關(guān)于年度(半年)工作、專項整治工作、反腐敗工作、計劃生育工作的、計劃 (卷1)
×××局關(guān)于計劃生育指標，廉政建設(shè)，×××的通知、規(guī)定、辦法 (卷2)
**、***關(guān)于禁毒掃黃、工作、×××工作的通知、辦法 (卷1)
以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標準。例1，既有按問題分類，同時又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標準，把文件的名稱即總結(jié)、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標準。這違背了原來整體文件應以一種標準即問題標準劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個類別(問題)內(nèi)的文件組卷時使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷重復、交叉，最終會導致檢索文件的繁瑣和遺漏。
在實踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時又有不同的保管期限。如果按分類的，首先就必須進行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：
×××局關(guān)于一九九七年半年度目標責任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期) (卷2)
×××局關(guān)于一九九七年三月份目標責任制工作、人員安排、×××問題的總結(jié)、通知(短期) (卷3)
所以說，分類是整個立卷工作的核心，是立卷成敗的關(guān)鍵。只有明確發(fā)類為先，組卷在后的指導思想，正確處理好分類與組卷的具體運用，這樣，案卷的質(zhì)量才能經(jīng)得起提供利用工作的考驗。