一、繕印文書
（一）相關知識
1．文書繕印的含義
繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及
復印機復印等工作。
2．文書繕印的要求
（1）文字準確，字跡工整清晰。
（2）符合規(guī)定體式，頁面美觀大方。
（3）不隨意改動原稿。
（4）裝訂齊整牢固。
（5）注意保密。
（二）示例分析
天地公司辦公室主任交給鐘苗一份文件，讓她盡快繕印發(fā)出。鐘苗立即拿著文件到打字室繕印?？樣∪藛T問鐘苗印多少份，鐘苗說：“喲．我忘了問主任了，就印50份吧?！蔽募『煤?，鐘苗拿著印好的文件去蓋章，印章管理人員看著鐘苗手中厚厚的文件說：“我只能按照批準的份數(shù)蓋印，多余的文件不能蓋章?！苯Y(jié)果，多印的文件都沒用了。
點評：文件的繕印應該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。鐘苗自作主張繕印50份文件，違反了規(guī)定，也浪費了紙張。
（三）工作程序
（1）確定印制的文書。印制文書要以定稿為依據(jù)，不得擅自改動。
（2）確定印制格式。印制的文書應美觀大方。因此，應根據(jù)情況確定印制文書字號大小、字體、格式。
（3）完成印制。進行文書的繕寫謄清、打印、復印。
（4）交付印制的文書。將印制好的文書交文書管理人員或送印人。
（四）注意事項
繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目。
二、校對文書
（一）相關知識
1．文書校對的含義
校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。
2．文書校對的內(nèi)容
（1）校訂清樣上的錯字、漏字、多字。
（2）規(guī)范字體、字號。
（3）檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。
（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語是否有誤。
（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。
3．文書校對的要求
（1）把握原則，仔細校對。
（2）認真仔細、一絲不茍。對易于忽略或易于出現(xiàn)錯誤的地方，如數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語等，注意反復仔細校對。
（3）校對文稿時正確使用校對符號。
（4）校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。
（二）示例分析
鐘苗有一份公司年度總結(jié)要校對。她覺得兩個人讀校能更快一些，于是請同辦公室新來的小王與她一一校對，鐘苗讀原．稿，小王看校樣，很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看，只見主任看著看著眉頭便皺了起來，鐘苗連忙問：“主任，有什么問題嗎？”主任說：“怎么有兩個人名，音對宇不對，這不是鬧笑話嗎？”鐘苗探過頭去一看，果然是錯的。
點評：校對時，一定要精力集中，逐行逐字，甚至連每個標點也不能馬虎，特別要注意容易出差錯的同音異體、字形相近的字，人名、數(shù)字、地名要反復校準。讀校時，對容易混淆的同音字、生僻字，要加以說明。鐘苗在讀文稿時忽略了對同音字的解釋，而小王到公司時間不長，對公司的人名不熟悉，沒能發(fā)現(xiàn)問題，造成工作的失誤。
（三）工作程序
1．準備好原稿和校樣
校對是進行定稿和校樣的核對，所以要首先準確好定稿和校樣，以便進行校對。
2．選定校對方法
看校、對校、讀校、折校4種文書校對方法各有利弊，秘書應根據(jù)文書的篇幅、清晰程度、時間緩急、人員情況及個人習慣進行選擇，保證文件準確無誤。
（1）看校。看校是只看校樣不看原稿的校對。
（2）對校。對校是用校樣對照原稿進行校對。
（3）讀校。讀校是兩個人一起校對。
（4）折校。折校是把校樣放在桌上，把原稿折起來，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個標點符號對照。
3．核對校正
選擇好了校對方法后，就可以按照校對工作的內(nèi)容進行校對了。如果是看校，要仔細閱讀校樣的每個字、標點、格式；對校時原稿放在左邊（或上方），校樣放在右邊（或下方）。先看原稿，后看校樣。讀校時，一個人讀原稿，一個人看校樣。折校時折一行，對一行。
（四）注意事項
（1）注意對同音異體、字形相近的字的核查。
（2）注意對數(shù)字、人名、地名的核查。
（3）校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標明。
三、用印（見相關部分內(nèi)容）
四、傳閱文書
（一）相關知識
1．文書傳閱的含義
文書傳閱即在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。
2．文書傳閱的要求
（1）迅速、準確地將文書送達閱文人。
（2）文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責分工。
（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。
（二）示例分析
天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關于加強安全保衛(wèi)工作的通知”，行政經(jīng)理批示，由保衛(wèi)部牽頭，辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。鐘苗先將文件交宣傳部負貴人傳閱，并讓其閱畢后轉(zhuǎn)交保衛(wèi)部負責人。保衛(wèi)部負責人閱畢后，將文件傳交辦公室負責人時，由于其到湖北參加會議，便由該部門的小張暫時保管并代為轉(zhuǎn)交。隔了幾天，當鐘苗過問文件的傳閱情況時，文件卻找不到了。
點評：進行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容、緩急程度，遵循先主辦、后協(xié)辦的原則，分清主次。鐘苗應先將文件送保衛(wèi)部，然后再將文件傳遞給辦公室、宣傳部。在傳閱的過程中，鐘苗應加強對傳閱文件的控制，履行必要的傳閱手續(xù)，不能讓文件在閱文人之間自由流動。
（三）工作程序
1．確定傳閱對象
需要傳閱的文件包括：需要有關部門或人員掌握文件精神和領導的批示意見的文件；不需要特別辦理，只要求有關單位、部門、人員了解的文件，收到文件后直接送有關部門和人員。
2．選擇傳閱方式
閱文的方式很多，如開辟閱文室，指定固定的時間閱文；利用各種會議集中傳達公文精神；復印文書副本，增加文書數(shù)量，加快分散閱文的速度；利用內(nèi)部刊物等公布文書，以便閱文；利用現(xiàn)代化技術手段與通汛設備如計算機網(wǎng)絡、電視、傳真等傳閱文書。為了加快傳閱速度，提高傳閱效率，秘書可根據(jù)本單位情況，針對文書的內(nèi)容，采用適宜的方法組織閱文。
3．傳遞文書
根據(jù)確定的傳閱對象和傳閱方式，將文書準確傳遞到接收者處。
4．履行傳閱手續(xù)
秘書要填寫傳閱文件登記單，以便掌握傳閱情況。還要在每份傳閱的文件首頁附上“文件傳閱單”，文件閱畢者要在此單上簽注姓名與日期，還可填寫批示意見。如表3-1、表3-2所示。
表3-1 傳閱文件登記單
收文號
收文
時間 來文
單位 文件
標題
文號
密級
份數(shù)
傳閱
情況
備注
表3-2 文件傳閱單
史件字號（或收文號）
月 日 姓名（或部門） 簽字 批示
5．檢查清理文件
傳閱文件退回后，秘書要認真清理檢查，檢查有無漏傳應閱人，有無批辦意見，有無短缺文件，有無閱文過長、內(nèi)容過時。對傳閱退文情況進行全面記錄標注，以備查考。
（四）注意事項
（1）嚴格傳閱范圍。
（2）嚴禁文件橫傳。不允許應閱人員之間文件橫傳，否則不僅容易發(fā)生丟失，還難以分清責任。
（3）調(diào)控文件運行。根據(jù)文件緩急程度和應閱人工作安排情況，在堅持一定的傳閱順序的基礎上，可以作適當調(diào)理，加速文件運行速度。
（一）相關知識
1．文書繕印的含義
繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及
復印機復印等工作。
2．文書繕印的要求
（1）文字準確，字跡工整清晰。
（2）符合規(guī)定體式，頁面美觀大方。
（3）不隨意改動原稿。
（4）裝訂齊整牢固。
（5）注意保密。
（二）示例分析
天地公司辦公室主任交給鐘苗一份文件，讓她盡快繕印發(fā)出。鐘苗立即拿著文件到打字室繕印?？樣∪藛T問鐘苗印多少份，鐘苗說：“喲．我忘了問主任了，就印50份吧?！蔽募『煤?，鐘苗拿著印好的文件去蓋章，印章管理人員看著鐘苗手中厚厚的文件說：“我只能按照批準的份數(shù)蓋印，多余的文件不能蓋章?！苯Y(jié)果，多印的文件都沒用了。
點評：文件的繕印應該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。鐘苗自作主張繕印50份文件，違反了規(guī)定，也浪費了紙張。
（三）工作程序
（1）確定印制的文書。印制文書要以定稿為依據(jù)，不得擅自改動。
（2）確定印制格式。印制的文書應美觀大方。因此，應根據(jù)情況確定印制文書字號大小、字體、格式。
（3）完成印制。進行文書的繕寫謄清、打印、復印。
（4）交付印制的文書。將印制好的文書交文書管理人員或送印人。
（四）注意事項
繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目。
二、校對文書
（一）相關知識
1．文書校對的含義
校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。
2．文書校對的內(nèi)容
（1）校訂清樣上的錯字、漏字、多字。
（2）規(guī)范字體、字號。
（3）檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。
（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語是否有誤。
（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。
3．文書校對的要求
（1）把握原則，仔細校對。
（2）認真仔細、一絲不茍。對易于忽略或易于出現(xiàn)錯誤的地方，如數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語等，注意反復仔細校對。
（3）校對文稿時正確使用校對符號。
（4）校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。
（二）示例分析
鐘苗有一份公司年度總結(jié)要校對。她覺得兩個人讀校能更快一些，于是請同辦公室新來的小王與她一一校對，鐘苗讀原．稿，小王看校樣，很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看，只見主任看著看著眉頭便皺了起來，鐘苗連忙問：“主任，有什么問題嗎？”主任說：“怎么有兩個人名，音對宇不對，這不是鬧笑話嗎？”鐘苗探過頭去一看，果然是錯的。
點評：校對時，一定要精力集中，逐行逐字，甚至連每個標點也不能馬虎，特別要注意容易出差錯的同音異體、字形相近的字，人名、數(shù)字、地名要反復校準。讀校時，對容易混淆的同音字、生僻字，要加以說明。鐘苗在讀文稿時忽略了對同音字的解釋，而小王到公司時間不長，對公司的人名不熟悉，沒能發(fā)現(xiàn)問題，造成工作的失誤。
（三）工作程序
1．準備好原稿和校樣
校對是進行定稿和校樣的核對，所以要首先準確好定稿和校樣，以便進行校對。
2．選定校對方法
看校、對校、讀校、折校4種文書校對方法各有利弊，秘書應根據(jù)文書的篇幅、清晰程度、時間緩急、人員情況及個人習慣進行選擇，保證文件準確無誤。
（1）看校。看校是只看校樣不看原稿的校對。
（2）對校。對校是用校樣對照原稿進行校對。
（3）讀校。讀校是兩個人一起校對。
（4）折校。折校是把校樣放在桌上，把原稿折起來，使靠邊一行的文字與校樣上的文字靠近，兩手拇指與食指夾住原稿，逐字、逐句、逐個標點符號對照。
3．核對校正
選擇好了校對方法后，就可以按照校對工作的內(nèi)容進行校對了。如果是看校，要仔細閱讀校樣的每個字、標點、格式；對校時原稿放在左邊（或上方），校樣放在右邊（或下方）。先看原稿，后看校樣。讀校時，一個人讀原稿，一個人看校樣。折校時折一行，對一行。
（四）注意事項
（1）注意對同音異體、字形相近的字的核查。
（2）注意對數(shù)字、人名、地名的核查。
（3）校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標明。
三、用印（見相關部分內(nèi)容）
四、傳閱文書
（一）相關知識
1．文書傳閱的含義
文書傳閱即在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。
2．文書傳閱的要求
（1）迅速、準確地將文書送達閱文人。
（2）文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責分工。
（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。
（二）示例分析
天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關于加強安全保衛(wèi)工作的通知”，行政經(jīng)理批示，由保衛(wèi)部牽頭，辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。鐘苗先將文件交宣傳部負貴人傳閱，并讓其閱畢后轉(zhuǎn)交保衛(wèi)部負責人。保衛(wèi)部負責人閱畢后，將文件傳交辦公室負責人時，由于其到湖北參加會議，便由該部門的小張暫時保管并代為轉(zhuǎn)交。隔了幾天，當鐘苗過問文件的傳閱情況時，文件卻找不到了。
點評：進行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容、緩急程度，遵循先主辦、后協(xié)辦的原則，分清主次。鐘苗應先將文件送保衛(wèi)部，然后再將文件傳遞給辦公室、宣傳部。在傳閱的過程中，鐘苗應加強對傳閱文件的控制，履行必要的傳閱手續(xù)，不能讓文件在閱文人之間自由流動。
（三）工作程序
1．確定傳閱對象
需要傳閱的文件包括：需要有關部門或人員掌握文件精神和領導的批示意見的文件；不需要特別辦理，只要求有關單位、部門、人員了解的文件，收到文件后直接送有關部門和人員。
2．選擇傳閱方式
閱文的方式很多，如開辟閱文室，指定固定的時間閱文；利用各種會議集中傳達公文精神；復印文書副本，增加文書數(shù)量，加快分散閱文的速度；利用內(nèi)部刊物等公布文書，以便閱文；利用現(xiàn)代化技術手段與通汛設備如計算機網(wǎng)絡、電視、傳真等傳閱文書。為了加快傳閱速度，提高傳閱效率，秘書可根據(jù)本單位情況，針對文書的內(nèi)容，采用適宜的方法組織閱文。
3．傳遞文書
根據(jù)確定的傳閱對象和傳閱方式，將文書準確傳遞到接收者處。
4．履行傳閱手續(xù)
秘書要填寫傳閱文件登記單，以便掌握傳閱情況。還要在每份傳閱的文件首頁附上“文件傳閱單”，文件閱畢者要在此單上簽注姓名與日期，還可填寫批示意見。如表3-1、表3-2所示。
表3-1 傳閱文件登記單
收文號
收文
時間 來文
單位 文件
標題
文號
密級
份數(shù)
傳閱
情況
備注
表3-2 文件傳閱單
史件字號（或收文號）
月 日 姓名（或部門） 簽字 批示
5．檢查清理文件
傳閱文件退回后，秘書要認真清理檢查，檢查有無漏傳應閱人，有無批辦意見，有無短缺文件，有無閱文過長、內(nèi)容過時。對傳閱退文情況進行全面記錄標注，以備查考。
（四）注意事項
（1）嚴格傳閱范圍。
（2）嚴禁文件橫傳。不允許應閱人員之間文件橫傳，否則不僅容易發(fā)生丟失，還難以分清責任。
（3）調(diào)控文件運行。根據(jù)文件緩急程度和應閱人工作安排情況，在堅持一定的傳閱順序的基礎上，可以作適當調(diào)理，加速文件運行速度。