在項(xiàng)目推進(jìn)中的矩陣式管理(三)

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矩陣管理中項(xiàng)目的內(nèi)容工程公司是以項(xiàng)目為經(jīng)營(yíng)對(duì)象的企業(yè),主要的工作內(nèi)容是專業(yè)部門建設(shè)和項(xiàng)目管理。矩陣管理明顯的特征是突破了組織管理上行政命令的統(tǒng)一指揮原則,造成項(xiàng)目人員有兩個(gè)上司:專業(yè)部門主任和項(xiàng)目經(jīng)理,使項(xiàng)目工作中的模糊性大大增強(qiáng),沖突也容易發(fā)生,處理不好會(huì)帶來混亂,甚至影響項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。因此,要搞好項(xiàng)目的矩陣管理,必須合理確定施工專業(yè)部室和項(xiàng)目機(jī)構(gòu)兩方面的職責(zé)。
    專業(yè)部門的職責(zé)及管理。典型的工程公司專業(yè)部門的設(shè)置是按照施工、物資和項(xiàng)目管理的功能分為幾大部分,以景鷹高速公路及北同蒲項(xiàng)目為例,項(xiàng)目部又分設(shè)施工技術(shù)、物資設(shè)備、安全質(zhì)量、財(cái)務(wù)等專業(yè)部門,這些部門的主要職責(zé)是:適應(yīng)公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo),開發(fā)相關(guān)的專業(yè)技術(shù);根據(jù)項(xiàng)目的人力負(fù)荷需求,有效地調(diào)動(dòng)和配備專業(yè)人員;進(jìn)入項(xiàng)目的專業(yè)人員的工作指導(dǎo)和專業(yè)質(zhì)量的保證;專業(yè)基礎(chǔ)工作、工作手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、施工規(guī)定、工作程序的制定;專業(yè)技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)積累和總結(jié);各個(gè)層次專業(yè)人員的培訓(xùn)和考核;項(xiàng)目所需的其他保證。
    專業(yè)部門的管理重點(diǎn)是工作標(biāo)準(zhǔn)、人員培訓(xùn)和行政管理手段,其目標(biāo)是建立適應(yīng)項(xiàng)目需要的工程技術(shù)和工作標(biāo)準(zhǔn)。在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段派遣合格專業(yè)負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員;在項(xiàng)目初期階段組織對(duì)專業(yè)方案的評(píng)審;在項(xiàng)目執(zhí)行過程中對(duì)專業(yè)人員工作的監(jiān)督以保證項(xiàng)目的質(zhì)量,對(duì)人力和設(shè)備資源的合理安排和調(diào)度,以保證項(xiàng)目的進(jìn)度。
    項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的職責(zé)及管理。工程項(xiàng)目的臨時(shí)性決定其工作周期的有限性,且往往又很緊迫。工程公司對(duì)項(xiàng)目的要求是在有效時(shí)間內(nèi),在公司人力、設(shè)備、費(fèi)用和其它資源的條件內(nèi),滿足合同和業(yè)主明確或隱含的質(zhì)量要求,完成合同規(guī)定的目標(biāo),使業(yè)主滿意,并為本公司獲取預(yù)期的效益。
    項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)是根據(jù)項(xiàng)目的要求臨時(shí)組建的,各專業(yè)負(fù)責(zé)人作為矩陣管理的交點(diǎn),受部門主任和項(xiàng)目經(jīng)理的雙重領(lǐng)導(dǎo)。筆者認(rèn)為,這兩種領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)容是有區(qū)別的:后者是專業(yè)負(fù)責(zé)人在專業(yè)進(jìn)度、采用標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)質(zhì)量要滿足項(xiàng)目分解給本專業(yè)的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度和投資等的工作要求,原則上對(duì)人無指揮權(quán);而前者除了專業(yè)的技術(shù)方案、質(zhì)量受到部門的直接監(jiān)督和指導(dǎo)外,本人還要受到部門的調(diào)派和指使。
    矩陣管理中項(xiàng)目每個(gè)人員都受雙重領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目組織基本上不是行政指揮,而是強(qiáng)化程序化管理,即對(duì)項(xiàng)目的工作范圍,業(yè)主明確和隱含的要求,各個(gè)專業(yè)的工作內(nèi)容,進(jìn)度、投資和質(zhì)量要求,接口條件傳遞,項(xiàng)目輸出要求,與業(yè)主和分包單位的協(xié)調(diào),文件管理等等,均要求明確化、程序化和文件化。文件化和程序化的管理要求項(xiàng)目有相應(yīng)的管理水平和手段,減少“人治”因素。項(xiàng)目在策劃階段就要編制大量的項(xiàng)目管理文件:根據(jù)合同和業(yè)主的各種要求明確項(xiàng)目的工作范圍,規(guī)定項(xiàng)目的執(zhí)行方式,項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、材料、文件和變更的控制方式,與業(yè)主和分包商的協(xié)調(diào)內(nèi)容及方式,施工文件表達(dá)方式,過程中將要涉及的各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確定,質(zhì)量保證和控制文件的編制,結(jié)合項(xiàng)目修訂的工程施工規(guī)定,滿足項(xiàng)目總進(jìn)度的計(jì)劃安排。隨著項(xiàng)目的不斷深入,還將產(chǎn)生大量的管理性文件和項(xiàng)目報(bào)告。
    項(xiàng)目中矩陣管理的實(shí)施及作用一旦項(xiàng)目合同簽訂,項(xiàng)目經(jīng)理正式組建項(xiàng)目班子。項(xiàng)目經(jīng)理一般由公司任命派出。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)內(nèi)是項(xiàng)目的指揮官,受公司主管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo),在工作程序和方法上受項(xiàng)目管理部門指導(dǎo);對(duì)外,受公司法人代表授權(quán)全面履行合同,全權(quán)負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的一切事宜。
    對(duì)EPC項(xiàng)目,典型的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)包括:項(xiàng)目經(jīng)理、施工經(jīng)理、物資經(jīng)理、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理、計(jì)劃工程師、質(zhì)量工程師、費(fèi)用估算師、費(fèi)用控制工程師、材料工程師,有時(shí)還配備工藝經(jīng)理和項(xiàng)目工程師。這些項(xiàng)目的主要管理人員均來自專業(yè)管理部門,負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目總體的工作范圍、建設(shè)進(jìn)度、投資費(fèi)用、項(xiàng)目總體質(zhì)量與合同管理進(jìn)行策劃、組織實(shí)施、管理指揮和變更審查。
    施工專業(yè)人員由施工經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目需要和工作分解(WBS)確定;施工專業(yè)負(fù)責(zé)人由相關(guān)專業(yè)部門派出,為確保技術(shù)質(zhì)量和項(xiàng)目管理,原則上未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理的同意,不得中途換人。專業(yè)負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目與施工部門的矩陣交點(diǎn),代表本施工專業(yè)部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目WBS分解定義為本專業(yè)的所有工作,包括:施工工作范圍,施工規(guī)范,施工質(zhì)量、進(jìn)度和資源的管理;負(fù)責(zé)本專業(yè)的技術(shù)方案、布置、選材、施工規(guī)定;負(fù)責(zé)專業(yè)接口條件的審查、專業(yè)之間工作的協(xié)調(diào)、本專業(yè)施工文件進(jìn)度的管理;本專業(yè)施工人員的工作安排和進(jìn)出。各專業(yè)一般人員的確定由專業(yè)負(fù)責(zé)人與所在部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商。
    施工經(jīng)理一般由公司派出,其業(yè)務(wù)受項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)。物資經(jīng)理由物資部門派出,其職責(zé)是:與物資部門商量確定項(xiàng)目物資工作所需的人員和其他資源;主要物資管理文件的編制與審查;項(xiàng)目全過程的物資工作;與施工部分的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目控制經(jīng)理是項(xiàng)目控制部門與項(xiàng)目的矩陣交叉點(diǎn),受項(xiàng)目控制部門的指導(dǎo),主要是控制的技能和方法,而其工作范圍、控制的內(nèi)容和深度更多地受合同和業(yè)主要求的制約。他受雙重領(lǐng)導(dǎo),但更多地受項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。質(zhì)量工程師也類似。
    從以上可見,項(xiàng)目矩陣式管理有以下特點(diǎn)及作用:第一,就公司內(nèi)部而言,項(xiàng)目的每個(gè)人員均受雙重領(lǐng)導(dǎo),項(xiàng)目經(jīng)理也不例外;第二,物資經(jīng)理、施工經(jīng)理、總工、控制經(jīng)理、質(zhì)量工程師和施工專業(yè)負(fù)責(zé)人都是矩陣管理的交點(diǎn),分別代表所在部門全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目中相關(guān)的工作范圍。因此,項(xiàng)目經(jīng)理只在項(xiàng)目初期落實(shí)這部分人員時(shí),與有關(guān)專業(yè)部門發(fā)生聯(lián)系;而在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,原則上只與這些項(xiàng)目管理人員發(fā)生工作聯(lián)系。除非項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為他們不符合要求而需撤換時(shí)才與專業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生聯(lián)系;第三,作為矩陣管理交點(diǎn)的人員,切忌陷入具體的業(yè)務(wù)工作,其主要職責(zé)是技術(shù)方案決策、人員的組織、專業(yè)間的協(xié)調(diào)和控制,而重大的技術(shù)方案要主動(dòng)報(bào)告和接受部門指導(dǎo),做好資源的合理使用。作為項(xiàng)目控制和質(zhì)量人員,重點(diǎn)是程序、計(jì)劃、信息檢測(cè)、跟蹤監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)和分析與計(jì)劃的偏差,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決的辦法和措施,當(dāng)好項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目目標(biāo)控制和質(zhì)量保證方面的參謀。對(duì)專業(yè)工作量較少的專業(yè),專業(yè)負(fù)責(zé)人仍然必須這樣工作,如精力和時(shí)間允許,可少安排其他施工人員,而由自己完成全部或部分施工工作;第四,作為矩陣管理交點(diǎn)的人員,要協(xié)調(diào)好項(xiàng)目與部門之間的關(guān)系,一方面做好本專業(yè)在項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量方面的工作,使項(xiàng)目經(jīng)理滿意;另一方面,使本專業(yè)的工作范圍、技術(shù)要求、人力負(fù)荷需求計(jì)劃等工作清晰,便于部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本項(xiàng)目專業(yè)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。如果專業(yè)管理人員做不到這一點(diǎn),應(yīng)被視為不合格而調(diào)換,否則,將使項(xiàng)目經(jīng)理或施工經(jīng)理等項(xiàng)目管理人員不能全身心地關(guān)注整個(gè)項(xiàng)目,而陷入這些不應(yīng)由他們處理而又不得不處理的專業(yè)本身的工作;第五,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,矩陣管理在項(xiàng)目?jī)?nèi)部的執(zhí)行范圍應(yīng)是程序化和文件化的管理,是“法制”而不是“人治”。因此,項(xiàng)目將產(chǎn)生大量的初期管理和策劃文件、過程文件、報(bào)告文件、與業(yè)主和分包商的通訊文件等。這對(duì)項(xiàng)目管理人員是這樣,對(duì)專業(yè)管理人員同樣如此。