在文學(xué)著作中，我們經(jīng)常接觸到公文的兩個(gè)概念．即“體式”和“格式”?！绑w式”和“格式”是文書學(xué)中的基本概念之一．有必要進(jìn)行正確的理解。目前，有些人對(duì)“體式”和“格式”不分，或者說不能正確地區(qū)分．這就影響到文書規(guī)范化的研究?！ ?BR> “體式”同“格式”既有著不同的內(nèi)涵和外延，又有著密切的聯(lián)系。筆者認(rèn)為，公文的體式主要是指公文的文體體裁式樣；公文的格式主要是指公文的文晰構(gòu)成式樣。當(dāng)然，二者也不能截然分開。從廣義而言，公文的體式也包含了公文的格式，即文面構(gòu)成樣式。另外，格式是體式的程式化表現(xiàn)。程，就是辦事的標(biāo)準(zhǔn)，納入一定的標(biāo)準(zhǔn)，成為一種定型的，有規(guī)矩的套子就是程式。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。”同樣《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出：“中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文，是軍隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)在處理公務(wù)中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書?！倍吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。”筆者認(rèn)為前二者使用“體式”要比后者“格式”涵蓋面寬，即公文從文體體裁式樣到文面格式構(gòu)成式樣，以及有關(guān)程序、手續(xù)等都有規(guī)范，因而也就較為周延?！ ?BR> 體，就文章形式而言，只要是指文體，即文章體制、體裁、體例、語(yǔ)體樣式。《尚書》編纂之前，公文處于自發(fā)演化的狀態(tài)之中，很難說有一個(gè)固定的體式。《尚書》編撰以后，經(jīng)過梳理，較為有體，很顯然不很規(guī)范。魯迅根據(jù)劉 的說法在《漢文學(xué)史綱》中指出：“《書》之體例有六：曰典、曰謨、曰訓(xùn)、曰誥、曰誓、曰命，是稱六體?！痹僮屑?xì)歸納還可以有其他一些體例形式，如“貢”。貢，即獻(xiàn)功之意。《尚書》中有《禹貢》篇，大體可以相當(dāng)于我們今天表彰性的公文體式。《尚書》中還有一些文章很難為之定體，只能是史官的記錄。秦漢以后，公文的體式逐漸演化，公文體式逐漸增多，有些相對(duì)穩(wěn)固，如制、詔、誥、敕、章、表、奏、議等，由此也可看出，公文的體式主要是指區(qū)別于文學(xué)體裁形式的公文文體，指公文文體中的不同體例、體裁形式，即公文的種類名稱。國(guó)家行政機(jī)關(guān)規(guī)定使用的12類13種公文名稱，黨的機(jī)關(guān)14種公文名稱，軍隊(duì)機(jī)關(guān)12類13種公文名稱及其不同的使用范圍可以說是其規(guī)范的體式，亦可理解為公文文體的法式。而“格式”很顯然是指文面構(gòu)成形式，正如《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出的，“公文格式，包括公文的組成項(xiàng)目及其標(biāo)識(shí)位置，公文的書寫，字體，用紙的規(guī)格和樣式等。”
“格”和“式本來是屬古代公文的兩種體式，后逐步演化為規(guī)范、樣式。格，最初的含義是長(zhǎng)木條，后有限制、阻止、尺度、法武、標(biāo)準(zhǔn)、制度等含義。式，即法式?！墩f文》：“式，法也。從工，弋聲。”后有規(guī)格、樣式等意?！缎绿茣ば谭ㄖ拘颉罚骸疤浦蜁兴?，曰律、令、格、式。令者．尊卑貴賤之等數(shù)，國(guó)家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。凡邦國(guó)之政，必從事于此三者。其有所違及人之為惡而人于罪戾者．一斷從律?！薄短屏洹罚骸奥梢哉潭ㄗ?，”“令以設(shè)范立制”?！案褚越`正邪”，“式以軌物程事”。“格”，即當(dāng)時(shí)國(guó)家機(jī)關(guān)的行政法規(guī)，為官吏必須遵行的各種單行指示、規(guī)定的匯集。格不僅涉及的范圍廣泛，而且比較具體。據(jù)《唐六典》載：“后魏以格代科，于麟趾殿刪定，名為《麟趾格》。北齊因魏立格，撰權(quán)格，與律令并行?！碧朴小段涞赂瘛贰ⅰ敦懹^格》、《垂拱格》、《開元格》等，一般的指示、規(guī)定如果編入《格》后，即為永格，成為一般的法規(guī)形式，具有法規(guī)作用。“式”，即當(dāng)時(shí)國(guó)家機(jī)關(guān)的公文程式和辦事細(xì)則，也具有行政法規(guī)的性質(zhì)，如我們今天的公文條例和有關(guān)辦法、細(xì)則、意見等。式的名稱在云夢(mèng)秦簡(jiǎn)中有《封診式》，其內(nèi)容為關(guān)于治獄的程式和要求。唐式主要是執(zhí)行律令所規(guī)定的活動(dòng)細(xì)則及百官有司的辦事章程，如《水部式》即關(guān)于水利設(shè)施的使用、維修管理等規(guī)定?！端问贰ば谭ㄖ尽罚骸氨碜?、帳籍、關(guān)牒、符檄之類凡五卷，有體制?？?，皆為式?！庇纱丝芍窈褪皆紝傩枰袷氐囊恍┬姓?guī)范制度，而這些規(guī)范制度相對(duì)比較具體，人們的行為不能出格，不能犯式。
由于“格式”對(duì)人們的行為起到規(guī)范作用，后用于文章寫作的規(guī)范就稱為格式，而這種格式主要是指文章應(yīng)遵循的規(guī)格樣式。1961年人民文學(xué)出版社出版的林紓著《春覺齋滄文》在談到“移書”時(shí)說：“移者，易也，令往而民隨之”、“膾炙人口者，則孔稚硅北山移文為最瑰邁奇古，巧不傷纖，謔不傷正，雖非文移之正體，而文已足傳。后來有司之文移，則出自吏胥之于，填以俚鄙之格式，愚則不知其為何體矣?！边@也說明不同的文體體式應(yīng)該存符合其要求的格式。同書還淪到“章者，明也。表者．標(biāo)也”，“章以造闕，表以致禁，骨采宜耀”，因“盛稱左雄奏議，臺(tái)閣為式。”這說明左雄的奏議文章寫得好，作為臺(tái)閣們奏文的樣式。
那么，公文的規(guī)格樣式應(yīng)該是怎樣的呢?這里有一般的樣式，如公文的結(jié)構(gòu)樣式，公文的文面書寫樣式，語(yǔ)言形式樣式等；另外每一種文體又有其不同的結(jié)構(gòu)樣式及文字樣式，這些當(dāng)然都足一些細(xì)微具體的區(qū)別，而在一般樣式上應(yīng)該是一致的。因此，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》等均在文件中專門規(guī)定有《公文格式》一章，而在公文的體式上則有《公文種類》一章。公文是一種應(yīng)用性的體式或文章體裁形式，這種體裁形式又包括許多具體的文種，如命令、通知、會(huì)議紀(jì)要等。不同的文種，在具體格式上也不完全相同。也就是說不同的體式自不同的格式。因此《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》在《總則》部分指出公文具有“規(guī)范體式”，就包括文體的規(guī)范和格式的規(guī)范，提法應(yīng)該說是恰當(dāng)?shù)??！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出公文具有“規(guī)范格式”，顯然強(qiáng)調(diào)了公文義體格式的規(guī)范性，而文體格式的規(guī)范應(yīng)該說也就有文體的規(guī)范性，因而也可以講得通。但使用“規(guī)范休式”則更加周延一些，“規(guī)范格式”就缺乏這種周延性。公文的規(guī)范應(yīng)該說包括體式(文體)的規(guī)范和格式(樣式)的規(guī)范．二者不可忽略。
公文體式舊文學(xué)作品不同，文學(xué)創(chuàng)作不能規(guī)范化，而公文應(yīng)當(dāng)規(guī)范化。劉勰在《文心雕龍·奏啟》篇中談到按劾之奏的通病時(shí)就提出要“立范運(yùn)衡，宜明體要，必使理有典刑，辭有風(fēng)軌，總法家之式，秉儒家之文”的規(guī)范化途徑，只有這樣，才能收到“氣流墨中”、“聲動(dòng)簡(jiǎn)外”的效果。
如果我們將體式和格式分開來談，公文體式的規(guī)范化應(yīng)該主要包括公文文體、體例即公文種類名稱的規(guī)范化，公文文體內(nèi)容的規(guī)范化以及公文文體語(yǔ)言的規(guī)范化。“秦并天下，改命曰制；漢初定議，則有四品：一日策體，二曰制書，三日詔書，四曰戒敕。敕戒州郡，詔誥百官，制施敕命，策封三侯?！?《文心雕龍·詔策》)這種將公文種類名稱、職能固定下來的作法即是公文文體、體例的規(guī)范化。今天國(guó)家行政機(jī)關(guān)13種公文名稱，黨的機(jī)關(guān)14種公文職稱，中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)1 3種公文名稱的規(guī)定．也是如此。公文文體內(nèi)容的規(guī)范化是指公文體式各有其規(guī)范化的內(nèi)容要求。劉勰指出：“陳政事，獻(xiàn)典儀，卜急變，幼愆馨，總謂之奏?！标愓I(xiàn)典、上急、劾愆是奏的規(guī)范內(nèi)容，否則不宜用奏，或不可稱之為奏。現(xiàn)今規(guī)定的各種公文種類的適用范圍，就是規(guī)范公文各種體式的不同內(nèi)容。除此之外，還有公文體式的語(yǔ)言、文字規(guī)范化問題，如《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條、二卜九條均屬于公文體式語(yǔ)言、文字的規(guī)范化。由于語(yǔ)言、文字是外在的表現(xiàn)形式，我們也可理解為公文格規(guī)范化的內(nèi)容。公文體式、內(nèi)容、語(yǔ)言三者的高度統(tǒng)一，是公文這種文體的基本要求。此外還有諸如行文等方面的規(guī)范要求。
公文格式是公文程式化的規(guī)范表現(xiàn)。如現(xiàn)今公文中的構(gòu)成項(xiàng)目及標(biāo)識(shí)位置、書寫形式、用紙規(guī)格等等。公文最初無(wú)程式，后在使用過程中逐漸形成一種有規(guī)律的表現(xiàn)形式，如為公文處理方便的需要，逐步約定俗成為文頭、文號(hào)、抬頭等表現(xiàn)形式。為保證公文的普遍通行，達(dá)到統(tǒng)一，或維護(hù)公文的權(quán)威性，而由統(tǒng)治者根據(jù)約定俗成和使用習(xí)慣作出相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)定，形成規(guī)范。這些規(guī)范作為一種程式化的要求，便成為公文的格式。但舊時(shí)公文有時(shí)程式化到一種令人難以忍受的程度，完全成為一種教條。秦時(shí)公文格式規(guī)定：凡遇“始皇帝”、“皇帝”“制曰可”等字樣，一律提行，頂格書寫，形成書寫的抬頭制。漢代規(guī)定皇帝才能使用大黃紙，而大臣只能用“箋”——小麻紙。漢以后公文首尾片語(yǔ)形式體現(xiàn)了一種封建等級(jí)制的形式化、固定化的程式，如：“稽首上書謝恩陳事”、“某官糞土臣某頓首，再拜上書皇帝陛下”、“臣某誠(chéng)惶誠(chéng)恐，頓首頓首，死罪死罪”等等。我國(guó)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的公文格式完全是本著形式美觀，方便處理，約定俗成，保證通行．注重實(shí)用的原則規(guī)定的，使公文程式化、規(guī)范化，以提高機(jī)關(guān)上作效率，達(dá)到實(shí)際應(yīng)用的目的。
“格”和“式本來是屬古代公文的兩種體式，后逐步演化為規(guī)范、樣式。格，最初的含義是長(zhǎng)木條，后有限制、阻止、尺度、法武、標(biāo)準(zhǔn)、制度等含義。式，即法式?！墩f文》：“式，法也。從工，弋聲。”后有規(guī)格、樣式等意?！缎绿茣ば谭ㄖ拘颉罚骸疤浦蜁兴?，曰律、令、格、式。令者．尊卑貴賤之等數(shù)，國(guó)家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。凡邦國(guó)之政，必從事于此三者。其有所違及人之為惡而人于罪戾者．一斷從律?！薄短屏洹罚骸奥梢哉潭ㄗ?，”“令以設(shè)范立制”?！案褚越`正邪”，“式以軌物程事”。“格”，即當(dāng)時(shí)國(guó)家機(jī)關(guān)的行政法規(guī)，為官吏必須遵行的各種單行指示、規(guī)定的匯集。格不僅涉及的范圍廣泛，而且比較具體。據(jù)《唐六典》載：“后魏以格代科，于麟趾殿刪定，名為《麟趾格》。北齊因魏立格，撰權(quán)格，與律令并行?！碧朴小段涞赂瘛贰ⅰ敦懹^格》、《垂拱格》、《開元格》等，一般的指示、規(guī)定如果編入《格》后，即為永格，成為一般的法規(guī)形式，具有法規(guī)作用。“式”，即當(dāng)時(shí)國(guó)家機(jī)關(guān)的公文程式和辦事細(xì)則，也具有行政法規(guī)的性質(zhì)，如我們今天的公文條例和有關(guān)辦法、細(xì)則、意見等。式的名稱在云夢(mèng)秦簡(jiǎn)中有《封診式》，其內(nèi)容為關(guān)于治獄的程式和要求。唐式主要是執(zhí)行律令所規(guī)定的活動(dòng)細(xì)則及百官有司的辦事章程，如《水部式》即關(guān)于水利設(shè)施的使用、維修管理等規(guī)定?！端问贰ば谭ㄖ尽罚骸氨碜?、帳籍、關(guān)牒、符檄之類凡五卷，有體制?？?，皆為式?！庇纱丝芍窈褪皆紝傩枰袷氐囊恍┬姓?guī)范制度，而這些規(guī)范制度相對(duì)比較具體，人們的行為不能出格，不能犯式。
由于“格式”對(duì)人們的行為起到規(guī)范作用，后用于文章寫作的規(guī)范就稱為格式，而這種格式主要是指文章應(yīng)遵循的規(guī)格樣式。1961年人民文學(xué)出版社出版的林紓著《春覺齋滄文》在談到“移書”時(shí)說：“移者，易也，令往而民隨之”、“膾炙人口者，則孔稚硅北山移文為最瑰邁奇古，巧不傷纖，謔不傷正，雖非文移之正體，而文已足傳。后來有司之文移，則出自吏胥之于，填以俚鄙之格式，愚則不知其為何體矣?！边@也說明不同的文體體式應(yīng)該存符合其要求的格式。同書還淪到“章者，明也。表者．標(biāo)也”，“章以造闕，表以致禁，骨采宜耀”，因“盛稱左雄奏議，臺(tái)閣為式。”這說明左雄的奏議文章寫得好，作為臺(tái)閣們奏文的樣式。
那么，公文的規(guī)格樣式應(yīng)該是怎樣的呢?這里有一般的樣式，如公文的結(jié)構(gòu)樣式，公文的文面書寫樣式，語(yǔ)言形式樣式等；另外每一種文體又有其不同的結(jié)構(gòu)樣式及文字樣式，這些當(dāng)然都足一些細(xì)微具體的區(qū)別，而在一般樣式上應(yīng)該是一致的。因此，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》等均在文件中專門規(guī)定有《公文格式》一章，而在公文的體式上則有《公文種類》一章。公文是一種應(yīng)用性的體式或文章體裁形式，這種體裁形式又包括許多具體的文種，如命令、通知、會(huì)議紀(jì)要等。不同的文種，在具體格式上也不完全相同。也就是說不同的體式自不同的格式。因此《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》在《總則》部分指出公文具有“規(guī)范體式”，就包括文體的規(guī)范和格式的規(guī)范，提法應(yīng)該說是恰當(dāng)?shù)??！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出公文具有“規(guī)范格式”，顯然強(qiáng)調(diào)了公文義體格式的規(guī)范性，而文體格式的規(guī)范應(yīng)該說也就有文體的規(guī)范性，因而也可以講得通。但使用“規(guī)范休式”則更加周延一些，“規(guī)范格式”就缺乏這種周延性。公文的規(guī)范應(yīng)該說包括體式(文體)的規(guī)范和格式(樣式)的規(guī)范．二者不可忽略。
公文體式舊文學(xué)作品不同，文學(xué)創(chuàng)作不能規(guī)范化，而公文應(yīng)當(dāng)規(guī)范化。劉勰在《文心雕龍·奏啟》篇中談到按劾之奏的通病時(shí)就提出要“立范運(yùn)衡，宜明體要，必使理有典刑，辭有風(fēng)軌，總法家之式，秉儒家之文”的規(guī)范化途徑，只有這樣，才能收到“氣流墨中”、“聲動(dòng)簡(jiǎn)外”的效果。
如果我們將體式和格式分開來談，公文體式的規(guī)范化應(yīng)該主要包括公文文體、體例即公文種類名稱的規(guī)范化，公文文體內(nèi)容的規(guī)范化以及公文文體語(yǔ)言的規(guī)范化。“秦并天下，改命曰制；漢初定議，則有四品：一日策體，二曰制書，三日詔書，四曰戒敕。敕戒州郡，詔誥百官，制施敕命，策封三侯?！?《文心雕龍·詔策》)這種將公文種類名稱、職能固定下來的作法即是公文文體、體例的規(guī)范化。今天國(guó)家行政機(jī)關(guān)13種公文名稱，黨的機(jī)關(guān)14種公文職稱，中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)1 3種公文名稱的規(guī)定．也是如此。公文文體內(nèi)容的規(guī)范化是指公文體式各有其規(guī)范化的內(nèi)容要求。劉勰指出：“陳政事，獻(xiàn)典儀，卜急變，幼愆馨，總謂之奏?！标愓I(xiàn)典、上急、劾愆是奏的規(guī)范內(nèi)容，否則不宜用奏，或不可稱之為奏。現(xiàn)今規(guī)定的各種公文種類的適用范圍，就是規(guī)范公文各種體式的不同內(nèi)容。除此之外，還有公文體式的語(yǔ)言、文字規(guī)范化問題，如《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條、二卜九條均屬于公文體式語(yǔ)言、文字的規(guī)范化。由于語(yǔ)言、文字是外在的表現(xiàn)形式，我們也可理解為公文格規(guī)范化的內(nèi)容。公文體式、內(nèi)容、語(yǔ)言三者的高度統(tǒng)一，是公文這種文體的基本要求。此外還有諸如行文等方面的規(guī)范要求。
公文格式是公文程式化的規(guī)范表現(xiàn)。如現(xiàn)今公文中的構(gòu)成項(xiàng)目及標(biāo)識(shí)位置、書寫形式、用紙規(guī)格等等。公文最初無(wú)程式，后在使用過程中逐漸形成一種有規(guī)律的表現(xiàn)形式，如為公文處理方便的需要，逐步約定俗成為文頭、文號(hào)、抬頭等表現(xiàn)形式。為保證公文的普遍通行，達(dá)到統(tǒng)一，或維護(hù)公文的權(quán)威性，而由統(tǒng)治者根據(jù)約定俗成和使用習(xí)慣作出相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)定，形成規(guī)范。這些規(guī)范作為一種程式化的要求，便成為公文的格式。但舊時(shí)公文有時(shí)程式化到一種令人難以忍受的程度，完全成為一種教條。秦時(shí)公文格式規(guī)定：凡遇“始皇帝”、“皇帝”“制曰可”等字樣，一律提行，頂格書寫，形成書寫的抬頭制。漢代規(guī)定皇帝才能使用大黃紙，而大臣只能用“箋”——小麻紙。漢以后公文首尾片語(yǔ)形式體現(xiàn)了一種封建等級(jí)制的形式化、固定化的程式，如：“稽首上書謝恩陳事”、“某官糞土臣某頓首，再拜上書皇帝陛下”、“臣某誠(chéng)惶誠(chéng)恐，頓首頓首，死罪死罪”等等。我國(guó)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的公文格式完全是本著形式美觀，方便處理，約定俗成，保證通行．注重實(shí)用的原則規(guī)定的，使公文程式化、規(guī)范化，以提高機(jī)關(guān)上作效率，達(dá)到實(shí)際應(yīng)用的目的。