秘書都希望在良好的辦公環(huán)境中工作，以提高工作效率。這就要求優(yōu)化辦公環(huán)境。簡言之，就是通過對辦公室自然環(huán)境加以合理的設(shè)計（Planning）、控制（Control）和組織（Organizing），使其達到狀態(tài)。那么這種的狀態(tài)有什么標(biāo)準(zhǔn)呢？
（1）方便
辦公室的布局應(yīng)該力求方便，爭取時效，如相關(guān)的部門應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進行。一個高效的辦公室，不一定要有昂貴的擺設(shè)，只要適當(dāng)?shù)胤胖靡恍┕に嚻坊蚓G色植物，就可以改善辦公室的單調(diào)環(huán)境，但注意不要流于粗俗，否則將會影響整個組織的形象，因為辦公室往往是組織的一個“窗口”。
（2）舒適整潔
光線、色彩、氣候、噪音、工作間的布置等在不同程度上對工作人員的情緒都會有所影響，所以對一個辦公室來說，很重要的一點就是舒適整潔。不論是辦公室、辦公桌，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序?？梢韵胂褚幌?，一個凌亂骯臟的工作環(huán)境怎么會產(chǎn)生令人滿意的工作效率呢？
（3）和諧統(tǒng)一
辦公環(huán)境中如果能有和諧的人際關(guān)系，就能激發(fā)工作人員的團隊精神，取得的工作效果，同時，如果辦公桌椅、文件柜等公辦室用品的大小、格式、顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，不僅能增強辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧統(tǒng)一的工作環(huán)境。
（4）安全
保證組織的物品和信息的安全是秘書的重要職責(zé)之一，也是優(yōu)化辦公室環(huán)境不可忽略的一個原則。布置辦公室時要留意附近的環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息，如紙質(zhì)文件、存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障。
（1）方便
辦公室的布局應(yīng)該力求方便，爭取時效，如相關(guān)的部門應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進行。一個高效的辦公室，不一定要有昂貴的擺設(shè)，只要適當(dāng)?shù)胤胖靡恍┕に嚻坊蚓G色植物，就可以改善辦公室的單調(diào)環(huán)境，但注意不要流于粗俗，否則將會影響整個組織的形象，因為辦公室往往是組織的一個“窗口”。
（2）舒適整潔
光線、色彩、氣候、噪音、工作間的布置等在不同程度上對工作人員的情緒都會有所影響，所以對一個辦公室來說，很重要的一點就是舒適整潔。不論是辦公室、辦公桌，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序?？梢韵胂褚幌?，一個凌亂骯臟的工作環(huán)境怎么會產(chǎn)生令人滿意的工作效率呢？
（3）和諧統(tǒng)一
辦公環(huán)境中如果能有和諧的人際關(guān)系，就能激發(fā)工作人員的團隊精神，取得的工作效果，同時，如果辦公桌椅、文件柜等公辦室用品的大小、格式、顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，不僅能增強辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧統(tǒng)一的工作環(huán)境。
（4）安全
保證組織的物品和信息的安全是秘書的重要職責(zé)之一，也是優(yōu)化辦公室環(huán)境不可忽略的一個原則。布置辦公室時要留意附近的環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息，如紙質(zhì)文件、存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障。