合同管理是確保賣(mài)方的績(jī)效符合合同要求的過(guò)程。對(duì)使用多個(gè)產(chǎn)品與服務(wù)供應(yīng)商的大型項(xiàng)目來(lái)說(shuō),合同管理的一個(gè)關(guān)鍵方面是管理各供應(yīng)商之間的銜接。合同關(guān)系的法律性質(zhì)要求項(xiàng)目班子清醒地意識(shí)到合同管理中所采取行動(dòng)的法律后果?!?BR> 合同管理包括在合同關(guān)系中應(yīng)用恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理過(guò)程,并把這些過(guò)程的產(chǎn)出綜合到項(xiàng)目的綜合管理之中。涉及多個(gè)賣(mài)方和多種產(chǎn)品時(shí),上述綜合和協(xié)調(diào)將在多個(gè)層次上進(jìn)行。必須應(yīng)用的項(xiàng)目過(guò)程包括:
。項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施,以授權(quán)承包商在適當(dāng)時(shí)機(jī)開(kāi)工。
???jī)效報(bào)告,以監(jiān)控承包商的成本、進(jìn)度和技術(shù)績(jī)效。
。質(zhì)量控制,以檢查與核實(shí)承包商產(chǎn)品是否合乎要求。
。變更控制,以保證變更的批準(zhǔn)手續(xù)完備,并已通知所有應(yīng)該知道該項(xiàng)變更的有關(guān)人員。
合同管理中還有一個(gè)財(cái)務(wù)管理部分。合同中應(yīng)該明確支付條件,并將賣(mài)方的實(shí)際進(jìn)展與向其支付的補(bǔ)償具體聯(lián)系起來(lái)?! ?BR> 合同管理的投入
1 合同。合同的描述請(qǐng)參看第12.4.3.1節(jié)。
2 工作結(jié)果。賣(mài)方的工作結(jié)果——哪些可交付成果已經(jīng)完成,哪些尚未完成,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)情況如何,哪些費(fèi)用已經(jīng)運(yùn)用或已作出承諾等——都應(yīng)作為項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的一部分加以搜集(第4.2節(jié)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施有更詳盡的描述)。
3 變更請(qǐng)求。變更請(qǐng)求可包括對(duì)合同條款或?qū)λ峁┊a(chǎn)品或服務(wù)描述的修改。如果賣(mài)方的工作不合乎要求,則終止合同的決定亦應(yīng)作為變更請(qǐng)求處理。有爭(zhēng)議的變更,即賣(mài)方與項(xiàng)目管理班子在補(bǔ)償方面看法無(wú)法取得一致的變更,有各種不同的名稱(chēng),包括:索賠、爭(zhēng)議或申訴?!?BR> 4 賣(mài)方發(fā)票單據(jù)。賣(mài)方有時(shí)必須開(kāi)具發(fā)票單據(jù),以要求支付已完成工作的款項(xiàng)。提交發(fā)票單據(jù),包括必要的證明文件的要求,應(yīng)在合同中進(jìn)行規(guī)定?! ?BR> 合同管理的工具與技術(shù)
1 合同變更控制系統(tǒng)。合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過(guò)程。它包括文書(shū)工作、跟蹤系統(tǒng)、爭(zhēng)議解決程序以及批準(zhǔn)變更所需的審批層次。合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與綜合變更控制系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)(第4.3節(jié)對(duì)綜合變更控制系統(tǒng)進(jìn)行了描述)?! ?BR> 2 績(jī)效報(bào)告???jī)效報(bào)告為管理人員提供賣(mài)方在實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)效率方面的信息。合同績(jī)效報(bào)告應(yīng)當(dāng)與第10.3節(jié)中所描述的綜合項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告結(jié)合起來(lái)。
3 支付系統(tǒng)。向賣(mài)方支付款項(xiàng)通常由實(shí)施組織的應(yīng)付賬目系統(tǒng)處理。在具有多種或復(fù)雜采購(gòu)要求的大型項(xiàng)目上,可以建立自己的系統(tǒng)。在兩種情況下,支付系統(tǒng)都必須由項(xiàng)目管理班子進(jìn)行必要的審查和批準(zhǔn)?! ?BR> 合同管理的產(chǎn)出
1 往來(lái)函件。合同條款和條件往往要求保留某些買(mǎi)方/賣(mài)方之間往來(lái)函件的文字記載,例如因績(jī)效不合要求而提出警告,以及合同變更、事實(shí)澄清等?! ?BR> 2 合同變更。變更(包括批準(zhǔn)的與未批準(zhǔn)的)應(yīng)反饋到相關(guān)的項(xiàng)目規(guī)劃與項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程之中,并在必要時(shí)更新項(xiàng)目計(jì)劃或其他相關(guān)的文字記載?!?BR> 3 支付請(qǐng)求。這里假定項(xiàng)目使用外部支付系統(tǒng)。如果項(xiàng)目有自己的內(nèi)部系統(tǒng),這里的產(chǎn)出就只是“款項(xiàng)支付”。
。項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施,以授權(quán)承包商在適當(dāng)時(shí)機(jī)開(kāi)工。
???jī)效報(bào)告,以監(jiān)控承包商的成本、進(jìn)度和技術(shù)績(jī)效。
。質(zhì)量控制,以檢查與核實(shí)承包商產(chǎn)品是否合乎要求。
。變更控制,以保證變更的批準(zhǔn)手續(xù)完備,并已通知所有應(yīng)該知道該項(xiàng)變更的有關(guān)人員。
合同管理中還有一個(gè)財(cái)務(wù)管理部分。合同中應(yīng)該明確支付條件,并將賣(mài)方的實(shí)際進(jìn)展與向其支付的補(bǔ)償具體聯(lián)系起來(lái)?! ?BR> 合同管理的投入
1 合同。合同的描述請(qǐng)參看第12.4.3.1節(jié)。
2 工作結(jié)果。賣(mài)方的工作結(jié)果——哪些可交付成果已經(jīng)完成,哪些尚未完成,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)情況如何,哪些費(fèi)用已經(jīng)運(yùn)用或已作出承諾等——都應(yīng)作為項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的一部分加以搜集(第4.2節(jié)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施有更詳盡的描述)。
3 變更請(qǐng)求。變更請(qǐng)求可包括對(duì)合同條款或?qū)λ峁┊a(chǎn)品或服務(wù)描述的修改。如果賣(mài)方的工作不合乎要求,則終止合同的決定亦應(yīng)作為變更請(qǐng)求處理。有爭(zhēng)議的變更,即賣(mài)方與項(xiàng)目管理班子在補(bǔ)償方面看法無(wú)法取得一致的變更,有各種不同的名稱(chēng),包括:索賠、爭(zhēng)議或申訴?!?BR> 4 賣(mài)方發(fā)票單據(jù)。賣(mài)方有時(shí)必須開(kāi)具發(fā)票單據(jù),以要求支付已完成工作的款項(xiàng)。提交發(fā)票單據(jù),包括必要的證明文件的要求,應(yīng)在合同中進(jìn)行規(guī)定?! ?BR> 合同管理的工具與技術(shù)
1 合同變更控制系統(tǒng)。合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過(guò)程。它包括文書(shū)工作、跟蹤系統(tǒng)、爭(zhēng)議解決程序以及批準(zhǔn)變更所需的審批層次。合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與綜合變更控制系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)(第4.3節(jié)對(duì)綜合變更控制系統(tǒng)進(jìn)行了描述)?! ?BR> 2 績(jī)效報(bào)告???jī)效報(bào)告為管理人員提供賣(mài)方在實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)效率方面的信息。合同績(jī)效報(bào)告應(yīng)當(dāng)與第10.3節(jié)中所描述的綜合項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告結(jié)合起來(lái)。
3 支付系統(tǒng)。向賣(mài)方支付款項(xiàng)通常由實(shí)施組織的應(yīng)付賬目系統(tǒng)處理。在具有多種或復(fù)雜采購(gòu)要求的大型項(xiàng)目上,可以建立自己的系統(tǒng)。在兩種情況下,支付系統(tǒng)都必須由項(xiàng)目管理班子進(jìn)行必要的審查和批準(zhǔn)?! ?BR> 合同管理的產(chǎn)出
1 往來(lái)函件。合同條款和條件往往要求保留某些買(mǎi)方/賣(mài)方之間往來(lái)函件的文字記載,例如因績(jī)效不合要求而提出警告,以及合同變更、事實(shí)澄清等?! ?BR> 2 合同變更。變更(包括批準(zhǔn)的與未批準(zhǔn)的)應(yīng)反饋到相關(guān)的項(xiàng)目規(guī)劃與項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程之中,并在必要時(shí)更新項(xiàng)目計(jì)劃或其他相關(guān)的文字記載?!?BR> 3 支付請(qǐng)求。這里假定項(xiàng)目使用外部支付系統(tǒng)。如果項(xiàng)目有自己的內(nèi)部系統(tǒng),這里的產(chǎn)出就只是“款項(xiàng)支付”。