實際工作中，有的部門和單位在公文處理中經(jīng)常出現(xiàn)文種使用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，如:"請示"、"報告"、"意見"不分，用作"報告”請示工作，或在"報告"中夾帶請示事項或代替 "意見"提出建議、意見;"請示"、"函"不分，有的單位向非直接上級機(jī)關(guān)和有關(guān)職能部門請求解決問題和批準(zhǔn)事項，為了表示謙恭和尊重，該用 "函”的形式，卻用 "請示"或 "報告";’還有的將 "批復(fù)"與"函"、"請示"與 "議案"、"公告"與 "通告"、“命令"與"通知”在制定公布規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件的適用上混淆。諸如此類，都是不可取的。
擬制公文必須準(zhǔn)確使用文種。文種是根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)與主送機(jī)關(guān)行文關(guān)系確定的。下面試就公文處理中常見的容易混淆的幾個文種作一辨析:
"請示"和 "報告"的適用與區(qū)別。"請示"是辦件，需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn);"報告"是閱件，一般不需回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項的，就不能用"報告"來處理，否則很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般可采用兩種辦法來解決:一是將"報告"和 "請示"分開，形成兩份公文分別上報;二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。
"報告"和 "意見”的適用與區(qū)別。在新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，"報告"的適用范圍刪去了"提出意見和建議”這一規(guī)定，也就是說，現(xiàn)在在 "報告"中不得再提意見和建議。向上級機(jī)關(guān)提出意見和建議，可以使用 "意見"這個新文種。"意見"可以是上行文，也可以是下行文，還可以是平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機(jī)關(guān)決定。上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對下級機(jī)關(guān)報送的"意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行;無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。
"請示”和 "函"的適用與區(qū)別。"函"適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。"函"和 "請示"容易混淆的主要在 "請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項"這一適用規(guī)定上。"請示"的主送機(jī)關(guān)必須是直接的上級機(jī)關(guān)，而"函"的主送機(jī)關(guān)則是不相隸屬的機(jī)關(guān)，可以是上級機(jī)關(guān)，也可以是平級單位，還可以是下級單位。某一部門或單位向同級有權(quán)單位或上級不相隸屬機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，只能用"函”，而不能用"請示"。
"批復(fù)"和"函"的適用與區(qū)別。"批復(fù)"適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。如下級政府或部門向上級政府或部門報送請求事項，上級政府或部門應(yīng)用 "批復(fù)"給與答復(fù)，而經(jīng)政府部門同意后，其辦公廳 (室)則應(yīng)用 "函"來答復(fù);對不相隸屬機(jī)關(guān)來函商洽工作、詢問問題、請求批準(zhǔn)事項的，受文機(jī)關(guān)也應(yīng)用"函"來答復(fù)。
“請示"和 "議案”的適用與區(qū)別?！罢埵?與 "議案"在基本性質(zhì)上是相近的，但也有一些區(qū)別:"議案"的發(fā)文機(jī)關(guān)是被嚴(yán)格限定的，只能是各級人民政府，主送機(jī)關(guān)也是非常專指的，只能是同級人民代表大會或其常務(wù)委員會;"請示"可用于具有隸屬關(guān)系的任何下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)所有呈請。"議案"所涉及的事項是提請國家權(quán)力機(jī)關(guān)審議的重大事項;"請示"所涉及的事項則不僅僅是重大事項。在效用上，"請示"要求上級機(jī)關(guān)必須回復(fù)意見表明態(tài)度，但內(nèi)容并不能強(qiáng)制執(zhí)行;"議案"則在經(jīng)審議通過后，具有法律約束力，要求有關(guān)機(jī)關(guān)或人員必須認(rèn)真遵照執(zhí)行。
"公告"和 "通告"的適用與區(qū)別。"公告"的行文方向是面向國內(nèi)外，必須通過媒體公開發(fā)布，其內(nèi)容必須是重要事項或者是法定事項。"通告"的行文方向是面向社會公眾，公開發(fā)布，可以張貼，其內(nèi)容是社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。"公告"、"通告"混淆，主要是將"通告”錯用成"公告"，如《xx市人民政府關(guān)于封填市區(qū)地下水源井的公告》、《xx市公安局關(guān)于對xx路實行交通管制的公告》等，都不屬于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，應(yīng)把"公告"改為"通告"。
"命令"和"通知"在制定公布規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件的適用與區(qū)別。用"命令"制定公布規(guī)章，這規(guī)定適用于有制定公布規(guī)章權(quán)的行政機(jī)關(guān)，即國務(wù)院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府以及國務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府。如江蘇省有規(guī)章制定公布權(quán)的是省政府、南京市政府、無錫市政府、徐州市政府、蘇州市政府，其他地級市政府沒有規(guī)章制定公布權(quán)，因此也就不適用以“命令"制定公布規(guī)章。在實際操作中，沒有規(guī)章制定公布權(quán)的市發(fā)布規(guī)范性文件可以用 "通知"進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。
擬制公文必須準(zhǔn)確使用文種。文種是根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)與主送機(jī)關(guān)行文關(guān)系確定的。下面試就公文處理中常見的容易混淆的幾個文種作一辨析:
"請示"和 "報告"的適用與區(qū)別。"請示"是辦件，需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn);"報告"是閱件，一般不需回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項的，就不能用"報告"來處理，否則很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般可采用兩種辦法來解決:一是將"報告"和 "請示"分開，形成兩份公文分別上報;二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。
"報告"和 "意見”的適用與區(qū)別。在新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，"報告"的適用范圍刪去了"提出意見和建議”這一規(guī)定，也就是說，現(xiàn)在在 "報告"中不得再提意見和建議。向上級機(jī)關(guān)提出意見和建議，可以使用 "意見"這個新文種。"意見"可以是上行文，也可以是下行文，還可以是平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機(jī)關(guān)決定。上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對下級機(jī)關(guān)報送的"意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行;無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。
"請示”和 "函"的適用與區(qū)別。"函"適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。"函"和 "請示"容易混淆的主要在 "請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項"這一適用規(guī)定上。"請示"的主送機(jī)關(guān)必須是直接的上級機(jī)關(guān)，而"函"的主送機(jī)關(guān)則是不相隸屬的機(jī)關(guān)，可以是上級機(jī)關(guān)，也可以是平級單位，還可以是下級單位。某一部門或單位向同級有權(quán)單位或上級不相隸屬機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，只能用"函”，而不能用"請示"。
"批復(fù)"和"函"的適用與區(qū)別。"批復(fù)"適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。如下級政府或部門向上級政府或部門報送請求事項，上級政府或部門應(yīng)用 "批復(fù)"給與答復(fù)，而經(jīng)政府部門同意后，其辦公廳 (室)則應(yīng)用 "函"來答復(fù);對不相隸屬機(jī)關(guān)來函商洽工作、詢問問題、請求批準(zhǔn)事項的，受文機(jī)關(guān)也應(yīng)用"函"來答復(fù)。
“請示"和 "議案”的適用與區(qū)別?！罢埵?與 "議案"在基本性質(zhì)上是相近的，但也有一些區(qū)別:"議案"的發(fā)文機(jī)關(guān)是被嚴(yán)格限定的，只能是各級人民政府，主送機(jī)關(guān)也是非常專指的，只能是同級人民代表大會或其常務(wù)委員會;"請示"可用于具有隸屬關(guān)系的任何下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)所有呈請。"議案"所涉及的事項是提請國家權(quán)力機(jī)關(guān)審議的重大事項;"請示"所涉及的事項則不僅僅是重大事項。在效用上，"請示"要求上級機(jī)關(guān)必須回復(fù)意見表明態(tài)度，但內(nèi)容并不能強(qiáng)制執(zhí)行;"議案"則在經(jīng)審議通過后，具有法律約束力，要求有關(guān)機(jī)關(guān)或人員必須認(rèn)真遵照執(zhí)行。
"公告"和 "通告"的適用與區(qū)別。"公告"的行文方向是面向國內(nèi)外，必須通過媒體公開發(fā)布，其內(nèi)容必須是重要事項或者是法定事項。"通告"的行文方向是面向社會公眾，公開發(fā)布，可以張貼，其內(nèi)容是社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。"公告"、"通告"混淆，主要是將"通告”錯用成"公告"，如《xx市人民政府關(guān)于封填市區(qū)地下水源井的公告》、《xx市公安局關(guān)于對xx路實行交通管制的公告》等，都不屬于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，應(yīng)把"公告"改為"通告"。
"命令"和"通知"在制定公布規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件的適用與區(qū)別。用"命令"制定公布規(guī)章，這規(guī)定適用于有制定公布規(guī)章權(quán)的行政機(jī)關(guān)，即國務(wù)院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府以及國務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府。如江蘇省有規(guī)章制定公布權(quán)的是省政府、南京市政府、無錫市政府、徐州市政府、蘇州市政府，其他地級市政府沒有規(guī)章制定公布權(quán)，因此也就不適用以“命令"制定公布規(guī)章。在實際操作中，沒有規(guī)章制定公布權(quán)的市發(fā)布規(guī)范性文件可以用 "通知"進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。