第三次授課
一、辦公室工作
（一）布置美化辦公室的基本原則
（二）辦公室電話的正確使用
（三）妥善安排約會
二、會務工作
（一）會議是有組織有領導地商議事情的集會。（資源共享＋達成決議）
（二）會務工作的總要求：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全
（三）會務工作的三個階段
1．會議的準備工作：
①安排議題，確定步驟
●議題的變通處理
●保密性議題的安排順序
●議題、議程、日程的關系：議題是會議需要討論的問題；議程是議題在會議上討論的先后順序；日程是對會議全部活動逐日作出的安排
●余興節(jié)目不可缺少（附：［余興］會議或宴會之后附帶舉行的文娛活動。）
②擬定與會人員范圍或名單
●報領導審定
③辦理會議報批手續(xù)
④發(fā)放會議通知
●書面通知更妥當 ●通知內容須視具體情況而調整（回執(zhí)、交通指南等）
⑤準備會議文件和材料
⑥選擇和布置會場
⑦排列座次
⑧辦妥后勤服務事宜
⑨做好新聞發(fā)布工作
⑩進行全面的會前檢查
2．會議期間的工作：
①搞好簽到工作
②熱情接待會議成員
③傳接電話
④協(xié)助領導掌握情況，協(xié)調控制會議進程
⑤擔任會議記錄，編寫會議簡報
⑥調派車輛
3．會議結束后的工作：
①送別與會人員（與會議通知中“回執(zhí)”一項相對應）
②處理遺忘的物品
③完善會務工作
④寄發(fā)感謝信
⑤打印會議記錄
⑥開總結會
三、調研工作與信息工作
（一）調查研究在秘書工作中的作用：
＊調查研究是秘書人員的重要職責
1．“沒有調查就沒有發(fā)言權。”（p175）
2．秘書部門和秘書人員經常代替展開調研。
＊調查研究是秘書人員做好各項秘書工作的基礎。
＊調查研究是秘書人員輔助決策的關鍵環(huán)節(jié)。
1．調研貫穿于決策的全過程
2．秘書的調研工作及其作用應當在決策中得到體現(xiàn)（p76、p176）
＊調查研究是秘書人員堅持群眾路線，切實改進作風的有效方式
＊調查研究是秘書人員提高秘書人員工作能力的必要途徑
1．適應、接受人情世故
2．角色轉換的必由之路
（二）秘書調研的基本原則
1．堅持實事求是；2．態(tài)度謙虛誠懇；3．掌握必要的方式方法；4．注重科學分析
（三）調研的方式方法
＊調研的方式：調研人員在調研過程中采用的具體形式和手段。
1．個別訪問
①定義：對調查對象采用分別訪問、個別交談的形式，了解或核實情況。
②注意事項：
●選準調查對象（了解情況，愿意配合，不帶偏見）
●側面了解訪問對象（年齡、職業(yè)、文化程度、在所調查問題中所處的位置等）
●訪問、交談時態(tài)度要誠懇，方法要適當
2．開調查會
①定義：在取得調查對象及其所在單位的支持下，召開由知情人參加的座談會，調查了解所要研究解決的問題。
②注意事項：
●確定人選（知道情況，有代表性）
●事先通知調查的目的、內容
●會場的啟發(fā)、引導、協(xié)調、把握
3．問卷調查
①定義：以書面問卷的形式提出若干問題，或將有關調查項目設計為調查表，發(fā)給調查對象，讓他們根據一定的要求作答，然后進行集中統(tǒng)計、分析。
②分類：
●開放式問卷：主要由問答題、填空題組成，調查對象可自行答卷，不受限制。內容豐富，信息量大，參考價值高。不便于統(tǒng)計、整理。
●封閉式問卷：主要由選擇題、判斷題組成，調查對象無法自由發(fā)揮。格式整齊，回答方便，便于統(tǒng)計、分析。
③注意事項：關鍵在于問題項目的設計，必須做到以下三點：
●圍繞調查目的
●內容相互關連
●便于理解和回答
4．現(xiàn)場調查
①定義：親臨實地去調查了解情況、研究工作，以獲得第一手材料，作出準確的判斷。長時間的現(xiàn)場調查稱為蹲點調查。
②有直接感受；可以核實間接材料；可以擴大調查線索
＊調研的方法：根據調查對象與對象總體的數量關系而劃分。
1．普遍調查
①定義：對調查總體范圍內的全部對象普遍進行調查，以獲得全面的數據和情況。
②優(yōu)、缺點：調查材料全面準確；投入大，周期長，工作量大
③注意事項：項目簡明，時間一致，周期進行
2．典型調查
①定義：在調查總體范圍內選擇有代表性的特定對象進行調查。
②優(yōu)點：省時省力，簡便易行
③注意事項：選擇的調查對象要具有代表性，盡量排除主觀因素的影響
3．抽樣調查
①定義：在調查總體范圍內，抽取一定數量的樣本作為調查對象，然后從調研的結果中獲得數據材料，以此推斷出一般情況。
②優(yōu)點：比較科學、比較完善
③注意事項：樣本一定要嚴格按照隨機原則進行抽取，以保證調查的客觀性，降低誤差程度
4．統(tǒng)計調查
①定義：以數字為中心，運用統(tǒng)計學的原理和方法，收集有關方面的數據資料，然后進行數量分析。
②秘書部門經常進行的統(tǒng)計調查：
●利用各部門報送的統(tǒng)計表進行經常性的統(tǒng)計調查
●為了某項工作的需要臨時組織專題性的統(tǒng)計調查
四、協(xié)調工作
（一）定義
1．協(xié)調就是溝通信息，統(tǒng)一認識，解決矛盾。
2．協(xié)調與協(xié)作的關系
3．［協(xié)調］①配合得適當。②使配合得適當。（why，how）
（二）作用
1．協(xié)調是秘書部門的一項基本任務。
2．協(xié)調推動秘書工作向深度和廣度發(fā)展。
（三）秘書協(xié)調工作的主要內容
（四）秘書協(xié)調工作的基本原則
1．從屬原則；2．分層負責原則；3．法律、法規(guī)、政策原則；4．調查研究原則；5．溝通原則
一、辦公室工作
（一）布置美化辦公室的基本原則
（二）辦公室電話的正確使用
（三）妥善安排約會
二、會務工作
（一）會議是有組織有領導地商議事情的集會。（資源共享＋達成決議）
（二）會務工作的總要求：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全
（三）會務工作的三個階段
1．會議的準備工作：
①安排議題，確定步驟
●議題的變通處理
●保密性議題的安排順序
●議題、議程、日程的關系：議題是會議需要討論的問題；議程是議題在會議上討論的先后順序；日程是對會議全部活動逐日作出的安排
●余興節(jié)目不可缺少（附：［余興］會議或宴會之后附帶舉行的文娛活動。）
②擬定與會人員范圍或名單
●報領導審定
③辦理會議報批手續(xù)
④發(fā)放會議通知
●書面通知更妥當 ●通知內容須視具體情況而調整（回執(zhí)、交通指南等）
⑤準備會議文件和材料
⑥選擇和布置會場
⑦排列座次
⑧辦妥后勤服務事宜
⑨做好新聞發(fā)布工作
⑩進行全面的會前檢查
2．會議期間的工作：
①搞好簽到工作
②熱情接待會議成員
③傳接電話
④協(xié)助領導掌握情況，協(xié)調控制會議進程
⑤擔任會議記錄，編寫會議簡報
⑥調派車輛
3．會議結束后的工作：
①送別與會人員（與會議通知中“回執(zhí)”一項相對應）
②處理遺忘的物品
③完善會務工作
④寄發(fā)感謝信
⑤打印會議記錄
⑥開總結會
三、調研工作與信息工作
（一）調查研究在秘書工作中的作用：
＊調查研究是秘書人員的重要職責
1．“沒有調查就沒有發(fā)言權。”（p175）
2．秘書部門和秘書人員經常代替展開調研。
＊調查研究是秘書人員做好各項秘書工作的基礎。
＊調查研究是秘書人員輔助決策的關鍵環(huán)節(jié)。
1．調研貫穿于決策的全過程
2．秘書的調研工作及其作用應當在決策中得到體現(xiàn)（p76、p176）
＊調查研究是秘書人員堅持群眾路線，切實改進作風的有效方式
＊調查研究是秘書人員提高秘書人員工作能力的必要途徑
1．適應、接受人情世故
2．角色轉換的必由之路
（二）秘書調研的基本原則
1．堅持實事求是；2．態(tài)度謙虛誠懇；3．掌握必要的方式方法；4．注重科學分析
（三）調研的方式方法
＊調研的方式：調研人員在調研過程中采用的具體形式和手段。
1．個別訪問
①定義：對調查對象采用分別訪問、個別交談的形式，了解或核實情況。
②注意事項：
●選準調查對象（了解情況，愿意配合，不帶偏見）
●側面了解訪問對象（年齡、職業(yè)、文化程度、在所調查問題中所處的位置等）
●訪問、交談時態(tài)度要誠懇，方法要適當
2．開調查會
①定義：在取得調查對象及其所在單位的支持下，召開由知情人參加的座談會，調查了解所要研究解決的問題。
②注意事項：
●確定人選（知道情況，有代表性）
●事先通知調查的目的、內容
●會場的啟發(fā)、引導、協(xié)調、把握
3．問卷調查
①定義：以書面問卷的形式提出若干問題，或將有關調查項目設計為調查表，發(fā)給調查對象，讓他們根據一定的要求作答，然后進行集中統(tǒng)計、分析。
②分類：
●開放式問卷：主要由問答題、填空題組成，調查對象可自行答卷，不受限制。內容豐富，信息量大，參考價值高。不便于統(tǒng)計、整理。
●封閉式問卷：主要由選擇題、判斷題組成，調查對象無法自由發(fā)揮。格式整齊，回答方便，便于統(tǒng)計、分析。
③注意事項：關鍵在于問題項目的設計，必須做到以下三點：
●圍繞調查目的
●內容相互關連
●便于理解和回答
4．現(xiàn)場調查
①定義：親臨實地去調查了解情況、研究工作，以獲得第一手材料，作出準確的判斷。長時間的現(xiàn)場調查稱為蹲點調查。
②有直接感受；可以核實間接材料；可以擴大調查線索
＊調研的方法：根據調查對象與對象總體的數量關系而劃分。
1．普遍調查
①定義：對調查總體范圍內的全部對象普遍進行調查，以獲得全面的數據和情況。
②優(yōu)、缺點：調查材料全面準確；投入大，周期長，工作量大
③注意事項：項目簡明，時間一致，周期進行
2．典型調查
①定義：在調查總體范圍內選擇有代表性的特定對象進行調查。
②優(yōu)點：省時省力，簡便易行
③注意事項：選擇的調查對象要具有代表性，盡量排除主觀因素的影響
3．抽樣調查
①定義：在調查總體范圍內，抽取一定數量的樣本作為調查對象，然后從調研的結果中獲得數據材料，以此推斷出一般情況。
②優(yōu)點：比較科學、比較完善
③注意事項：樣本一定要嚴格按照隨機原則進行抽取，以保證調查的客觀性，降低誤差程度
4．統(tǒng)計調查
①定義：以數字為中心，運用統(tǒng)計學的原理和方法，收集有關方面的數據資料，然后進行數量分析。
②秘書部門經常進行的統(tǒng)計調查：
●利用各部門報送的統(tǒng)計表進行經常性的統(tǒng)計調查
●為了某項工作的需要臨時組織專題性的統(tǒng)計調查
四、協(xié)調工作
（一）定義
1．協(xié)調就是溝通信息，統(tǒng)一認識，解決矛盾。
2．協(xié)調與協(xié)作的關系
3．［協(xié)調］①配合得適當。②使配合得適當。（why，how）
（二）作用
1．協(xié)調是秘書部門的一項基本任務。
2．協(xié)調推動秘書工作向深度和廣度發(fā)展。
（三）秘書協(xié)調工作的主要內容
（四）秘書協(xié)調工作的基本原則
1．從屬原則；2．分層負責原則；3．法律、法規(guī)、政策原則；4．調查研究原則；5．溝通原則