案例描述
近年來，中國家電業(yè)迅猛發(fā)展。這不只表現(xiàn)在家電品種的增加，更主要是表現(xiàn)在中國家電業(yè)在全球市場份額的擴(kuò)大。比如，中國制造的彩電已占全球市場份額的29%，洗衣機(jī)占24%，電冰箱占16%，空調(diào)占30%，而照相機(jī)和電話機(jī)則超過50%，微波爐的數(shù)字更是驚人，單是廣東格蘭仕一個廠生產(chǎn)的微波爐就占全球市場份額的35%。最近，手機(jī)和電腦的生產(chǎn)量與銷售量也直線上升。這一分充分說明中國家電業(yè)在逐步發(fā)展壯大、走向成熟，中國家電業(yè)在基本上占據(jù)了國內(nèi)市場的同時，迅速占領(lǐng)國際市場。
當(dāng)然，形成這種局面的原因是多方面的，除了我們國家良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、優(yōu)惠的經(jīng)濟(jì)政策外，企業(yè)自身素質(zhì)的提高也是重要因素，他們注重開發(fā)科技含量高的新產(chǎn)品，注重產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等，重視了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)管理體制作在企業(yè)發(fā)展中的作用。這不，國內(nèi)一家的家電公司朝陽家電公司正在召開有關(guān)會議，討論關(guān)于近期召開全國各地客戶咨詢洽談會的有關(guān)事宜。朝陽家電公司是一家改制后的大型國有企業(yè)，公司資產(chǎn)雄厚，員工眾多，科技人員和高層管理人員云集。公司在做好內(nèi)部管理工作的同時，也注意做好客戶管理工作。最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)50%以上的家電市場，在國外也影響很大。最近，公司又在電腦、手機(jī)、電視等多個項目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，準(zhǔn)備在這次客戶咨詢洽談會上亮相，以此引起客戶和消費者的關(guān)注。會上，營銷部主任提供了一份本公司客戶名單，各種單位和個人有二三百個。公司決定給這些單位和個人發(fā)出邀請信，邀請他們參加本公司關(guān)于新產(chǎn)品的大型客戶咨詢洽談會。公司派主抓公關(guān)、銷售的王副經(jīng)理負(fù)責(zé)此項工作，迅速成立會務(wù)籌備處，擬定會議方案，準(zhǔn)備大會所用各種材料。會議定于2002年10月10日在北京國際會議中心召開，食宿也在北京國際會議中心，會期暫定5天，其中第一天開幕式，第二天專家講座，第三天專家咨詢，第四天專項合作項目洽談，第五天組織客戶游覽長城。公司要求大會必須圓滿成功，以達(dá)到公司舉行這次活動的目的。
王副經(jīng)理立即成立了大會籌備處，成員有10人。他們首先召集會務(wù)工作會議，明確將要召開的咨詢洽談大會的主題，即宣傳新產(chǎn)品，洽談新業(yè)務(wù)。圍繞主題，擬定大會籌備方案。確定參加會議的正式人員280人，特邀有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家10人，工作人員10人。確定了大會的議程和會議所需要的各種材料，大會所需的經(jīng)費預(yù)算，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家講話的建議等。該方案報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核、討論、修改、完善后，籌備處馬上給各位成員明確分工。主要分工有：準(zhǔn)備會議所需文件（包括起草會議通知，公司總經(jīng)理的開幕詞，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，有關(guān)新產(chǎn)品的情況資料，與會議有關(guān)的背景材料等）；會務(wù)服務(wù)生活保障（包括發(fā)會議通知，接待，簽發(fā)，分發(fā)文件和物品，安排住宿，布置會場等）；宣傳報道（聯(lián)系新聞媒體，通報會議情況，編寫會議紀(jì)要等）；對外聯(lián)絡(luò)（包括聯(lián)系旅游，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票等）。
經(jīng)過精心準(zhǔn)備，各方人員如期到會，新產(chǎn)品咨詢洽談會按時召開。但是，在與會人員報到時，負(fù)責(zé)接待簽到的小張發(fā)現(xiàn)，有十幾個會員在報到單上注明“回族”或其他民族。小張及時把這一情況報告給王副經(jīng)理，王副經(jīng)理馬上通知有關(guān)人員安排不同民族風(fēng)味的飯菜，使與會人員都非常滿意。會議按計劃順利進(jìn)行，與會人員對該公司的新產(chǎn)品非常滿意，專家的講解時間、介紹更使與會人員大開眼界。利用會議休息時間，公司還應(yīng)與會人員的要求，組織參觀了公司的生產(chǎn)車間等場地。會務(wù)籌備處還安排了舞會等娛樂項目，最后一天的游長城更是其樂融融，熱鬧非凡，大家像老朋友似的說笑著、唱著登上長城，年輕人還進(jìn)行了登長城比賽。公司王副經(jīng)理在長城上即興演說，把長城的歷史同當(dāng)今中國經(jīng)濟(jì)的繁榮結(jié)合起來，使得客人們?nèi)呵榧ぐ?，振奮不已?？腿藗兌急硎?，對這種形式的會議很滿意，他們了解了生產(chǎn)公司的情況，了解了公司產(chǎn)品的特點。在經(jīng)銷這種產(chǎn)品時就會有的放矢地介紹產(chǎn)品，這增加了他們銷售的積極性。因此，這次會上，公司簽訂的訂單是出人意外的多。在游長城回來后，還有單位同公司簽訂合同。
新產(chǎn)品咨詢洽談會結(jié)束了。公司送走了客人后，進(jìn)行會后總結(jié)?？偨Y(jié)會上，公司總經(jīng)理認(rèn)為，這次會議開得很成功。會務(wù)籌備處的準(zhǔn)備工作做得周密細(xì)致，會議的組織接待工作做得很好，為公司贏得良好的人氣指數(shù)打下了基礎(chǔ)。再加上新產(chǎn)品過硬的質(zhì)量，專家精辟的講解等，使得這次會議達(dá)到了預(yù)期的目的，圓滿成功。王副經(jīng)理也講了話，他主要指出這次大會上的一些疏漏之處，比如，在準(zhǔn)備期間，把一個常識性的問題給遺忘了，那就是少數(shù)民族人員的就餐問題。雖說是一個小問題，但處理不好也會造成不好的影響。幸虧發(fā)現(xiàn)及時，及早解決，才沒有影響客戶的情緒，使大會能順利進(jìn)行。在此特表揚小張工作細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，盡早解決。另外，會議簡報出得不夠及時，沒有把會議上的情況及時通報給有關(guān)人員，尤其是最后簽訂合同的情況，這可能是會期結(jié)束，有些人員思想松懈造成的，以后要吸取這方面的教訓(xùn)?？偨Y(jié)會上還通報了這次咨詢洽談會上的收獲，80%的與會者都同公司簽訂了合同，超出了預(yù)計的數(shù)量。這也為公司下一步的工作提出了更高的要求。盡管如此，公司上下都很高興。總經(jīng)理決定，對大會籌備處的人員每人獎勵一個月的獎金。最后，要求大會籌備處盡快把與會這次大會有關(guān)的材料都整理出來。
實訓(xùn)要求：
請認(rèn)真思考并組織討論以下問題：
●假如你是會議籌備處的一員，請你為新產(chǎn)品咨詢洽談會擬定會議方案。
●參加這次咨詢洽談會的人員來自全國各地，人員的文化程度、素質(zhì)等因素各不相同。如果你是會議的組織者，你會如何組織接待他們？怎樣使他們對會中服務(wù)感到滿意？
●你是對該公司的這次會議滿意嗎？你認(rèn)為哪些地方可取，哪些地方不可??？
實訓(xùn)提示：
●此案例設(shè)置的主要目的是讓學(xué)生對會務(wù)工作有一個具體、清晰的認(rèn)識，在閱讀案例時可把會務(wù)工作分為“會前準(zhǔn)備”、“會間服務(wù)”、“會后工作”三部分來中以學(xué)習(xí)領(lǐng)會。
●從案例中暴露出的疏漏之處汲取教訓(xùn)，為以后從事實際工作打下基礎(chǔ)。
近年來，中國家電業(yè)迅猛發(fā)展。這不只表現(xiàn)在家電品種的增加，更主要是表現(xiàn)在中國家電業(yè)在全球市場份額的擴(kuò)大。比如，中國制造的彩電已占全球市場份額的29%，洗衣機(jī)占24%，電冰箱占16%，空調(diào)占30%，而照相機(jī)和電話機(jī)則超過50%，微波爐的數(shù)字更是驚人，單是廣東格蘭仕一個廠生產(chǎn)的微波爐就占全球市場份額的35%。最近，手機(jī)和電腦的生產(chǎn)量與銷售量也直線上升。這一分充分說明中國家電業(yè)在逐步發(fā)展壯大、走向成熟，中國家電業(yè)在基本上占據(jù)了國內(nèi)市場的同時，迅速占領(lǐng)國際市場。
當(dāng)然，形成這種局面的原因是多方面的，除了我們國家良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、優(yōu)惠的經(jīng)濟(jì)政策外，企業(yè)自身素質(zhì)的提高也是重要因素，他們注重開發(fā)科技含量高的新產(chǎn)品，注重產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等，重視了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)管理體制作在企業(yè)發(fā)展中的作用。這不，國內(nèi)一家的家電公司朝陽家電公司正在召開有關(guān)會議，討論關(guān)于近期召開全國各地客戶咨詢洽談會的有關(guān)事宜。朝陽家電公司是一家改制后的大型國有企業(yè)，公司資產(chǎn)雄厚，員工眾多，科技人員和高層管理人員云集。公司在做好內(nèi)部管理工作的同時，也注意做好客戶管理工作。最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)50%以上的家電市場，在國外也影響很大。最近，公司又在電腦、手機(jī)、電視等多個項目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，準(zhǔn)備在這次客戶咨詢洽談會上亮相，以此引起客戶和消費者的關(guān)注。會上，營銷部主任提供了一份本公司客戶名單，各種單位和個人有二三百個。公司決定給這些單位和個人發(fā)出邀請信，邀請他們參加本公司關(guān)于新產(chǎn)品的大型客戶咨詢洽談會。公司派主抓公關(guān)、銷售的王副經(jīng)理負(fù)責(zé)此項工作，迅速成立會務(wù)籌備處，擬定會議方案，準(zhǔn)備大會所用各種材料。會議定于2002年10月10日在北京國際會議中心召開，食宿也在北京國際會議中心，會期暫定5天，其中第一天開幕式，第二天專家講座，第三天專家咨詢，第四天專項合作項目洽談，第五天組織客戶游覽長城。公司要求大會必須圓滿成功，以達(dá)到公司舉行這次活動的目的。
王副經(jīng)理立即成立了大會籌備處，成員有10人。他們首先召集會務(wù)工作會議，明確將要召開的咨詢洽談大會的主題，即宣傳新產(chǎn)品，洽談新業(yè)務(wù)。圍繞主題，擬定大會籌備方案。確定參加會議的正式人員280人，特邀有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家10人，工作人員10人。確定了大會的議程和會議所需要的各種材料，大會所需的經(jīng)費預(yù)算，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家講話的建議等。該方案報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核、討論、修改、完善后，籌備處馬上給各位成員明確分工。主要分工有：準(zhǔn)備會議所需文件（包括起草會議通知，公司總經(jīng)理的開幕詞，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，有關(guān)新產(chǎn)品的情況資料，與會議有關(guān)的背景材料等）；會務(wù)服務(wù)生活保障（包括發(fā)會議通知，接待，簽發(fā)，分發(fā)文件和物品，安排住宿，布置會場等）；宣傳報道（聯(lián)系新聞媒體，通報會議情況，編寫會議紀(jì)要等）；對外聯(lián)絡(luò)（包括聯(lián)系旅游，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票等）。
經(jīng)過精心準(zhǔn)備，各方人員如期到會，新產(chǎn)品咨詢洽談會按時召開。但是，在與會人員報到時，負(fù)責(zé)接待簽到的小張發(fā)現(xiàn)，有十幾個會員在報到單上注明“回族”或其他民族。小張及時把這一情況報告給王副經(jīng)理，王副經(jīng)理馬上通知有關(guān)人員安排不同民族風(fēng)味的飯菜，使與會人員都非常滿意。會議按計劃順利進(jìn)行，與會人員對該公司的新產(chǎn)品非常滿意，專家的講解時間、介紹更使與會人員大開眼界。利用會議休息時間，公司還應(yīng)與會人員的要求，組織參觀了公司的生產(chǎn)車間等場地。會務(wù)籌備處還安排了舞會等娛樂項目，最后一天的游長城更是其樂融融，熱鬧非凡，大家像老朋友似的說笑著、唱著登上長城，年輕人還進(jìn)行了登長城比賽。公司王副經(jīng)理在長城上即興演說，把長城的歷史同當(dāng)今中國經(jīng)濟(jì)的繁榮結(jié)合起來，使得客人們?nèi)呵榧ぐ?，振奮不已?？腿藗兌急硎?，對這種形式的會議很滿意，他們了解了生產(chǎn)公司的情況，了解了公司產(chǎn)品的特點。在經(jīng)銷這種產(chǎn)品時就會有的放矢地介紹產(chǎn)品，這增加了他們銷售的積極性。因此，這次會上，公司簽訂的訂單是出人意外的多。在游長城回來后，還有單位同公司簽訂合同。
新產(chǎn)品咨詢洽談會結(jié)束了。公司送走了客人后，進(jìn)行會后總結(jié)?？偨Y(jié)會上，公司總經(jīng)理認(rèn)為，這次會議開得很成功。會務(wù)籌備處的準(zhǔn)備工作做得周密細(xì)致，會議的組織接待工作做得很好，為公司贏得良好的人氣指數(shù)打下了基礎(chǔ)。再加上新產(chǎn)品過硬的質(zhì)量，專家精辟的講解等，使得這次會議達(dá)到了預(yù)期的目的，圓滿成功。王副經(jīng)理也講了話，他主要指出這次大會上的一些疏漏之處，比如，在準(zhǔn)備期間，把一個常識性的問題給遺忘了，那就是少數(shù)民族人員的就餐問題。雖說是一個小問題，但處理不好也會造成不好的影響。幸虧發(fā)現(xiàn)及時，及早解決，才沒有影響客戶的情緒，使大會能順利進(jìn)行。在此特表揚小張工作細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，盡早解決。另外，會議簡報出得不夠及時，沒有把會議上的情況及時通報給有關(guān)人員，尤其是最后簽訂合同的情況，這可能是會期結(jié)束，有些人員思想松懈造成的，以后要吸取這方面的教訓(xùn)?？偨Y(jié)會上還通報了這次咨詢洽談會上的收獲，80%的與會者都同公司簽訂了合同，超出了預(yù)計的數(shù)量。這也為公司下一步的工作提出了更高的要求。盡管如此，公司上下都很高興。總經(jīng)理決定，對大會籌備處的人員每人獎勵一個月的獎金。最后，要求大會籌備處盡快把與會這次大會有關(guān)的材料都整理出來。
實訓(xùn)要求：
請認(rèn)真思考并組織討論以下問題：
●假如你是會議籌備處的一員，請你為新產(chǎn)品咨詢洽談會擬定會議方案。
●參加這次咨詢洽談會的人員來自全國各地，人員的文化程度、素質(zhì)等因素各不相同。如果你是會議的組織者，你會如何組織接待他們？怎樣使他們對會中服務(wù)感到滿意？
●你是對該公司的這次會議滿意嗎？你認(rèn)為哪些地方可取，哪些地方不可??？
實訓(xùn)提示：
●此案例設(shè)置的主要目的是讓學(xué)生對會務(wù)工作有一個具體、清晰的認(rèn)識，在閱讀案例時可把會務(wù)工作分為“會前準(zhǔn)備”、“會間服務(wù)”、“會后工作”三部分來中以學(xué)習(xí)領(lǐng)會。
●從案例中暴露出的疏漏之處汲取教訓(xùn)，為以后從事實際工作打下基礎(chǔ)。