秘書資格文書工作實訓

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發(fā)文處理實訓案例
    中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司, 經(jīng)營范圍包括各類財產(chǎn)保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業(yè)務等。公司總部設在廣州,主要股東包括:廣州市投資管理公司,招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠洋運輸(集團)公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。
    中國維行保險股份有限公司是中國改革開放的產(chǎn)物,作為一家國有股份制保險企業(yè),公司率先在兩核系統(tǒng)通過ISO9001質量體系認證。公司成立以來,始終秉承“客戶至止,服務至上”的經(jīng)營理念,以繁榮經(jīng)濟和保障人民生活為己任,積極為社會提供高品質的保險服務,贏得了社會各界和廣大客戶的信賴和支持,各項業(yè)務發(fā)展迅速。截止到1999年底,公司資產(chǎn)總額已達人民幣400億元,在全國各地設立分支機構500余家,員工隊伍達到12.4萬人,當年保險收入208億元。
    中國維行保險股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日,由中國人民銀行批準正式成立。從成立起,杭州分公司便著手建立科學明晰的組織架構,專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風險控制體系,使公司在風險控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務拓展、服務體系等方面在同業(yè)中處于地位,業(yè)務得到了長中的發(fā)展。
    中國維行保險有限公司在自身發(fā)展的歷程中,始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的發(fā)展策略,經(jīng)濟與技術實力日益增強。公司十分注重學習、借鑒國外同行經(jīng)驗,積極引進國外先進技術和管理人才,先后與國外多家知名保險公司建立了友好合作關系。為了適應經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn),增強公司的國際競爭能力,繁榮和發(fā)展中國民族保險事業(yè),近幾年公司還聘請國外專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問,借以提高自身經(jīng)營管理水平,加快與國際同業(yè)接軌,實現(xiàn)國際一流綜合金融服務集團的發(fā)展目標,展望新的世紀,中國維行保險公司針繼續(xù)勇于開拓、銳于創(chuàng)新,強化公司的各項經(jīng)營管理,提升公司的核心競爭力,力爭在兩年內業(yè)務規(guī)進入世界500強,業(yè)務品質進入全球400優(yōu)。
    為響應總公司號召,早日實現(xiàn)維行進入“規(guī)模500強,品質400優(yōu)”的目標,中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實基礎、提升品質,促進杭州產(chǎn)險持續(xù)快速發(fā)展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構必須在2002年7月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求:頭腦風暴會是指每月邀請專業(yè)顧問前來講座;演講會每月一個主題,全體員工必須積極參與;合理化建議活動全體員工必須參與,每月評選出3篇優(yōu)秀征文上報;安期上報活動組織和進行情況。
    實訓要求
    根據(jù)上述內容,杭州公司要制發(fā)一份通知。完成4個場景演示。
    2002年5月12日,杭州分公司總理經(jīng)理某將秘書劉某叫到辦公室,對她說明了這次活動的目的要求,讓她馬上寫一份通知,發(fā)到分公司各部門和杭州各分支機構,告知有關活動事項。劉某用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來,走出經(jīng)理辦公室,回到自己辦公室,立即開始擬寫通知,請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程,并請制作出通知的初稿。
    初稿完成后,劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文搞紙上,拿給王總經(jīng)理審核,王總看地后簽字同意發(fā)出。請演示領導審核簽發(fā)過程。
    劉秘書將這份通知編上發(fā)文號,即“蘇維保[2002]10號”,寫在發(fā)文稿紙的相應欄內,再檢查一遍通知的正文內容,確定無誤后,把這份發(fā)文稿拿到文印室,交給打字員小郭打印成正稿,打印份數(shù)為30份。小郭讓劉秘書明天下午2:00來取。請演示秘書編號印制文件的過程。
    5月13日下午2:30,劉秘書將打印好的通知正稿從文印室取回,逐一蓋章,并在發(fā)文登記得薄上填寫好內容,再分別將每份通知用信封套好,封上口。請演示秘書發(fā)文登記和裝封的過程。
    實訓說明
    學生每4人為一組,教師為4名學生編上號數(shù),即1至4號,實訓在模擬公司;辦公室進行。
    學生可以先制作文稿,每位學生都必須制作一份通知正稿。要求打印,格式完整,完成時間不超過30分鐘。
    文稿完成后,再按場景順序進行演示。4個場景演示總過程不能超過60分鐘。
    第一個場景,由1號扮演劉秘書,2號扮演總經(jīng)理。
    第二個場景。由2號扮演主秘書,3號扮演總經(jīng)理。
    第三個場景,由3號扮演濟秘書。4號扮演小郭。
    第四個場景,由4號扮演劉秘書。
    每組在實訓過程中還必須制作兩份材料:通知的發(fā)文稿和發(fā)文登記薄。
    實訓提示
    擬稿是辦文的基礎環(huán)節(jié),直接在系到文書質量,擬稿的一般過程為:領導交擬、秘書領會、吃透領導的意圖,收集、組織材料,構思起草、修改。送領導審閱。擬稿應在按統(tǒng)一標準制作的“發(fā)文稿紙”上書寫,發(fā)文稿紙格式見表2-2。
    審核的內容包括:文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范,文種使用是否恰當,公文格式是否符合要求,傳達范圍是否合理等。
    簽發(fā)是文書制發(fā)的生效環(huán)節(jié),簽發(fā)日期即是文書生效日期。簽發(fā)時要在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄批明意見,簽署姓名,字跡端正,日期具體。
    發(fā)文登記一般為薄式登記,內容參見發(fā)文登記薄(見表2-3)
    裝封要檢查文件份數(shù)、檢查有無附件,檢查是否漏蓋印蓋章,檢查有無多發(fā)、重發(fā)或漏的單位。
    表2-2×××××(機關名稱)發(fā)文稿紙
    發(fā)文字號
     [ ]號
     緩 急
     密 級
    簽發(fā):
     會簽
    主送
    抄送
    擬稿單位
     擬稿人
     審 核
    印 制
     校 對
     分 數(shù)
    附件
    主題詞
    標題
    (正文)
                    
    表2-3發(fā)文登記薄
    順
    序
    號
     發(fā)出
    日期
     發(fā)文字號
     文件標題
     成文時間
     密級
     緩急
     附件
     份數(shù)
     主送機關
     抄送機關
     簽收人
     歸卷日期
     存檔號
     備注
    
    (背景參見上述案例)
    杭州分公司收到中國維行保險股份有限公司的一份通知,得知杭州保監(jiān)辦將于本周對杭州地區(qū)進行保險信用體系全面檢查,以下是這份通知:
    中國維行保險股份有限公司文件
    中維保[2002]30號
    關于迎接南京保監(jiān)辦保險信用體系檢查的緊急通知
    各分支機構:
    根據(jù)2002年度江蘇保險信用體系工作安排,杭州保監(jiān)辦將于本周開始對杭州地區(qū)進行全面檢查。希各分支機構高度重視,對照2002年度保險公司信用考核指標,全面自查整改,并作好接受檢查的準備。各分支機構將自查報告于6月24日之前上報至中心分公司人事行政部。
    特此通知
    中國維行保險股份有限公司(公章)
    二OO二年六月五日
    實訓要求
    收文工作分5個場景。
    ●2002年6月8日,總經(jīng)理秘書劉X收到這份通知,拆啟后,將文件取出,核對好份數(shù)、日期后,將文件的內容登記在收文登記簿上。請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。
    ●劉秘書取出文件處理單,填上內容、提出初步辦理意見,再將文件處理單夾在通知原件上,拿到總經(jīng)理辦公室,給王總經(jīng)理批示。請演示秘書擬辦文件的過程。
    ●總經(jīng)理辦公室內,王總經(jīng)理看了通知后,同意了劉秘書長的處理意見,指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即打電話讓劉秘書過來,讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。請演示領導批辦文件的過程。
    ●劉秘書將這份通知和辦理意見,交給人事行政部部長陳XX,請他負責辦理。陳看過后,以電話的形式,告知3個分支機構:平江區(qū)營運部、滄浪區(qū)營運部、金閶區(qū)營運部,要求他們對照2002年度保險公司信用考核指標進行自查,并在6月20日將自查報告交至人事行政部。請演示承辦文件的過程。
    ●2002年6月20日,3家分支機構的自查報告均按要求上報,陳XX在文件處理單上,填好辦理結果、方式和日期,然后和通知原件一起,交還給劉秘書。請演示注辦文件的過程。
    實訓說明
    ●學生每5人為一個組,教師為5名學生編上號數(shù),即1至5號。實訓在模擬公司辦公室進行。學生按場景順序進行演示,5個場景演示總過程不能超過60分鐘。
    ●第一個場景,由1號扮演劉秘書。
    ●第二個場景,由2號扮演劉秘書,3號扮演總經(jīng)理。
    ●第三個場景,由3號扮演劉秘書,4號扮演總經(jīng)理。
    ●第四個場景,由4號扮演劉秘書,5號扮演陳XX。
    ●第五個場景,由5號扮演劉秘書,1號扮演陳XX。
    ●每組在實訓過程中必須制作兩份材料:通知的收文登記和文件處理單。
    實訓提示:
    ●收啟時注意凡信封上表明送本單位的公文,可直接拆封,急件和密件應當先拆,拆封后要檢查核對,確認收到文件的質量與數(shù)量和發(fā)文通知單上注明的項目完全相符。
    ●凡收到的重要文件都要登記,內容參見收文登記簿(見表2-4)。
    ●擬辦文件,要說明此件應由哪個部門辦理,如何辦理,辦理時限,辦理后文件是否應退回,由誰歸檔。要制訂文件處理單(見表2-5)。
    ●批辦要由領導人對文件的辦理做出批示,需要辦理落實的公文,批明承辦部門或承辦人,以及承辦期限和要求。批辦語言要準確、清楚,并簽上姓名,寫明日期。
    ●承辦是文件處理的核心和關鍵環(huán)節(jié),對需向下傳達的公文,公電話或轉發(fā)的形式傳達即可。承辦必須快速及時辦理,不得延誤、推諉,凡可用電話、口頭聯(lián)系等方法解決的問題,不必復文,但需做好記錄。
    ●公文辦結時,由承辦人在文件處理單上注明辦理結果,電話或面談方式承辦的,應注明談話人(通話人)姓名、職務和談話要點。
    表2-4 收文登記簿
    收文號
     收文
    日期
     來文
    機關
     來文
    標題
     來文
    字號
     密級
     緩急
     份數(shù)
     承辦
    單位
     簽收人
     復文
    字號
     歸卷
    日期
     存檔號
     備注
     表2-5 文件處理單
    來文機關
     來文字號
     密級
      
    文件標題
     份數(shù)
     時間要求
      
    擬辦意見:
    批辦意見:
    處理結果: