發(fā)文處理實訓案例
中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司， 經(jīng)營范圍包括各類財產(chǎn)保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業(yè)務等。公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。
中國維行保險股份有限公司是中國改革開放的產(chǎn)物，作為一家國有股份制保險企業(yè)，公司率先在兩核系統(tǒng)通過ISO9001質量體系認證。公司成立以來，始終秉承“客戶至止，服務至上”的經(jīng)營理念，以繁榮經(jīng)濟和保障人民生活為己任，積極為社會提供高品質的保險服務，贏得了社會各界和廣大客戶的信賴和支持，各項業(yè)務發(fā)展迅速。截止到1999年底，公司資產(chǎn)總額已達人民幣400億元，在全國各地設立分支機構500余家，員工隊伍達到12.4萬人，當年保險收入208億元。
中國維行保險股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中國人民銀行批準正式成立。從成立起，杭州分公司便著手建立科學明晰的組織架構，專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風險控制體系，使公司在風險控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務拓展、服務體系等方面在同業(yè)中處于地位，業(yè)務得到了長中的發(fā)展。
中國維行保險有限公司在自身發(fā)展的歷程中，始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的發(fā)展策略，經(jīng)濟與技術實力日益增強。公司十分注重學習、借鑒國外同行經(jīng)驗，積極引進國外先進技術和管理人才，先后與國外多家知名保險公司建立了友好合作關系。為了適應經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，增強公司的國際競爭能力，繁榮和發(fā)展中國民族保險事業(yè)，近幾年公司還聘請國外專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問，借以提高自身經(jīng)營管理水平，加快與國際同業(yè)接軌，實現(xiàn)國際一流綜合金融服務集團的發(fā)展目標，展望新的世紀，中國維行保險公司針繼續(xù)勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強化公司的各項經(jīng)營管理，提升公司的核心競爭力，力爭在兩年內業(yè)務規(guī)進入世界500強，業(yè)務品質進入全球400優(yōu)。
為響應總公司號召，早日實現(xiàn)維行進入“規(guī)模500強，品質400優(yōu)”的目標，中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實基礎、提升品質，促進杭州產(chǎn)險持續(xù)快速發(fā)展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構必須在2002年7月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風暴會是指每月邀請專業(yè)顧問前來講座；演講會每月一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出3篇優(yōu)秀征文上報；安期上報活動組織和進行情況。
實訓要求
根據(jù)上述內容，杭州公司要制發(fā)一份通知。完成4個場景演示。
2002年5月12日，杭州分公司總理經(jīng)理某將秘書劉某叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和杭州各分支機構，告知有關活動事項。劉某用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來，走出經(jīng)理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。
初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文搞紙上，拿給王總經(jīng)理審核，王總看地后簽字同意發(fā)出。請演示領導審核簽發(fā)過程。
劉秘書將這份通知編上發(fā)文號，即“蘇維保[2002]10號”，寫在發(fā)文稿紙的相應欄內，再檢查一遍通知的正文內容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來取。請演示秘書編號印制文件的過程。
5月13日下午2：30，劉秘書將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記得薄上填寫好內容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。請演示秘書發(fā)文登記和裝封的過程。
實訓說明
學生每4人為一組，教師為4名學生編上號數(shù)，即1至4號，實訓在模擬公司；辦公室進行。
學生可以先制作文稿，每位學生都必須制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成時間不超過30分鐘。
文稿完成后，再按場景順序進行演示。4個場景演示總過程不能超過60分鐘。
第一個場景，由1號扮演劉秘書，2號扮演總經(jīng)理。
第二個場景。由2號扮演主秘書，3號扮演總經(jīng)理。
第三個場景，由3號扮演濟秘書。4號扮演小郭。
第四個場景，由4號扮演劉秘書。
每組在實訓過程中還必須制作兩份材料：通知的發(fā)文稿和發(fā)文登記薄。
實訓提示
擬稿是辦文的基礎環(huán)節(jié)，直接在系到文書質量，擬稿的一般過程為：領導交擬、秘書領會、吃透領導的意圖，收集、組織材料，構思起草、修改。送領導審閱。擬稿應在按統(tǒng)一標準制作的“發(fā)文稿紙”上書寫，發(fā)文稿紙格式見表2-2。
審核的內容包括：文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，文種使用是否恰當，公文格式是否符合要求，傳達范圍是否合理等。
簽發(fā)是文書制發(fā)的生效環(huán)節(jié)，簽發(fā)日期即是文書生效日期。簽發(fā)時要在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。
發(fā)文登記一般為薄式登記，內容參見發(fā)文登記薄（見表2-3）
裝封要檢查文件份數(shù)、檢查有無附件，檢查是否漏蓋印蓋章，檢查有無多發(fā)、重發(fā)或漏的單位。
表2-2×××××（機關名稱）發(fā)文稿紙
發(fā)文字號
[ ]號
緩 急
密 級
簽發(fā)：
會簽
主送
抄送
擬稿單位
擬稿人
審 核
印 制
校 對
分 數(shù)
附件
主題詞
標題
（正文）
表2-3發(fā)文登記薄
順
序
號
發(fā)出
日期
發(fā)文字號
文件標題
成文時間
密級
緩急
附件
份數(shù)
主送機關
抄送機關
簽收人
歸卷日期
存檔號
備注
（背景參見上述案例）
杭州分公司收到中國維行保險股份有限公司的一份通知，得知杭州保監(jiān)辦將于本周對杭州地區(qū)進行保險信用體系全面檢查，以下是這份通知：
中國維行保險股份有限公司文件
中維保[2002]30號
關于迎接南京保監(jiān)辦保險信用體系檢查的緊急通知
各分支機構：
根據(jù)2002年度江蘇保險信用體系工作安排，杭州保監(jiān)辦將于本周開始對杭州地區(qū)進行全面檢查。希各分支機構高度重視，對照2002年度保險公司信用考核指標，全面自查整改，并作好接受檢查的準備。各分支機構將自查報告于6月24日之前上報至中心分公司人事行政部。
特此通知
中國維行保險股份有限公司（公章）
二OO二年六月五日
實訓要求
收文工作分5個場景。
●2002年6月8日，總經(jīng)理秘書劉X收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數(shù)、日期后，將文件的內容登記在收文登記簿上。請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。
●劉秘書取出文件處理單，填上內容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，給王總經(jīng)理批示。請演示秘書擬辦文件的過程。
●總經(jīng)理辦公室內，王總經(jīng)理看了通知后，同意了劉秘書長的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即打電話讓劉秘書過來，讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。請演示領導批辦文件的過程。
●劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳XX，請他負責辦理。陳看過后，以電話的形式，告知3個分支機構：平江區(qū)營運部、滄浪區(qū)營運部、金閶區(qū)營運部，要求他們對照2002年度保險公司信用考核指標進行自查，并在6月20日將自查報告交至人事行政部。請演示承辦文件的過程。
●2002年6月20日，3家分支機構的自查報告均按要求上報，陳XX在文件處理單上，填好辦理結果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。請演示注辦文件的過程。
實訓說明
●學生每5人為一個組，教師為5名學生編上號數(shù)，即1至5號。實訓在模擬公司辦公室進行。學生按場景順序進行演示，5個場景演示總過程不能超過60分鐘。
●第一個場景，由1號扮演劉秘書。
●第二個場景，由2號扮演劉秘書，3號扮演總經(jīng)理。
●第三個場景，由3號扮演劉秘書，4號扮演總經(jīng)理。
●第四個場景，由4號扮演劉秘書，5號扮演陳XX。
●第五個場景，由5號扮演劉秘書，1號扮演陳XX。
●每組在實訓過程中必須制作兩份材料：通知的收文登記和文件處理單。
實訓提示：
●收啟時注意凡信封上表明送本單位的公文，可直接拆封，急件和密件應當先拆，拆封后要檢查核對，確認收到文件的質量與數(shù)量和發(fā)文通知單上注明的項目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登記，內容參見收文登記簿（見表2-4）。
●擬辦文件，要說明此件應由哪個部門辦理，如何辦理，辦理時限，辦理后文件是否應退回，由誰歸檔。要制訂文件處理單（見表2-5）。
●批辦要由領導人對文件的辦理做出批示，需要辦理落實的公文，批明承辦部門或承辦人，以及承辦期限和要求。批辦語言要準確、清楚，并簽上姓名，寫明日期。
●承辦是文件處理的核心和關鍵環(huán)節(jié)，對需向下傳達的公文，公電話或轉發(fā)的形式傳達即可。承辦必須快速及時辦理，不得延誤、推諉，凡可用電話、口頭聯(lián)系等方法解決的問題，不必復文，但需做好記錄。
●公文辦結時，由承辦人在文件處理單上注明辦理結果，電話或面談方式承辦的，應注明談話人（通話人）姓名、職務和談話要點。
表2-4 收文登記簿
收文號
收文
日期
來文
機關
來文
標題
來文
字號
密級
緩急
份數(shù)
承辦
單位
簽收人
復文
字號
歸卷
日期
存檔號
備注
表2-5 文件處理單
來文機關
來文字號
密級
文件標題
份數(shù)
時間要求
擬辦意見：
批辦意見：
處理結果：
中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司， 經(jīng)營范圍包括各類財產(chǎn)保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業(yè)務等。公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。
中國維行保險股份有限公司是中國改革開放的產(chǎn)物，作為一家國有股份制保險企業(yè)，公司率先在兩核系統(tǒng)通過ISO9001質量體系認證。公司成立以來，始終秉承“客戶至止，服務至上”的經(jīng)營理念，以繁榮經(jīng)濟和保障人民生活為己任，積極為社會提供高品質的保險服務，贏得了社會各界和廣大客戶的信賴和支持，各項業(yè)務發(fā)展迅速。截止到1999年底，公司資產(chǎn)總額已達人民幣400億元，在全國各地設立分支機構500余家，員工隊伍達到12.4萬人，當年保險收入208億元。
中國維行保險股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中國人民銀行批準正式成立。從成立起，杭州分公司便著手建立科學明晰的組織架構，專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風險控制體系，使公司在風險控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務拓展、服務體系等方面在同業(yè)中處于地位，業(yè)務得到了長中的發(fā)展。
中國維行保險有限公司在自身發(fā)展的歷程中，始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的發(fā)展策略，經(jīng)濟與技術實力日益增強。公司十分注重學習、借鑒國外同行經(jīng)驗，積極引進國外先進技術和管理人才，先后與國外多家知名保險公司建立了友好合作關系。為了適應經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，增強公司的國際競爭能力，繁榮和發(fā)展中國民族保險事業(yè)，近幾年公司還聘請國外專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問，借以提高自身經(jīng)營管理水平，加快與國際同業(yè)接軌，實現(xiàn)國際一流綜合金融服務集團的發(fā)展目標，展望新的世紀，中國維行保險公司針繼續(xù)勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強化公司的各項經(jīng)營管理，提升公司的核心競爭力，力爭在兩年內業(yè)務規(guī)進入世界500強，業(yè)務品質進入全球400優(yōu)。
為響應總公司號召，早日實現(xiàn)維行進入“規(guī)模500強，品質400優(yōu)”的目標，中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實基礎、提升品質，促進杭州產(chǎn)險持續(xù)快速發(fā)展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構必須在2002年7月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風暴會是指每月邀請專業(yè)顧問前來講座；演講會每月一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出3篇優(yōu)秀征文上報；安期上報活動組織和進行情況。
實訓要求
根據(jù)上述內容，杭州公司要制發(fā)一份通知。完成4個場景演示。
2002年5月12日，杭州分公司總理經(jīng)理某將秘書劉某叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和杭州各分支機構，告知有關活動事項。劉某用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來，走出經(jīng)理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。
初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文搞紙上，拿給王總經(jīng)理審核，王總看地后簽字同意發(fā)出。請演示領導審核簽發(fā)過程。
劉秘書將這份通知編上發(fā)文號，即“蘇維保[2002]10號”，寫在發(fā)文稿紙的相應欄內，再檢查一遍通知的正文內容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來取。請演示秘書編號印制文件的過程。
5月13日下午2：30，劉秘書將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記得薄上填寫好內容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。請演示秘書發(fā)文登記和裝封的過程。
實訓說明
學生每4人為一組，教師為4名學生編上號數(shù)，即1至4號，實訓在模擬公司；辦公室進行。
學生可以先制作文稿，每位學生都必須制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成時間不超過30分鐘。
文稿完成后，再按場景順序進行演示。4個場景演示總過程不能超過60分鐘。
第一個場景，由1號扮演劉秘書，2號扮演總經(jīng)理。
第二個場景。由2號扮演主秘書，3號扮演總經(jīng)理。
第三個場景，由3號扮演濟秘書。4號扮演小郭。
第四個場景，由4號扮演劉秘書。
每組在實訓過程中還必須制作兩份材料：通知的發(fā)文稿和發(fā)文登記薄。
實訓提示
擬稿是辦文的基礎環(huán)節(jié)，直接在系到文書質量，擬稿的一般過程為：領導交擬、秘書領會、吃透領導的意圖，收集、組織材料，構思起草、修改。送領導審閱。擬稿應在按統(tǒng)一標準制作的“發(fā)文稿紙”上書寫，發(fā)文稿紙格式見表2-2。
審核的內容包括：文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，文種使用是否恰當，公文格式是否符合要求，傳達范圍是否合理等。
簽發(fā)是文書制發(fā)的生效環(huán)節(jié)，簽發(fā)日期即是文書生效日期。簽發(fā)時要在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。
發(fā)文登記一般為薄式登記，內容參見發(fā)文登記薄（見表2-3）
裝封要檢查文件份數(shù)、檢查有無附件，檢查是否漏蓋印蓋章，檢查有無多發(fā)、重發(fā)或漏的單位。
表2-2×××××（機關名稱）發(fā)文稿紙
發(fā)文字號
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擬稿單位
擬稿人
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分 數(shù)
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主題詞
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（正文）
表2-3發(fā)文登記薄
順
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發(fā)出
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發(fā)文字號
文件標題
成文時間
密級
緩急
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主送機關
抄送機關
簽收人
歸卷日期
存檔號
備注
（背景參見上述案例）
杭州分公司收到中國維行保險股份有限公司的一份通知，得知杭州保監(jiān)辦將于本周對杭州地區(qū)進行保險信用體系全面檢查，以下是這份通知：
中國維行保險股份有限公司文件
中維保[2002]30號
關于迎接南京保監(jiān)辦保險信用體系檢查的緊急通知
各分支機構：
根據(jù)2002年度江蘇保險信用體系工作安排，杭州保監(jiān)辦將于本周開始對杭州地區(qū)進行全面檢查。希各分支機構高度重視，對照2002年度保險公司信用考核指標，全面自查整改，并作好接受檢查的準備。各分支機構將自查報告于6月24日之前上報至中心分公司人事行政部。
特此通知
中國維行保險股份有限公司（公章）
二OO二年六月五日
實訓要求
收文工作分5個場景。
●2002年6月8日，總經(jīng)理秘書劉X收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數(shù)、日期后，將文件的內容登記在收文登記簿上。請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。
●劉秘書取出文件處理單，填上內容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，給王總經(jīng)理批示。請演示秘書擬辦文件的過程。
●總經(jīng)理辦公室內，王總經(jīng)理看了通知后，同意了劉秘書長的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即打電話讓劉秘書過來，讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。請演示領導批辦文件的過程。
●劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳XX，請他負責辦理。陳看過后，以電話的形式，告知3個分支機構：平江區(qū)營運部、滄浪區(qū)營運部、金閶區(qū)營運部，要求他們對照2002年度保險公司信用考核指標進行自查，并在6月20日將自查報告交至人事行政部。請演示承辦文件的過程。
●2002年6月20日，3家分支機構的自查報告均按要求上報，陳XX在文件處理單上，填好辦理結果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。請演示注辦文件的過程。
實訓說明
●學生每5人為一個組，教師為5名學生編上號數(shù)，即1至5號。實訓在模擬公司辦公室進行。學生按場景順序進行演示，5個場景演示總過程不能超過60分鐘。
●第一個場景，由1號扮演劉秘書。
●第二個場景，由2號扮演劉秘書，3號扮演總經(jīng)理。
●第三個場景，由3號扮演劉秘書，4號扮演總經(jīng)理。
●第四個場景，由4號扮演劉秘書，5號扮演陳XX。
●第五個場景，由5號扮演劉秘書，1號扮演陳XX。
●每組在實訓過程中必須制作兩份材料：通知的收文登記和文件處理單。
實訓提示：
●收啟時注意凡信封上表明送本單位的公文，可直接拆封，急件和密件應當先拆，拆封后要檢查核對，確認收到文件的質量與數(shù)量和發(fā)文通知單上注明的項目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登記，內容參見收文登記簿（見表2-4）。
●擬辦文件，要說明此件應由哪個部門辦理，如何辦理，辦理時限，辦理后文件是否應退回，由誰歸檔。要制訂文件處理單（見表2-5）。
●批辦要由領導人對文件的辦理做出批示，需要辦理落實的公文，批明承辦部門或承辦人，以及承辦期限和要求。批辦語言要準確、清楚，并簽上姓名，寫明日期。
●承辦是文件處理的核心和關鍵環(huán)節(jié)，對需向下傳達的公文，公電話或轉發(fā)的形式傳達即可。承辦必須快速及時辦理，不得延誤、推諉，凡可用電話、口頭聯(lián)系等方法解決的問題，不必復文，但需做好記錄。
●公文辦結時，由承辦人在文件處理單上注明辦理結果，電話或面談方式承辦的，應注明談話人（通話人）姓名、職務和談話要點。
表2-4 收文登記簿
收文號
收文
日期
來文
機關
來文
標題
來文
字號
密級
緩急
份數(shù)
承辦
單位
簽收人
復文
字號
歸卷
日期
存檔號
備注
表2-5 文件處理單
來文機關
來文字號
密級
文件標題
份數(shù)
時間要求
擬辦意見：
批辦意見：
處理結果：