發(fā)文處理實(shí)訓(xùn)案例
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司是一家全國(guó)性、綜合性保險(xiǎn)公司， 經(jīng)營(yíng)范圍包括各類財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)、國(guó)際再保險(xiǎn)以及證券、信托業(yè)務(wù)等。公司總部設(shè)在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸（集團(tuán)）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團(tuán)公司等。
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司是中國(guó)改革開放的產(chǎn)物，作為一家國(guó)有股份制保險(xiǎn)企業(yè)，公司率先在兩核系統(tǒng)通過(guò)ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證。公司成立以來(lái)，始終秉承“客戶至止，服務(wù)至上”的經(jīng)營(yíng)理念，以繁榮經(jīng)濟(jì)和保障人民生活為己任，積極為社會(huì)提供高品質(zhì)的保險(xiǎn)服務(wù)，贏得了社會(huì)各界和廣大客戶的信賴和支持，各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展迅速。截止到1999年底，公司資產(chǎn)總額已達(dá)人民幣400億元，在全國(guó)各地設(shè)立分支機(jī)構(gòu)500余家，員工隊(duì)伍達(dá)到12.4萬(wàn)人，當(dāng)年保險(xiǎn)收入208億元。
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中國(guó)人民銀行批準(zhǔn)正式成立。從成立起，杭州分公司便著手建立科學(xué)明晰的組織架構(gòu)，專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)控制體系，使公司在風(fēng)險(xiǎn)控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)拓展、服務(wù)體系等方面在同業(yè)中處于地位，業(yè)務(wù)得到了長(zhǎng)中的發(fā)展。
中國(guó)維行保險(xiǎn)有限公司在自身發(fā)展的歷程中，始終堅(jiān)持管理創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展策略，經(jīng)濟(jì)與技術(shù)實(shí)力日益增強(qiáng)。公司十分注重學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)外同行經(jīng)驗(yàn)，積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和管理人才，先后與國(guó)外多家知名保險(xiǎn)公司建立了友好合作關(guān)系。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)公司的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力，繁榮和發(fā)展中國(guó)民族保險(xiǎn)事業(yè)，近幾年公司還聘請(qǐng)國(guó)外專業(yè)顧問(wèn)公司擔(dān)任專業(yè)管理顧問(wèn)，借以提高自身經(jīng)營(yíng)管理水平，加快與國(guó)際同業(yè)接軌，實(shí)現(xiàn)國(guó)際一流綜合金融服務(wù)集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo)，展望新的世紀(jì)，中國(guó)維行保險(xiǎn)公司針繼續(xù)勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強(qiáng)化公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理，提升公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，力爭(zhēng)在兩年內(nèi)業(yè)務(wù)規(guī)進(jìn)入世界500強(qiáng)，業(yè)務(wù)品質(zhì)進(jìn)入全球400優(yōu)。
為響應(yīng)總公司號(hào)召，早日實(shí)現(xiàn)維行進(jìn)入“規(guī)模500強(qiáng)，品質(zhì)400優(yōu)”的目標(biāo)，中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、提升品質(zhì)，促進(jìn)杭州產(chǎn)險(xiǎn)持續(xù)快速發(fā)展”活動(dòng)。主要活動(dòng)是頭腦風(fēng)暴會(huì)、主題演講會(huì)和合理化建議征文。各部門和各分支機(jī)構(gòu)必須在2002年7月28日前上報(bào)活動(dòng)開展情況。按照活動(dòng)方案要求：頭腦風(fēng)暴會(huì)是指每月邀請(qǐng)專業(yè)顧問(wèn)前來(lái)講座；演講會(huì)每月一個(gè)主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動(dòng)全體員工必須參與，每月評(píng)選出3篇優(yōu)秀征文上報(bào)；安期上報(bào)活動(dòng)組織和進(jìn)行情況。
實(shí)訓(xùn)要求
根據(jù)上述內(nèi)容，杭州公司要制發(fā)一份通知。完成4個(gè)場(chǎng)景演示。
2002年5月12日，杭州分公司總理經(jīng)理某將秘書劉某叫到辦公室，對(duì)她說(shuō)明了這次活動(dòng)的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和杭州各分支機(jī)構(gòu)，告知有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)。劉某用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來(lái)，走出經(jīng)理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)交擬和秘書撰寫通知的過(guò)程，并請(qǐng)制作出通知的初稿。
初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文搞紙上，拿給王總經(jīng)理審核，王總看地后簽字同意發(fā)出。請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)過(guò)程。
劉秘書將這份通知編上發(fā)文號(hào)，即“蘇維保[2002]10號(hào)”，寫在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無(wú)誤后，把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來(lái)取。請(qǐng)演示秘書編號(hào)印制文件的過(guò)程。
5月13日下午2：30，劉秘書將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記得薄上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。請(qǐng)演示秘書發(fā)文登記和裝封的過(guò)程。
實(shí)訓(xùn)說(shuō)明
學(xué)生每4人為一組，教師為4名學(xué)生編上號(hào)數(shù)，即1至4號(hào)，實(shí)訓(xùn)在模擬公司；辦公室進(jìn)行。
學(xué)生可以先制作文稿，每位學(xué)生都必須制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成時(shí)間不超過(guò)30分鐘。
文稿完成后，再按場(chǎng)景順序進(jìn)行演示。4個(gè)場(chǎng)景演示總過(guò)程不能超過(guò)60分鐘。
第一個(gè)場(chǎng)景，由1號(hào)扮演劉秘書，2號(hào)扮演總經(jīng)理。
第二個(gè)場(chǎng)景。由2號(hào)扮演主秘書，3號(hào)扮演總經(jīng)理。
第三個(gè)場(chǎng)景，由3號(hào)扮演濟(jì)秘書。4號(hào)扮演小郭。
第四個(gè)場(chǎng)景，由4號(hào)扮演劉秘書。
每組在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中還必須制作兩份材料：通知的發(fā)文稿和發(fā)文登記薄。
實(shí)訓(xùn)提示
擬稿是辦文的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接在系到文書質(zhì)量，擬稿的一般過(guò)程為：領(lǐng)導(dǎo)交擬、秘書領(lǐng)會(huì)、吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖，收集、組織材料，構(gòu)思起草、修改。送領(lǐng)導(dǎo)審閱。擬稿應(yīng)在按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的“發(fā)文稿紙”上書寫，發(fā)文稿紙格式見表2-2。
審核的內(nèi)容包括：文字表述是否概念準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、語(yǔ)法規(guī)范，文種使用是否恰當(dāng)，公文格式是否符合要求，傳達(dá)范圍是否合理等。
簽發(fā)是文書制發(fā)的生效環(huán)節(jié)，簽發(fā)日期即是文書生效日期。簽發(fā)時(shí)要在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。
發(fā)文登記一般為薄式登記，內(nèi)容參見發(fā)文登記?。ㄒ姳?-3）
裝封要檢查文件份數(shù)、檢查有無(wú)附件，檢查是否漏蓋印蓋章，檢查有無(wú)多發(fā)、重發(fā)或漏的單位。
表2-2×××××（機(jī)關(guān)名稱）發(fā)文稿紙
發(fā)文字號(hào)
[ ]號(hào)
緩 急
密 級(jí)
簽發(fā)：
會(huì)簽
主送
抄送
擬稿單位
擬稿人
審 核
印 制
校 對(duì)
分 數(shù)
附件
主題詞
標(biāo)題
（正文）
表2-3發(fā)文登記薄
順
序
號(hào)
發(fā)出
日期
發(fā)文字號(hào)
文件標(biāo)題
成文時(shí)間
密級(jí)
緩急
附件
份數(shù)
主送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)
簽收人
歸卷日期
存檔號(hào)
備注
（背景參見上述案例）
杭州分公司收到中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司的一份通知，得知杭州保監(jiān)辦將于本周對(duì)杭州地區(qū)進(jìn)行保險(xiǎn)信用體系全面檢查，以下是這份通知：
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司文件
中維保[2002]30號(hào)
關(guān)于迎接南京保監(jiān)辦保險(xiǎn)信用體系檢查的緊急通知
各分支機(jī)構(gòu)：
根據(jù)2002年度江蘇保險(xiǎn)信用體系工作安排，杭州保監(jiān)辦將于本周開始對(duì)杭州地區(qū)進(jìn)行全面檢查。希各分支機(jī)構(gòu)高度重視，對(duì)照2002年度保險(xiǎn)公司信用考核指標(biāo)，全面自查整改，并作好接受檢查的準(zhǔn)備。各分支機(jī)構(gòu)將自查報(bào)告于6月24日之前上報(bào)至中心分公司人事行政部。
特此通知
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司（公章）
二OO二年六月五日
實(shí)訓(xùn)要求
收文工作分5個(gè)場(chǎng)景。
●2002年6月8日，總經(jīng)理秘書劉X收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對(duì)好份數(shù)、日期后，將文件的內(nèi)容登記在收文登記簿上。請(qǐng)演示秘書收啟文件和收文登記的過(guò)程。
●劉秘書取出文件處理單，填上內(nèi)容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，給王總經(jīng)理批示。請(qǐng)演示秘書擬辦文件的過(guò)程。
●總經(jīng)理辦公室內(nèi)，王總經(jīng)理看了通知后，同意了劉秘書長(zhǎng)的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項(xiàng)具體應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)辦理。他立即打電話讓劉秘書過(guò)來(lái)，讓她將這份通知和辦理意見傳達(dá)給人事行政部。請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的過(guò)程。
●劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長(zhǎng)陳XX，請(qǐng)他負(fù)責(zé)辦理。陳看過(guò)后，以電話的形式，告知3個(gè)分支機(jī)構(gòu)：平江區(qū)營(yíng)運(yùn)部、滄浪區(qū)營(yíng)運(yùn)部、金閶區(qū)營(yíng)運(yùn)部，要求他們對(duì)照2002年度保險(xiǎn)公司信用考核指標(biāo)進(jìn)行自查，并在6月20日將自查報(bào)告交至人事行政部。請(qǐng)演示承辦文件的過(guò)程。
●2002年6月20日，3家分支機(jī)構(gòu)的自查報(bào)告均按要求上報(bào)，陳XX在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。請(qǐng)演示注辦文件的過(guò)程。
實(shí)訓(xùn)說(shuō)明
●學(xué)生每5人為一個(gè)組，教師為5名學(xué)生編上號(hào)數(shù)，即1至5號(hào)。實(shí)訓(xùn)在模擬公司辦公室進(jìn)行。學(xué)生按場(chǎng)景順序進(jìn)行演示，5個(gè)場(chǎng)景演示總過(guò)程不能超過(guò)60分鐘。
●第一個(gè)場(chǎng)景，由1號(hào)扮演劉秘書。
●第二個(gè)場(chǎng)景，由2號(hào)扮演劉秘書，3號(hào)扮演總經(jīng)理。
●第三個(gè)場(chǎng)景，由3號(hào)扮演劉秘書，4號(hào)扮演總經(jīng)理。
●第四個(gè)場(chǎng)景，由4號(hào)扮演劉秘書，5號(hào)扮演陳XX。
●第五個(gè)場(chǎng)景，由5號(hào)扮演劉秘書，1號(hào)扮演陳XX。
●每組在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中必須制作兩份材料：通知的收文登記和文件處理單。
實(shí)訓(xùn)提示：
●收啟時(shí)注意凡信封上表明送本單位的公文，可直接拆封，急件和密件應(yīng)當(dāng)先拆，拆封后要檢查核對(duì)，確認(rèn)收到文件的質(zhì)量與數(shù)量和發(fā)文通知單上注明的項(xiàng)目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登記，內(nèi)容參見收文登記簿（見表2-4）。
●擬辦文件，要說(shuō)明此件應(yīng)由哪個(gè)部門辦理，如何辦理，辦理時(shí)限，辦理后文件是否應(yīng)退回，由誰(shuí)歸檔。要制訂文件處理單（見表2-5）。
●批辦要由領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的辦理做出批示，需要辦理落實(shí)的公文，批明承辦部門或承辦人，以及承辦期限和要求。批辦語(yǔ)言要準(zhǔn)確、清楚，并簽上姓名，寫明日期。
●承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)需向下傳達(dá)的公文，公電話或轉(zhuǎn)發(fā)的形式傳達(dá)即可。承辦必須快速及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，凡可用電話、口頭聯(lián)系等方法解決的問(wèn)題，不必復(fù)文，但需做好記錄。
●公文辦結(jié)時(shí)，由承辦人在文件處理單上注明辦理結(jié)果，電話或面談方式承辦的，應(yīng)注明談話人（通話人）姓名、職務(wù)和談話要點(diǎn)。
表2-4 收文登記簿
收文號(hào)
收文
日期
來(lái)文
機(jī)關(guān)
來(lái)文
標(biāo)題
來(lái)文
字號(hào)
密級(jí)
緩急
份數(shù)
承辦
單位
簽收人
復(fù)文
字號(hào)
歸卷
日期
存檔號(hào)
備注
表2-5 文件處理單
來(lái)文機(jī)關(guān)
來(lái)文字號(hào)
密級(jí)
文件標(biāo)題
份數(shù)
時(shí)間要求
擬辦意見：
批辦意見：
處理結(jié)果：
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司是一家全國(guó)性、綜合性保險(xiǎn)公司， 經(jīng)營(yíng)范圍包括各類財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)、國(guó)際再保險(xiǎn)以及證券、信托業(yè)務(wù)等。公司總部設(shè)在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸（集團(tuán)）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團(tuán)公司等。
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司是中國(guó)改革開放的產(chǎn)物，作為一家國(guó)有股份制保險(xiǎn)企業(yè)，公司率先在兩核系統(tǒng)通過(guò)ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證。公司成立以來(lái)，始終秉承“客戶至止，服務(wù)至上”的經(jīng)營(yíng)理念，以繁榮經(jīng)濟(jì)和保障人民生活為己任，積極為社會(huì)提供高品質(zhì)的保險(xiǎn)服務(wù)，贏得了社會(huì)各界和廣大客戶的信賴和支持，各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展迅速。截止到1999年底，公司資產(chǎn)總額已達(dá)人民幣400億元，在全國(guó)各地設(shè)立分支機(jī)構(gòu)500余家，員工隊(duì)伍達(dá)到12.4萬(wàn)人，當(dāng)年保險(xiǎn)收入208億元。
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中國(guó)人民銀行批準(zhǔn)正式成立。從成立起，杭州分公司便著手建立科學(xué)明晰的組織架構(gòu)，專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)控制體系，使公司在風(fēng)險(xiǎn)控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)拓展、服務(wù)體系等方面在同業(yè)中處于地位，業(yè)務(wù)得到了長(zhǎng)中的發(fā)展。
中國(guó)維行保險(xiǎn)有限公司在自身發(fā)展的歷程中，始終堅(jiān)持管理創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展策略，經(jīng)濟(jì)與技術(shù)實(shí)力日益增強(qiáng)。公司十分注重學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)外同行經(jīng)驗(yàn)，積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和管理人才，先后與國(guó)外多家知名保險(xiǎn)公司建立了友好合作關(guān)系。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)公司的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力，繁榮和發(fā)展中國(guó)民族保險(xiǎn)事業(yè)，近幾年公司還聘請(qǐng)國(guó)外專業(yè)顧問(wèn)公司擔(dān)任專業(yè)管理顧問(wèn)，借以提高自身經(jīng)營(yíng)管理水平，加快與國(guó)際同業(yè)接軌，實(shí)現(xiàn)國(guó)際一流綜合金融服務(wù)集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo)，展望新的世紀(jì)，中國(guó)維行保險(xiǎn)公司針繼續(xù)勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強(qiáng)化公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理，提升公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，力爭(zhēng)在兩年內(nèi)業(yè)務(wù)規(guī)進(jìn)入世界500強(qiáng)，業(yè)務(wù)品質(zhì)進(jìn)入全球400優(yōu)。
為響應(yīng)總公司號(hào)召，早日實(shí)現(xiàn)維行進(jìn)入“規(guī)模500強(qiáng)，品質(zhì)400優(yōu)”的目標(biāo)，中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、提升品質(zhì)，促進(jìn)杭州產(chǎn)險(xiǎn)持續(xù)快速發(fā)展”活動(dòng)。主要活動(dòng)是頭腦風(fēng)暴會(huì)、主題演講會(huì)和合理化建議征文。各部門和各分支機(jī)構(gòu)必須在2002年7月28日前上報(bào)活動(dòng)開展情況。按照活動(dòng)方案要求：頭腦風(fēng)暴會(huì)是指每月邀請(qǐng)專業(yè)顧問(wèn)前來(lái)講座；演講會(huì)每月一個(gè)主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動(dòng)全體員工必須參與，每月評(píng)選出3篇優(yōu)秀征文上報(bào)；安期上報(bào)活動(dòng)組織和進(jìn)行情況。
實(shí)訓(xùn)要求
根據(jù)上述內(nèi)容，杭州公司要制發(fā)一份通知。完成4個(gè)場(chǎng)景演示。
2002年5月12日，杭州分公司總理經(jīng)理某將秘書劉某叫到辦公室，對(duì)她說(shuō)明了這次活動(dòng)的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和杭州各分支機(jī)構(gòu)，告知有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)。劉某用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來(lái)，走出經(jīng)理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)交擬和秘書撰寫通知的過(guò)程，并請(qǐng)制作出通知的初稿。
初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文搞紙上，拿給王總經(jīng)理審核，王總看地后簽字同意發(fā)出。請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)過(guò)程。
劉秘書將這份通知編上發(fā)文號(hào)，即“蘇維保[2002]10號(hào)”，寫在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無(wú)誤后，把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來(lái)取。請(qǐng)演示秘書編號(hào)印制文件的過(guò)程。
5月13日下午2：30，劉秘書將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記得薄上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。請(qǐng)演示秘書發(fā)文登記和裝封的過(guò)程。
實(shí)訓(xùn)說(shuō)明
學(xué)生每4人為一組，教師為4名學(xué)生編上號(hào)數(shù)，即1至4號(hào)，實(shí)訓(xùn)在模擬公司；辦公室進(jìn)行。
學(xué)生可以先制作文稿，每位學(xué)生都必須制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成時(shí)間不超過(guò)30分鐘。
文稿完成后，再按場(chǎng)景順序進(jìn)行演示。4個(gè)場(chǎng)景演示總過(guò)程不能超過(guò)60分鐘。
第一個(gè)場(chǎng)景，由1號(hào)扮演劉秘書，2號(hào)扮演總經(jīng)理。
第二個(gè)場(chǎng)景。由2號(hào)扮演主秘書，3號(hào)扮演總經(jīng)理。
第三個(gè)場(chǎng)景，由3號(hào)扮演濟(jì)秘書。4號(hào)扮演小郭。
第四個(gè)場(chǎng)景，由4號(hào)扮演劉秘書。
每組在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中還必須制作兩份材料：通知的發(fā)文稿和發(fā)文登記薄。
實(shí)訓(xùn)提示
擬稿是辦文的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接在系到文書質(zhì)量，擬稿的一般過(guò)程為：領(lǐng)導(dǎo)交擬、秘書領(lǐng)會(huì)、吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖，收集、組織材料，構(gòu)思起草、修改。送領(lǐng)導(dǎo)審閱。擬稿應(yīng)在按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的“發(fā)文稿紙”上書寫，發(fā)文稿紙格式見表2-2。
審核的內(nèi)容包括：文字表述是否概念準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、語(yǔ)法規(guī)范，文種使用是否恰當(dāng)，公文格式是否符合要求，傳達(dá)范圍是否合理等。
簽發(fā)是文書制發(fā)的生效環(huán)節(jié)，簽發(fā)日期即是文書生效日期。簽發(fā)時(shí)要在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。
發(fā)文登記一般為薄式登記，內(nèi)容參見發(fā)文登記?。ㄒ姳?-3）
裝封要檢查文件份數(shù)、檢查有無(wú)附件，檢查是否漏蓋印蓋章，檢查有無(wú)多發(fā)、重發(fā)或漏的單位。
表2-2×××××（機(jī)關(guān)名稱）發(fā)文稿紙
發(fā)文字號(hào)
[ ]號(hào)
緩 急
密 級(jí)
簽發(fā)：
會(huì)簽
主送
抄送
擬稿單位
擬稿人
審 核
印 制
校 對(duì)
分 數(shù)
附件
主題詞
標(biāo)題
（正文）
表2-3發(fā)文登記薄
順
序
號(hào)
發(fā)出
日期
發(fā)文字號(hào)
文件標(biāo)題
成文時(shí)間
密級(jí)
緩急
附件
份數(shù)
主送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)
簽收人
歸卷日期
存檔號(hào)
備注
（背景參見上述案例）
杭州分公司收到中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司的一份通知，得知杭州保監(jiān)辦將于本周對(duì)杭州地區(qū)進(jìn)行保險(xiǎn)信用體系全面檢查，以下是這份通知：
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司文件
中維保[2002]30號(hào)
關(guān)于迎接南京保監(jiān)辦保險(xiǎn)信用體系檢查的緊急通知
各分支機(jī)構(gòu)：
根據(jù)2002年度江蘇保險(xiǎn)信用體系工作安排，杭州保監(jiān)辦將于本周開始對(duì)杭州地區(qū)進(jìn)行全面檢查。希各分支機(jī)構(gòu)高度重視，對(duì)照2002年度保險(xiǎn)公司信用考核指標(biāo)，全面自查整改，并作好接受檢查的準(zhǔn)備。各分支機(jī)構(gòu)將自查報(bào)告于6月24日之前上報(bào)至中心分公司人事行政部。
特此通知
中國(guó)維行保險(xiǎn)股份有限公司（公章）
二OO二年六月五日
實(shí)訓(xùn)要求
收文工作分5個(gè)場(chǎng)景。
●2002年6月8日，總經(jīng)理秘書劉X收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對(duì)好份數(shù)、日期后，將文件的內(nèi)容登記在收文登記簿上。請(qǐng)演示秘書收啟文件和收文登記的過(guò)程。
●劉秘書取出文件處理單，填上內(nèi)容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，給王總經(jīng)理批示。請(qǐng)演示秘書擬辦文件的過(guò)程。
●總經(jīng)理辦公室內(nèi)，王總經(jīng)理看了通知后，同意了劉秘書長(zhǎng)的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項(xiàng)具體應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)辦理。他立即打電話讓劉秘書過(guò)來(lái)，讓她將這份通知和辦理意見傳達(dá)給人事行政部。請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的過(guò)程。
●劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長(zhǎng)陳XX，請(qǐng)他負(fù)責(zé)辦理。陳看過(guò)后，以電話的形式，告知3個(gè)分支機(jī)構(gòu)：平江區(qū)營(yíng)運(yùn)部、滄浪區(qū)營(yíng)運(yùn)部、金閶區(qū)營(yíng)運(yùn)部，要求他們對(duì)照2002年度保險(xiǎn)公司信用考核指標(biāo)進(jìn)行自查，并在6月20日將自查報(bào)告交至人事行政部。請(qǐng)演示承辦文件的過(guò)程。
●2002年6月20日，3家分支機(jī)構(gòu)的自查報(bào)告均按要求上報(bào)，陳XX在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。請(qǐng)演示注辦文件的過(guò)程。
實(shí)訓(xùn)說(shuō)明
●學(xué)生每5人為一個(gè)組，教師為5名學(xué)生編上號(hào)數(shù)，即1至5號(hào)。實(shí)訓(xùn)在模擬公司辦公室進(jìn)行。學(xué)生按場(chǎng)景順序進(jìn)行演示，5個(gè)場(chǎng)景演示總過(guò)程不能超過(guò)60分鐘。
●第一個(gè)場(chǎng)景，由1號(hào)扮演劉秘書。
●第二個(gè)場(chǎng)景，由2號(hào)扮演劉秘書，3號(hào)扮演總經(jīng)理。
●第三個(gè)場(chǎng)景，由3號(hào)扮演劉秘書，4號(hào)扮演總經(jīng)理。
●第四個(gè)場(chǎng)景，由4號(hào)扮演劉秘書，5號(hào)扮演陳XX。
●第五個(gè)場(chǎng)景，由5號(hào)扮演劉秘書，1號(hào)扮演陳XX。
●每組在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中必須制作兩份材料：通知的收文登記和文件處理單。
實(shí)訓(xùn)提示：
●收啟時(shí)注意凡信封上表明送本單位的公文，可直接拆封，急件和密件應(yīng)當(dāng)先拆，拆封后要檢查核對(duì)，確認(rèn)收到文件的質(zhì)量與數(shù)量和發(fā)文通知單上注明的項(xiàng)目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登記，內(nèi)容參見收文登記簿（見表2-4）。
●擬辦文件，要說(shuō)明此件應(yīng)由哪個(gè)部門辦理，如何辦理，辦理時(shí)限，辦理后文件是否應(yīng)退回，由誰(shuí)歸檔。要制訂文件處理單（見表2-5）。
●批辦要由領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的辦理做出批示，需要辦理落實(shí)的公文，批明承辦部門或承辦人，以及承辦期限和要求。批辦語(yǔ)言要準(zhǔn)確、清楚，并簽上姓名，寫明日期。
●承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)需向下傳達(dá)的公文，公電話或轉(zhuǎn)發(fā)的形式傳達(dá)即可。承辦必須快速及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，凡可用電話、口頭聯(lián)系等方法解決的問(wèn)題，不必復(fù)文，但需做好記錄。
●公文辦結(jié)時(shí)，由承辦人在文件處理單上注明辦理結(jié)果，電話或面談方式承辦的，應(yīng)注明談話人（通話人）姓名、職務(wù)和談話要點(diǎn)。
表2-4 收文登記簿
收文號(hào)
收文
日期
來(lái)文
機(jī)關(guān)
來(lái)文
標(biāo)題
來(lái)文
字號(hào)
密級(jí)
緩急
份數(shù)
承辦
單位
簽收人
復(fù)文
字號(hào)
歸卷
日期
存檔號(hào)
備注
表2-5 文件處理單
來(lái)文機(jī)關(guān)
來(lái)文字號(hào)
密級(jí)
文件標(biāo)題
份數(shù)
時(shí)間要求
擬辦意見：
批辦意見：
處理結(jié)果：