第三講 秘書的“辦會”工作
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解會議工作的特點(diǎn)、會議工作的基本知識，掌握各類會議的籌劃和組織工作的基本技能；掌握會議文書的寫作
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是如何作好會務(wù)工作。
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 會議事務(wù)工作
第二節(jié) 會議文書
第一節(jié)會議事務(wù)工作
一、會議的含義
（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。
（二是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。
二、會議的種類
若按會議的性質(zhì)分：
⑴立法會議。這是權(quán)力機(jī)構(gòu)的會議，如各級人民代表大會
⑵黨務(wù)性會議：政黨內(nèi)部召集的會議
⑶行政性會議：單位召開的執(zhí)行性，工作性會議
⑷業(yè)務(wù)性會議：（專業(yè)性會議）
⑸群眾性會議，這是非專業(yè)性的表達(dá)群眾的意愿的會議
⑹交際性會議：旨在增進(jìn)了解，發(fā)展友誼的會議，如會議茶話會、聯(lián)歡會、交誼舞會。
隨著社會的發(fā)展，管理活動日益追求高效，會議方式面臨一切嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，電子會議應(yīng)運(yùn)而生。
所謂電子會議，指采用某種通信手段，在各種電子設(shè)備的支持下舉行。
不足之處：A、無法目睹別人的反應(yīng)表情，而這些無聲的反應(yīng)常常是決定生意成功與否的重要因素。
B、若主持人掌握不當(dāng)，則會使會議變成一連串無聊的獨(dú)白。
C、成本比傳統(tǒng)會議高。
三、會議的作用
1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具
2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。
3、各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。
四、會務(wù)工作的內(nèi)容
所謂會務(wù)工作：是指從會議籌備善后的一系列工作
會務(wù)工作的總要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到，確保安全
會務(wù)工作的時間劃分：可分為準(zhǔn)備階段，會議進(jìn)行，會議結(jié)束手段。
（一）會議的準(zhǔn)備工作
1、 安排議題，確定步驟
擬題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務(wù)，安排議題，要收集和篩選。
安排議題須注意三點(diǎn)：
一是要將討論同類性質(zhì)的問題放在一起
二是按輕重緩急程度
三是保密性較強(qiáng)的議題放在會議后面
確定會議步驟：即議程、程序、日程
議程是對已確定的議題列出的先后順序，是程序的基礎(chǔ)。
程序是對會議各項(xiàng)活動（如各種議式、報(bào)告、發(fā)言、活動等）
按先后次序做出安排（由領(lǐng)導(dǎo)審定）
日程是對會議活動逐日做按排，是程序的具體化。
瑞祥公司銷售團(tuán)隊(duì)會議、議程表
公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午 9：00在公司總部的三號會議室舉行。
1、宣布議程
2、說明有關(guān)人員缺席情況
3、宣讀并通過上次會議記錄
4、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。
5、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言
6、公司銷售人員的招聘和重組。
7、銷售二部經(jīng)理的人選。
8、下季度銷售目標(biāo)。
瑞祥公司新產(chǎn)品銷售展示會日程安排
日期
時 間
內(nèi) 容 安 排
地 點(diǎn)
參 加 人
負(fù)責(zé)人
備注
11月12日
8：30
報(bào)到
餐廳
全體員工
**
9：00
銷售主管做介紹
會議廳
全體員工
9：50
休息
10：00
新產(chǎn)品展示
會議廳
全體員工
11：00
銷售活動錄象
餐廳三樓
自由參加
12：00
自助午餐
餐廳二樓
13；00
自由觀看和動手操作
餐廳三樓
自由參加
14：30
銷售部人員講解廣告
宣傳單
公司會議室
全體員工
15：30
分組討論與咨詢
餐廳三樓
16：30
散會
2、擬定與會人員范圍或名單
⑴有固定成員的例會
⑵擔(dān)任一定職務(wù)的人參加會議
⑶與會代表須通過選舉或推舉產(chǎn)生的會議
⑷由單位指派出席人的會議
⑸各種協(xié)商會、座談會、茶話會、宴會等。
3、辦理會議報(bào)批手續(xù)
會期4天以下，人數(shù)31人以上必需批準(zhǔn)
4、發(fā)會議通知
及時、準(zhǔn)確
5、準(zhǔn)備會議文件與材料
裝袋、分發(fā)、保密
6、選擇和布置會場
開會要借助于一定的場所，會場諸方面條件的好壞，舒適程度的高低，對與會人員的心理起到不可忽視的作用，而與會者的心理狀，直接影響到會議效果，因此要重視會場的選擇和布置。
選擇會場，要結(jié)合開會人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮，須：
大小適中——太大顯得松散，太小顯得小氣。
地點(diǎn)適中——盡量離與會者的住所近一點(diǎn)，免受奔波之苦
附屬設(shè)施齊全——準(zhǔn)備如照片、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電腦、擴(kuò)音設(shè)備等。
布置會場。不同的會議，要求不同的會場氣氛。
人民代表大會——隆重莊嚴(yán)
慶祝大會——喜慶熱烈
紀(jì)念性會議——肅穆典雅
座談會會場——和諧親切
布置會場包括主席臺、會場形式、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施（包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫）
會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要，與會人數(shù)多少而定，還要符合美學(xué)原理與會者的審美觀，有長方形、圓形、方形。
⑴圓桌式（橢圓、方桌）——可以無拘束地自由交談，適合于召開15至20人左右的小型會議；
⑵“口”字型。如果出席會議的人較多，可將桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。
⑶“ ”字型，“V”字型，這種形式要注意主席位置，要有黑板或銀幕。（研討會）
⑷教室型。召開發(fā)布會或以說明情況，傳達(dá)情況為目的的會議。
7、排列座次
主席占座次，以正中間座位為點(diǎn)，面向會場，依左為上，右為下的原則。
會場：⑴按漢字筆劃排列
⑵按地理位置排列
⑶按行業(yè)系統(tǒng)排列
以上座次排列方案要報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。
8、辦妥后勤服務(wù)事宜
9、做好新聞發(fā)布工作
10、進(jìn)行全面的會前檢查
會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式
重點(diǎn)檢查，會議文件材料的準(zhǔn)備，會場布置和安全保衛(wèi)工作等。
二、會議期間的工作
會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書的中心工作任務(wù)是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議既定的目標(biāo)進(jìn)行。
1、搞好簽到工作，是為了統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，同時也能夠有效地保證會議的安全。
2、 熱情接待會議成員，作好報(bào)到工作。
3、 傳接電話。
4、 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程。
5、 擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報(bào)
6、 調(diào)派車輛
三、會議的善后工作
1、 送別與會人員
2、 處理遺忘的物品
3、 完善會務(wù)工作
4、 寄感謝信
5、 打印會議記錄 6、開總結(jié)會
第二節(jié)會議文書
會議涉及到文書內(nèi)容大作有以下幾點(diǎn)：
1、會議的指導(dǎo)文書。上級會議文書，上級指示文書
2、會議主題文書，開幕式講話，主題報(bào)告，專題報(bào)告，專門文件，大會發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等。
3、會議程序文書。議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。
4、會議簡報(bào)和會議記錄文書。
1、 書：代表提案，公務(wù)書信，群眾來信
2、 公告、傳達(dá)文書。新聞，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃
會議管理文書，包括開會須知，議事規(guī)則，出示證件，保密制度，作息時間，生活管
會議參考文一、會議通知
要寫得明確具體，交代清楚會議名稱，主持單位，會議內(nèi)容，起止時間，參加人員，會議地點(diǎn)，報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。
⑴會議緣由 ⑵基本安排 ⑶與會具體要求
二、會議記錄
（一）定義：在開會討論問題，研究工作時，由專人用文字把會議情況如實(shí)記錄下來的書面材料。
（二）種類、作用
兩種：一種是會議主持人指定專人的記錄
二種是與會者為了今后查考，傳達(dá)貫徹會議精神所做會議記錄是重要的工作記錄資料。
作用： 依據(jù)
編史修史，查證組織沿革
（三）特點(diǎn)：
⑴原始性
⑵準(zhǔn)確性——忠實(shí)于原意
⑶保密性
四、基本格式
對會議基本情況，會議內(nèi)容，結(jié)尾三個部分。
（一）會議基本情況
主要包括以下項(xiàng)目：
A、會議名稱（寫上全稱并標(biāo)明屆次）
B、開會時間（包括年月日和起止時間）
C、地點(diǎn)
D、出席人（小型會議記姓名，大中型會議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫明單位和人數(shù)）
E、缺席人（姓名及缺席原因）
F、列席人（姓名、職務(wù)）
G、主持人（姓名、職務(wù)）
H、記錄人
I、議程人。
以上項(xiàng)目均應(yīng)在會議正式開始前核實(shí)記好。
（二）會議內(nèi)容
會議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會議上發(fā)言情況和通過的決議，要寫上發(fā)言人的姓名、發(fā)言內(nèi)容，包括討論的問題，提出的建議及重要的決議等。
（三）結(jié)尾
“散會”、“體會”
記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)。
五、會議記錄的方法
（一）摘要記錄
提綱挈領(lǐng)地作重點(diǎn)記錄，簡明地反映會議內(nèi)的要點(diǎn)。對于會議情況，著重記錄議題，議程，決議，而不反映一般進(jìn)程，對與會者的發(fā)言，著重記錄中心意思、發(fā)言要點(diǎn)。要求一面聽發(fā)言，一面立即分析，判斷哪些該記，哪些不該記。對意思來表達(dá)完整和不清楚的話語，還須選擇適當(dāng)?shù)恼Z句連接下去，使記錄稿既成一段相當(dāng)完整的文字，又不致于歪曲和篡改發(fā)言者的原意，造成失實(shí)。
（二）詳細(xì)記錄
要求把會議的全部情況，包括每個人發(fā)言（有發(fā)言稿的除外）的原活盡可能記錄下來，特別重要的發(fā)言，不僅要求完整無遺的記錄發(fā)言內(nèi)容。而且要求記下發(fā)言者的語氣、姿態(tài)、會場的情緒，氣氛等。所謂“詳細(xì)”，當(dāng)然不可能做到有言必錄，不落一字一句，但必須努力做到除了重復(fù)，羅嗦的話和口頭語病“嗯、啊、這個、哪么”之類及一些不重要的虛字外，求力保持其原意，原話及語氣和特點(diǎn)。同時也要記下會議中間的重要插話和主持人的提示和引#秘書資格考試# #秘書理論與實(shí)務(wù)授課教案（下編）：第三講#。
（三）錄音整理
二、會議記錄的要求
要求：快速、準(zhǔn)確、完整、清楚
（一）快速——馬不停蹄
1、注意加快書寫速度
1、 學(xué)生速記
2、 摸索和創(chuàng)造一些快記方法
（二）記錄是日后備查的檔案，所以必須準(zhǔn)確
（三）記錄要完整
會議討論與主題有關(guān)的內(nèi)容，一定記完整。
會議開無軌車，可以停下筆來喘一口氣。
重要插話要記下來，不但可以保持內(nèi)容的完整性，而且還能增強(qiáng)生動和吵談性，甚至還能使閱讀者從中感受到會場的氣氛。
（四）清楚
要求：書寫要整潔，要分清段落層次，注要點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號；要用鋼筆記錄。
三、做好會議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)
（一）認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備
了解宗旨、議題、議程，再熟悉會議材料和討論提綱
（二）要集中思想，專心致志
邊聽邊記，耳眼手腦
（三）對口話要適當(dāng)精練，概括
去掉口語里的虛字和重復(fù)詞語，但注意保持原意，不要用記錄人的話改寫。
（四）會議主持人在會上所作的提示，轉(zhuǎn)換議題和總結(jié)性發(fā)言應(yīng)記錄清楚。
（五）記錄稿在會后要認(rèn)真整理
補(bǔ)正：⑴增補(bǔ)遺漏的內(nèi)容；刪除重復(fù)無意義的語言和不必要的解釋。
⑵改正：改正記錯的表達(dá)不清楚不通順的語句。
四、提高記錄的效率
根本途徑，是平時多做聽寫練習(xí)，提高聽寫能力
快記方法：⑴使用簡稱
⑵記錄來不及寫的字詞可用符號代替
L領(lǐng)導(dǎo)，M群眾
⑶使用省略號，發(fā)言人行經(jīng)據(jù)典，可只記其所引的第一句和最后
一句，中間用……
注明所引的書名頁數(shù)
⑷用阿拉伯?dāng)?shù)字記數(shù)
⑸可以留空，會后查對補(bǔ)充
本學(xué)期學(xué)內(nèi)容補(bǔ)充：
一、會議通知
二、會議記錄
會議籌備方案方案制定
1、確定會議主題
無論組織什么樣的會議，都有會議主題，組織會議，必須明確會議要研究解決什么問題，達(dá)到什么目的。
會議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
2、確定會議的時間與地點(diǎn)
會議時間包括會議實(shí)際進(jìn)行時間和會議過程。
3、確定會議的規(guī)模
主要指會議出席人員（正式代表），特邀代表，列席人員，工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量。
會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握。
4、確定會議議程
會議議程：包括會議主持，會議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）會議討論、會議廛話、會議總結(jié)。
確定會議的主要方法：
一是根據(jù)列會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人。
二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人。
三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式。
四是根據(jù)會議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。
5、確定會議文件和材料的準(zhǔn)備
包括大會的主報(bào)告；大會發(fā)言單位的材料；會議日程表，參加會議人員名單、住宿安排，主席臺座次，分組名單。討論題目和分組討論地點(diǎn)，作息時間表，會議的參閱文件。
6、確定會議組織和分工
這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實(shí)，包括會議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備，會務(wù)組織，會場布置，會議接待，生活服務(wù)（含娛樂活動安排），安全保衛(wèi)，交通疏導(dǎo)，醫(yī)后救護(hù)等。
【思考與練習(xí)】
1． 會議的作用是什么？
2． 選擇會場的要點(diǎn)有哪些？
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解會議工作的特點(diǎn)、會議工作的基本知識，掌握各類會議的籌劃和組織工作的基本技能；掌握會議文書的寫作
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是如何作好會務(wù)工作。
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 會議事務(wù)工作
第二節(jié) 會議文書
第一節(jié)會議事務(wù)工作
一、會議的含義
（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。
（二是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。
二、會議的種類
若按會議的性質(zhì)分：
⑴立法會議。這是權(quán)力機(jī)構(gòu)的會議，如各級人民代表大會
⑵黨務(wù)性會議：政黨內(nèi)部召集的會議
⑶行政性會議：單位召開的執(zhí)行性，工作性會議
⑷業(yè)務(wù)性會議：（專業(yè)性會議）
⑸群眾性會議，這是非專業(yè)性的表達(dá)群眾的意愿的會議
⑹交際性會議：旨在增進(jìn)了解，發(fā)展友誼的會議，如會議茶話會、聯(lián)歡會、交誼舞會。
隨著社會的發(fā)展，管理活動日益追求高效，會議方式面臨一切嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，電子會議應(yīng)運(yùn)而生。
所謂電子會議，指采用某種通信手段，在各種電子設(shè)備的支持下舉行。
不足之處：A、無法目睹別人的反應(yīng)表情，而這些無聲的反應(yīng)常常是決定生意成功與否的重要因素。
B、若主持人掌握不當(dāng)，則會使會議變成一連串無聊的獨(dú)白。
C、成本比傳統(tǒng)會議高。
三、會議的作用
1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具
2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。
3、各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。
四、會務(wù)工作的內(nèi)容
所謂會務(wù)工作：是指從會議籌備善后的一系列工作
會務(wù)工作的總要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到，確保安全
會務(wù)工作的時間劃分：可分為準(zhǔn)備階段，會議進(jìn)行，會議結(jié)束手段。
（一）會議的準(zhǔn)備工作
1、 安排議題，確定步驟
擬題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務(wù)，安排議題，要收集和篩選。
安排議題須注意三點(diǎn)：
一是要將討論同類性質(zhì)的問題放在一起
二是按輕重緩急程度
三是保密性較強(qiáng)的議題放在會議后面
確定會議步驟：即議程、程序、日程
議程是對已確定的議題列出的先后順序，是程序的基礎(chǔ)。
程序是對會議各項(xiàng)活動（如各種議式、報(bào)告、發(fā)言、活動等）
按先后次序做出安排（由領(lǐng)導(dǎo)審定）
日程是對會議活動逐日做按排，是程序的具體化。
瑞祥公司銷售團(tuán)隊(duì)會議、議程表
公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午 9：00在公司總部的三號會議室舉行。
1、宣布議程
2、說明有關(guān)人員缺席情況
3、宣讀并通過上次會議記錄
4、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。
5、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言
6、公司銷售人員的招聘和重組。
7、銷售二部經(jīng)理的人選。
8、下季度銷售目標(biāo)。
瑞祥公司新產(chǎn)品銷售展示會日程安排
日期
時 間
內(nèi) 容 安 排
地 點(diǎn)
參 加 人
負(fù)責(zé)人
備注
11月12日
8：30
報(bào)到
餐廳
全體員工
**
9：00
銷售主管做介紹
會議廳
全體員工
9：50
休息
10：00
新產(chǎn)品展示
會議廳
全體員工
11：00
銷售活動錄象
餐廳三樓
自由參加
12：00
自助午餐
餐廳二樓
13；00
自由觀看和動手操作
餐廳三樓
自由參加
14：30
銷售部人員講解廣告
宣傳單
公司會議室
全體員工
15：30
分組討論與咨詢
餐廳三樓
16：30
散會
2、擬定與會人員范圍或名單
⑴有固定成員的例會
⑵擔(dān)任一定職務(wù)的人參加會議
⑶與會代表須通過選舉或推舉產(chǎn)生的會議
⑷由單位指派出席人的會議
⑸各種協(xié)商會、座談會、茶話會、宴會等。
3、辦理會議報(bào)批手續(xù)
會期4天以下，人數(shù)31人以上必需批準(zhǔn)
4、發(fā)會議通知
及時、準(zhǔn)確
5、準(zhǔn)備會議文件與材料
裝袋、分發(fā)、保密
6、選擇和布置會場
開會要借助于一定的場所，會場諸方面條件的好壞，舒適程度的高低，對與會人員的心理起到不可忽視的作用，而與會者的心理狀，直接影響到會議效果，因此要重視會場的選擇和布置。
選擇會場，要結(jié)合開會人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮，須：
大小適中——太大顯得松散，太小顯得小氣。
地點(diǎn)適中——盡量離與會者的住所近一點(diǎn)，免受奔波之苦
附屬設(shè)施齊全——準(zhǔn)備如照片、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電腦、擴(kuò)音設(shè)備等。
布置會場。不同的會議，要求不同的會場氣氛。
人民代表大會——隆重莊嚴(yán)
慶祝大會——喜慶熱烈
紀(jì)念性會議——肅穆典雅
座談會會場——和諧親切
布置會場包括主席臺、會場形式、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施（包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫）
會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要，與會人數(shù)多少而定，還要符合美學(xué)原理與會者的審美觀，有長方形、圓形、方形。
⑴圓桌式（橢圓、方桌）——可以無拘束地自由交談，適合于召開15至20人左右的小型會議；
⑵“口”字型。如果出席會議的人較多，可將桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。
⑶“ ”字型，“V”字型，這種形式要注意主席位置，要有黑板或銀幕。（研討會）
⑷教室型。召開發(fā)布會或以說明情況，傳達(dá)情況為目的的會議。
7、排列座次
主席占座次，以正中間座位為點(diǎn)，面向會場，依左為上，右為下的原則。
會場：⑴按漢字筆劃排列
⑵按地理位置排列
⑶按行業(yè)系統(tǒng)排列
以上座次排列方案要報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。
8、辦妥后勤服務(wù)事宜
9、做好新聞發(fā)布工作
10、進(jìn)行全面的會前檢查
會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式
重點(diǎn)檢查，會議文件材料的準(zhǔn)備，會場布置和安全保衛(wèi)工作等。
二、會議期間的工作
會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書的中心工作任務(wù)是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議既定的目標(biāo)進(jìn)行。
1、搞好簽到工作，是為了統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，同時也能夠有效地保證會議的安全。
2、 熱情接待會議成員，作好報(bào)到工作。
3、 傳接電話。
4、 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程。
5、 擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報(bào)
6、 調(diào)派車輛
三、會議的善后工作
1、 送別與會人員
2、 處理遺忘的物品
3、 完善會務(wù)工作
4、 寄感謝信
5、 打印會議記錄 6、開總結(jié)會
第二節(jié)會議文書
會議涉及到文書內(nèi)容大作有以下幾點(diǎn)：
1、會議的指導(dǎo)文書。上級會議文書，上級指示文書
2、會議主題文書，開幕式講話，主題報(bào)告，專題報(bào)告，專門文件，大會發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等。
3、會議程序文書。議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。
4、會議簡報(bào)和會議記錄文書。
1、 書：代表提案，公務(wù)書信，群眾來信
2、 公告、傳達(dá)文書。新聞，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃
會議管理文書，包括開會須知，議事規(guī)則，出示證件，保密制度，作息時間，生活管
會議參考文一、會議通知
要寫得明確具體，交代清楚會議名稱，主持單位，會議內(nèi)容，起止時間，參加人員，會議地點(diǎn)，報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。
⑴會議緣由 ⑵基本安排 ⑶與會具體要求
二、會議記錄
（一）定義：在開會討論問題，研究工作時，由專人用文字把會議情況如實(shí)記錄下來的書面材料。
（二）種類、作用
兩種：一種是會議主持人指定專人的記錄
二種是與會者為了今后查考，傳達(dá)貫徹會議精神所做會議記錄是重要的工作記錄資料。
作用： 依據(jù)
編史修史，查證組織沿革
（三）特點(diǎn)：
⑴原始性
⑵準(zhǔn)確性——忠實(shí)于原意
⑶保密性
四、基本格式
對會議基本情況，會議內(nèi)容，結(jié)尾三個部分。
（一）會議基本情況
主要包括以下項(xiàng)目：
A、會議名稱（寫上全稱并標(biāo)明屆次）
B、開會時間（包括年月日和起止時間）
C、地點(diǎn)
D、出席人（小型會議記姓名，大中型會議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫明單位和人數(shù)）
E、缺席人（姓名及缺席原因）
F、列席人（姓名、職務(wù)）
G、主持人（姓名、職務(wù)）
H、記錄人
I、議程人。
以上項(xiàng)目均應(yīng)在會議正式開始前核實(shí)記好。
（二）會議內(nèi)容
會議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會議上發(fā)言情況和通過的決議，要寫上發(fā)言人的姓名、發(fā)言內(nèi)容，包括討論的問題，提出的建議及重要的決議等。
（三）結(jié)尾
“散會”、“體會”
記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)。
五、會議記錄的方法
（一）摘要記錄
提綱挈領(lǐng)地作重點(diǎn)記錄，簡明地反映會議內(nèi)的要點(diǎn)。對于會議情況，著重記錄議題，議程，決議，而不反映一般進(jìn)程，對與會者的發(fā)言，著重記錄中心意思、發(fā)言要點(diǎn)。要求一面聽發(fā)言，一面立即分析，判斷哪些該記，哪些不該記。對意思來表達(dá)完整和不清楚的話語，還須選擇適當(dāng)?shù)恼Z句連接下去，使記錄稿既成一段相當(dāng)完整的文字，又不致于歪曲和篡改發(fā)言者的原意，造成失實(shí)。
（二）詳細(xì)記錄
要求把會議的全部情況，包括每個人發(fā)言（有發(fā)言稿的除外）的原活盡可能記錄下來，特別重要的發(fā)言，不僅要求完整無遺的記錄發(fā)言內(nèi)容。而且要求記下發(fā)言者的語氣、姿態(tài)、會場的情緒，氣氛等。所謂“詳細(xì)”，當(dāng)然不可能做到有言必錄，不落一字一句，但必須努力做到除了重復(fù)，羅嗦的話和口頭語病“嗯、啊、這個、哪么”之類及一些不重要的虛字外，求力保持其原意，原話及語氣和特點(diǎn)。同時也要記下會議中間的重要插話和主持人的提示和引#秘書資格考試# #秘書理論與實(shí)務(wù)授課教案（下編）：第三講#。
（三）錄音整理
二、會議記錄的要求
要求：快速、準(zhǔn)確、完整、清楚
（一）快速——馬不停蹄
1、注意加快書寫速度
1、 學(xué)生速記
2、 摸索和創(chuàng)造一些快記方法
（二）記錄是日后備查的檔案，所以必須準(zhǔn)確
（三）記錄要完整
會議討論與主題有關(guān)的內(nèi)容，一定記完整。
會議開無軌車，可以停下筆來喘一口氣。
重要插話要記下來，不但可以保持內(nèi)容的完整性，而且還能增強(qiáng)生動和吵談性，甚至還能使閱讀者從中感受到會場的氣氛。
（四）清楚
要求：書寫要整潔，要分清段落層次，注要點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號；要用鋼筆記錄。
三、做好會議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)
（一）認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備
了解宗旨、議題、議程，再熟悉會議材料和討論提綱
（二）要集中思想，專心致志
邊聽邊記，耳眼手腦
（三）對口話要適當(dāng)精練，概括
去掉口語里的虛字和重復(fù)詞語，但注意保持原意，不要用記錄人的話改寫。
（四）會議主持人在會上所作的提示，轉(zhuǎn)換議題和總結(jié)性發(fā)言應(yīng)記錄清楚。
（五）記錄稿在會后要認(rèn)真整理
補(bǔ)正：⑴增補(bǔ)遺漏的內(nèi)容；刪除重復(fù)無意義的語言和不必要的解釋。
⑵改正：改正記錯的表達(dá)不清楚不通順的語句。
四、提高記錄的效率
根本途徑，是平時多做聽寫練習(xí)，提高聽寫能力
快記方法：⑴使用簡稱
⑵記錄來不及寫的字詞可用符號代替
L領(lǐng)導(dǎo)，M群眾
⑶使用省略號，發(fā)言人行經(jīng)據(jù)典，可只記其所引的第一句和最后
一句，中間用……
注明所引的書名頁數(shù)
⑷用阿拉伯?dāng)?shù)字記數(shù)
⑸可以留空，會后查對補(bǔ)充
本學(xué)期學(xué)內(nèi)容補(bǔ)充：
一、會議通知
二、會議記錄
會議籌備方案方案制定
1、確定會議主題
無論組織什么樣的會議，都有會議主題，組織會議，必須明確會議要研究解決什么問題，達(dá)到什么目的。
會議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
2、確定會議的時間與地點(diǎn)
會議時間包括會議實(shí)際進(jìn)行時間和會議過程。
3、確定會議的規(guī)模
主要指會議出席人員（正式代表），特邀代表，列席人員，工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量。
會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握。
4、確定會議議程
會議議程：包括會議主持，會議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）會議討論、會議廛話、會議總結(jié)。
確定會議的主要方法：
一是根據(jù)列會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人。
二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人。
三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式。
四是根據(jù)會議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。
5、確定會議文件和材料的準(zhǔn)備
包括大會的主報(bào)告；大會發(fā)言單位的材料；會議日程表，參加會議人員名單、住宿安排，主席臺座次，分組名單。討論題目和分組討論地點(diǎn)，作息時間表，會議的參閱文件。
6、確定會議組織和分工
這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實(shí)，包括會議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備，會務(wù)組織，會場布置，會議接待，生活服務(wù)（含娛樂活動安排），安全保衛(wèi)，交通疏導(dǎo)，醫(yī)后救護(hù)等。
【思考與練習(xí)】
1． 會議的作用是什么？
2． 選擇會場的要點(diǎn)有哪些？