第六講 秘書(shū)的職能范疇
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解秘書(shū)職能范疇中事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)三方面的工作內(nèi)容。明確其共同目的是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助和服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。
【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】
要求學(xué)生了解秘書(shū)職能范疇以及辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助、管理協(xié)調(diào)輔助工作的內(nèi)容與目的
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助
第二節(jié) 參謀智能輔助
第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助
秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作的需要展開(kāi)。概括說(shuō)
領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書(shū)工作的范疇。
一般而言，秘書(shū)職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個(gè)方面。三個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透，其共同目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作有效和有序提供輔助與服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。
第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助
辦公事務(wù)輔助主要包括辦文、辦事、辦會(huì)以及辦公環(huán)境管理等。
一、辦文
（一）文稿撰擬（略）具體內(nèi)容的教授由秘書(shū)寫(xiě)作課程完成
（二）文書(shū)運(yùn)行
文書(shū)運(yùn)行包括收文與發(fā)文兩個(gè)程序化過(guò)程。
收文：簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等
發(fā)文：交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-校對(duì)-用印-登記-封發(fā)
安排公文運(yùn)行程序，都必須注意以下方面：
1、 程序的有序銜接性
2、 主輔協(xié)同性
3、 運(yùn)作規(guī)范性
4、 文書(shū)運(yùn)行中智能輔助的滲透性
5、 文書(shū)運(yùn)行的反饋性
（三）文書(shū)整理
主要包括文書(shū)收集和檔案歸檔（略）
二、辦會(huì)
（下編詳講）
三、辦事
（一） 隨機(jī)事務(wù)
隨機(jī)事務(wù)：是指難以預(yù)測(cè)的不經(jīng)常發(fā)生的或職能分工邊界難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。見(jiàn)教材P55
處理隨機(jī)事務(wù)要注重：
1、 要注重預(yù)防性
2、 要注重反應(yīng)的敏銳性
3、 要注重整體的配合性
4、 要注重輔助地位的制約性
5、 要注重溝通的樞紐性
（二） 授權(quán)理事
見(jiàn)教材P56，通過(guò)對(duì)案例《滑坡》的分析達(dá)到教學(xué)目的。
第二節(jié) 參謀職能輔助
一、 參謀輔助的內(nèi)容
秘書(shū)參謀輔助的內(nèi)容可分為：對(duì)決策的輔助；對(duì)信息利用的參謀智能輔助；
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正身潔行的輔助。
二、秘書(shū)做好參謀咨詢(xún)的方法
參謀工作具體體現(xiàn)在兩方面：一方面是為領(lǐng)導(dǎo)提供情況與資料。另一方面是為領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。
由于秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系，是配角服務(wù)于主角，因此要求秘書(shū)當(dāng)參謀、被咨詢(xún)時(shí)，需要格外注意語(yǔ)言藝術(shù)，要做到既能進(jìn)言，又不失身份。為此需要做必要的準(zhǔn)備和采用恰當(dāng)?shù)姆绞健?BR> （一） 熟悉情況
（二） 多用商量的口氣說(shuō)話(huà)，給領(lǐng)導(dǎo)留有余地
（三） 用委婉的方式提意見(jiàn)，以便領(lǐng)導(dǎo)接受
（四） 提出幾個(gè)方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。
此外還要注意五個(gè)字
牢記一個(gè)“正”字
具備一個(gè)“敢”字
謹(jǐn)防一個(gè)“媚”字
掌握一個(gè)“辯”字
注意一個(gè)“巧”字
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解秘書(shū)職能范疇中事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)三方面的工作內(nèi)容。明確其共同目的是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助和服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。
【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】
要求學(xué)生了解秘書(shū)職能范疇以及辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助、管理協(xié)調(diào)輔助工作的內(nèi)容與目的
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助
第二節(jié) 參謀智能輔助
第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助
秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作的需要展開(kāi)。概括說(shuō)
領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書(shū)工作的范疇。
一般而言，秘書(shū)職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個(gè)方面。三個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透，其共同目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作有效和有序提供輔助與服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。
第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助
辦公事務(wù)輔助主要包括辦文、辦事、辦會(huì)以及辦公環(huán)境管理等。
一、辦文
（一）文稿撰擬（略）具體內(nèi)容的教授由秘書(shū)寫(xiě)作課程完成
（二）文書(shū)運(yùn)行
文書(shū)運(yùn)行包括收文與發(fā)文兩個(gè)程序化過(guò)程。
收文：簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等
發(fā)文：交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-校對(duì)-用印-登記-封發(fā)
安排公文運(yùn)行程序，都必須注意以下方面：
1、 程序的有序銜接性
2、 主輔協(xié)同性
3、 運(yùn)作規(guī)范性
4、 文書(shū)運(yùn)行中智能輔助的滲透性
5、 文書(shū)運(yùn)行的反饋性
（三）文書(shū)整理
主要包括文書(shū)收集和檔案歸檔（略）
二、辦會(huì)
（下編詳講）
三、辦事
（一） 隨機(jī)事務(wù)
隨機(jī)事務(wù)：是指難以預(yù)測(cè)的不經(jīng)常發(fā)生的或職能分工邊界難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。見(jiàn)教材P55
處理隨機(jī)事務(wù)要注重：
1、 要注重預(yù)防性
2、 要注重反應(yīng)的敏銳性
3、 要注重整體的配合性
4、 要注重輔助地位的制約性
5、 要注重溝通的樞紐性
（二） 授權(quán)理事
見(jiàn)教材P56，通過(guò)對(duì)案例《滑坡》的分析達(dá)到教學(xué)目的。
第二節(jié) 參謀職能輔助
一、 參謀輔助的內(nèi)容
秘書(shū)參謀輔助的內(nèi)容可分為：對(duì)決策的輔助；對(duì)信息利用的參謀智能輔助；
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正身潔行的輔助。
二、秘書(shū)做好參謀咨詢(xún)的方法
參謀工作具體體現(xiàn)在兩方面：一方面是為領(lǐng)導(dǎo)提供情況與資料。另一方面是為領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。
由于秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系，是配角服務(wù)于主角，因此要求秘書(shū)當(dāng)參謀、被咨詢(xún)時(shí)，需要格外注意語(yǔ)言藝術(shù)，要做到既能進(jìn)言，又不失身份。為此需要做必要的準(zhǔn)備和采用恰當(dāng)?shù)姆绞健?BR> （一） 熟悉情況
（二） 多用商量的口氣說(shuō)話(huà)，給領(lǐng)導(dǎo)留有余地
（三） 用委婉的方式提意見(jiàn)，以便領(lǐng)導(dǎo)接受
（四） 提出幾個(gè)方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。
此外還要注意五個(gè)字
牢記一個(gè)“正”字
具備一個(gè)“敢”字
謹(jǐn)防一個(gè)“媚”字
掌握一個(gè)“辯”字
注意一個(gè)“巧”字