從一個(gè)單位的對(duì)外文件來(lái)說(shuō)，可以行文方向劃分為上行文、平行文和下行文三類。
（1）上行文。上行文就是指下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。比如，國(guó)務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、直轄市給國(guó)務(wù)院所報(bào)送的工作報(bào)告和請(qǐng)示就是上行文。一般地說(shuō)，上行文是作為下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，下級(jí)業(yè)務(wù)部門向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，請(qǐng)求給予領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的文件。
（2）平行文。平行文就是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個(gè)部之間，國(guó)務(wù)院的各個(gè)部、委、局之間，各個(gè)省委之間，省人民政府之間，各個(gè)縣委之間，縣人民政府之間，都是平級(jí)平行機(jī)關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學(xué)校和工廠之間，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，是一些不相隸屬的機(jī)關(guān)。上述這些機(jī)關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問(wèn)題時(shí)，一般都適宜于使用“函”來(lái)行文。
（3）下行文。下行文就是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。比如，黨中央給各個(gè)省、自治區(qū)、直轄市黨委，國(guó)務(wù)院給各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。
下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)下級(jí)業(yè)務(wù)部門實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任的重要工具。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，是重要的收來(lái)文件。一些面向群眾的公告、通告、通知等文件，也是下行文。
一些下級(jí)機(jī)關(guān)為業(yè)務(wù)問(wèn)題向上行文時(shí)，不按業(yè)務(wù)歸口原則行文，以為只要找政府機(jī)關(guān)就能迅速解決問(wèn)題，實(shí)際上這些請(qǐng)示送政府機(jī)關(guān)后，仍然要轉(zhuǎn)到各業(yè)務(wù)主管部門研究，由業(yè)務(wù)主管部門提出意見(jiàn)，或作出處理決定。這種不合規(guī)范的行文，不僅未能達(dá)到請(qǐng)示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作效率。因此，工作人員應(yīng)注意，一定要按業(yè)務(wù)歸口原則請(qǐng)示或商洽工作。
造成上述這種現(xiàn)象的主要原因，是由于有些工作人員對(duì)“隸屬關(guān)系”的概念理解比較狹窄，一提“隸屬關(guān)系”就只從行政上理解，因而在為有些業(yè)務(wù)部門或機(jī)構(gòu)擬制文件時(shí)，以行政機(jī)關(guān)的名義向上級(jí)行政機(jī)關(guān)行文。事實(shí)上，各級(jí)業(yè)務(wù)部門和機(jī)構(gòu)，除了在行政上與各級(jí)所屬機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系外，它們還在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)由上而下的垂直領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，建立了自上而下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，這種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也是隸屬關(guān)系。
重點(diǎn)難點(diǎn)
從不同的角度對(duì)公文進(jìn)行分類
由于公文所反映的社會(huì)現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機(jī)關(guān)公文處理工作有秩序、高效率地進(jìn)行，就必須從分析和研究機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用入手，對(duì)機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中所使用的公文進(jìn)行科學(xué)的分類。這是人們認(rèn)識(shí)公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。
常見(jiàn)的、基本的公文的分類，主要是從公文的來(lái)源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點(diǎn)等方面來(lái)劃分的。
1.從公文的來(lái)源來(lái)劃分，可將一個(gè)機(jī)關(guān)的公文分為三個(gè)部分：對(duì)外文件、收來(lái)文件和內(nèi)部文件。
（1）對(duì)外文件。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)的文件。
（2）收來(lái)文件。簡(jiǎn)稱收文，是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來(lái)的文件。
（3）內(nèi)部文件。是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。
2.從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分，可將機(jī)關(guān)公文劃分為上行文、平行文和下行文三類。
（1）上行文。上行文就是指下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。比如，國(guó)務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、直轄市給國(guó)務(wù)院所報(bào)送的工作報(bào)告和請(qǐng)示就是上行文。一般地說(shuō)，上行文是作為下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，下級(jí)業(yè)務(wù)部門向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，請(qǐng)求給予領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的文件。
（2）平行文。平行文就是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個(gè)部之間，國(guó)務(wù)院的各個(gè)部、委、局之間，各個(gè)省委之間，省人民政府之間，各個(gè)縣委之間，縣人民政府之間，都是平級(jí)平行機(jī)關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學(xué)校和工廠之間，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，是一些不相隸屬的機(jī)關(guān)。上述這些機(jī)關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問(wèn)題時(shí)，一般都適宜于使用“函”來(lái)行文。
（3）下行文。下行文就是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。比如，黨中央給各個(gè)省、自治區(qū)、直轄市黨委，國(guó)務(wù)院給各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。
下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)下級(jí)業(yè)務(wù)部門實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任的重要工具。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，是重要的收來(lái)文件。一些面向群眾的公告、通告、通知等文件，也是下行文。
一些下級(jí)機(jī)關(guān)為業(yè)務(wù)問(wèn)題向上行文時(shí)，不按業(yè)務(wù)歸口原則行文，以為只要找政府機(jī)關(guān)就能迅速解決問(wèn)題，實(shí)際上這些請(qǐng)示送政府機(jī)關(guān)后，仍然要轉(zhuǎn)到各業(yè)務(wù)主管部門研究，由業(yè)務(wù)主管部門提出意見(jiàn)，或作出處理決定。這種不合規(guī)范的行文，不僅未能達(dá)到請(qǐng)示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作效率。因此，工作人員應(yīng)注意，一定要按業(yè)務(wù)歸口原則請(qǐng)示或商洽工作。
造成上述這種現(xiàn)象的主要原因，是由于有些工作人員對(duì)“隸屬關(guān)系”的概念理解比較狹窄，一提“隸屬關(guān)系”就只從行政上理解，因而在為有些業(yè)務(wù)部門或機(jī)構(gòu)擬制文件時(shí)，以行政機(jī)關(guān)的名義向上級(jí)行政機(jī)關(guān)行文。事實(shí)上，各級(jí)業(yè)務(wù)部門和機(jī)構(gòu)，除了在行政上與各級(jí)所屬機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系外，它們還在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)由上而下的垂直領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，建立了自上而下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，這種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也是隸屬關(guān)系。
重點(diǎn)難點(diǎn)
從不同的角度對(duì)公文進(jìn)行分類
由于公文所反映的社會(huì)現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機(jī)關(guān)公文處理工作有秩序、高效率地進(jìn)行，就必須從分析和研究機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用入手，對(duì)機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中所使用的公文進(jìn)行科學(xué)的分類。這是人們認(rèn)識(shí)公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。
常見(jiàn)的、基本的公文的分類，主要是從公文的來(lái)源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點(diǎn)等方面來(lái)劃分的。
1.從公文的來(lái)源來(lái)劃分，可將一個(gè)機(jī)關(guān)的公文分為三個(gè)部分：對(duì)外文件、收來(lái)文件和內(nèi)部文件。
（1）對(duì)外文件。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)的文件。
（2）收來(lái)文件。簡(jiǎn)稱收文，是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來(lái)的文件。
（3）內(nèi)部文件。是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。
2.從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分，可將機(jī)關(guān)公文劃分為上行文、平行文和下行文三類。