隨著信息化程度的提高，IT外包服務(wù)在企業(yè)信息化建設(shè)以及電子政務(wù)建設(shè)中所處的地位日益加強(qiáng)。我國IT外包服務(wù)市場增長很快，中國IT外包服務(wù)市場規(guī)模早在2002年就以達(dá)到33.5億元人民幣。作為一種長期的委托行為，IT外包服務(wù)合同履行往往是三年、五年，甚至幾十年。建設(shè)周期長，不可預(yù)見因素就會相應(yīng)增多，對IT服務(wù)外包項目風(fēng)險問題的分析和控制，具有重要的現(xiàn)實意義。
外包(Outsourcing)，是指企業(yè)利用外部的專業(yè)資源為己服務(wù)，從而達(dá)到降低成本、提高效率、充分發(fā)揮自身核心競爭力乃至增強(qiáng)自身應(yīng)變能力的一種管理模式。目前，IT領(lǐng)域常見的外包有軟件系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)中心托管、安全服務(wù)外包以及IT培訓(xùn)等形式。這里，我們主要談及企業(yè)軟件系統(tǒng)開發(fā)的外包管理。
風(fēng)險管理的重要性
我們知道，風(fēng)險(Risk)是指損失發(fā)生的不確定性，它是不利事件或損失發(fā)生的概率及其后果的函數(shù)，用數(shù)學(xué)公式表示為：R=f(P，C)，其中R表示風(fēng)險，P表示不利事件發(fā)生的概率，C表示該事件發(fā)生的后果。其含義為：風(fēng)險是人們因?qū)ξ磥硇袨榈臎Q策及客觀條件的不確定性而可能引起的后果與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生多種負(fù)偏離的綜合。IT外包風(fēng)險，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析則是指IT外包工程實施結(jié)果相對于預(yù)期結(jié)果的變動程度，即企業(yè)IT外包預(yù)期收益的變動程度。通俗地說，IT外包類似于家庭聚餐委托外面的廚師代工，IT外包風(fēng)險則類似于你期望這次家庭聚餐獲得的美食效果與實際效果的差異。
IT外包風(fēng)險，是由許多不確定因素造成的。有時候，公司要配合外包服務(wù)提供商的需求進(jìn)行一些額外工作，這其中的協(xié)調(diào)成本，可能會非常昂貴。除此之外，簽約金和監(jiān)督外包廠商進(jìn)展的支出，也可能遠(yuǎn)高于預(yù)期支出。糟糕的是，如果外包服務(wù)提供商開發(fā)出來的軟件不夠好，企業(yè)還得再次去委托其他廠商完成，這類似于要找別的廚師重新做菜。另外，還有一些合同風(fēng)險--在與外包服務(wù)提供商訂立合同時，一定要小心看清楚條約，否則一張白紙就可能會讓公司遭遇極大的損失。萬幸的是，上述都是假設(shè)，是“可能性”。但是，如果這些風(fēng)險真的發(fā)生，將會對公司財政造成巨大破壞。
IT外包服務(wù)風(fēng)險系數(shù)有多大呢？國內(nèi)暫時還沒有詳盡的數(shù)據(jù)。不過，關(guān)于IT服務(wù)的成功率可以作為參考。2002年7月，Gartner IT服務(wù)首席分析師Rolf Jester在亞太I(xiàn)T服務(wù)高級研討會上說：“中國的IT服務(wù)市場仍不夠成熟，大約50%的IT服務(wù)合同是以不能讓用戶滿意的方式提交的?！?BR> 如此高比率的IT服務(wù)合同不能讓用戶滿意，IT外包服務(wù)也不容樂觀。企業(yè)要想獲取預(yù)期利潤，必須正確地評估進(jìn)而努力控制IT外包風(fēng)險。風(fēng)險管理(Risk Management)是指經(jīng)濟(jì)單位對可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測、識別、評估、分析并在此基礎(chǔ)上有效地處置風(fēng)險，以低成本實現(xiàn)大安全保障的科學(xué)管理方法，主要包括風(fēng)險管理計劃編制、風(fēng)險識別、定性風(fēng)險分析、定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對計劃編制以及風(fēng)險監(jiān)督和控制六個過程,其目的可以說就是將風(fēng)險“大事化小、小事化了”。
外包與“鞭子效應(yīng)”
采用動態(tài)管理可以做到“大事化小”，這可以通過經(jīng)濟(jì)學(xué)上的“鞭子效應(yīng)”來解釋。一個多節(jié)的鞭子，在抖動時它的每一節(jié)都在左右搖擺，但是鞭子整體上仍然能夠保持本身的大致形態(tài)和方向。這一點(diǎn)在鞭子運(yùn)動節(jié)數(shù)越多的時候就越明顯，我們稱之為“鞭子效應(yīng)”。用經(jīng)濟(jì)學(xué)語言來闡述，就是將單一的決策問題多階段化以求回避風(fēng)險、提高決策效率。也就是說把整個過程按時間、空間等指標(biāo)劃分為若干相互聯(lián)系的階段，每個階段都需要做出決策，其目標(biāo)是使整個過程的效果優(yōu)化。
目前常用的風(fēng)險管理是非動態(tài)的，一般是把控制過程按照項目的進(jìn)行分成若干階段，分析各階段潛在的風(fēng)險因素，從而制定出相應(yīng)的對策。從表面上看，這種方法也是利用階段控制理論，但畢竟是以靜態(tài)的眼光來分析風(fēng)險，各個階段之間的風(fēng)險管理工作缺乏必要和有機(jī)的聯(lián)系，沒有把各階段的工作、工序和風(fēng)險因素統(tǒng)一起來進(jìn)行綜合考慮，這種解決方法針對性強(qiáng)但是缺乏彈性。
現(xiàn)實中的風(fēng)險，大多是異常的、不可預(yù)見的風(fēng)險因素。考慮到“鞭子效應(yīng)”，作為整個過程的優(yōu)策略應(yīng)該具有這樣的性質(zhì)：不論過去的狀態(tài)和決策如何，相對于前面決策所造成的狀態(tài)而言，其后的決策必須構(gòu)成優(yōu)策略。
簡言之，一個優(yōu)策略的子策略總是優(yōu)的。由于每個階段的決策既依賴于當(dāng)前的狀態(tài)，又影響到以后過程的發(fā)展，所以各階段應(yīng)該選取不同的決策，整個過程的活動策略和效果也就不同?？梢哉J(rèn)為，不論過去階段的狀態(tài)是何種形式，目前的決策都必須以當(dāng)前狀態(tài)為決策依據(jù)，來考慮下一步的活動。這樣處理，過程的風(fēng)險狀態(tài)就由過去轉(zhuǎn)移到現(xiàn)在面臨的風(fēng)險狀態(tài)。面臨的風(fēng)險發(fā)生了遷移，進(jìn)入到新的風(fēng)險控制循環(huán)，即形成了風(fēng)險的“遷移效應(yīng)”。
如何消弭風(fēng)險
風(fēng)險遷移，不等于風(fēng)險消逝。前面我們主要是強(qiáng)調(diào)理論分析，這里我們還需要知道一些現(xiàn)實中常用的法則，來爭取讓風(fēng)險“小事化了”--降低風(fēng)險的危害：
充分了解你的項目
點(diǎn)菜的時候，有的人自己都沒有搞清想吃的到底是什么口味，比如只告訴廚師“我要吃燉魚”，這樣往往會造成做好的菜不合口味。同樣，很多企業(yè)沒有透徹地分析自己的IT需求,他們外包服務(wù)只是為了得到立竿見影的效果。選擇外包，企業(yè)一定要對整個項目足夠了解，其中包括項目需求、實現(xiàn)方法和預(yù)期經(jīng)濟(jì)利益的來源。對于已經(jīng)完成的部分，要有一套合理的評估方法，這是很重要的。充分了解項目的目標(biāo)，會幫助你降低風(fēng)險，這對公司保持在未來的競爭地位，有相當(dāng)大的幫助。
合同簽訂和項目啟動前，雙方應(yīng)就項目的工作范圍達(dá)到明確的一致。這包括項目需求、所有要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的基礎(chǔ)條件，這是雙方都要一清二楚的，否則項目實施時會有很多不清楚的地方，驗收時將會出現(xiàn)由于項目范圍理解不一致而帶來的很多麻煩。
分而治之
如果選擇同一家服務(wù)供應(yīng)商，會節(jié)省一些管理費(fèi)用。但是，有句諺語是：不要把雞蛋都放在一個籃子里面。如果這家服務(wù)供應(yīng)商出現(xiàn)問題，將帶來巨大的麻煩。如同家庭宴會可以同時邀請多個廚師掌勺一樣，IT外包有時候也可以考慮將項目分給若干個廠商完成。
將大項目分割成一塊塊能更好管理的小計劃，將可以減少風(fēng)險。這樣，每一塊都有特定的目標(biāo)，可以獨(dú)立運(yùn)作，每一塊都可以由不同的服務(wù)商來開發(fā)。如此一來，外包廠商就可以不只一家。
當(dāng)然，這樣企業(yè)面臨開發(fā)成本增加的壓力。不過，雖然開發(fā)成本增加，這卻可以減低廠商的停滯風(fēng)險。如果有承包者無法如期完成他所負(fù)責(zé)的部分，只要其他大部分項目可以如期完成，企業(yè)就可以將此部分項目交給其它已經(jīng)完成的廠商。而且，公司對每一部分項目分別進(jìn)行審核的時候，往往比面對一個大系統(tǒng)更容易從中發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而減少偷懶的風(fēng)險。
外包(Outsourcing)，是指企業(yè)利用外部的專業(yè)資源為己服務(wù)，從而達(dá)到降低成本、提高效率、充分發(fā)揮自身核心競爭力乃至增強(qiáng)自身應(yīng)變能力的一種管理模式。目前，IT領(lǐng)域常見的外包有軟件系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)中心托管、安全服務(wù)外包以及IT培訓(xùn)等形式。這里，我們主要談及企業(yè)軟件系統(tǒng)開發(fā)的外包管理。
風(fēng)險管理的重要性
我們知道，風(fēng)險(Risk)是指損失發(fā)生的不確定性，它是不利事件或損失發(fā)生的概率及其后果的函數(shù)，用數(shù)學(xué)公式表示為：R=f(P，C)，其中R表示風(fēng)險，P表示不利事件發(fā)生的概率，C表示該事件發(fā)生的后果。其含義為：風(fēng)險是人們因?qū)ξ磥硇袨榈臎Q策及客觀條件的不確定性而可能引起的后果與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生多種負(fù)偏離的綜合。IT外包風(fēng)險，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析則是指IT外包工程實施結(jié)果相對于預(yù)期結(jié)果的變動程度，即企業(yè)IT外包預(yù)期收益的變動程度。通俗地說，IT外包類似于家庭聚餐委托外面的廚師代工，IT外包風(fēng)險則類似于你期望這次家庭聚餐獲得的美食效果與實際效果的差異。
IT外包風(fēng)險，是由許多不確定因素造成的。有時候，公司要配合外包服務(wù)提供商的需求進(jìn)行一些額外工作，這其中的協(xié)調(diào)成本，可能會非常昂貴。除此之外，簽約金和監(jiān)督外包廠商進(jìn)展的支出，也可能遠(yuǎn)高于預(yù)期支出。糟糕的是，如果外包服務(wù)提供商開發(fā)出來的軟件不夠好，企業(yè)還得再次去委托其他廠商完成，這類似于要找別的廚師重新做菜。另外，還有一些合同風(fēng)險--在與外包服務(wù)提供商訂立合同時，一定要小心看清楚條約，否則一張白紙就可能會讓公司遭遇極大的損失。萬幸的是，上述都是假設(shè)，是“可能性”。但是，如果這些風(fēng)險真的發(fā)生，將會對公司財政造成巨大破壞。
IT外包服務(wù)風(fēng)險系數(shù)有多大呢？國內(nèi)暫時還沒有詳盡的數(shù)據(jù)。不過，關(guān)于IT服務(wù)的成功率可以作為參考。2002年7月，Gartner IT服務(wù)首席分析師Rolf Jester在亞太I(xiàn)T服務(wù)高級研討會上說：“中國的IT服務(wù)市場仍不夠成熟，大約50%的IT服務(wù)合同是以不能讓用戶滿意的方式提交的?！?BR> 如此高比率的IT服務(wù)合同不能讓用戶滿意，IT外包服務(wù)也不容樂觀。企業(yè)要想獲取預(yù)期利潤，必須正確地評估進(jìn)而努力控制IT外包風(fēng)險。風(fēng)險管理(Risk Management)是指經(jīng)濟(jì)單位對可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測、識別、評估、分析并在此基礎(chǔ)上有效地處置風(fēng)險，以低成本實現(xiàn)大安全保障的科學(xué)管理方法，主要包括風(fēng)險管理計劃編制、風(fēng)險識別、定性風(fēng)險分析、定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對計劃編制以及風(fēng)險監(jiān)督和控制六個過程,其目的可以說就是將風(fēng)險“大事化小、小事化了”。
外包與“鞭子效應(yīng)”
采用動態(tài)管理可以做到“大事化小”，這可以通過經(jīng)濟(jì)學(xué)上的“鞭子效應(yīng)”來解釋。一個多節(jié)的鞭子，在抖動時它的每一節(jié)都在左右搖擺，但是鞭子整體上仍然能夠保持本身的大致形態(tài)和方向。這一點(diǎn)在鞭子運(yùn)動節(jié)數(shù)越多的時候就越明顯，我們稱之為“鞭子效應(yīng)”。用經(jīng)濟(jì)學(xué)語言來闡述，就是將單一的決策問題多階段化以求回避風(fēng)險、提高決策效率。也就是說把整個過程按時間、空間等指標(biāo)劃分為若干相互聯(lián)系的階段，每個階段都需要做出決策，其目標(biāo)是使整個過程的效果優(yōu)化。
目前常用的風(fēng)險管理是非動態(tài)的，一般是把控制過程按照項目的進(jìn)行分成若干階段，分析各階段潛在的風(fēng)險因素，從而制定出相應(yīng)的對策。從表面上看，這種方法也是利用階段控制理論，但畢竟是以靜態(tài)的眼光來分析風(fēng)險，各個階段之間的風(fēng)險管理工作缺乏必要和有機(jī)的聯(lián)系，沒有把各階段的工作、工序和風(fēng)險因素統(tǒng)一起來進(jìn)行綜合考慮，這種解決方法針對性強(qiáng)但是缺乏彈性。
現(xiàn)實中的風(fēng)險，大多是異常的、不可預(yù)見的風(fēng)險因素。考慮到“鞭子效應(yīng)”，作為整個過程的優(yōu)策略應(yīng)該具有這樣的性質(zhì)：不論過去的狀態(tài)和決策如何，相對于前面決策所造成的狀態(tài)而言，其后的決策必須構(gòu)成優(yōu)策略。
簡言之，一個優(yōu)策略的子策略總是優(yōu)的。由于每個階段的決策既依賴于當(dāng)前的狀態(tài)，又影響到以后過程的發(fā)展，所以各階段應(yīng)該選取不同的決策，整個過程的活動策略和效果也就不同?？梢哉J(rèn)為，不論過去階段的狀態(tài)是何種形式，目前的決策都必須以當(dāng)前狀態(tài)為決策依據(jù)，來考慮下一步的活動。這樣處理，過程的風(fēng)險狀態(tài)就由過去轉(zhuǎn)移到現(xiàn)在面臨的風(fēng)險狀態(tài)。面臨的風(fēng)險發(fā)生了遷移，進(jìn)入到新的風(fēng)險控制循環(huán)，即形成了風(fēng)險的“遷移效應(yīng)”。
如何消弭風(fēng)險
風(fēng)險遷移，不等于風(fēng)險消逝。前面我們主要是強(qiáng)調(diào)理論分析，這里我們還需要知道一些現(xiàn)實中常用的法則，來爭取讓風(fēng)險“小事化了”--降低風(fēng)險的危害：
充分了解你的項目
點(diǎn)菜的時候，有的人自己都沒有搞清想吃的到底是什么口味，比如只告訴廚師“我要吃燉魚”，這樣往往會造成做好的菜不合口味。同樣，很多企業(yè)沒有透徹地分析自己的IT需求,他們外包服務(wù)只是為了得到立竿見影的效果。選擇外包，企業(yè)一定要對整個項目足夠了解，其中包括項目需求、實現(xiàn)方法和預(yù)期經(jīng)濟(jì)利益的來源。對于已經(jīng)完成的部分，要有一套合理的評估方法，這是很重要的。充分了解項目的目標(biāo)，會幫助你降低風(fēng)險，這對公司保持在未來的競爭地位，有相當(dāng)大的幫助。
合同簽訂和項目啟動前，雙方應(yīng)就項目的工作范圍達(dá)到明確的一致。這包括項目需求、所有要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的基礎(chǔ)條件，這是雙方都要一清二楚的，否則項目實施時會有很多不清楚的地方，驗收時將會出現(xiàn)由于項目范圍理解不一致而帶來的很多麻煩。
分而治之
如果選擇同一家服務(wù)供應(yīng)商，會節(jié)省一些管理費(fèi)用。但是，有句諺語是：不要把雞蛋都放在一個籃子里面。如果這家服務(wù)供應(yīng)商出現(xiàn)問題，將帶來巨大的麻煩。如同家庭宴會可以同時邀請多個廚師掌勺一樣，IT外包有時候也可以考慮將項目分給若干個廠商完成。
將大項目分割成一塊塊能更好管理的小計劃，將可以減少風(fēng)險。這樣，每一塊都有特定的目標(biāo)，可以獨(dú)立運(yùn)作，每一塊都可以由不同的服務(wù)商來開發(fā)。如此一來，外包廠商就可以不只一家。
當(dāng)然，這樣企業(yè)面臨開發(fā)成本增加的壓力。不過，雖然開發(fā)成本增加，這卻可以減低廠商的停滯風(fēng)險。如果有承包者無法如期完成他所負(fù)責(zé)的部分，只要其他大部分項目可以如期完成，企業(yè)就可以將此部分項目交給其它已經(jīng)完成的廠商。而且，公司對每一部分項目分別進(jìn)行審核的時候，往往比面對一個大系統(tǒng)更容易從中發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而減少偷懶的風(fēng)險。