【摘要】 工程設(shè)計檔案的特點是由設(shè)計單位的性質(zhì)和設(shè)計活動的規(guī)律所決定。認(rèn)識并掌握設(shè)計檔案的這些特點， 有助于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量， 以便限度地發(fā)揮工程檔案的作用。
工程設(shè)計單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營單位的共性， 又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性， 是以智力勞動為主， 多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設(shè)計產(chǎn)品是設(shè)計人員運用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實踐經(jīng)驗進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果， 表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過程看， 設(shè)計產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品， 是編制建設(shè)計劃、財政撥（ 貸） 款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗收等諸項工作的依據(jù)條件， 同時也是設(shè)計單位數(shù)量、價值、使用頻繁的資源儲備即工程設(shè)計檔案。工程設(shè)計檔案直接記錄了設(shè)計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果， 真實地反映了設(shè)計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外， 還有其自身的特點。充分認(rèn)識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設(shè)計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就工程設(shè)計檔案的一些主要特點， 談?wù)剛€人的若干體會。
１ 組成的成套性
一個企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨立的工程， 一般都是作為一個建設(shè)項目來安排基本建設(shè)工作的， 設(shè)計單位也就以一個獨立的工程項目（也可能是其中的一個單項工程） 作為設(shè)計工作對象， 把不同專業(yè)的設(shè)計人員組成隊或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計程序， 一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計工作， 并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設(shè)計文件材料整體， 從而決定設(shè)計檔案的成套性。一項工程設(shè)計全部設(shè)計文件材料的總和， 包括設(shè)計依據(jù)材料、中間設(shè)計成品和最終設(shè)計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分， 這就是它的成套性。工程設(shè)計檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點所制約， 并在設(shè)計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項目將設(shè)計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺； 按工程項目進(jìn)行配套整理， 如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設(shè)計階段、各種設(shè)計專業(yè)技術(shù)活動的歷史過程， 維護(hù)其歷史全貌； 不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起， 以便按項目完整、系統(tǒng)地保存， 有利于按項目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。
２ 形成的階段性
根據(jù)設(shè)計工作的基本程序， 一項工程一般都要經(jīng)過設(shè)計準(zhǔn)備（即前期） 階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段， 每個設(shè)計階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)， 應(yīng)具備有工作條件， 以及必須形成的設(shè)計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等， 也都在設(shè)計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計工作沒有完成， 或設(shè)計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)， 不得開展下一階段的設(shè)計工作（ 但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計文件經(jīng)過批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計依據(jù)， 后一階段設(shè)計文件又是前一階段的設(shè)計文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計文件之間， 既有密不可分的有機聯(lián)系， 又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分， 因此， 每個設(shè)計階段各個專業(yè)的設(shè)計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體， 并決定文件材料形成的階段性。
３ 內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程設(shè)計是由多種專業(yè)和設(shè)計人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計作業(yè)， 又相互配合共同完成， 因此， 一項工程的設(shè)計文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)， 以相互提供的設(shè)計文件作為依據(jù)而開展工作， 其形成的設(shè)計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動的表達(dá)和存在形式， 它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點， 其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進(jìn)行。
因此， 工程設(shè)計檔案在分類、編號、編制檢索工作時， 都要考慮設(shè)計文件材料專業(yè)性， 以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起， 在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時， 要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程設(shè)計之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識， 了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍， 能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件， 不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計， 我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點， 掌握必要的專業(yè)知識， 才能更好地管理本院的工程設(shè)計檔案。
４ 修改、補充的多變性
工程設(shè)計是技術(shù)上和經(jīng)濟上對擬建工程的全面規(guī)劃， 所以設(shè)計工作形成的圖紙文件是設(shè)計人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品， 是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映， 存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計變更， 需要對設(shè)計文件進(jìn)行必要修改和補充。比如設(shè)計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯； 地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況； 物資供應(yīng)的變化可能改變設(shè)備材料使用； 施工方法的改變需要變更設(shè)計等等， 這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計變更以適應(yīng)施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢， 要重新設(shè)計。設(shè)計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的， 但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。
當(dāng)設(shè)計變更時， 必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖， 并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場和庫存藍(lán)圖的修改工作， 做到底圖與藍(lán)圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設(shè)計變更材料與該工程設(shè)計技術(shù)文件材料的配套整理， 使工程設(shè)計檔案準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計變更情況， 避免對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙， 以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤和損失。
５ 使用的通用性
設(shè)計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程， 一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造， 而不可能是全新的設(shè)計， 這首先是設(shè)計工作性質(zhì)所決定的客觀要求， 也是設(shè)計再生產(chǎn)的前提條件。再則， 工程設(shè)計對象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性， 但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等， 往往是量大、面廣、共性多、通用性強， 使有關(guān)這些內(nèi)容的圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件， 這也就決定了工程設(shè)計檔案通用性的特點。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特點的工程建設(shè)項目外， 還用于本單位其他工程項目的設(shè)計工作中， 或外單位生產(chǎn)建設(shè)做參考和借鑒， 套用其中的一部分甚至全部圖紙文件， 這樣大大避免了重復(fù)勞動， 縮短了設(shè)計周期， 可加快設(shè)計速度 １～ ２倍， 為整個工程建設(shè)贏得了時間， 提高了工程效益。
６ 數(shù)量浩大
工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點， 不僅造型龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多， 而且由一個個單件生產(chǎn)的項目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別， 各自有它獨特的結(jié)構(gòu)、形式和要求， 并相應(yīng)形成多種多樣單獨的設(shè)計圖紙文件。因而設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以， 在管理上需要考慮有較大、較多的庫房， 要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備； 現(xiàn)在已經(jīng)采用自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段， 提高了貯存密度和檢索效率。
７ 經(jīng)濟效益的社會性
設(shè)計單位的工程設(shè)計檔案， 是從事工程設(shè)計技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供設(shè)計圖紙文件， 作為施工必要條件， 其次， 它是可供開發(fā)利用的設(shè)計技術(shù)資源， 對內(nèi)可參考復(fù)用， 對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會提供服務(wù)的。明確工程設(shè)計檔案這一特點， 我們在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義， 變封閉性為開放性， 面向社會， 面向技術(shù)市場， 面向設(shè)計和生產(chǎn)設(shè)計第一線， 面向廣大設(shè)計人員和現(xiàn)場施工安裝人員， 及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料， 讓工程設(shè)計檔案限度地在社會上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟效益。
８ 使用價值的時效性
工程設(shè)計檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后， 還會二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用， 因而說它具有長期使用價值。一般說來， 按照技術(shù)文件生命周期理論， 工程設(shè)計檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律。即其利用價值和它所反映的技術(shù)水平成比例， 和它保管的時間成反比。因而， 工程設(shè)計檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高， 時間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程設(shè)計檔案的使用價值不是無限期地保持不變， 而是具有一定的時效性， 這是它在利用方面的一個特點。此外， 還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況， 不斷“吐故納新”， 經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定， 如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀， 將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)， 對本單位已經(jīng)失去利用價值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。
從幾個方面以上可以看到， 工程設(shè)計檔案的特點是由設(shè)計單位的性質(zhì)和設(shè)計活動的規(guī)律所決定的。認(rèn)識并掌握設(shè)計檔案的這些特點， 有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量， 以便限度地發(fā)揮工程設(shè)計檔案的作用。
工程設(shè)計單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營單位的共性， 又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性， 是以智力勞動為主， 多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設(shè)計產(chǎn)品是設(shè)計人員運用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實踐經(jīng)驗進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果， 表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過程看， 設(shè)計產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品， 是編制建設(shè)計劃、財政撥（ 貸） 款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗收等諸項工作的依據(jù)條件， 同時也是設(shè)計單位數(shù)量、價值、使用頻繁的資源儲備即工程設(shè)計檔案。工程設(shè)計檔案直接記錄了設(shè)計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果， 真實地反映了設(shè)計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外， 還有其自身的特點。充分認(rèn)識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設(shè)計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就工程設(shè)計檔案的一些主要特點， 談?wù)剛€人的若干體會。
１ 組成的成套性
一個企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨立的工程， 一般都是作為一個建設(shè)項目來安排基本建設(shè)工作的， 設(shè)計單位也就以一個獨立的工程項目（也可能是其中的一個單項工程） 作為設(shè)計工作對象， 把不同專業(yè)的設(shè)計人員組成隊或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計程序， 一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計工作， 并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設(shè)計文件材料整體， 從而決定設(shè)計檔案的成套性。一項工程設(shè)計全部設(shè)計文件材料的總和， 包括設(shè)計依據(jù)材料、中間設(shè)計成品和最終設(shè)計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分， 這就是它的成套性。工程設(shè)計檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點所制約， 并在設(shè)計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項目將設(shè)計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺； 按工程項目進(jìn)行配套整理， 如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設(shè)計階段、各種設(shè)計專業(yè)技術(shù)活動的歷史過程， 維護(hù)其歷史全貌； 不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起， 以便按項目完整、系統(tǒng)地保存， 有利于按項目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。
２ 形成的階段性
根據(jù)設(shè)計工作的基本程序， 一項工程一般都要經(jīng)過設(shè)計準(zhǔn)備（即前期） 階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段， 每個設(shè)計階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)， 應(yīng)具備有工作條件， 以及必須形成的設(shè)計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等， 也都在設(shè)計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計工作沒有完成， 或設(shè)計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)， 不得開展下一階段的設(shè)計工作（ 但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計文件經(jīng)過批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計依據(jù)， 后一階段設(shè)計文件又是前一階段的設(shè)計文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計文件之間， 既有密不可分的有機聯(lián)系， 又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分， 因此， 每個設(shè)計階段各個專業(yè)的設(shè)計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體， 并決定文件材料形成的階段性。
３ 內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程設(shè)計是由多種專業(yè)和設(shè)計人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計作業(yè)， 又相互配合共同完成， 因此， 一項工程的設(shè)計文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)， 以相互提供的設(shè)計文件作為依據(jù)而開展工作， 其形成的設(shè)計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動的表達(dá)和存在形式， 它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點， 其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進(jìn)行。
因此， 工程設(shè)計檔案在分類、編號、編制檢索工作時， 都要考慮設(shè)計文件材料專業(yè)性， 以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起， 在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時， 要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程設(shè)計之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識， 了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍， 能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件， 不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計， 我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點， 掌握必要的專業(yè)知識， 才能更好地管理本院的工程設(shè)計檔案。
４ 修改、補充的多變性
工程設(shè)計是技術(shù)上和經(jīng)濟上對擬建工程的全面規(guī)劃， 所以設(shè)計工作形成的圖紙文件是設(shè)計人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品， 是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映， 存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計變更， 需要對設(shè)計文件進(jìn)行必要修改和補充。比如設(shè)計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯； 地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況； 物資供應(yīng)的變化可能改變設(shè)備材料使用； 施工方法的改變需要變更設(shè)計等等， 這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計變更以適應(yīng)施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢， 要重新設(shè)計。設(shè)計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的， 但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。
當(dāng)設(shè)計變更時， 必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖， 并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場和庫存藍(lán)圖的修改工作， 做到底圖與藍(lán)圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設(shè)計變更材料與該工程設(shè)計技術(shù)文件材料的配套整理， 使工程設(shè)計檔案準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計變更情況， 避免對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙， 以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤和損失。
５ 使用的通用性
設(shè)計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程， 一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造， 而不可能是全新的設(shè)計， 這首先是設(shè)計工作性質(zhì)所決定的客觀要求， 也是設(shè)計再生產(chǎn)的前提條件。再則， 工程設(shè)計對象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性， 但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等， 往往是量大、面廣、共性多、通用性強， 使有關(guān)這些內(nèi)容的圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件， 這也就決定了工程設(shè)計檔案通用性的特點。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特點的工程建設(shè)項目外， 還用于本單位其他工程項目的設(shè)計工作中， 或外單位生產(chǎn)建設(shè)做參考和借鑒， 套用其中的一部分甚至全部圖紙文件， 這樣大大避免了重復(fù)勞動， 縮短了設(shè)計周期， 可加快設(shè)計速度 １～ ２倍， 為整個工程建設(shè)贏得了時間， 提高了工程效益。
６ 數(shù)量浩大
工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點， 不僅造型龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多， 而且由一個個單件生產(chǎn)的項目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別， 各自有它獨特的結(jié)構(gòu)、形式和要求， 并相應(yīng)形成多種多樣單獨的設(shè)計圖紙文件。因而設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以， 在管理上需要考慮有較大、較多的庫房， 要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備； 現(xiàn)在已經(jīng)采用自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段， 提高了貯存密度和檢索效率。
７ 經(jīng)濟效益的社會性
設(shè)計單位的工程設(shè)計檔案， 是從事工程設(shè)計技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供設(shè)計圖紙文件， 作為施工必要條件， 其次， 它是可供開發(fā)利用的設(shè)計技術(shù)資源， 對內(nèi)可參考復(fù)用， 對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會提供服務(wù)的。明確工程設(shè)計檔案這一特點， 我們在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義， 變封閉性為開放性， 面向社會， 面向技術(shù)市場， 面向設(shè)計和生產(chǎn)設(shè)計第一線， 面向廣大設(shè)計人員和現(xiàn)場施工安裝人員， 及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料， 讓工程設(shè)計檔案限度地在社會上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟效益。
８ 使用價值的時效性
工程設(shè)計檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后， 還會二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用， 因而說它具有長期使用價值。一般說來， 按照技術(shù)文件生命周期理論， 工程設(shè)計檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律。即其利用價值和它所反映的技術(shù)水平成比例， 和它保管的時間成反比。因而， 工程設(shè)計檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高， 時間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程設(shè)計檔案的使用價值不是無限期地保持不變， 而是具有一定的時效性， 這是它在利用方面的一個特點。此外， 還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況， 不斷“吐故納新”， 經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定， 如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀， 將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)， 對本單位已經(jīng)失去利用價值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。
從幾個方面以上可以看到， 工程設(shè)計檔案的特點是由設(shè)計單位的性質(zhì)和設(shè)計活動的規(guī)律所決定的。認(rèn)識并掌握設(shè)計檔案的這些特點， 有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量， 以便限度地發(fā)揮工程設(shè)計檔案的作用。