設計報表的最終目的是要按照一定的格式輸出符合要求的數(shù)據(jù)。報表文件的擴展名為．frx，該文件存儲報表設計的詳細說明。每個報表文件還帶有擴展名為．frt的報表文件。報表文件不存儲每個數(shù)據(jù)字段的值，只存儲數(shù)據(jù)源的位置和格式信息。
報表文件按數(shù)據(jù)源中記錄出現(xiàn)的順序處理記錄，如果直接使用表內的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)就不會在布局內正確地按組排序。因此，在打印一個報表文件之前，應確認數(shù)據(jù)源中已對數(shù)據(jù)進行了正確排序。一般，建議報表的數(shù)據(jù)源使用視圖或查詢文件。
報表輸出時，應該先進行頁面設置，通過預覽報表調整版面效果，最后再打印輸出到紙介質上。
1．頁面設置
規(guī)劃報表時，通常會考慮頁面的外觀。例如頁邊距，紙張類型和所需的布局。在“頁面設置”對話框中可以設置報表的左邊距并為多列報表設置列寬和列間距，設置紙張大小和方向，步驟如下：
(1)從“文件”菜單中，選擇“頁面設置”，出現(xiàn)“頁面設置”對話框。
(2)在“左頁邊距”框中輸入一個邊距數(shù)值。頁面布局將按新的頁邊距顯示。
(3)若要選擇紙張大小，選擇“打印設置”。
(4)在“打印設置”對話框中，從“大小”列表中選定紙張大小。
(5)若要選擇紙張方向，從“方向”區(qū)選擇一種方向，再選擇“確定”。
(6)在“頁面設置”對話框中，選擇“確定”。
在更改了紙張的大小和方向設置時，需要注意該紙張大小是否可以設置所選的方向。例如，如果紙張定為信封，則方向必須設置為橫向。
2．預覽報表
通過預覽報表，不用打印就能看到它的頁面外觀。例如，可以檢查數(shù)據(jù)列的對齊和間隔，或者查看報表是否返回所需的數(shù)據(jù)。有兩個選擇：顯示整個頁面或者縮小到一部分頁面。
“預覽”窗口有它自己的工具欄，使用其中的按鈕可以逐頁地進行預覽。步驟如下：
(1)從“顯示”菜單中選擇“預覽”命令，或在“報表設計器”中單擊鼠標右鍵并從彈出的快捷菜單中選擇“預覽”命令，也可以直接單擊“常用”工具欄中的“打印預覽”按鈕。
(2)在打印預覽工具欄中，選擇“上一頁”或“前一頁”來切換頁面。
(3)若要更改報表圖象的大小，選擇“縮放”列表。
(4)若要打印報表，選擇“打印報表”按鈕。
(5)若想要返回到設計狀態(tài)，選擇“關閉預覽”按鈕。
注意：如果得到如下提示“是否將所做更改保存到文件?”那么，在選定關閉“預覽”窗口時一定還選取了關閉布局文件。此時可以選定“取消”按鈕回到“預覽”，或者選定“保存”按鈕保存所做更改并關閉文件。如果選定了“否”，將不保存對布局所做的任何更改。
3．打印輸出
使用報表設計器創(chuàng)建的報表布局文件只是一個外殼，它把要打印的數(shù)據(jù)組織成令人滿意的格式。如果使用預覽報表，在屏幕上獲得最終符合設計要求的頁面后，就要打印出來。步驟如下：
(1)從“文件”菜單中選擇“打印”命令，或在報表設計器中單擊鼠標右鍵并從彈出的快捷菜單中選擇“打印”命令，也可以直接單擊“常用”工具欄中的“運行”按鈕，出現(xiàn)“打印”對話框。
(2)在“打印”對話框中，設置合適的打印機、打印范圍、打印份數(shù)等項目，通過“屬性”設置打印紙張的尺寸、打印精度等。
(3)選擇“確定”按鈕。Visual FoxPro就會把報表發(fā)送到打印機上。
如果未設置數(shù)據(jù)環(huán)境，則會顯示“打開”對話框，并在其中列出一些表，從中可以選定要進行操作的一個表。
在命令窗口或程序中使用REPORT FORM(報表文件名>[PREVIEw]命令也可以打印或預覽指定的報表。
報表文件按數(shù)據(jù)源中記錄出現(xiàn)的順序處理記錄，如果直接使用表內的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)就不會在布局內正確地按組排序。因此，在打印一個報表文件之前，應確認數(shù)據(jù)源中已對數(shù)據(jù)進行了正確排序。一般，建議報表的數(shù)據(jù)源使用視圖或查詢文件。
報表輸出時，應該先進行頁面設置，通過預覽報表調整版面效果，最后再打印輸出到紙介質上。
1．頁面設置
規(guī)劃報表時，通常會考慮頁面的外觀。例如頁邊距，紙張類型和所需的布局。在“頁面設置”對話框中可以設置報表的左邊距并為多列報表設置列寬和列間距，設置紙張大小和方向，步驟如下：
(1)從“文件”菜單中，選擇“頁面設置”，出現(xiàn)“頁面設置”對話框。
(2)在“左頁邊距”框中輸入一個邊距數(shù)值。頁面布局將按新的頁邊距顯示。
(3)若要選擇紙張大小，選擇“打印設置”。
(4)在“打印設置”對話框中，從“大小”列表中選定紙張大小。
(5)若要選擇紙張方向，從“方向”區(qū)選擇一種方向，再選擇“確定”。
(6)在“頁面設置”對話框中，選擇“確定”。
在更改了紙張的大小和方向設置時，需要注意該紙張大小是否可以設置所選的方向。例如，如果紙張定為信封，則方向必須設置為橫向。
2．預覽報表
通過預覽報表，不用打印就能看到它的頁面外觀。例如，可以檢查數(shù)據(jù)列的對齊和間隔，或者查看報表是否返回所需的數(shù)據(jù)。有兩個選擇：顯示整個頁面或者縮小到一部分頁面。
“預覽”窗口有它自己的工具欄，使用其中的按鈕可以逐頁地進行預覽。步驟如下：
(1)從“顯示”菜單中選擇“預覽”命令，或在“報表設計器”中單擊鼠標右鍵并從彈出的快捷菜單中選擇“預覽”命令，也可以直接單擊“常用”工具欄中的“打印預覽”按鈕。
(2)在打印預覽工具欄中，選擇“上一頁”或“前一頁”來切換頁面。
(3)若要更改報表圖象的大小，選擇“縮放”列表。
(4)若要打印報表，選擇“打印報表”按鈕。
(5)若想要返回到設計狀態(tài)，選擇“關閉預覽”按鈕。
注意：如果得到如下提示“是否將所做更改保存到文件?”那么，在選定關閉“預覽”窗口時一定還選取了關閉布局文件。此時可以選定“取消”按鈕回到“預覽”，或者選定“保存”按鈕保存所做更改并關閉文件。如果選定了“否”，將不保存對布局所做的任何更改。
3．打印輸出
使用報表設計器創(chuàng)建的報表布局文件只是一個外殼，它把要打印的數(shù)據(jù)組織成令人滿意的格式。如果使用預覽報表，在屏幕上獲得最終符合設計要求的頁面后，就要打印出來。步驟如下：
(1)從“文件”菜單中選擇“打印”命令，或在報表設計器中單擊鼠標右鍵并從彈出的快捷菜單中選擇“打印”命令，也可以直接單擊“常用”工具欄中的“運行”按鈕，出現(xiàn)“打印”對話框。
(2)在“打印”對話框中，設置合適的打印機、打印范圍、打印份數(shù)等項目，通過“屬性”設置打印紙張的尺寸、打印精度等。
(3)選擇“確定”按鈕。Visual FoxPro就會把報表發(fā)送到打印機上。
如果未設置數(shù)據(jù)環(huán)境，則會顯示“打開”對話框，并在其中列出一些表，從中可以選定要進行操作的一個表。
在命令窗口或程序中使用REPORT FORM(報表文件名>[PREVIEw]命令也可以打印或預覽指定的報表。