單證工作的機構設置，各地外貿企業(yè)不盡一致。有的單證工作歸屬業(yè)務部，有的在儲運部，有的儲運、業(yè)務部門各有分工，有的還專設單證部。盡管分工所轄不盡相同，但單證工作的要求、內容和基本原則是相同的。
從外貿系統(tǒng)內各個專業(yè)公司的單證制作程序來看，大致有下列3種形式：
1.分段法 業(yè)務部門繕制分析單，由單證部門負責繕制各種結匯單證及送銀行結匯。
2.流水法 繕制分析單→繕制各種結匯單證→交單結匯。由各個業(yè)務環(huán)節(jié)分別負責，流水操作。
3.一條龍法 即從繕制分析單→繕制各種托運單證、結匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。
從上述3種形式來看各有利弊，但從提高工作效率出發(fā)還是第三種比較理想。
由于前面兩種形式，一份單證要流轉多人之手就不易查找，而且單證員知識面相對狹窄，遇有問題，往往聯(lián)系隔閡，不利于了解和掌握單證全面的業(yè)務知識。
而第三種形式，一竿子到底，除了能培養(yǎng)成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經(jīng)辦單證的輕、重、緩、急。單證員經(jīng)過長期業(yè)務活動，能摸索出自己負責這項工作的規(guī)律，發(fā)揮主觀能動性，從而能建立起一套科學化的工作秩序。
從外貿系統(tǒng)內各個專業(yè)公司的單證制作程序來看，大致有下列3種形式：
1.分段法 業(yè)務部門繕制分析單，由單證部門負責繕制各種結匯單證及送銀行結匯。
2.流水法 繕制分析單→繕制各種結匯單證→交單結匯。由各個業(yè)務環(huán)節(jié)分別負責，流水操作。
3.一條龍法 即從繕制分析單→繕制各種托運單證、結匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。
從上述3種形式來看各有利弊，但從提高工作效率出發(fā)還是第三種比較理想。
由于前面兩種形式，一份單證要流轉多人之手就不易查找，而且單證員知識面相對狹窄，遇有問題，往往聯(lián)系隔閡，不利于了解和掌握單證全面的業(yè)務知識。
而第三種形式，一竿子到底，除了能培養(yǎng)成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經(jīng)辦單證的輕、重、緩、急。單證員經(jīng)過長期業(yè)務活動，能摸索出自己負責這項工作的規(guī)律，發(fā)揮主觀能動性，從而能建立起一套科學化的工作秩序。