如何應(yīng)付不速之客
來訪者事先沒有與企業(yè)預(yù)約會(huì)見面談，是臨時(shí)來訪的，這種接待工作稱無約接待。
對臨時(shí)來訪的客人，秘書要有禮貌地詢問客人的來意，再根據(jù)當(dāng)時(shí)情況，憑借自己以往接待經(jīng)驗(yàn)，作出適當(dāng)?shù)膽?yīng)對辦法。倘若領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，且會(huì)議即將結(jié)束（或正在會(huì)見客人，會(huì)見將結(jié)束），客人找領(lǐng)導(dǎo)面談的問題并不復(fù)雜，就告訴客人在會(huì)客室稍等；若領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間長，或當(dāng)天安排會(huì)見很緊，則可以清楚告訴客人，然后再有禮貌地詢問客人是否可以安排另外一個(gè)時(shí)間見面；或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表找出一個(gè)空隙，主動(dòng)提出一個(gè)確切的時(shí)間，征求客人的意見。倘若領(lǐng)導(dǎo)剛好單獨(dú)一個(gè)人在辦公室，完全可以會(huì)見臨時(shí)來訪的客人，此時(shí)秘書不要貿(mào)然將客人帶進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，而應(yīng)該問清來者意圖請來者稍等，自己請示領(lǐng)導(dǎo)，得到同意，才能請客人進(jìn)辦公室；若領(lǐng)導(dǎo)不愿會(huì)見，并請你找借口打發(fā)來客，此時(shí)秘書可請示領(lǐng)導(dǎo)，是否可派其他人代領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見，領(lǐng)導(dǎo)允許，并指定某人代替，秘書就禮貌機(jī)智地請客人接受與某負(fù)責(zé)人會(huì)談。如果客人堅(jiān)持非見領(lǐng)導(dǎo)不可，而且客人身份地位比較特殊，此時(shí)秘書一方面機(jī)敏地為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，讓他明白今天無論如何不行，一面讓他留下電話和會(huì)面時(shí)間、要求，表示稟告領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)決定后立即通知他。假如領(lǐng)導(dǎo)交待要另擇時(shí)間親自會(huì)見，秘書就可以禮貌地與客人協(xié)商預(yù)約雙方都感到方便的會(huì)見時(shí)間，并請客人留下電話、通訊地址。
在無約接待工作中，秘書要機(jī)敏，以消除領(lǐng)導(dǎo)可能遇到的困窘場面。
來訪者事先沒有與企業(yè)預(yù)約會(huì)見面談，是臨時(shí)來訪的，這種接待工作稱無約接待。
對臨時(shí)來訪的客人，秘書要有禮貌地詢問客人的來意，再根據(jù)當(dāng)時(shí)情況，憑借自己以往接待經(jīng)驗(yàn)，作出適當(dāng)?shù)膽?yīng)對辦法。倘若領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，且會(huì)議即將結(jié)束（或正在會(huì)見客人，會(huì)見將結(jié)束），客人找領(lǐng)導(dǎo)面談的問題并不復(fù)雜，就告訴客人在會(huì)客室稍等；若領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間長，或當(dāng)天安排會(huì)見很緊，則可以清楚告訴客人，然后再有禮貌地詢問客人是否可以安排另外一個(gè)時(shí)間見面；或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表找出一個(gè)空隙，主動(dòng)提出一個(gè)確切的時(shí)間，征求客人的意見。倘若領(lǐng)導(dǎo)剛好單獨(dú)一個(gè)人在辦公室，完全可以會(huì)見臨時(shí)來訪的客人，此時(shí)秘書不要貿(mào)然將客人帶進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，而應(yīng)該問清來者意圖請來者稍等，自己請示領(lǐng)導(dǎo)，得到同意，才能請客人進(jìn)辦公室；若領(lǐng)導(dǎo)不愿會(huì)見，并請你找借口打發(fā)來客，此時(shí)秘書可請示領(lǐng)導(dǎo)，是否可派其他人代領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見，領(lǐng)導(dǎo)允許，并指定某人代替，秘書就禮貌機(jī)智地請客人接受與某負(fù)責(zé)人會(huì)談。如果客人堅(jiān)持非見領(lǐng)導(dǎo)不可，而且客人身份地位比較特殊，此時(shí)秘書一方面機(jī)敏地為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，讓他明白今天無論如何不行，一面讓他留下電話和會(huì)面時(shí)間、要求，表示稟告領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)決定后立即通知他。假如領(lǐng)導(dǎo)交待要另擇時(shí)間親自會(huì)見，秘書就可以禮貌地與客人協(xié)商預(yù)約雙方都感到方便的會(huì)見時(shí)間，并請客人留下電話、通訊地址。
在無約接待工作中，秘書要機(jī)敏，以消除領(lǐng)導(dǎo)可能遇到的困窘場面。