電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用發(fā)展被稱為人類科學(xué)技術(shù)發(fā)展的"第三次革命"，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室的普及運(yùn)用也使秘書工作由"筆桿子"向"鍵盤子"轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用操作成為了現(xiàn)代從業(yè)秘書的必備技能，與運(yùn)而生的辦公自動(dòng)化大大加快了秘書工作流程，提高了工作效率，縮減了經(jīng)費(fèi)開支，也使得辦公室垂直管理變得更為直接和科學(xué)。但是，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及運(yùn)用也給文秘工作帶來了一定的負(fù)面影響，這些影響有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果且在一定范圍內(nèi)未能引起重視。就此，筆者想結(jié)合多年辦公室工作經(jīng)歷談一點(diǎn)膚淺看法，供各界同仁商榷。
一、 對(duì)原始材料真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性的負(fù)面影響
作為一定程度上領(lǐng)導(dǎo)的代言人和領(lǐng)導(dǎo)工作思路、打算、部署的執(zhí)筆人、體現(xiàn)人，秘書的特殊位置、秘書工作工作的特殊性使得原始材料的保存、備查變得尤為重要。在以筆辦公的大前提下，定稿前的原始材料都能與定稿一起裝訂備查。作為檔案工作制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也便于貫徹執(zhí)行。但隨著計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用，這方面出現(xiàn)了漏洞且未能引起高度重視，更別提解決避免。
1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的擬寫、修改、保存方面
在以筆辦公時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)講話稿的擬寫一般都先由領(lǐng)導(dǎo)給出框架結(jié)構(gòu)、思路和步驟，具體內(nèi)容由秘書收集材料填充。完稿后交由領(lǐng)導(dǎo)審閱、修正，初稿距定稿少者兩三稿，多者七八稿。但無論多少稿，在計(jì)算機(jī)未能普及運(yùn)用時(shí)，這一過程都是以筆完成。在成型之前，哪位領(lǐng)導(dǎo)修改了什么、怎樣修改的、為什么修改都能在定稿所附的材料中得到充分體現(xiàn)。在一些原則性、政治性強(qiáng)、敏感程度高的講話中，若出現(xiàn)問題，翻開原始記錄，誰的過失、誰應(yīng)承擔(dān)責(zé)任自然一清二楚。
在計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公運(yùn)用的初期，這一負(fù)面影響還是潛在和并不明顯的。但隨著計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用，這一弊端變得突出。目前，即使在經(jīng)濟(jì)并不發(fā)達(dá)的西部地區(qū)，效益稍好一點(diǎn)的單位領(lǐng)導(dǎo)和秘書均配有專用計(jì)算機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)講話稿的處理一般都在計(jì)算機(jī)上完成，即秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的思路在自己的計(jì)算機(jī)上完成初稿交由領(lǐng)導(dǎo)審閱。這一步驟有以下幾種可能：一是領(lǐng)導(dǎo)不懂電腦，秘書得把稿子打印出來呈交；二是領(lǐng)導(dǎo)懂電腦，秘書交一軟盤就行了；三是單位內(nèi)部已連網(wǎng)，秘書發(fā)個(gè)電子郵件就夠了。以上的三種可能中，第一種與以筆辦公一樣，對(duì)原始材料的真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性影響不大，每一進(jìn)程都是"白紙黑字"。第二種、第三種則具有明顯的弊端，為提高工作效率（實(shí)際上也提高了工作效率），軟盤來、軟盤去，郵件來、郵件去，最后保存的、回復(fù)的只是最后一稿。至打印裝訂時(shí)，原始材料不再原始，真實(shí)性要打問號(hào)，遞進(jìn)性、備查性蕩然無存。
2、會(huì)議記錄的記錄、整理、存檔方面
會(huì)議記錄是秘書工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容。速記被列為秘書考試內(nèi)容之一，是作為秘書人員錄用或晉升的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。在手寫速記時(shí)，無論秘書人員采用漢字速記還是拼音速記，速記稿都是未成型稿。會(huì)議完畢后秘書人員通常都是接著整理，謄寫出會(huì)議記錄交與會(huì)代表簽字后存檔?；蛟诖嘶A(chǔ)上，做會(huì)議記錄的增值處理。這一過程中只要秘書熟練掌握了速記技能，遵守職業(yè)道德，會(huì)議記錄均能較為真實(shí)、全面的反映會(huì)議情況。
隨著錄音機(jī)、電腦的普及，在很大程度上改善和革新了人們對(duì)語言記錄和書寫的條件。以漢語為例，一般講話的速度，大約每分鐘有160個(gè)音節(jié)（字），而漢字的書寫速度大約每分鐘能寫40個(gè)字；兩者的差距是1與4之筆。能熟練掌握五筆字型輸入法的秘書從業(yè)人員打字速度如以每分鐘120字計(jì)，再加上一點(diǎn)基本的速記功底，就能充分勝任會(huì)議記錄工作。所以，攜帶方便、使用快捷的筆記本電腦當(dāng)仁不讓地在會(huì)議記錄中占據(jù)一席之地，并隨著高速度輸入法的推廣運(yùn)用呈上升趨勢(shì)。會(huì)議記錄自然是二稿（初稿、定稿）合一，且多了幾分記錄人員的主觀任意性因素。交由簽字存檔時(shí)自然也產(chǎn)生了如同講話稿般的弊端。
以上兩方面的問題，在單位大稿擬寫（如總結(jié)、計(jì)劃等）、日常文件處理等方面也相應(yīng)存在。
二、 對(duì)文件材料嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性的負(fù)面影響
文件材料的處理工作是辦公室秘書一項(xiàng)最主要的工作，信息報(bào)送是新時(shí)期賦予辦公室的一項(xiàng)基本工作職能。運(yùn)用計(jì)算機(jī)擬寫導(dǎo)致的負(fù)面影響在此不再贅述，筆者欲就傳遞方面做重點(diǎn)闡述。
1、 在文件傳遞上
迅速準(zhǔn)確是文件處理工作的一項(xiàng)基本要求。隨著單位系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、專用網(wǎng)絡(luò)的建立，文件的傳遞確實(shí)變得快捷高效，不但節(jié)省了文頭、印刷、郵寄費(fèi)用，且提高了十倍甚至數(shù)十倍的時(shí)效。
但這里面的問題顯而意見，一般說來，收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔程序，發(fā)文處理應(yīng)遵循擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、存檔程序。如果利用傳真機(jī)傳遞，黑章、大小不一的紙張給存檔工作帶來了困難，字跡模糊不清等問題更是難以避免。
如果運(yùn)用電子郵件，一個(gè)郵件可同時(shí)發(fā)送給多個(gè)需送達(dá)單位，收文中的前三項(xiàng)直接跳過，從后三項(xiàng)到歸檔，五程序不能有案可差，極易推諉扯皮，且極大地?fù)p壞了公文的嚴(yán)肅性，國(guó)頒新標(biāo)準(zhǔn)成了一紙空文，檔案工作也將難以正常進(jìn)行。從發(fā)文看，用印、登記工作實(shí)際上又省略了。分發(fā)過程中，由于不同的操作版本，可能導(dǎo)致公文格式混亂，收文時(shí)分送給不懂電腦操作的領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，又必須重新編排打印。檔案工作也存在與收文程序類似的問題，公文嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性嚴(yán)重受損，行政管理一定程度上脫節(jié)，將影響日常工作的正常進(jìn)行。而且，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不完善之處，文件的機(jī)密性要求將很難得到保證。
2、在信息傳遞上
信息工作具有時(shí)效性、廣泛性、導(dǎo)向性特點(diǎn)。當(dāng)今時(shí)代是信息競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代，信息工作者只有"耳聰目明"，能及時(shí)抓住、快速傳遞信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)利用信息、把握時(shí)機(jī)、進(jìn)行決策服務(wù)。這對(duì)發(fā)揮信息的時(shí)效性提出了更高的要求，這方面電子郵件具有無可比擬的優(yōu)勢(shì)。一是表達(dá)清楚、傳遞速度快，一兩分鐘內(nèi)即可完成傳遞過程；二是可節(jié)省打印、校對(duì)時(shí)間，編輯者可在報(bào)送信息基礎(chǔ)上直接加工、轉(zhuǎn)化。但大幅度提高時(shí)效的同時(shí)，也存在一些不容忽視的問題，信息嚴(yán)密性、準(zhǔn)確性方面存在弊端。在郵件報(bào)送過程中，信息報(bào)送審批制度將成為制約信息時(shí)效的"瓶勁"。跳過這一關(guān)，信息準(zhǔn)確性難以保證。信息工作是一項(xiàng)非常敏感的工作，郵件的傳送使涉密信息的機(jī)密要求難以保證，原稿基礎(chǔ)上的修改編輯又使信息失去了遞進(jìn)性、備查性。
三、 初探解決以上負(fù)面影響的方式方法
1、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和秘書工作者要切實(shí)引起重視，防微杜漸
現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用對(duì)原稿真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性的負(fù)面影響，或許有人還不以為然，認(rèn)為是小題大作。誠(chéng)然，這個(gè)問題在地廳級(jí)以下并不十分突出。但是，歷史的教訓(xùn)并不少，從下而上提高認(rèn)識(shí)更有利于解決問題。另外，隨著領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)權(quán)考核制度的不斷深入，這始終是管理方面的一個(gè)漏洞。在地廳級(jí)以上，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)要上升到"講政治"的高度，引起高度重視，要以身作則，勤于動(dòng)手，加強(qiáng)督促，將日常事務(wù)管理納入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
秘書要擺正位置，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，牢記職業(yè)道德建設(shè)，避免主觀隨意性，本著忠于原稿、忠于職守的原則，在實(shí)際工作中避免產(chǎn)生漏洞。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高辦公效率的同時(shí)，正視現(xiàn)代技術(shù)帶來的負(fù)面影響，并結(jié)合實(shí)際工作，加大調(diào)查研究，積極想辦法予以解決。
一、 對(duì)原始材料真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性的負(fù)面影響
作為一定程度上領(lǐng)導(dǎo)的代言人和領(lǐng)導(dǎo)工作思路、打算、部署的執(zhí)筆人、體現(xiàn)人，秘書的特殊位置、秘書工作工作的特殊性使得原始材料的保存、備查變得尤為重要。在以筆辦公的大前提下，定稿前的原始材料都能與定稿一起裝訂備查。作為檔案工作制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也便于貫徹執(zhí)行。但隨著計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用，這方面出現(xiàn)了漏洞且未能引起高度重視，更別提解決避免。
1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的擬寫、修改、保存方面
在以筆辦公時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)講話稿的擬寫一般都先由領(lǐng)導(dǎo)給出框架結(jié)構(gòu)、思路和步驟，具體內(nèi)容由秘書收集材料填充。完稿后交由領(lǐng)導(dǎo)審閱、修正，初稿距定稿少者兩三稿，多者七八稿。但無論多少稿，在計(jì)算機(jī)未能普及運(yùn)用時(shí)，這一過程都是以筆完成。在成型之前，哪位領(lǐng)導(dǎo)修改了什么、怎樣修改的、為什么修改都能在定稿所附的材料中得到充分體現(xiàn)。在一些原則性、政治性強(qiáng)、敏感程度高的講話中，若出現(xiàn)問題，翻開原始記錄，誰的過失、誰應(yīng)承擔(dān)責(zé)任自然一清二楚。
在計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公運(yùn)用的初期，這一負(fù)面影響還是潛在和并不明顯的。但隨著計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用，這一弊端變得突出。目前，即使在經(jīng)濟(jì)并不發(fā)達(dá)的西部地區(qū)，效益稍好一點(diǎn)的單位領(lǐng)導(dǎo)和秘書均配有專用計(jì)算機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)講話稿的處理一般都在計(jì)算機(jī)上完成，即秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的思路在自己的計(jì)算機(jī)上完成初稿交由領(lǐng)導(dǎo)審閱。這一步驟有以下幾種可能：一是領(lǐng)導(dǎo)不懂電腦，秘書得把稿子打印出來呈交；二是領(lǐng)導(dǎo)懂電腦，秘書交一軟盤就行了；三是單位內(nèi)部已連網(wǎng)，秘書發(fā)個(gè)電子郵件就夠了。以上的三種可能中，第一種與以筆辦公一樣，對(duì)原始材料的真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性影響不大，每一進(jìn)程都是"白紙黑字"。第二種、第三種則具有明顯的弊端，為提高工作效率（實(shí)際上也提高了工作效率），軟盤來、軟盤去，郵件來、郵件去，最后保存的、回復(fù)的只是最后一稿。至打印裝訂時(shí)，原始材料不再原始，真實(shí)性要打問號(hào)，遞進(jìn)性、備查性蕩然無存。
2、會(huì)議記錄的記錄、整理、存檔方面
會(huì)議記錄是秘書工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容。速記被列為秘書考試內(nèi)容之一，是作為秘書人員錄用或晉升的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。在手寫速記時(shí)，無論秘書人員采用漢字速記還是拼音速記，速記稿都是未成型稿。會(huì)議完畢后秘書人員通常都是接著整理，謄寫出會(huì)議記錄交與會(huì)代表簽字后存檔?；蛟诖嘶A(chǔ)上，做會(huì)議記錄的增值處理。這一過程中只要秘書熟練掌握了速記技能，遵守職業(yè)道德，會(huì)議記錄均能較為真實(shí)、全面的反映會(huì)議情況。
隨著錄音機(jī)、電腦的普及，在很大程度上改善和革新了人們對(duì)語言記錄和書寫的條件。以漢語為例，一般講話的速度，大約每分鐘有160個(gè)音節(jié)（字），而漢字的書寫速度大約每分鐘能寫40個(gè)字；兩者的差距是1與4之筆。能熟練掌握五筆字型輸入法的秘書從業(yè)人員打字速度如以每分鐘120字計(jì)，再加上一點(diǎn)基本的速記功底，就能充分勝任會(huì)議記錄工作。所以，攜帶方便、使用快捷的筆記本電腦當(dāng)仁不讓地在會(huì)議記錄中占據(jù)一席之地，并隨著高速度輸入法的推廣運(yùn)用呈上升趨勢(shì)。會(huì)議記錄自然是二稿（初稿、定稿）合一，且多了幾分記錄人員的主觀任意性因素。交由簽字存檔時(shí)自然也產(chǎn)生了如同講話稿般的弊端。
以上兩方面的問題，在單位大稿擬寫（如總結(jié)、計(jì)劃等）、日常文件處理等方面也相應(yīng)存在。
二、 對(duì)文件材料嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性的負(fù)面影響
文件材料的處理工作是辦公室秘書一項(xiàng)最主要的工作，信息報(bào)送是新時(shí)期賦予辦公室的一項(xiàng)基本工作職能。運(yùn)用計(jì)算機(jī)擬寫導(dǎo)致的負(fù)面影響在此不再贅述，筆者欲就傳遞方面做重點(diǎn)闡述。
1、 在文件傳遞上
迅速準(zhǔn)確是文件處理工作的一項(xiàng)基本要求。隨著單位系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、專用網(wǎng)絡(luò)的建立，文件的傳遞確實(shí)變得快捷高效，不但節(jié)省了文頭、印刷、郵寄費(fèi)用，且提高了十倍甚至數(shù)十倍的時(shí)效。
但這里面的問題顯而意見，一般說來，收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔程序，發(fā)文處理應(yīng)遵循擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、存檔程序。如果利用傳真機(jī)傳遞，黑章、大小不一的紙張給存檔工作帶來了困難，字跡模糊不清等問題更是難以避免。
如果運(yùn)用電子郵件，一個(gè)郵件可同時(shí)發(fā)送給多個(gè)需送達(dá)單位，收文中的前三項(xiàng)直接跳過，從后三項(xiàng)到歸檔，五程序不能有案可差，極易推諉扯皮，且極大地?fù)p壞了公文的嚴(yán)肅性，國(guó)頒新標(biāo)準(zhǔn)成了一紙空文，檔案工作也將難以正常進(jìn)行。從發(fā)文看，用印、登記工作實(shí)際上又省略了。分發(fā)過程中，由于不同的操作版本，可能導(dǎo)致公文格式混亂，收文時(shí)分送給不懂電腦操作的領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，又必須重新編排打印。檔案工作也存在與收文程序類似的問題，公文嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性嚴(yán)重受損，行政管理一定程度上脫節(jié)，將影響日常工作的正常進(jìn)行。而且，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不完善之處，文件的機(jī)密性要求將很難得到保證。
2、在信息傳遞上
信息工作具有時(shí)效性、廣泛性、導(dǎo)向性特點(diǎn)。當(dāng)今時(shí)代是信息競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代，信息工作者只有"耳聰目明"，能及時(shí)抓住、快速傳遞信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)利用信息、把握時(shí)機(jī)、進(jìn)行決策服務(wù)。這對(duì)發(fā)揮信息的時(shí)效性提出了更高的要求，這方面電子郵件具有無可比擬的優(yōu)勢(shì)。一是表達(dá)清楚、傳遞速度快，一兩分鐘內(nèi)即可完成傳遞過程；二是可節(jié)省打印、校對(duì)時(shí)間，編輯者可在報(bào)送信息基礎(chǔ)上直接加工、轉(zhuǎn)化。但大幅度提高時(shí)效的同時(shí)，也存在一些不容忽視的問題，信息嚴(yán)密性、準(zhǔn)確性方面存在弊端。在郵件報(bào)送過程中，信息報(bào)送審批制度將成為制約信息時(shí)效的"瓶勁"。跳過這一關(guān)，信息準(zhǔn)確性難以保證。信息工作是一項(xiàng)非常敏感的工作，郵件的傳送使涉密信息的機(jī)密要求難以保證，原稿基礎(chǔ)上的修改編輯又使信息失去了遞進(jìn)性、備查性。
三、 初探解決以上負(fù)面影響的方式方法
1、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和秘書工作者要切實(shí)引起重視，防微杜漸
現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用對(duì)原稿真實(shí)性、遞進(jìn)性、備查性的負(fù)面影響，或許有人還不以為然，認(rèn)為是小題大作。誠(chéng)然，這個(gè)問題在地廳級(jí)以下并不十分突出。但是，歷史的教訓(xùn)并不少，從下而上提高認(rèn)識(shí)更有利于解決問題。另外，隨著領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)權(quán)考核制度的不斷深入，這始終是管理方面的一個(gè)漏洞。在地廳級(jí)以上，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)要上升到"講政治"的高度，引起高度重視，要以身作則，勤于動(dòng)手，加強(qiáng)督促，將日常事務(wù)管理納入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
秘書要擺正位置，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，牢記職業(yè)道德建設(shè)，避免主觀隨意性，本著忠于原稿、忠于職守的原則，在實(shí)際工作中避免產(chǎn)生漏洞。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高辦公效率的同時(shí)，正視現(xiàn)代技術(shù)帶來的負(fù)面影響，并結(jié)合實(shí)際工作，加大調(diào)查研究，積極想辦法予以解決。