辦公電話文明用語，看起來是小事，卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。
１、辦公電話文明用語，一般需具備四種常用文明用語語氣：
聽從語氣。如請(qǐng)示、匯報(bào)，應(yīng)是尊重、簡(jiǎn)明、服從的語氣，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)印象深刻、事理明白，答復(fù)準(zhǔn)確。
定性語氣。這主要是組織下達(dá)決定和交辦事項(xiàng)，應(yīng)是肯定、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，不可含糊其詞，模棱兩可，以免受話人難以把握。
商量語氣。應(yīng)是平等、禮貌、誠(chéng)心的語氣，給對(duì)方以良好感覺。
求教語氣。應(yīng)是虛心、誠(chéng)心、熱心的語氣，要有不恥下問甘當(dāng)小學(xué)生的精神。
掌握電話文明用語，須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
２、打電話的注意事項(xiàng)
選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間。白天應(yīng)在八點(diǎn)以后，假日在九點(diǎn)以后，夜間則要在十點(diǎn)以前，以免干擾受話人包括對(duì)方老人或小孩的睡眠。老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。與國(guó)外通話，還務(wù)必要注意時(shí)差和生活習(xí)慣。電話接通后，要詢問一下時(shí)間是否合適，有無妨礙。
查清對(duì)方的電話號(hào)碼，并正確地?fù)芴?hào)。萬一弄錯(cuò)了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號(hào)以后，如只聽鈴響，沒有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對(duì)方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來接時(shí)，電話已掛斷了，這也是失禮的。
電話接通以后，可以先問一下對(duì)方的號(hào)碼或單位，然后再報(bào)出受話人的姓名。當(dāng)對(duì)方詢問姓名時(shí)，一般應(yīng)告訴對(duì)方，如果自己不說，反問對(duì)方“你是誰”，是很不禮貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時(shí)應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說：“我是她的朋友。我明天再打電話來吧?！?BR> 晚上十點(diǎn)半以后再打電話是不禮貌的，除非有特別重要的事。同樣，早晨七點(diǎn)半以前也盡量不要打電話，以免使對(duì)方忙碌的早晨更加忙亂。
打電話時(shí)一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。
在電話接通后，首先要清楚地說：“您好！”不要直接說：“我打某某先生?！倍鴳?yīng)當(dāng)說：“我是某某，麻煩您找某某先生?！币膊灰f：“你是某某先生嗎？”而應(yīng)說：“我是某某，某某先生在嗎？”如果同對(duì)方并不熟悉，應(yīng)說出自己所屬單位及姓名。這樣，對(duì)方如果愿意與你通話，就自然會(huì)向你作出響應(yīng)：“我就是某某。”
打電話時(shí)要講得緩慢些、清楚些，讓對(duì)方可以聽得清楚。凡是講到數(shù)字、人名、地名或者關(guān)鍵的名子，能重復(fù)一遍，或者詢問對(duì)方是否聽清了，然后再往下講。
當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要靜靜地泊，不要隨使便打斷。在傾聽時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng)，會(huì)令人感到你根本沒有在用心聽。
談話結(jié)束后，應(yīng)該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。
１、辦公電話文明用語，一般需具備四種常用文明用語語氣：
聽從語氣。如請(qǐng)示、匯報(bào)，應(yīng)是尊重、簡(jiǎn)明、服從的語氣，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)印象深刻、事理明白，答復(fù)準(zhǔn)確。
定性語氣。這主要是組織下達(dá)決定和交辦事項(xiàng)，應(yīng)是肯定、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，不可含糊其詞，模棱兩可，以免受話人難以把握。
商量語氣。應(yīng)是平等、禮貌、誠(chéng)心的語氣，給對(duì)方以良好感覺。
求教語氣。應(yīng)是虛心、誠(chéng)心、熱心的語氣，要有不恥下問甘當(dāng)小學(xué)生的精神。
掌握電話文明用語，須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
２、打電話的注意事項(xiàng)
選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間。白天應(yīng)在八點(diǎn)以后，假日在九點(diǎn)以后，夜間則要在十點(diǎn)以前，以免干擾受話人包括對(duì)方老人或小孩的睡眠。老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。與國(guó)外通話，還務(wù)必要注意時(shí)差和生活習(xí)慣。電話接通后，要詢問一下時(shí)間是否合適，有無妨礙。
查清對(duì)方的電話號(hào)碼，并正確地?fù)芴?hào)。萬一弄錯(cuò)了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號(hào)以后，如只聽鈴響，沒有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對(duì)方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來接時(shí)，電話已掛斷了，這也是失禮的。
電話接通以后，可以先問一下對(duì)方的號(hào)碼或單位，然后再報(bào)出受話人的姓名。當(dāng)對(duì)方詢問姓名時(shí)，一般應(yīng)告訴對(duì)方，如果自己不說，反問對(duì)方“你是誰”，是很不禮貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時(shí)應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說：“我是她的朋友。我明天再打電話來吧?！?BR> 晚上十點(diǎn)半以后再打電話是不禮貌的，除非有特別重要的事。同樣，早晨七點(diǎn)半以前也盡量不要打電話，以免使對(duì)方忙碌的早晨更加忙亂。
打電話時(shí)一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。
在電話接通后，首先要清楚地說：“您好！”不要直接說：“我打某某先生?！倍鴳?yīng)當(dāng)說：“我是某某，麻煩您找某某先生?！币膊灰f：“你是某某先生嗎？”而應(yīng)說：“我是某某，某某先生在嗎？”如果同對(duì)方并不熟悉，應(yīng)說出自己所屬單位及姓名。這樣，對(duì)方如果愿意與你通話，就自然會(huì)向你作出響應(yīng)：“我就是某某。”
打電話時(shí)要講得緩慢些、清楚些，讓對(duì)方可以聽得清楚。凡是講到數(shù)字、人名、地名或者關(guān)鍵的名子，能重復(fù)一遍，或者詢問對(duì)方是否聽清了，然后再往下講。
當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要靜靜地泊，不要隨使便打斷。在傾聽時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng)，會(huì)令人感到你根本沒有在用心聽。
談話結(jié)束后，應(yīng)該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。