對(duì)于哪些文件必須保留、哪些文件可以銷(xiāo)毀會(huì)有一個(gè)相應(yīng)的規(guī)定，秘書(shū)應(yīng)該將這個(gè)規(guī)定熟記于心。
（1）公務(wù)文件保留
應(yīng)該問(wèn)清楚所有類(lèi)型的文件、信函以及各種媒體要保留多久，要根據(jù)法律、工作要求來(lái)作決定。
1．需要永久保留的檔案，包括文件、刊物、賬簿和會(huì)議記錄等；
2．需要保留5年-1O年的檔案，包括過(guò)期的合同、托收記錄和保險(xiǎn)索賠證據(jù)等；
3．需要保留至5年的檔案，包括會(huì)議代表、客戶(hù)貸款分類(lèi)和普通信件等；
4．需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、復(fù)印件和銀行存款憑據(jù)等。
（2）個(gè)人資料保留
決定私人文件和記錄的保存時(shí)間的因素主要是銷(xiāo)毀文件的有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的意思。秘書(shū)應(yīng)該為自己制定一份保留計(jì)劃。
1．在檔案中把各種私人文件和記錄按字母順序編好。
2．在編排好的條目右邊劃出3個(gè)分欄，在第一個(gè)分欄上注明有關(guān)這類(lèi)文件的國(guó)家規(guī)定和其他法律條款；在第二個(gè)分欄中注明你建議的保留期限，因?yàn)樗饺藱n案的保留時(shí)間沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定；第三個(gè)分欄由領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)，注明他所希望的每個(gè)條目的保留時(shí)間。
3．根據(jù)不同的要求，修改這一計(jì)劃，最后得出一個(gè)保留時(shí)間，這也是你的領(lǐng)導(dǎo)同意的時(shí)間。
（3）準(zhǔn)備一份存放計(jì)劃
這份存放計(jì)劃的內(nèi)容要包括以下幾項(xiàng)：
1．存放盒上的檔案號(hào)；
2．存放地點(diǎn)；
3．準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的日期；
4．銷(xiāo)毀日期；
5．批準(zhǔn)銷(xiāo)毀者；
6．保護(hù)檔案和重要文件的安全因素；
7．檔案和資料也要注意防火、防潮、防丟失和保持清潔。
（1）公務(wù)文件保留
應(yīng)該問(wèn)清楚所有類(lèi)型的文件、信函以及各種媒體要保留多久，要根據(jù)法律、工作要求來(lái)作決定。
1．需要永久保留的檔案，包括文件、刊物、賬簿和會(huì)議記錄等；
2．需要保留5年-1O年的檔案，包括過(guò)期的合同、托收記錄和保險(xiǎn)索賠證據(jù)等；
3．需要保留至5年的檔案，包括會(huì)議代表、客戶(hù)貸款分類(lèi)和普通信件等；
4．需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、復(fù)印件和銀行存款憑據(jù)等。
（2）個(gè)人資料保留
決定私人文件和記錄的保存時(shí)間的因素主要是銷(xiāo)毀文件的有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的意思。秘書(shū)應(yīng)該為自己制定一份保留計(jì)劃。
1．在檔案中把各種私人文件和記錄按字母順序編好。
2．在編排好的條目右邊劃出3個(gè)分欄，在第一個(gè)分欄上注明有關(guān)這類(lèi)文件的國(guó)家規(guī)定和其他法律條款；在第二個(gè)分欄中注明你建議的保留期限，因?yàn)樗饺藱n案的保留時(shí)間沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定；第三個(gè)分欄由領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)，注明他所希望的每個(gè)條目的保留時(shí)間。
3．根據(jù)不同的要求，修改這一計(jì)劃，最后得出一個(gè)保留時(shí)間，這也是你的領(lǐng)導(dǎo)同意的時(shí)間。
（3）準(zhǔn)備一份存放計(jì)劃
這份存放計(jì)劃的內(nèi)容要包括以下幾項(xiàng)：
1．存放盒上的檔案號(hào)；
2．存放地點(diǎn)；
3．準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的日期；
4．銷(xiāo)毀日期；
5．批準(zhǔn)銷(xiāo)毀者；
6．保護(hù)檔案和重要文件的安全因素；
7．檔案和資料也要注意防火、防潮、防丟失和保持清潔。