公文處理的制度化是這項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)在客觀規(guī)律的反映。公文處理制度是指與公文處理活動(dòng)有關(guān)的，各類(lèi)工作人員必須共同遵守準(zhǔn)則、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定性的文件。公文處理無(wú)論是公文的撰制、辦理還是管理，都對(duì)制度具有廣泛的依賴(lài)性。各種組織各類(lèi)人員共同參與此項(xiàng)活動(dòng)，既分工又協(xié)作就需建立高度穩(wěn)定的秩序，依靠制度為管理工具，使責(zé)任權(quán)利分明。在具體的公文處理實(shí)踐中，人們逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。隨著公文處理實(shí)踐活動(dòng)的不斷發(fā)展變化，順應(yīng)著新的情況和需要，一些制度本身也在不斷被人們改進(jìn)和完善。比如說(shuō)在公文的形成。處理?xiàng)l件、傳遞。保管、組織管理等環(huán)節(jié)中的擬辦和批辦制度、催辦制度、審核制度、立卷制度、歸檔制度等。審核制度就根據(jù)新的形勢(shì)的發(fā)展要求強(qiáng)調(diào)三級(jí)審核制度。一是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核；二是專(zhuān)職秘書(shū)審核；三是簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核，以達(dá)到層層把關(guān)的目的。此外，公文處理的制度應(yīng)具有高度的統(tǒng)一性，可操作性和相對(duì)穩(wěn)定性，以避免溝通的障礙和不必要的轉(zhuǎn)換加工環(huán)節(jié)，各體系之間的差異應(yīng)不超過(guò)客觀所必需的限度之外。像現(xiàn)在黨、政兩大系統(tǒng)所遵循的《條例》和新《辦法》就注意了具體規(guī)范制度的相同或相近。具有可操作性是說(shuō)制度必須精細(xì)具體，要分解工作流程，并予以清晰的指導(dǎo)和界定，使人們能一望可知，以便照章行事。制度的穩(wěn)定性要強(qiáng)，制定時(shí)要深入調(diào)查，細(xì)化分析，使之對(duì)客觀情況的變化具有一定的適應(yīng)性。同時(shí)，自身又要有隨形勢(shì)不斷更新的良好基礎(chǔ)。制度建立后，關(guān)鍵的問(wèn)題在實(shí)施和監(jiān)督，而監(jiān)督的措施必須具有力度。例如實(shí)行公文處理情況通報(bào)制度、不合格公文退辦制度、依法處理違反公文處理制度的行為等等。