手紙文的書寫方式與原則
1. 直書形式—用于一般的私信及禮儀、社交色彩濃厚的公文書及商用文書。
2. 橫書形式─除禮儀、社交色彩濃厚以外的公文書及商用文書，近來幾乎都采用橫書形式。
3. 一信一目的原則。
4. 文體應(yīng)統(tǒng)一。
縱書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
一、前文：
1.頭語─是書信的開場(chǎng)，由結(jié)語作結(jié)束。
頭語與結(jié)語有必定的對(duì)應(yīng)關(guān)系存在 ，頭語與結(jié)語的對(duì)應(yīng)關(guān)系請(qǐng)參考范例1。
2.時(shí)候の挨拶
於頭語之後間隔一個(gè)字距離書寫，依寫信時(shí)節(jié)有不同的書寫方式，一般較常用的例句請(qǐng)參考範(fàn)例2。
3.安否と祝福、お禮やお詫びの挨拶
接續(xù)於時(shí)の挨拶之後，詢問對(duì)方之安否、祝福對(duì)方健康、事業(yè)繁榮、傳達(dá)己方也安好的訊息或感謝對(duì)方。如果有久未問候或回信太遲等情形則應(yīng)書寫道歉之語。各種狀況的例句請(qǐng)參考范例3?！?BR> 二、主文─為書信的重點(diǎn)所在，必要事項(xiàng)應(yīng)無遺漏地正確傳達(dá)。于前文結(jié)束后改行書寫，簡潔敘述內(nèi)容，于每一段落起頭處空一個(gè)字后開始輸入。
1.起辭
于前文結(jié)束后含有接著開始進(jìn)入主題的意思所表示的接續(xù)詞匯稱為起辭。
起辭包含さて、／ところで、／さっそくですが、／じつは、／つきましでは、／ほかでもありませんが、／さて、このたびは等語。
2.用件
起辭之后接著敘述本信函的主要內(nèi)容。是書寫書信的目的中重要的部分。
在以傳達(dá)某些具體事項(xiàng)的書信，應(yīng)避免多余的修飾，而將必要的事項(xiàng)毫無遺漏地正確傳達(dá)。
書寫時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)包括下列幾點(diǎn)：
（一）主語與述語的關(guān)系應(yīng)正確地書寫。
（二）避免以接續(xù)語連接成冗長的句子。
（三）避免使用過多的修飾語。
（四）避免重復(fù)地使用二重否定，并避免重復(fù)使用同一詞匯。
（五）避免使用曖昧、抽象的用語。
（六）自己的意見與事實(shí)應(yīng)明確地分開書寫。
（七）「御」、「貴」、「尊」等不得置于行尾。
（八）「先生」、「御主人様」、「あなた」及對(duì)方的姓名不得置於行尾或分開兩行書寫。
（九）「です」、「ます」、「あります」、「いたします」、「ございます」、「存じます」、以及謙稱自己的用語如「小生」、「わたくし」、「拙(せっ)宅(たく)」、「弊(へい)社(しゃ)」等均不宜置於行頭。
三、末文
1.結(jié)びの挨拶
內(nèi)容包含總結(jié)主文的要旨/再次地強(qiáng)調(diào)自己的意念/祝福對(duì)方一切安好/拜託對(duì)方等例句 請(qǐng)參考範(fàn)例4。
請(qǐng)對(duì)方傳言原則上以對(duì)受信人的妻子或丈夫?yàn)橄蓿虚L者傳言則是失禮行為。
2.結(jié)語
於末文結(jié)束後另起一行，於距離行尾一個(gè)字處書寫，如果信箋用紙不敷書寫，則可書寫於末文後一行距離行尾約一個(gè)字，且結(jié)語詞之間應(yīng)空一個(gè)字的間隔，如「敬具」應(yīng)寫為「敬□具」。且所使用的詞匯應(yīng)與頭語相對(duì)應(yīng)（參考頭語處頭語與結(jié)語之關(guān)系─范例１）。
四、後づけ
1.日付
直式書信應(yīng)於距離行頭二字距離處，以漢字?jǐn)?shù)字輸入，可以日本年號(hào)或西曆方式書寫。
2.當(dāng)方の名
應(yīng)書於発信年月日隔一行靠下方，如信箋用紙不足亦可直接於發(fā)信年月日行下端署名。原則上正式應(yīng)書寫自己完整的姓氏及名字，只有對(duì)很親近的人才能僅寫上姓氏或僅寫上名字。
3.宛て名．敬稱
受信者名稱，尤其須注意的是受信者名稱之後之敬稱。
受 信 者 名 稱 敬 稱 范 例
公司行號(hào)、團(tuán)體、政府機(jī)關(guān) 御中、各位 ○○○株式會(huì)社 御中
部、課、系等內(nèi)部單位 御中 ○○株式會(huì)社 企畫部 御中
職位名稱 殿 ○○株式會(huì)社 総務(wù)課長殿
附加職位名稱之個(gè)人 様、殿 総務(wù)課長 ○○○様
受信者為多數(shù)人 各位 ○○○各位
受信者為個(gè)人 様、先生、君 ○○○○様、山部俊文先生
五、附記:添文--追伸
應(yīng)以置中對(duì)齊方式輸入，但對(duì)長者、上司等值得尊敬的人寫的信及吊唁信函則不宜。
副文の起辭―追伸(ついしん)、追って、なお。
六、別記
1.可以以條列方式列出，比詳細(xì)書寫于主文中更能一目了然的情形，則建議采用「別記」的方式。
2.首先應(yīng)於主文中寫下「左記のとおり」，於結(jié)語之後改行書寫「記」字（應(yīng)置於行中央偏上約二個(gè)字處），別記的內(nèi)容則自行頭開始以條列式書寫，由重要的項(xiàng)目開始依次書寫。
例如「X 時(shí)までに X 駅にお集まりください」改寫為別記型態(tài)時(shí),應(yīng)以下列方式書寫：一、集合時(shí)間 X 時(shí)
二、集合場(chǎng)所 X 駅
3.書信中如果有附加的附件或其它書面數(shù)據(jù)，也可于別記中表明其種類及數(shù)量。
4.別記的終了：別記內(nèi)容書寫完畢后，應(yīng)改行于距離行尾二個(gè)字的距離寫上「以上」以表示別記已書寫完畢。
橫書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
橫書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
多為商、公用文書，寫作方式與原則基本上與一般書信相同。
一、前付け：與後付け內(nèi)容相同，因是寫在本文之前所以稱為前付け。
1.文書番號(hào)、発信年月日
靠右書寫但應(yīng)距主文右端文字邊緣一字距離。社交性的商、公用文書則無注明文文書番號(hào)的必要。
2.宛て名．敬稱
於商、公用文書的情形，應(yīng)先寫對(duì)方公司名稱，改行再寫職稱及姓名，於特別的情形下寫上該公司住址的情形也有。應(yīng) 書於發(fā)信日期之下，靠左邊書寫，敬稱寫法請(qǐng)參考縱書手紙之「四、後付け」。
3.當(dāng)方の名
在商、公用文書，應(yīng)書寫自己公司的名稱、職稱及姓名，必要的情形應(yīng)該蓋印，也有將住所及電話號(hào)碼寫上的情形。應(yīng)書寫於受信者之下，靠右書寫但應(yīng)距主文右端文字邊緣一字距離。
注意：文書番號(hào)及發(fā)信年月日、受信者與發(fā)信人之間好均空格一行的空間，對(duì)齊方式可應(yīng)用Word 格式工具列中之左右對(duì)齊、置中對(duì)齊及靠右對(duì)齊工具鈕。
二、標(biāo)題名稱：由于商業(yè)書信來往頻繁，為使對(duì)方容易區(qū)別信件內(nèi)容，多會(huì)在本文之前加上標(biāo)題名稱。應(yīng)采用置中對(duì)齊。
三、別 記：在商、公用文書中，為了能有條理的將聯(lián)絡(luò)要點(diǎn)傳達(dá)給對(duì)方，將要點(diǎn)條列化置于別記中的情形較多。「記」字應(yīng)采用置中對(duì)齊。別記結(jié)束應(yīng)加上「以上」以表示結(jié)束。
別記之項(xiàng)目標(biāo)題可利用格式工具列中之分散對(duì)齊工具鈕，將不同文字?jǐn)?shù)之標(biāo)題文字做成等字符數(shù)之項(xiàng)目標(biāo)題。
步 驟：以鼠標(biāo)點(diǎn)格式工具列之分散對(duì)齊鈕—→出現(xiàn)適文字大小對(duì)話窗—→于文字寬度處輸入調(diào)整結(jié)果字符數(shù)（應(yīng)大于所有項(xiàng)目標(biāo)題文字之字符數(shù)方能達(dá)成效果）。
四、付 記：用以作為本文的補(bǔ)足、注意事項(xiàng)、同封寄出物品的說明，應(yīng)較本文往右一、二字左右處開始書寫。
例如：ご返事は、╳日までにお願(yuàn)いいたします。
注意：
一、所使用的信箋超過一頁時(shí)，應(yīng)于右上方加上頁碼。
二、信箋應(yīng)視信封大小折迭為三折或四折，折迭的方向及放入信封的方向，應(yīng)考慮對(duì)方自信封中取出信箋時(shí)，書信的起始處應(yīng)朝上。
1. 直書形式—用于一般的私信及禮儀、社交色彩濃厚的公文書及商用文書。
2. 橫書形式─除禮儀、社交色彩濃厚以外的公文書及商用文書，近來幾乎都采用橫書形式。
3. 一信一目的原則。
4. 文體應(yīng)統(tǒng)一。
縱書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
一、前文：
1.頭語─是書信的開場(chǎng)，由結(jié)語作結(jié)束。
頭語與結(jié)語有必定的對(duì)應(yīng)關(guān)系存在 ，頭語與結(jié)語的對(duì)應(yīng)關(guān)系請(qǐng)參考范例1。
2.時(shí)候の挨拶
於頭語之後間隔一個(gè)字距離書寫，依寫信時(shí)節(jié)有不同的書寫方式，一般較常用的例句請(qǐng)參考範(fàn)例2。
3.安否と祝福、お禮やお詫びの挨拶
接續(xù)於時(shí)の挨拶之後，詢問對(duì)方之安否、祝福對(duì)方健康、事業(yè)繁榮、傳達(dá)己方也安好的訊息或感謝對(duì)方。如果有久未問候或回信太遲等情形則應(yīng)書寫道歉之語。各種狀況的例句請(qǐng)參考范例3?！?BR> 二、主文─為書信的重點(diǎn)所在，必要事項(xiàng)應(yīng)無遺漏地正確傳達(dá)。于前文結(jié)束后改行書寫，簡潔敘述內(nèi)容，于每一段落起頭處空一個(gè)字后開始輸入。
1.起辭
于前文結(jié)束后含有接著開始進(jìn)入主題的意思所表示的接續(xù)詞匯稱為起辭。
起辭包含さて、／ところで、／さっそくですが、／じつは、／つきましでは、／ほかでもありませんが、／さて、このたびは等語。
2.用件
起辭之后接著敘述本信函的主要內(nèi)容。是書寫書信的目的中重要的部分。
在以傳達(dá)某些具體事項(xiàng)的書信，應(yīng)避免多余的修飾，而將必要的事項(xiàng)毫無遺漏地正確傳達(dá)。
書寫時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)包括下列幾點(diǎn)：
（一）主語與述語的關(guān)系應(yīng)正確地書寫。
（二）避免以接續(xù)語連接成冗長的句子。
（三）避免使用過多的修飾語。
（四）避免重復(fù)地使用二重否定，并避免重復(fù)使用同一詞匯。
（五）避免使用曖昧、抽象的用語。
（六）自己的意見與事實(shí)應(yīng)明確地分開書寫。
（七）「御」、「貴」、「尊」等不得置于行尾。
（八）「先生」、「御主人様」、「あなた」及對(duì)方的姓名不得置於行尾或分開兩行書寫。
（九）「です」、「ます」、「あります」、「いたします」、「ございます」、「存じます」、以及謙稱自己的用語如「小生」、「わたくし」、「拙(せっ)宅(たく)」、「弊(へい)社(しゃ)」等均不宜置於行頭。
三、末文
1.結(jié)びの挨拶
內(nèi)容包含總結(jié)主文的要旨/再次地強(qiáng)調(diào)自己的意念/祝福對(duì)方一切安好/拜託對(duì)方等例句 請(qǐng)參考範(fàn)例4。
請(qǐng)對(duì)方傳言原則上以對(duì)受信人的妻子或丈夫?yàn)橄蓿虚L者傳言則是失禮行為。
2.結(jié)語
於末文結(jié)束後另起一行，於距離行尾一個(gè)字處書寫，如果信箋用紙不敷書寫，則可書寫於末文後一行距離行尾約一個(gè)字，且結(jié)語詞之間應(yīng)空一個(gè)字的間隔，如「敬具」應(yīng)寫為「敬□具」。且所使用的詞匯應(yīng)與頭語相對(duì)應(yīng)（參考頭語處頭語與結(jié)語之關(guān)系─范例１）。
四、後づけ
1.日付
直式書信應(yīng)於距離行頭二字距離處，以漢字?jǐn)?shù)字輸入，可以日本年號(hào)或西曆方式書寫。
2.當(dāng)方の名
應(yīng)書於発信年月日隔一行靠下方，如信箋用紙不足亦可直接於發(fā)信年月日行下端署名。原則上正式應(yīng)書寫自己完整的姓氏及名字，只有對(duì)很親近的人才能僅寫上姓氏或僅寫上名字。
3.宛て名．敬稱
受信者名稱，尤其須注意的是受信者名稱之後之敬稱。
受 信 者 名 稱 敬 稱 范 例
公司行號(hào)、團(tuán)體、政府機(jī)關(guān) 御中、各位 ○○○株式會(huì)社 御中
部、課、系等內(nèi)部單位 御中 ○○株式會(huì)社 企畫部 御中
職位名稱 殿 ○○株式會(huì)社 総務(wù)課長殿
附加職位名稱之個(gè)人 様、殿 総務(wù)課長 ○○○様
受信者為多數(shù)人 各位 ○○○各位
受信者為個(gè)人 様、先生、君 ○○○○様、山部俊文先生
五、附記:添文--追伸
應(yīng)以置中對(duì)齊方式輸入，但對(duì)長者、上司等值得尊敬的人寫的信及吊唁信函則不宜。
副文の起辭―追伸(ついしん)、追って、なお。
六、別記
1.可以以條列方式列出，比詳細(xì)書寫于主文中更能一目了然的情形，則建議采用「別記」的方式。
2.首先應(yīng)於主文中寫下「左記のとおり」，於結(jié)語之後改行書寫「記」字（應(yīng)置於行中央偏上約二個(gè)字處），別記的內(nèi)容則自行頭開始以條列式書寫，由重要的項(xiàng)目開始依次書寫。
例如「X 時(shí)までに X 駅にお集まりください」改寫為別記型態(tài)時(shí),應(yīng)以下列方式書寫：一、集合時(shí)間 X 時(shí)
二、集合場(chǎng)所 X 駅
3.書信中如果有附加的附件或其它書面數(shù)據(jù)，也可于別記中表明其種類及數(shù)量。
4.別記的終了：別記內(nèi)容書寫完畢后，應(yīng)改行于距離行尾二個(gè)字的距離寫上「以上」以表示別記已書寫完畢。
橫書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
橫書手紙文─基本結(jié)構(gòu)
多為商、公用文書，寫作方式與原則基本上與一般書信相同。
一、前付け：與後付け內(nèi)容相同，因是寫在本文之前所以稱為前付け。
1.文書番號(hào)、発信年月日
靠右書寫但應(yīng)距主文右端文字邊緣一字距離。社交性的商、公用文書則無注明文文書番號(hào)的必要。
2.宛て名．敬稱
於商、公用文書的情形，應(yīng)先寫對(duì)方公司名稱，改行再寫職稱及姓名，於特別的情形下寫上該公司住址的情形也有。應(yīng) 書於發(fā)信日期之下，靠左邊書寫，敬稱寫法請(qǐng)參考縱書手紙之「四、後付け」。
3.當(dāng)方の名
在商、公用文書，應(yīng)書寫自己公司的名稱、職稱及姓名，必要的情形應(yīng)該蓋印，也有將住所及電話號(hào)碼寫上的情形。應(yīng)書寫於受信者之下，靠右書寫但應(yīng)距主文右端文字邊緣一字距離。
注意：文書番號(hào)及發(fā)信年月日、受信者與發(fā)信人之間好均空格一行的空間，對(duì)齊方式可應(yīng)用Word 格式工具列中之左右對(duì)齊、置中對(duì)齊及靠右對(duì)齊工具鈕。
二、標(biāo)題名稱：由于商業(yè)書信來往頻繁，為使對(duì)方容易區(qū)別信件內(nèi)容，多會(huì)在本文之前加上標(biāo)題名稱。應(yīng)采用置中對(duì)齊。
三、別 記：在商、公用文書中，為了能有條理的將聯(lián)絡(luò)要點(diǎn)傳達(dá)給對(duì)方，將要點(diǎn)條列化置于別記中的情形較多。「記」字應(yīng)采用置中對(duì)齊。別記結(jié)束應(yīng)加上「以上」以表示結(jié)束。
別記之項(xiàng)目標(biāo)題可利用格式工具列中之分散對(duì)齊工具鈕，將不同文字?jǐn)?shù)之標(biāo)題文字做成等字符數(shù)之項(xiàng)目標(biāo)題。
步 驟：以鼠標(biāo)點(diǎn)格式工具列之分散對(duì)齊鈕—→出現(xiàn)適文字大小對(duì)話窗—→于文字寬度處輸入調(diào)整結(jié)果字符數(shù)（應(yīng)大于所有項(xiàng)目標(biāo)題文字之字符數(shù)方能達(dá)成效果）。
四、付 記：用以作為本文的補(bǔ)足、注意事項(xiàng)、同封寄出物品的說明，應(yīng)較本文往右一、二字左右處開始書寫。
例如：ご返事は、╳日までにお願(yuàn)いいたします。
注意：
一、所使用的信箋超過一頁時(shí)，應(yīng)于右上方加上頁碼。
二、信箋應(yīng)視信封大小折迭為三折或四折，折迭的方向及放入信封的方向，應(yīng)考慮對(duì)方自信封中取出信箋時(shí)，書信的起始處應(yīng)朝上。